5 poderosas herramientas de colaboración para trabajar desde casa

La colaboración es un elemento crucial que impulsa el desempeño de la fuerza laboral.

Refuerza el trabajo en equipo y fomenta el pensamiento innovador y la contribución equitativa de los miembros del equipo para lograr los objetivos de manera eficiente.

Un estudio de Stanford de hace unos años muestra que incluso la mera percepción de trabajar en equipo aumenta el rendimiento de un individuo.

Dado que COVID-19 ha afectado y cambiado la forma en que las empresas funcionan a nivel mundial, el trabajo en equipo y la colaboración se han vuelto aún más importantes.

Y desafiante de ejecutar debido a los equipos que trabajan desde casa. Como resultado, las empresas dependen cada vez más de las herramientas de colaboración remota en línea para seguir impulsando la innovación, aumentar la productividad de los empleados y seguir siendo relevantes.

A continuación, enumeramos 5 herramientas populares de colaboración remota que puede usar para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo entre los empleados, especialmente entre aquellos que actualmente trabajan desde casa.

Herramienta de colaboración de documentos y archivos: Google Docs/ Google Drive

Las aplicaciones para compartir documentos y archivos juegan un papel importante en un conjunto de herramientas de colaboración. Ayudan a los equipos a compartir y colaborar fácilmente en documentos comunes en línea.

Las investigaciones muestran que los equipos pueden crear documentos un 33 % más rápido con una herramienta de administración de documentos que elimina la necesidad de archivos adjuntos .

Un jugador importante en esta categoría es Google Docs con el que puede crear documentos, editarlos/revisarlos y compartirlos con otros, desde cualquier dispositivo y desde cualquier parte del mundo.

También puede descargar documentos en múltiples formatos de archivo según sea necesario. Integrado con Google Drive, le permite organizar sus documentos de manera ordenada y administrar los permisos para ellos en toda la organización.

Cuándo usar:

• Durante reuniones en línea para tomar notas
• Desarrollar ideas de forma colaborativa durante una sesión de lluvia de ideas en línea
• Para colaborar en tiempo real en la edición de un documento
• Seguimiento del progreso del documento con el historial de versiones
• Para compartir documentos importantes con miembros del equipo, clientes o partes interesadas
• Proporcione comentarios instantáneos sobre documentos o haga sugerencias para cambios

Espacio de trabajo visual para la colaboración: Creately

Se estima que más del 60% de la Generación X y los Millennials colaboran más a través de medios visuales.

Las imágenes ayudan a las personas a comunicar mejor sus ideas, procesos, flujos de trabajo, diseños, etc. Es por eso que la mayoría de las salas de conferencias tienen pizarras blancas; para ayudar a agregar un aspecto visual a lo que se discute.

Las plataformas de colaboración visual reemplazan esta pizarra tradicional con un lienzo infinito basado en la nube donde varias personas pueden trabajar juntas en el desarrollo de sus ideas y diseños utilizando diagramas y elementos visuales.

Un gigante en la industria es Creately. Ofrece un lienzo en línea escalable e infinito con funciones de dibujo intuitivas para ayudar a los equipos a colaborar en tiempo real para visualizar conceptos más rápido.

También tiene miles de plantillas prefabricadas basadas en varios escenarios para marketing, desarrollo, diseño, ingeniería, recursos humanos, gestión de proyectos y equipos ágiles.

Su perfecta integración con Google Drive, Confluence y Slack ayuda aún más a fortalecer la colaboración entre equipos multifuncionales.

Cuándo usar:

• Para generar ideas en torno a ideas utilizando mapas mentales, tableros de ideas, diagramas de espina de pescado, etc.
• Para hacer Sprint Planning online con tu equipo Scrum
• Para colaborar en tiempo real en el desarrollo de ideas/planes usando imágenes y diagramas, desde cualquier lugar
• Para planificar y revisar los flujos de usuario, los esquemas y las maquetas de la interfaz de usuario
• Para visualizar estadísticas e información para informes, documentos, presentaciones, etc.
• Para compartir y recibir comentarios sobre documentos de compañeros de trabajo, partes interesadas y clientes

Aplicación de mensajería de equipo: Slack

La colaboración comienza con una comunicación adecuada entre los empleados.

Y existen muchas aplicaciones especialmente diseñadas para facilitar la comunicación entre equipos, ya sea que trabajen desde la misma ubicación o de forma remota.

