Cómo crear una diapositiva de estado del proyecto [+ Plantillas]
Publicado: 2022-11-17Una diapositiva de estado del proyecto es una pieza vital de la presentación de su proyecto.
Ya sea que haya alcanzado hitos o esté enfrentando obstáculos en su proyecto, esta diapositiva ayuda a comunicar claramente lo que las partes interesadas deben saber al respecto.
Desafortunadamente, aquí es donde comienza el problema.
Crear una diapositiva que "comuníquese claramente" no es tan fácil como parece. Para empeorar las cosas, no conocer las mejores prácticas te hará cometer errores en tu deslizamiento en el camino.
Afortunadamente, esta publicación discutirá cómo puede diseñar la diapositiva de estado de su proyecto que logre este objetivo.
Además de discutir los errores que debe evitar, presenta plantillas de Visme que puede usar para ayudar a crear mejores diapositivas de estado del proyecto más rápido. De esta manera, pone a los clientes al día con su proyecto y establece expectativas para sus próximos esfuerzos.
Pero antes de comenzar, establezcamos las bases de lo que es una diapositiva de estado del proyecto y sus beneficios.
Tabla de contenido
- ¿Qué es una diapositiva de estado del proyecto?
- 5 formas de usar una diapositiva de estado del proyecto
- 10 excelentes plantillas de diapositivas de estado de proyecto para usted
- Errores de la diapositiva de estado del proyecto que se deben evitar
¿Qué es una diapositiva de estado del proyecto?
Una diapositiva de estado del proyecto es un informe sobre su proyecto. Contiene información esencial del proyecto y cuenta la historia de su proyecto: cómo surgió, sus beneficios, desventajas, características y más.
Además de actualizar a los clientes sobre el proyecto, esta diapositiva explica a las partes interesadas por qué se está retrasando en el cronograma de su proyecto o no pudo completar sus tareas.
Por ejemplo, hubo factores fuera de su control que le impidieron terminar el proyecto a tiempo. La diapositiva debe compartir esta información con sus clientes para que comprendan la situación.
Estas son las cosas que puede querer incluir en su diapositiva de estado:
- Título del proyecto e introducción.
- Una versión resumida de su proyecto.
- Avance del proyecto, cronograma y fases de desarrollo
- Hitos y logros notables
- Problemas, riesgos y preocupaciones futuras
Gestiona tus proyectos con estilo
- Cree documentos de marca profesionales , desde cronogramas de proyectos hasta presupuestos
- Visualice métricas importantes del proyecto con atractivos gráficos e infografías
- Permita que su equipo comente , colabore y pase del borrador al formato final en poco tiempo
5 formas de usar una diapositiva de estado del proyecto
Piense en la diapositiva de estado de su proyecto como la representación visual de su proyecto.
Al diseñar su presentación correctamente, su audiencia comprenderá todo lo que necesita saber sobre el proyecto y se preocupará por lo que está en juego.
Para actualizarlos correctamente sobre cómo va el proyecto, a continuación se muestran las formas en que puede usar una diapositiva de estado del proyecto:
1. Mejorar la planificación de proyectos
Básicamente, mostrar cómo se puede desarrollar el proyecto. Después de todo, una mejor planificación da como resultado un mejor desempeño.
Hay muchas maneras de planificar su producto en el futuro utilizando esta diapositiva. Uno de ellos es medir su progreso utilizando indicadores clave de rendimiento (KPI).
Al elegir ejemplos de KPI, asegúrese de seleccionar aquellos que se adapten a su proyecto. Por ejemplo, supongamos que necesita completar un proyecto dentro de un período de tiempo. Los ejemplos de KPI que puede usar incluyen el cronograma del proyecto y las fases de desarrollo actuales y el tiempo estimado para su finalización.
Crear una hoja de ruta realista es otra forma de mejorar la planificación de productos. Detalle un proceso paso a paso que reconozca sus objetivos. Luego, ajusta tu diapositiva para enfocarte en una imagen más grande o en una meta a largo plazo.
Finalmente, presente desarrollos en su diapositiva que podrían afectar el progreso de su proyecto. Por ejemplo, si va a completar el proyecto más tarde de la fecha prevista, debe enumerar los factores que justifican la fecha de finalización sugerida.
Lo mismo se aplica si crees que puedes terminarlo antes. Al hacer un esfuerzo adicional para completar el proyecto antes de tiempo, impresiona a sus clientes y crea una mejor relación con ellos.
2. Fomentar la comunicación efectiva
Es posible que un proyecto no se complete si un equipo no puede comunicarse bien. La mala comunicación resulta en disfuncionalidad, baja productividad y más efectos adversos.
