8 razones por las que los datos de tus clientes no están limpios
Publicado: 2023-04-12- ¿Le cuesta hacer un seguimiento de los intereses y necesidades de sus clientes a través de múltiples canales?
- ¿Está cansado de perder tiempo y recursos valiosos tratando de contactar a los clientes que ya se han mudado?
- ¿Sientes que estás constantemente persiguiendo datos en lugar de cerrar tratos?
Si respondió "sí" a cualquiera de estas preguntas, debe renovar su enfoque de la gestión de datos lo antes posible.
Al final del día, llaman a los datos el petróleo del siglo XXI por una razón.
Al igual que el petróleo, los datos son extremadamente valiosos y prácticamente inútiles si se recopilan y procesan incorrectamente.
Si no mantiene una base de datos de clientes absolutamente limpia, perderá la oportunidad de tomar decisiones informadas, ofrecer experiencias personalizadas e impulsar el crecimiento de los ingresos.
Entiendes la esencia. Si desea que su negocio tenga éxito, debe prestar atención a la limpieza de sus datos.
Pero aquí está la pregunta... ¿Cómo se ensucian los datos?
La verdad es que muchos factores pueden contribuir a ello.
En este artículo, exploraremos las ocho razones más comunes por las que los datos de los clientes pueden volverse sucios , incluido el error humano, los datos obsoletos y la falta de control. También profundizaremos en la importancia de limpiar los datos de los clientes para las empresas y compartiremos consejos prácticos para garantizar que los datos de los clientes estén impecables.
Entonces, si está listo para saber de dónde viene todo este lío, ¡comencemos!
Por qué los datos de sus clientes están desordenados: comprender las 8 causas principales
Ya sea que su base de datos de clientes sea un desastre, o si está tratando de evitar ese desastre, vale la pena tener en cuenta estas siete razones por las que los datos de clientes no están limpios.
Razón #1: Falta de estandarización
La falta de estandarización se refiere a la ausencia de definiciones, formatos y estructuras de datos coherentes.
Cuando los datos de los clientes se recopilan y almacenan en diferentes formatos, inconsistentes en diferentes sistemas, se vuelve un desafío integrar y analizar los datos de manera efectiva.
Esta inconsistencia en los datos puede dar lugar a variaciones en el tipo de datos, las convenciones de nomenclatura, el formato y otros detalles importantes , lo que dificulta la comparación y el análisis de datos entre diferentes fuentes.
Por ejemplo, si diferentes vendedores usan diferentes reglas para dar formato a las direcciones de los clientes, la base de datos se inundará con registros duplicados o faltantes, lo que hará imposible obtener una visión clara de sus clientes.
Además, si almacena datos de clientes en diferentes formatos o con detalles variables, será difícil segmentar a los clientes con precisión para campañas de marketing dirigidas y alcance de ventas.
La falta de estandarización también puede conducir a informes inexactos, mala toma de decisiones y falta de previsión de tendencias e información.
Por ejemplo, si su empresa opera en varias regiones y usa diferentes nombres para el mismo producto o servicio, inevitablemente habrá confusión al analizar los datos relacionados con las ventas o la satisfacción del cliente. Finalmente, puede conducir a la insatisfacción del cliente cuando se les presenta información incorrecta o inconsistente.
Aquí hay dos tarjetas de clientes para ilustrar qué pequeñas, aunque perjudiciales, inconsistencias podrían aparecer en su base de datos de clientes, si no logra estandarizar el proceso de ingreso de datos...
Observe cómo, aunque los datos en ambos casos son los mismos, la forma en que se ingresan es completamente diferente. Esto puede resultar en que un vendedor llame a su prospecto "Malfoy" como su primer nombre en lugar de "Draco" en correos electrónicos automatizados que usan macros para personalizar la comunicación.
La estandarización de la entrada de datos garantiza que todos los que ingresan datos sigan un conjunto de pautas que promueven la precisión, la integridad y la coherencia, lo que conduce a datos más limpios y confiables.