Si bien Microsoft Teams está diseñado para empresas más grandes, a menudo se considera difícil de configurar en comparación con Slack, que es más fácil de configurar y administrar.

Entonces, para esta publicación, decidimos quedarnos con Slack, aunque Microsoft Teams tiene una base de usuarios más grande, por las razones de que es más fácil de configurar y usar, y es la opción adecuada para la mensajería instantánea para las empresas.

Slack es una excelente herramienta de comunicación para equipos de todos los tamaños, ya sean internos o remotos. Permite a los equipos conectarse con compañeros de trabajo a través de mensajes instantáneos, videollamadas e incluso crear canales separados no relacionados con el trabajo para socializar.

Cuándo usarlo;

• Reemplaza correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes de texto cuando desea comunicarse con su equipo
• Para mantener información importante, documentos, enlaces a recursos, etc. guardados en su historial de chat. Puedes descubrirlos rápidamente con la opción de búsqueda
• Para configurar recordatorios para usted y su equipo para eventos importantes (es decir, scrum diario)
• Para conectarse con sus compañeros de trabajo a través de una llamada de audio o video
• Para crear espacios comunitarios divertidos para que su equipo se relacione con cosas no relacionadas con el trabajo
• Para resolver problemas, notificar a otras personas, intercambiar ideas y compartir actualizaciones de tareas/proyectos
• Para compartir su estado de disponibilidad durante el horario laboral

Herramienta de reunión en línea – Zoom

Cuando se trabaja de forma remota, no es posible reunirse y trabajar en persona; pero la videoconferencia permite conversaciones 'cara a cara' virtualmente.

Y para un equipo remoto, son cruciales para generar confianza y brindar las señales visuales necesarias para una comunicación efectiva.

Hay muchas herramientas en el mercado. Bloomberg informa que el mercado mundial de videoconferencias se expandirá a una tasa de crecimiento anual compuesta del 9,2 % hasta 2025, aumentando ese mercado a un valor de $6700 millones . También afirma que el 51 % de los trabajadores había realizado videollamadas para trabajar, desde una oficina en casa, mientras que el 33 % lo había hecho desde un centro de coworking .

Una herramienta popular utilizada en todo el mundo para videoconferencias es Zoom. Desde el comienzo de la pandemia de COVID-19, Zoom ha aumentado su base de usuarios a un nivel récord. Se estima que la compañía ha sumado 2,22 millones de usuarios activos mensuales en lo que va de 2020, mientras que en 2019 sumó 1,99 millones .

Cuándo usarlo;

• Para videoconferencias y audioconferencias con compañeros de trabajo
• Para realizar reuniones remotas con miembros del equipo, clientes, partes interesadas, etc.
• Para realizar entrevistas remotas y realizar sesiones de capacitación para nuevas contrataciones remotas
• Para realizar seminarios web y otros eventos de marketing.
• Para programar y grabar reuniones
• Para compartir pantalla

Gestión de proyectos – Favro

En los últimos años, el software de gestión de proyectos/tareas se ha vuelto extremadamente popular, ahora aún más porque la mayoría de los equipos tienen miembros que trabajan de forma remota.

Ya sea que esté buscando simplemente organizar las tareas del proyecto o un sistema de nivel empresarial para planificar y monitorear proyectos, hay una solución para todos.

Favro ofrece un espacio único para que los equipos distribuidos colaboren en la planificación, organización y seguimiento del progreso de las tareas/proyectos en los que están trabajando.

Cuándo usarlo:

• Para visualizar el trabajo en curso mediante hojas de ruta, listas y hojas, identifique cuellos de botella y manténgase sincronizado como equipo
• Para crear y colaborar en el contenido necesario para proyectos dentro de la aplicación
• Para planificar proyectos y asignar tareas y deberes entre los miembros del equipo.
• Para crear atrasos de trabajo para hacer en el futuro y colecciones (áreas de trabajo) para equipos separados
• Para revisar y dejar comentarios sobre proyectos para compañeros

¿Cuáles son sus herramientas favoritas de colaboración remota?

La clave para una colaboración remota fluida es usar la herramienta correcta para el propósito correcto y usar un conjunto limitado de herramientas para evitar crear confusión. Para promover un uso más eficiente de las herramientas, tenga pautas claras sobre cuándo y cómo usarlas escritas y compartidas con el equipo.

Esperamos que estas 5 herramientas de colaboración remota lo ayuden a realizar el trabajo de manera eficiente.

Háganos saber sus comentarios en la sección de comentarios a continuación.