Las diapositivas de estado del proyecto mantienen la comunicación constante y consistente al configurar un flujo de trabajo optimizado. Ayudará a eliminar malentendidos, reducir conflictos y fomentar una comunicación eficaz.
Para empezar, acepte comentarios o preguntas y cree diálogos abiertos durante las presentaciones del proyecto. Asegúrese de que la comunicación sea una calle de doble sentido. Si un miembro del equipo quiere compartir una idea, invite a los demás miembros a escuchar.
Otra clave para una comunicación eficaz es mejorar la accesibilidad de los datos. Con Visme, puede centralizar sus datos para que todos los miembros puedan acceder a ellos mediante sus funciones de colaboración.
Además, el uso de Dynamic Fields de Visme ayuda a informar a las partes interesadas que trabajaron contigo sobre el estado del proyecto. Esto le permite dar crédito a las personas que colaboraron para crear el informe.
3. Resalte las características del proyecto
Cautiva a la audiencia detallando los elementos que hacen que tu proyecto sea único. Hágales saber en qué se diferencia de la competencia.
En primer lugar, debe centrarse en los beneficios de su proyecto haciendo hincapié en sus ventajas. La idea es convencerlos de cómo tu proyecto puede mejorar sus vidas.
Además, siempre use un lenguaje poderoso y descriptivo en su presentación de diapositivas.
Describa su proyecto utilizando términos precisos. Un gran enfoque es ponerse en el lugar de su audiencia y usar un lenguaje que puedan entender.
Si no tiene tiempo para presentar el estado del proyecto con gran detalle, señale a la audiencia recursos adicionales relevantes. Estos pueden ser artículos sobre un proyecto similar y videos que contengan información de la industria.
Desde aquí, su audiencia puede realizar lecturas adicionales incluso después del informe.
4. Presupuesto actual
Los datos financieros pueden tener una reputación por su aspecto poco entretenido. Sin embargo, su presentación puede ser mucho más entretenida e informativa si domina la narración de datos.
Estos son algunos consejos sobre cómo puede utilizar una diapositiva de estado del proyecto para presentar su presupuesto:
Para hacer esto, cuéntele a la audiencia todos los detalles financieros e invítelos a hacer preguntas. Entonces, prepárate para responder al pie de la letra todo lo que te echen.
Al informar sobre la evaluación del presupuesto, no deje que los números hablen por sí solos. En su lugar, aumente su atractivo visual convirtiéndolos en tablas, gráficos, mapas y widgets utilizando las herramientas de visualización de datos de Visme.
Incluso puede agregar íconos y fotos de archivo para darle a la diapositiva de estado de su proyecto una sensación más profesional.
A partir de los datos recopilados, puede proporcionar un plan de acción diseñado para mantenerse dentro del presupuesto. Haga lo mismo para posibles déficits presupuestarios. Muéstreles las medidas preventivas. Y si te quedas sin presupuesto, comparte una propuesta de solución.
5. Controlar los Riesgos
La mayoría de los proyectos vienen con riesgos. Y si bien es posible que no evite que pongan en peligro una operación de proyecto sin problemas, puede controlarlos.
Primero, defina los riesgos revelando todos los peligros y situaciones de riesgo. Ayude a la audiencia a comprender el acuerdo al que ingresan si deciden invertir en su proyecto.
A continuación, proporcione una evaluación de riesgos integral. Explique qué tan amenazantes son los riesgos. Incluya detalles de los efectos adversos de los riesgos para el proyecto.
Finalmente, presente un escenario hipotético libre de riesgos en el que mitigó y eliminó los riesgos. Aumenta su confianza en su capacidad para controlar los riesgos.
10 excelentes plantillas de diapositivas de estado de proyecto para usted
Para ayudarlo a crear la diapositiva de estado de proyecto ideal, siéntase libre de usar cualquiera de las plantillas de Visme a continuación. Simplemente regístrese para obtener una cuenta y elija la plantilla que mejor capture su proyecto. Desde aquí, edite los detalles y diseñe la diapositiva para que coincida con su marca.
Después de crearlo, recuerde ver el panel de análisis. Vea quién vio su presentación, evalúe el rendimiento de su diapositiva de estado, identifique a las partes interesadas y más.
A continuación se muestra una serie de plantillas que puede personalizar fácilmente.
1. Plantilla de presentación del informe de estado del proyecto
Esta plantilla es ideal para minimalistas. Puede usarlo para mostrar una presentación simple de las tareas del proyecto completadas, o aquellas que aún están en progreso.