Razón #2: Datos incompletos
Los datos incompletos se refieren a información faltante o insuficiente que impide que las empresas obtengan una comprensión completa de sus clientes.Los datos faltantes pueden incluir información comola dirección de correo electrónico, el número de teléfono o el historial de compras de un cliente,entre otros.
Los datos incompletos son un problema que afecta a muchas bases de datos de clientes. Tener datos incompletos puede llevar mucho tiempo y esfuerzo a un vendedor para descubrir cómo contactar a su cliente potencial o hacer que clientes potenciales específicos sean completamente inalcanzables.
Imagina el siguiente escenario…
Se le asigna un nuevo cliente potencial, y cuando accede a la tarjeta de clientes potenciales para comunicarse con ellos, ve esto...
Además de enojarte increíblemente con el gerente de generación de leads, situaciones como esta significan que necesitas obtener datos tú mismo. Irritante.
Esta situación ni siquiera es lo peor que podría pasar.
Los datos incompletos pueden dificultar la segmentación precisa de los clientes o la personalización de las campañas de marketing , lo que genera malos resultados comerciales.
Además, también puede tener un impacto adverso en la experiencia del cliente . Si la información de contacto de un cliente falta o es incorrecta, puede perder oportunidades para interactuar con ellos o resolver problemas. Esto resulta en insatisfacción y pérdida de ingresos.
Finalmente, los datos incompletos a menudo conducen a informes y análisis inexactos que pueden afectar negativamente la toma de decisiones. Si una empresa necesita incluir datos sobre el rendimiento de un producto, es posible que no pueda identificar áreas de mejora u optimizar su estrategia de ventas.
Además, los datos incompletos pueden conducir a conclusiones sesgadas o incompletas , lo que hace que las empresas tomen decisiones basadas en información falsa.
Razón #3: Error humano
El error humano simplemente significa cometer errores al realizar una tarea o proceso.Cuando se trata de administrar los datos de los clientes, puede ocurrir un error humano durante la entrada manual de datos, donde las personas pueden cometer errores tipográficos o ingresar datos en el campo incorrecto.
Este es el más perdonable de esta lista. Todos somos personas, y las personas a veces cometemos errores. Este error podría haber sido tan simple como escribir mal John como "Jhon" en la tarjeta del cliente, lo cual no es un gran problema.
Un gran problema es cuando un error humano da como resultado que parte del número de teléfono o la dirección de correo electrónico se escriban mal, o que el número de teléfono o la dirección de correo electrónico completos se ingresen en la tarjeta de cliente incorrecta.
En casos como estos, el alcance de las ventas no será una opción.
A veces, un error humano puede dar lugar a que todo el cliente potencial tenga que ser devuelto para su regeneración, para que los datos se completen correctamente de nuevo.
Razón #4: Datos desactualizados
Los datos obsoletos se refieren a los datos del cliente que no se han actualizado para reflejar la información actual o los cambios en el comportamiento del cliente.Esto puede incluir información de contacto desactualizada, preferencias de productos o servicios vencidos o historial de compras desactualizado.
Es importante actualizar periódicamente los datos para evitar imprecisiones y errores.
Por ejemplo, si un cliente cambia su número de teléfono, dirección o correo electrónico, olvidarse de actualizar esta información en la base de datos puede causar problemas de comunicación y oportunidades perdidas para interactuar con ellos.
Los datos desactualizados de los clientes también pueden tener un impacto negativo en las campañas de marketing, lo que genera mensajes irrelevantes o mal dirigidos que resultan en experiencias negativas para los clientes y una disminución del compromiso.
Por ejemplo, si los datos sobre el plan de pago que usa el cliente no se modifican cuando el cliente se actualiza, el vendedor podría proporcionarles información inexacta al abordar un problema.
Además, el uso de datos inexactos o desactualizados para la toma de decisiones puede generar malos resultados y desperdiciar recursos. Si los pronósticos de ventas se basan en datos de ventas desactualizados, pueden generar predicciones incorrectas, lo que resulta en una asignación de recursos ineficiente o oportunidades perdidas.
