Más de 10 razones por las que su pequeña empresa no utiliza papel

En el mundo mayoritariamente digital de hoy, varias empresas están haciendo la transición a oficinas sin papel por una variedad de razones. Al mismo tiempo, hay algunas desventajas de dejar de usar papel que debe considerar antes de hacer el cambio.

Sopese los ejecutivos y los contras de eliminar el papel, así podrá verificar si es el camino correcto que su negocio requiere.

¿Qué tipo de negocio hace uno ejecutar?

La primera cuestión a considerar una vez que decide si o no dejar de usar papel es el tipo de negocio que maneja. Hay algunas industrias (como la contabilidad o los seguros) que se beneficiarían enormemente al reducir o eliminar los registros en papel.

Por ejemplo, la industria del cuidado de la salud ha comenzado a comprobar las ventajas de la implementación generalizada de tecnologías de gestión de la información de salud, como los registros médicos electrónicos, ya que permiten a los proveedores verificar el historial de salud completo de un paciente de manera simple y compartirlo con establecimientos de atención médica alternativos si es necesario.

Sin embargo, si tiene un negocio asociado de comercio electrónico y desea incorporar facturas en sus envíos, es posible que la opción sin papel no sea tan conveniente o realista.

Going Paperless ayuda a la atmósfera

Por supuesto, una de las principales razones por las que numerosas empresas se están moviendo hacia operaciones sin papel es la propiedad. Es una posibilidad mucho más respetuosa con el medio ambiente que el maltrato del papel, ya que el papel representa la veinticinco parte de los residuos que se encuentran en los vertederos y provoca la emisión de una gran cantidad de gases de efecto invernadero.

Como tenemos una tendencia a avanzar hacia los cambios de propiedad como una especie de economía circular, estos cambios serán una gran ayuda para la atmósfera.

El papel no es el único riesgo ambiental causado por la impresión. La tinta en sí contiene sustancias químicas y metales significativos que causarán un riesgo para la atmósfera si se permite que se interrumpan durante una bajada y entren en el suelo. La producción de tinta también requiere el uso de combustibles fósiles, que ejercen presión sobre la atmósfera.

Incluso el uso no es 100 por ciento limpio. El uso requiere energía y combustible para preparar el papel para su uso. No todo el papel se recicla, por lo que algunos se pueden encontrar en una tierra baja a pesar de todo.

Barato y Conveniente

Además de ser respetuoso con el medio ambiente, dejar de usar papel es razonable y conveniente a largo plazo. Inicialmente, crear sustituciones y garantizar que toda la información necesaria esté disponible digitalmente será un método lento y frustrante, pero es más conveniente con el tiempo.

esto puede ser muy cierto si usted es como el octogésimo de los ejecutivos de negocios que están a punto de obtener o expandir negocios a nivel internacional.

¡Imagínate administrar y organizar todo ese papeleo! o tal vez considere qué proporción de dinero ahorra al no tener que enviar documentos de ida y vuelta. Cualquier empresa que intente reducir los precios y aumentar la potencia en 2018 debería contemplar la creación del cambio.

Dejar de usar papel significará que las tareas adicionales serán automáticas, la información se guardará y las actualizaciones se crearán rápidamente.

Riesgos de Seguridad, Riesgos de Incendio

Por supuesto, el papel de escisión no es tan bueno como sus desventajas. Los ataques cibernéticos y las violaciones de datos van en aumento, y será difícil mantenerse un paso por delante de los piratas informáticos. La mayoría de los consultores están de acuerdo en que no es posible detener todas las infracciones, lo que las empresas más simples harán es aplicar medidas de seguridad y tener una configuración de control en caso de una infracción de conocimiento.

Si el conocimiento de los clientes se ve comprometido, perderán la religión durante un negocio rápidamente. O peor aún, es posible que la información se elimine por completo, interrumpiendo las operaciones tradicionales.

La mayoría de los estadounidenses son víctimas de ataques cibernéticos a las principales organizaciones, información de MasterCard e incluso números de seguros sociales en peligro.

Aunque la posibilidad de pérdida de datos físicos no es tan alta como la de datos digitales, los documentos físicos pueden estar en peligro por robo, incendio o daños alternativos.