Y como es totalmente personalizable, puedes usarlo como quieras. Puede cambiar fácilmente los elementos de diseño, como la fuente y el color, para que coincidan con su marca. También puede agregar imágenes y convertir datos en tablas y gráficos para ayudar a los clientes a procesar la información más rápido.
2. Plantilla de consultoría de presentación de actualización de estado de proyecto de tecnología
Presentar una actualización del estado de un proyecto de tecnología puede ser un desafío. Debe dividir su informe en partes digeribles. Afortunadamente, esta plantilla puede ayudarlo a presentar información detallada y fácil de entender sobre su proyecto de tecnología.
3. Plantilla infográfica de proyecto de diseño de UX/UI de tienda de comercio electrónico
Esta plantilla de infografía le permite comunicar visualmente el progreso de su equipo en las diferentes fases del proyecto. El widget de porcentaje también muestra cuánto trabajo demanda cada fase. ¡Simplemente reemplace la marca y el texto en esta plantilla y puede enviar esto a sus clientes en minutos!
4. Herramienta de gestión de proyectos - Plantilla de manual de capacitación
Con esta plantilla totalmente personalizable, la presentación de nuevas reglas de capacitación puede ser sencilla. Puede introducir nuevas reglas una a una (o paso a paso). Si ejecuta bien la capacitación, ¡puede transmitir su mensaje de manera efectiva en menos tiempo!
5. Financiero - Plantilla de plan de proyecto
Esta plantilla puede ayudarlo a diseñar su plan financiero con un enfoque claro y estructurado. Debido a que presenta opciones de color simples, no distrae al público. Como resultado, les ayuda a absorber el mensaje de su propuesta.
6. Plantilla de informe de estado de proyecto corporativo
Esta plantilla completa de 11 páginas cubre todo lo que los clientes querrían saber sobre la plantilla. Analiza los objetivos, el alcance, los KPI y los hitos del proyecto para compartir los logros con las partes interesadas. También comparte posibles obstáculos y próximas tareas para ayudar a los clientes a moderar sus expectativas en el futuro.
7. Plantilla de informe de estado de gestión de proyectos de sitios web
Esta plantilla presenta páginas donde puede enumerar el estado de su proyecto de desarrollo de sitio web. Puede compartir una lista de sus tareas actuales, las próximas prioridades y el progreso del equipo.
8. Plantilla de informe de estado de gestión de proyectos de construcción
Si está en la industria de la construcción, esta plantilla limpia es para usted. Detalla los KPI y el progreso de la construcción, así como los requisitos legales, las decisiones pendientes y más. Hay imágenes de fotos de stock de marcador de posición incluidas que puede usar para su presentación. Pero puede cargar sus propias fotos para obtener una diapositiva más personalizada para sus clientes.
9. Informe de estado del proyecto de la página de destino
La plantilla es ideal para monitorear el rendimiento de su página de destino. Primero ayuda a identificar sus objetivos, como actualizar la copia web, agregar pruebas sociales y otros. Desde aquí, puede determinar el estado del proyecto, los hitos, los KPI y otros. La plantilla tiene un diseño muy minimalista, pero puedes personalizar su aspecto con la función de diseño de Visme.
10. Informe de estado del proyecto semanal
Esta plantilla viene con una elegante combinación de colores, fuentes fáciles de leer y un diseño con mucho espacio en blanco. Es excelente para cualquier persona que quiera presentar un informe atractivo a la alta dirección.
Errores de la diapositiva de estado del proyecto que se deben evitar
Cometer errores en la diapositiva de estado de su proyecto puede tener consecuencias terribles. Puede perder su audiencia y su respeto por su marca.
A continuación se muestran los errores comunes de las diapositivas de estado del proyecto y las formas en que puede corregirlos.
Error n.º 1: crear una diapositiva difícil de navegar
No guiar a la audiencia a través de su presentación puede hacer que pierdan interés en su propuesta. Si estas personas no pueden entender fácilmente una diapositiva de estado del proyecto, es posible que dejen pasar su oferta.
Una forma de resolver este error es identificar el tamaño de fuente, el tipo, el color y el contraste correctos para usar. Elija un estilo de fuente altamente legible.
Luego, establezca un alto contraste entre el fondo y el texto.
Puede personalizar fácilmente su presentación utilizando la amplia gama de opciones de diseño de Visme.
Con respecto a hacer que la diapositiva de estado de su proyecto sea mucho más conveniente para navegar y comprender, divida los textos en secciones. Use oraciones cortas, listas numeradas y puntos con viñetas también.
Además, utilice títulos informativos y descriptivos para cada sección. Además de presentar palabras clave, haga que sus títulos se destaquen para captar la atención de quienes hojean la información.