Es crucial mantener sus datos actualizados para garantizar el éxito de sus operaciones comerciales.
Razón #5: Duplicación de datos
La duplicación de datos se refiere a la existencia de múltiples copias de los mismos datos dentro de una base de datos.La duplicación de datos ocurre cuando la misma información del cliente se ingresa varias veces, a menudo debido a errores humanos o fallas en el sistema.
La duplicación de datos puede ocurrir en varias etapas del proceso de administración de datos, como durante la entrada de datos, la migración de datos o la integración del sistema. También puede resultar de procesos de validación de datos incompletos o inconsistentes.
No abordar los duplicados en los datos de los clientes puede tener graves consecuencias para su negocio.
Por un lado, los registros duplicados pueden sesgar el análisis de datos y dificultar la obtención de una comprensión integral del comportamiento del cliente o el rendimiento empresarial.
También pueden generar problemas de comunicación y una disminución de la satisfacción del cliente. Si las empresas utilizan registros duplicados para enviar mensajes de marketing, pueden terminar enviando varios mensajes al mismo cliente.
Los datos inconsistentes también pueden generar confusión y desconfianza en la capacidad de una empresa para administrar los datos de los clientes, lo que en última instancia resulta en una disminución de la lealtad del cliente.
Por último, la gestión de duplicados puede resultar bastante molesta y consumir mucho tiempo para sus representantes de ventas. Requiere recursos valiosos y retrasa operaciones comerciales críticas.
Es crucial invertir en un sistema CRM sólido como NetHunt CRM que lo ayude a identificar y eliminar duplicados automáticamente.
Con NetHunt CRM puede garantizar datos de clientes limpios y precisos, lo que lleva a una mejor toma de decisiones, mejores experiencias de los clientes y, en última instancia, resultados más rentables para su negocio.
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Razón #6: Falta de gobernanza de datos
El gobierno de datos se refiere a los procesos, políticas y pautas que las empresas implementan para administrar sus datos de manera efectiva.
Sin políticas y procedimientos claros para recopilar, almacenar y utilizar los datos de los clientes, los empleados pueden cometer errores o participar en actividades no autorizadas. A veces, incluso pueden llegar a compartir datos con terceros sin el consentimiento adecuado.
Esto puede generar inexactitudes en los datos, duplicación y pérdida de calidad de los datos, lo que dificulta la obtención de información procesable y la toma de decisiones informadas.
Además, la falta de gobernanza aumenta el riesgo de filtraciones de datos e incumplimiento normativo que puede dañar la reputación y la credibilidad de la organización.
Para abordar esto, las empresas deben…
- Establezca políticas, procedimientos y roles claros de gobierno de datos para garantizar estándares y prácticas de calidad de datos coherentes en toda la organización.
- Invierta en tecnología adecuada, como un CRM, para automatizar y hacer cumplir las políticas de control de datos, minimizando el riesgo de errores y actividades de datos no autorizadas.
- Asegúrese de que los datos de los clientes sean consistentemente precisos, completos y seguros, lo que permite a las organizaciones obtener información procesable y tomar decisiones informadas.
Razón #7: problemas de integración
¡Las integraciones de CRM son geniales! Ayudan a las empresas a obtener más clientes potenciales de varias fuentes, así como a reunir toda la tecnología. Sin embargo, a veces las integraciones desordenan los datos que están extrayendo y terminará con registros de clientes que no son correctos.
Los problemas de integración pueden hacer que los datos de los clientes se vuelvan sucios al crear inconsistencias y duplicaciones en diferentes sistemas. Cuando hay varios sistemas involucrados, los datos pueden estar duplicados o desincronizados, lo que genera discrepancias en la información del cliente.
Suponga que implementa un CRM sólido de un proveedor que se preocupa por sus clientes, como NetHunt CRM. En ese caso, tendrá significativamente menos problemas con las integraciones, el equipo de éxito del cliente estará allí para ayudarlo en caso de que encuentre un error.
