Guía rápida para una planificación remota de incrementos de programa (PI) más sencilla

PI Planning es una parte esencial de Scaled Agile Framework ^TM . Es una excelente manera de alinear a sus equipos y enfocarlos en lo que es importante. Sin embargo, puede ser difícil saber por dónde empezar. Esta guía lo guiará a través de los conceptos básicos de la planificación de PI y lo que necesita incluir en su agenda para lograr resultados de planificación exitosos.

¿Qué es la planificación de IP?

La planificación de incrementos de programa, o planificación de PI, es un evento basado en cadencia que es esencial para la ejecución exitosa de versiones ágiles. Es el núcleo del Agile Release Train (ART), que alinea a todos los equipos en el ART con una misión y visión compartidas.

Las sesiones de planificación de PI son eventos programados regularmente que se llevan a cabo a lo largo del año donde varios equipos en el mismo Agile Release Train se reúnen para analizar las características, el camino a seguir, la hoja de ruta y las dependencias entre equipos.

El evento de planificación de PI generalmente lo organiza el ingeniero del tren de lanzamiento (Scrum Master) y se lleva a cabo durante un período de 2 días que incluye de 8 a 12 semanas de incrementos del programa.

Una organización puede decidir cuándo tener las sesiones de IP. Por ejemplo, muchas empresas programan la planificación de PI al comienzo de un incremento del programa y después de la iteración de inspección y adaptación, mientras que algunas optan por tener las sesiones trimestrales. Estas sesiones ocurren regularmente en un horario fijo que permite a los gerentes de proyecto o equipos relevantes planificar con anticipación.

SAFe o Scaled Agile Framework ^TM es un conjunto de pautas y prácticas que ayudan a las organizaciones más grandes a adoptar la agilidad. Consta de cuatro pasos; planificación, ejecución, adaptación y reflexión. SAFe se acepta como una metodología que aumenta la visibilidad, la alineación y la colaboración entre diferentes equipos y niveles, lo que resulta en una mejor productividad y entrega.

Planificación remota de PI

Las sesiones de planificación de PI se llevan a cabo tradicionalmente en persona. Sin embargo, la pandemia cambió irrevocablemente el lugar de trabajo donde no siempre es posible ubicar a diferentes equipos y miembros del equipo en un solo lugar, en persona. Como tal, la prioridad es reunir a todos los equipos relevantes que forman parte del trabajo en tiempo real para estar presentes en la planificación. Para facilitar y respaldar estas sesiones de forma remota, se utilizan una gran cantidad de herramientas en línea y tecnologías necesarias.

¿Por qué es importante la planificación de PI?

La planificación de PI es esencial para empresas de todos los tamaños, pero es especialmente valiosa para organizaciones grandes que pueden tener entre 100 y 200 equipos y miles de desarrolladores. Antes de introducir la planificación de PI, estos equipos no tenían ninguna comunicación entre sí y, por lo tanto, la información descendía en cascada desde el nivel de liderazgo y gestión, lo que generaba conflictos en los recursos, los presupuestos y el trabajo.

Con PI Planning implementado, los protocolos de comunicación adecuados permiten que los equipos se reúnan y analicen en qué están trabajando y garanticen que las dependencias se comprendan y administren de manera efectiva. Por ejemplo, se podrían evitar situaciones en las que dos equipos trabajen en diferentes funciones sin darse cuenta de que existe una dependencia que podría retrasar el lanzamiento o requerir una revisión significativa del código.

Durante las sesiones de planificación de PI, los equipos y los miembros del equipo se reúnen cara a cara (de forma remota o en persona), allanando el camino para las interacciones uno a uno que resultarán en una mejor cooperación en el trabajo futuro. Al final de una sesión de planificación de PI, los equipos están equipados con un plan que incluye iteraciones, trabajos pendientes, objetivos y riesgos para el próximo incremento del programa.

PI Planning en pocas palabras permite,

• comunicaciones estructuradas y visibilidad
• colaboración y mejor sincronización entre diferentes equipos
• trabajo efectivo, alineación en tareas y objetivos
• capacidad de lanzar funciones en menos tiempo y mantenerse dentro de un presupuesto.