Razones por las que no usar papel

1) Banco en línea

Configurar una cuenta de cheques en línea puede reducir el papeleo en su negocio, ahorrar tiempo y hacer que el manejo del efectivo sea más conveniente. La mayor parte de la banca en línea es compatible con dispositivos móviles, por lo que podrá realizar transacciones en su propio tiempo.

La banca en línea le brinda la libertad de pagar facturas, transferir fondos y pensar en los saldos de las cuentas sin las restricciones de una ubicación física. tiene acceso a sus cuentas las 24 horas, y no hay largas filas ni formularios para completar a mano. simplemente unos cuantos clics directos y listo.

La separación de las finanzas comerciales y privadas facilita la organización de las transacciones comerciales y la declaración de impuestos. Abra una cuenta de cheques separada para negocios y use la cuenta solo para transacciones comerciales.

2) Mantenga los libros con el paquete.

Como propietario de un pequeño negocio, probablemente no tenga un equipo de personas que lleven sus libros. Pero eso no significa que la gestión de registros deba ser una enorme carga sobre sus hombros. Utilice un paquete de contabilidad en línea para perfilar los procesos contables y reducir el papeleo.

El seguimiento del efectivo a mano agregará gastos adicionales a su negocio de los que puede reconocer. lo lento es efectivo. Si paga horas de registro de entradas todas las semanas, tendrá un retraso que se gastaría en generar ingresos.

El costo de crear y almacenar registros contables en papel también ejerce presión sobre su bolsillo. Y, los registros escritos también están sujetos a errores. Los errores ofrecen a un asociado una imagen inexacta de sus finanzas y pueden causar decisiones comerciales poco saludables. Las declaraciones de impuestos incorrectas lo hacen vulnerable a multas y cargos de la autoridad durante la temporada de impuestos.

Evite precios adicionales con un programa de contabilidad sin papel. Este paquete es rápido y calcula las cifras por usted. La información se guarda en la nube, por lo que tienes acceso a ella desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.

3) Usa herramientas de colaboración digital

La comunicación es un aspecto muy importante de una fuerza de trabajo poderosa. una vez que el personal colabora durante la jornada laboral, su negocio funciona como una máquina bien engrasada. Use herramientas de colaboración digital para mantener las conversaciones sin desperdiciar papel.

Muchas herramientas en línea le permiten compartir documentos, carpetas y archivos. podrás utilizar conjuntamente aplicaciones de gestión de tareas y video chat. en lugar de intercambiar archivos en papel, haga que el personal colabore dentro de la nube.

4) Escanear copias digitales

No hay duda de que desea mantener registros para su negocio. Asientos contables, contratos, facturas: la lista sigue y sigue. Reducir la cantidad de copias agotadoras que almacena es una técnica para mantener los documentos bajo control.

Para reducir el uso de papel en el punto geográfico, escanee copias digitales. podrá importar documentos a un producto o guardarlos como archivos en su PC. contemplar el almacenamiento de documentos comerciales en la nube. De esa manera, los formularios no se perderán si su computadora falla.

5) Tenga acceso a todo a su alcance

"¿Cuándo vence mi factura?" pregunta tu cliente. Si desea aparecer en cajas de zapatos llenas de documentos arrugados para buscar la solución, sería el momento de utilizar un sistema de archivos sin papel.

Con los sistemas comerciales sin papel, no tiene que estar obligado a escribir montañas de trabajo para buscar documentos. Si utiliza un sistema de archivos basado en la nube, podrá acceder a los datos desde cualquier dispositivo con una conexión en línea. por ejemplo, si utiliza un paquete de contabilidad en línea, podrá actualizar sus libros en cualquier momento que desee, desde cualquier lugar que desee.

Los sistemas sin papel crearán información de extracción del cliente más rápido y más accesible. Y podrá enviar campañas de correo electrónico personalizadas a los clientes en lugar de enviar promociones por correo.