Error #2 - No seguir un proceso
Hacer una diapositiva de proyecto por primera vez puede ser abrumador. También puede ser tentador volverse deshonesto, ignorar el uso de plantillas y no crear ni seguir un proceso.
Una solución simple a este problema es describir la diapositiva de estado del proyecto y lo que discutirá en ella. Esto le permite dar a su audiencia una idea de qué esperar.
Parte de la descripción también debe ser para aclarar el objetivo de su proyecto. Comparte lo que quieres que logre el proyecto. Además, asigne tiempo para considerar preguntas e inquietudes.
Al resumir su informe, hágalo breve resaltando solo las partes más importantes. Esto ayuda a refrescar la memoria de la audiencia y les permite concentrarse en lo que es realmente importante.
Error #3 - Presentar información irrelevante e incorrecta
Revise cada diapositiva y vea las cosas desde la perspectiva de su audiencia. Si la información es comprensible, es una buena noticia. Si no, su informe de estado necesita revisión.
Puede comenzar verificando cada detalle en su diapositiva y asegurándose de que contenga información actualizada. Si no, reemplácelo o actualícelo.
Luego, haga que su marca destaque en su presentación. Alinee su marca con las diapositivas de estado del proyecto para ayudar a su audiencia a asociar su presentación de primer nivel con su marca de alta calidad.
El uso del Asistente de marca de Visme le permite incorporar sus activos como logotipo, tipo de fuente y esquemas de color sin problemas en cualquier proyecto.
Del mismo modo, el uso de combinaciones de colores eficaces que se correspondan con su marca ayuda a establecer un tema para su presentación.
Por último, mencione claramente cuánto tiempo lleva completar un proyecto en su diapositiva de estado. Para hacer esto, debe presentar datos simplificados en su línea de tiempo enfocándose en la duración de cada tarea y por qué tomará tanto tiempo.
Error #4 - Usar colores de manera inconsistente
En relación con el punto anterior, la forma en que usa el color en sus diapositivas determina la eficacia con la que entrega un mensaje a una audiencia.
El uso inconsistente del color puede desorientar y evitar que las partes interesadas entiendan su presentación.
Puede comenzar a resolver este error usando el color de acuerdo con sus sentimientos y emociones asociados. Por ejemplo, el rojo es sinónimo de advertencias y riesgos. Por lo tanto, asignar un significado diferente al color confundirá a su audiencia.
Puede utilizar el mismo concepto de color para determinar el estado de su proyecto. Por ejemplo, "verde" significa que la tarea está activa y lista para completarse a tiempo. Si una tarea está activa pero requiere una estrecha supervisión, utilice "ámbar". Finalmente, "rojo" indica que la tarea está activa pero necesita una corrección mayor.
Al mismo tiempo, los colores por sí solos no constituyen su informe, incluso si sirven como señales visuales importantes.
Comprenda que algunas personas tienen percepciones limitadas de los colores, especialmente aquellas con deficiencia en la visión de los colores. Si no pueden percibir un color que aparece en su presentación, es posible que no entiendan su informe.
Error #5 - Mostrar datos poco interesantes
La capacidad de atención está disminuyendo. A nadie le gusta prestar atención a los lanzamientos a medias y aquellos que contienen datos ordinarios.
Para que sus informes sean más atractivos, organice los datos en su diapositiva. Manténgalos limpios y ordenados. Además, evite sobrecargar a la audiencia con información.
Además, la incorporación de elementos interactivos como animaciones 3D hace que su presentación sea más emocionante. Incluso puede insertar un video que haya creado para sorprender aún más a su audiencia.
Aumente aún más la interactividad de su presentación creando sesiones de preguntas y respuestas y juegos. La idea es involucrar a la audiencia para ayudar a que su presentación se destaque y se vuelva inolvidable.
Crea impresionantes diapositivas de estado de proyecto con Visme
La creación de una diapositiva de estado del proyecto requiere una comprensión clara de lo que los clientes necesitan ver y lo que desea compartir con ellos. Desde aquí, debería poder comunicar el estado del proyecto de manera clara.
Esto hace que su negocio se vea mejor a los ojos de los clientes. Al mismo tiempo, los clientes estarán más que felices de darle las riendas para llevar este proyecto a la línea de meta.
Entonces, ¿estás listo para una brillante diapositiva de estado del proyecto sin tener que empezar desde cero?
Luego, use Visme y consulte las plantillas de diapositivas de estado del proyecto anteriores. También puede elegir entre nuestras plantillas de diseño gráfico gratuitas, crear diapositivas de estado de proyectos profesionales y obtener más información sobre este tema.