Planificación del evento

Hay tres pasos para una planificación de PI exitosa.

1. Preparación organizativa: Asegúrese de que todos los interesados ​​y líderes del programa estén disponibles para participar. Sería mejor si las sesiones de planificación de PI se programan con anticipación y se envían recordatorios a los equipos.
2. Preparación del contenido : la visión y el propósito de la sesión de IP y el programa deben estar bien preparados y disponibles a tiempo para la sesión. Esto debe comunicarse claramente a todos los participantes el primer día.
3. Preparación logística: organice una sala grande, si es en persona, una llamada de Microsoft Teams o Team Zoom que pueda acomodar a todos los participantes. En sesiones remotas, use salas de trabajo para dividir los equipos en grupos pequeños para que puedan interactuar más entre ellos.

Antes de un evento de PI, además de los pasos anteriores, asegúrese de que los elementos mencionados a continuación también estén identificados y establecidos.

• visión y objetivos del proyecto
• Alcance del proyecto, restricciones, cronograma e hitos
• Recursos requeridos
• Funciones y responsabilidades

Agenda

La agenda del evento de planificación de PI juega un papel fundamental. Es el marco que guía a los participantes sobre lo que se debe cubrir para que todos entiendan su papel en la construcción y ejecución del tren de lanzamiento ágil. La agenda siempre debe mantenerse simple y fácil para que los participantes puedan concentrarse en lo que más importa: entregar valor.

Si bien la planificación de PI o la planificación de PI remota pueden ser diferentes para cada organización, existen ciertas similitudes. A continuación se muestra la agenda estándar para una sesión de planificación de PI de dos días que podría seguir.

Contexto empresarial

Una actualización sobre el estado comercial actual, la visión de la cartera y la eficacia de las soluciones actuales para abordar las necesidades de los clientes. Esto generalmente lo presenta el propietario de la empresa o un alto ejecutivo.

Visión del producto/solución

Esto implica la visión actual, que incluye las 10 principales características próximas, cualquier cambio con respecto al evento de planificación de PI anterior y los hitos prospectivos. La visión del producto/solución normalmente la presenta la Gestión de productos.

Arquitectura Visión y Prácticas de Desarrollo

La visión de la arquitectura y los cambios relacionados con Agile para mejorar la infraestructura, el proceso de desarrollo y las comunicaciones en el próximo PI. El departamento de Arquitectura/Ingeniería toma la iniciativa al presentar la visión de la arquitectura y las prácticas de desarrollo.

Antecedentes de planificación

Un resumen de cómo funciona el proceso de planificación y lo que se espera.

Sesiones de trabajo

Varias sesiones de trabajo, al menos dos, se repartieron durante los dos días. Para la primera sesión, los equipos trabajarán para identificar sus capacidades, retrasos, riesgos y dependencias para elaborar planes preliminares que incluyan los objetivos iniciales de IP del equipo para compartir con otros. Estos objetivos de PI consisten en metas que están incluidas en el plan pero que no están comprometidas debido a factores o riesgos desconocidos.

En la segunda sesión, que generalmente se lleva a cabo el segundo día, los equipos continuarán trabajando en los planes y realizarán los ajustes necesarios. Los equipos finalizan los objetivos del PI antes de entregarlos a los propietarios de la empresa oa la alta dirección para que asignen valores empresariales.

Revisión del borrador del plan

Los equipos presentan borradores de planes para recibir comentarios. Aquí se alienta a los equipos a comunicarse e identificar las dependencias asociadas con otros equipos o trenes de lanzamiento ágiles. La sesión es una sesión limitada en el tiempo donde los equipos presentan resultados de planificación clave, proyectos de objetivos de IP, riesgos potenciales y dependencias. Los dueños de negocios y otros equipos brindan información después de la presentación de cada equipo.

Revisión de gestión

Los dueños de negocios, las partes interesadas y la gerencia se reunirán para abordar los desafíos presentados en el borrador del plan para proponer soluciones o cambios. Se prestará especial atención a los desafíos en el alcance, los problemas de recursos y las dependencias. Durante la revisión de la dirección y la reunión de resolución de problemas, la dirección analizará la clasificación de los cambios de alcance, la resolución de varios problemas y la realización de ajustes.