Cuando realiza operaciones bancarias en línea, no está restringido por el horario bancario. tiene acceso a sus cuentas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que le brinda la libertad de ver los saldos de las cuentas y pagar las facturas en cualquier momento que desee. Esto también le ahorra tiempo porque no tiene que verse obligado a tomar una decisión cada vez que desee verificar los fondos.

6) Transferir información entre el personal.

Compartir información entre sus empleados puede ser una parte clave para tener un negocio próspero. sin embargo, una vez que todo esté garabateado en las tarjetas, la transferencia de información será problemática.

El uso de herramientas de colaboración digital no solo reduce el papel en el lugar de trabajo, sino que hará que sea más fácil compartir información y fluir hacia la información. esto podría mejorar la cooperación, fomentar la innovación y prevenir la señal de información.

Las herramientas en línea permiten que el personal comparta documentos, carpetas, maltrato asociado y un sistema económico. el personal colaborará dentro de la nube en lugar de esperar que los compañeros de trabajo les entreguen archivos en papel.

7) Reciba pagos de clientes más rápido

Si otorga crédito a los clientes, su objetivo es verse obligado a facturarles por un motivo u otro. en lugar de facturas en papel de causalidad, podrá cambiar a facturas electrónicas, ahorrándole efectivo en papel, sobres y franqueo. además de los ahorros de precios de las ofertas, también existe la posibilidad de que pueda acelerar el pago.

Cuando envía una factura por correo electrónico a un asociado, es probable que su cliente pueda recibirla ahora, lo que puede acelerarse, pero antes de que pague. Si utiliza un paquete que le permite generar y realizar un seguimiento de las facturas, podrá manejar las facturas impagas de manera más expedita mediante la causalidad de las solicitudes de seguimiento de pago, una vez que sean aceptables.

Tenga en cuenta que es posible que la facturación en línea no funcione para todos los clientes. Algunos clientes prefieren recibir facturas físicas. debe contar con la posibilidad de asociado que permita a los clientes preferir la facturación electrónica si así lo desean.

8) Responsabilidades del propietario del negocio de Contour

Retener y remitir impuestos puede ser una tarea a la que ningún propietario de empresa escapará. independientemente de la estructura de su negocio, debe impuestos al gobierno. Y si tiene personal, es posible que deba incluso impuestos adicionales.

Para modificar tus responsabilidades en el pago de impuestos, podrás registrarte en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS). maltrato El EFTPS es gratuito y agiliza sus pagos de impuestos. Y podrá simplemente acceder a su historial de pagos.

Busque alternativas digitales a las responsabilidades alternativas de los propietarios de negocios. por ejemplo, puede solicitar el EIN asociado (Número de identificación del empleador) en línea en lugar de presentar un formulario en papel SS-4. después de presentar su solicitud en línea y ser aprobado, la autoridad ahora proporciona su EIN. sin embargo, después de enviar por fax o correo el tipo SS-4, no recibirá su EIN durante días o semanas.

Lugar de trabajo sin papeles Ventajas para las empresas

Reducir el empleo de papel dentro del punto geográfico tendrá varios efectos positivos. Aquí hay simplemente una serie de ventajas del lugar de trabajo sin papel:

Ahorra tiempo: la naturaleza automática de los documentos electrónicos ahorra tiempo de la información escrita a mano.

Información accesible: debido a que almacenas información en la nube, podrás acceder a ella desde cualquier dispositivo con una conexión en línea.

Servicio al cliente mejorado: una oficina sin papeles lo ayuda a administrar la información y las comunicaciones del cliente de manera más expedita.

Soluciones de almacenamiento fáciles: los registros digitales ocupan menos espacio que los archivadores repletos de trabajo.

Datos seguros: los sistemas en línea se ejecutan en servidores seguros, por lo que solo los usuarios autorizados accederán a la información.

Conclusión

Es extremadamente improbable que su negocio sea completamente sin papel. Pero, al reducir la cantidad de papel que utiliza, agilice las operaciones. Con procesos más prácticos, podrá comenzar a viajar sin papel, hacer crecer su empresa y reducir sus precios.

Aquí está la infografía que contiene la mejor información sobre por qué dejar de usar papel. Lea la siguiente infografía para obtener más información

Fuentes adicionales