Razón #8: Utiliza hojas de cálculo o notas para administrar los datos de sus clientes
Las razones antes mencionadas para los datos desordenados son aplicables en aquellos escenarios en los que ya usa un software dedicado para administrar el ajuste. Por ejemplo, si su entrada de datos es manual, no ha configurado los campos obligatorios ni ha habilitado la función de prevención de duplicados.
Sin embargo, si almacena información sobre sus clientes potenciales, clientes y ofertas en una hoja de cálculo digital o, ¡jadeo! — en un bloc de notas físico, es seguro decir que su situación es peor. Mucho peor.
Si no aprovecha una herramienta de administración de datos dedicada, se está volviendo vulnerable a todos los errores que hemos discutido
En comparación con un sistema CRM, las hojas de cálculo y sus contrapartes de bolsillo son inferiores.Carecen de las características necesarias para administrar los datos de los clientes de manera efectiva...
1. No pueden automatizar la entrada de datos.
2. No tienen una base de datos centralizada, lo que genera inconsistencias e ineficiencias en los datos.
3. No ofrecen la oportunidad de cruzar registros.
4. Carecen de las medidas de seguridad adecuadas, por lo que los datos confidenciales de los clientes corren el riesgo de perderse o ser robados.
5. No escalan bien con el crecimiento del negocio, lo que puede conducir a la pérdida de oportunidades y una disminución de la eficiencia.
6. No pueden almacenar eficientemente una auditoría de cambios en las tarjetas de los clientes.
Para obtener más información sobre este tema, consulte nuestro artículo sobre las cosas que sus equipos no pueden hacer con un CRM de hoja de cálculo.
¿Por qué es importante mantener limpios los datos de sus clientes?
Como propietario de un negocio, probablemente esté consciente del papel vital que juegan sus clientes en el éxito de su empresa. Es probable que esté recopilando una gran cantidad de datos sobre ellos: sus datos de contacto, historial de compras, preferencias y más.
Sin embargo, es crucial recordar que si estos datos no son precisos, organizados y actualizados, no le servirán de nada. Piense en ello como tratar de operar un motor con aceite contaminado: puede funcionar por un tiempo, pero finalmente causa problemas importantes.
Entonces, ¿qué son los datos "limpios"? Esencialmente, se refiere a datos precisos, actuales y lógicamente organizados.
Por ejemplo, si un cliente se ha mudado a una nueva ubicación, su dirección anterior tiene poco valor para usted. Asimismo, tener múltiples entradas para el mismo cliente, cada una con diferentes ortografías o información incompleta, puede ser una pesadilla logística.
Si los datos de sus clientes no están limpios, está desperdiciando muchos recursos, incluido tiempo y dinero.
Por ejemplo, es posible que esté enviando materiales promocionales a la dirección incorrecta o contactando a clientes que ya han expresado su desinterés. Además, si no puede analizar fácilmente sus datos, es posible que se pierda información vital que podría ayudarlo a mejorar su negocio.
Sin embargo, aún más crítico es el riesgo para su reputación. Imagínese enviar un correo electrónico a un cliente que comienza con "Estimado [Nombre]", solo para dirigirse a él como "Bob" cuando su nombre en realidad es "Sue".
Aunque pueda parecer un error menor, puede hacerte parecer distraído o irrespetuoso.
Tenemos un artículo en nuestro blog donde te contamos todo sobre cómo asegurarte de que los datos de tus clientes estén limpios y correctos. ¡Échale un vistazo!
George Rowlands 
¡Eso es todo!
Hacemos un llamado a todas las empresas para que tomen las medidas necesarias para garantizar que los datos de sus clientes estén impecables. Implementar políticas, invertir en la tecnología adecuada y mantener los datos actualizados son claves para garantizar que sus datos sean precisos, confiables y listos para usar.
Al priorizar datos de clientes limpios, puede obtener una mejor comprensión de sus clientes, tomar decisiones informadas y, en última instancia, impulsar el crecimiento de los ingresos.
¡Entonces, arremanguémonos y comencemos a limpiar los datos de nuestros clientes!