Revisión del plan final

Cada equipo presenta sus planes al grupo. Después de cada presentación, cada equipo destaca los riesgos, las dependencias y las barreras. El plan se presenta al propietario de la empresa ya la gerencia para su aprobación. Si se aprueba el plan, los objetivos de PI se presentan para que todos los vean. Si la gerencia tiene ciertas inquietudes, el equipo tiene tiempo para abordar las inquietudes y presentar el plan revisado.

Riesgos del programa

Los equipos identificarán los riesgos que impiden alcanzar los objetivos durante la sesión de planificación. Los riesgos identificados serán presentados a todo el grupo y abordados con transparencia. Durante este proceso, los riesgos se clasificarán de la siguiente manera.

• Resuelto: el riesgo ya no es una preocupación y se ha resuelto
• De propiedad: un miembro del grupo asume la propiedad del riesgo, que no se puede resolver durante la discusión
• Aceptado: algunos riesgos se entienden y aceptan como problemas potenciales o la realidad de la situación
• Mitigado: se identifica un plan para reducir el impacto del riesgo

Retrospectivo

Se lleva a cabo una breve retrospectiva para obtener retroalimentación sobre el evento y lo que se debe mejorar para futuros eventos.

Entradas y Salidas de PI Planning (Plantillas Útiles)

Entradas

• Contexto empresarial

• Hoja de ruta y visión

• Las 10 características principales del backlog del programa

Salidas

• Objetivos de PI comprometidos: esto incluye un conjunto de objetivos SMART creados por los equipos con el valor del negocio asignado por los dueños del negocio.

• Tablero del programa: incluya las fechas en que se lanzarán las nuevas funciones, las dependencias entre los equipos y los hitos.

Sugerencias para una planificación exitosa de PI remota

Los eventos de planificación de PI remotos son ideales para equipos distribuidos. Es rentable y permite que todos los equipos participen independientemente de su ubicación. Además de los tres pasos importantes mencionados en 'Planificación del evento', sería importante tomar nota de lo siguiente para un evento remoto sin contratiempos.

Las herramientas en línea son su plataforma de acceso

Utilice herramientas en línea para confirmar la participación, compartir información, realizar reuniones e interactuar en tiempo real. Además, tenga un equipo dedicado para facilitar las sesiones y brindar apoyo.

Cree un cronograma y hojas de registro con mucha anticipación

Cree el cronograma del evento de planificación de PI e informe a las partes interesadas con suficiente antelación. Pida a los participantes que se registren para confirmar su participación.

Seleccione el momento adecuado

Con equipos distribuidos, es probable que los miembros del equipo estén dispersos por todo el mundo en diferentes zonas horarias. Al seleccionar la hora para el evento, tenga en cuenta las diferencias horarias y asegúrese de que el evento no dure más de 6 a 8 horas.

Etiquetas a seguir

Para evitar malentendidos e interrupciones innecesarias, distribuya una lista de etiquetas a seguir. Por ejemplo, solicite a todos los miembros del equipo que enciendan sus cámaras y participen activamente. Además, asegúrese de informarles cuándo es aceptable hablar y cuándo mantener sus micrófonos silenciados.

Evita la monotonía y genera confianza

Proporcione a los participantes un respiro al incluir varios descansos de 5 minutos y también sesiones para romper el hielo para mantener las cosas interesantes y generar confianza.

Grabar la sesión

Transmita en vivo y grabe la sesión. Esto es útil para los miembros del equipo que pueden perderse la sesión debido a circunstancias inevitables o si necesita volver a consultarla.

Evita sorpresas

Cíñase a la agenda compartida y comuníquese con los participantes sobre sus roles y expectativas.

Las sesiones de planificación de PI son una parte esencial de la gestión ágil de versiones. Asegúrese de asistir a algunas sesiones cada año para mantenerse al día y garantizar una entrega exitosa del producto.

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