Cómo administrar un proyecto de manera efectiva de forma remota

La gestión de un proyecto en sí es una tarea exigente. Y ahora tienes que hacerlo con un equipo que ni siquiera está trabajando desde la misma ubicación que tú.

COVID-19 ha cambiado considerablemente la forma en que trabajamos, y cuando se trata de gestión de proyectos, hay un conjunto completamente nuevo de obstáculos que superar.

En esta publicación, compartiremos las mejores prácticas que sigue Creately al administrar proyectos.

Proceso de gestión de proyectos

Básicamente, el ciclo de vida de la gestión de proyectos incluye 5 etapas; iniciación del proyecto, planificación del proyecto, ejecución del proyecto, seguimiento del proyecto y cierre del proyecto. Hemos cubierto estas etapas en profundidad en nuestra Guía para comprender las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos.

Pero para que sea más fácil para usted, estos son los pasos generales en la gestión de proyectos en cada fase.

Mejores prácticas de gestión remota de proyectos

Ahora el desafío es llevar a cabo estos pasos mientras todos trabajan de forma remota.

El método de gestión de un proyecto de forma remota o in situ también puede diferir de una empresa a otra. Sin embargo, con las mejores prácticas proporcionadas a continuación, puede adaptar su propio proceso para que las cosas sean más efectivas.

Invierta en las herramientas adecuadas de gestión remota de proyectos

La importancia de usar las herramientas en línea correctas cuando se trabaja de forma remota no se puede enfatizar lo suficiente. La eficacia con la que el equipo colabora depende de las herramientas que utilice y cómo las utilice.

Si bien existen muchas herramientas de gestión de proyectos, también deberá confiar en las herramientas de comunicación y colaboración. Algunas herramientas esenciales se enumeran a continuación.

Herramientas de gestión de proyectos/tareas : ayudan a los equipos de proyectos remotos a colaborar para dividir los proyectos en tareas más pequeñas, establecer hitos, asignar responsabilidades y realizar un seguimiento del progreso en línea.

• Trello
• ásana
• Favro

Herramientas de pizarra / lienzo en línea: con una pizarra en línea, puede confiar en imágenes, diagramas y bocetos para describir lo que dice durante las reuniones o sesiones de planificación.

Creately ofrece un espacio de trabajo visual avanzado para que los equipos remotos colaboren. Sus funciones de videoconferencia en la aplicación y seguimiento del mouse en tiempo real y vista previa de cambios hacen que la colaboración sea aún más fluida.

Herramientas de administración de documentos : mantenga todos los documentos y recursos relacionados con los proyectos en una ubicación central en línea a la que se pueda acceder desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Herramientas como Google Drive, One Drive, etc. también facilitan la gestión de permisos y el acceso a todos los archivos de la empresa.

Herramientas de comunicación : debe usar una plataforma de chat y una herramienta de videoconferencia para mantener al equipo conectado durante el proyecto. Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams y Skype son algunas de las opciones populares de los equipos de proyectos de todo el mundo.

Si bien el uso de estas herramientas para colaborar en línea es necesario durante un proyecto, establezca reglas básicas sobre cómo usarlas para aclarar cualquier confusión y promover la eficiencia.

Recursos:

5 poderosas herramientas de colaboración para trabajar desde casa

29 herramientas de trabajo remoto para mantenerse productivo

Comunicarse regularmente con el equipo

La comunicación es la clave para gestionar con éxito los proyectos de forma remota.

Una de las ventajas de trabajar desde el mismo lugar es que la comunicación se produce de forma natural. Siempre que quieras aclarar algo, puedes darte la vuelta y preguntarle a tu equipo.

Si bien eso no es lo mismo cuando se trabaja de forma remota, puede confiar en las videoconferencias para emular esa rica comunicación en persona.

• Siga con los mensajes instantáneos para necesidades de comunicación urgentes, mientras enciende el video para conversaciones más largas o serias para interactuar con el equipo de manera más efectiva.
• Mantener un canal común separado para el equipo del proyecto.
• Comparta inquietudes, recursos y documentos relacionados con el proyecto en el canal común, alentando a todos a compartir sus comentarios.
• Comunicar en exceso para evitar confusiones y malentendidos. Cuando no sea posible hablar cara a cara, confíe en escribir mensajes más largos explicando sus preocupaciones para evitar que la otra persona saque conclusiones equivocadas. Además, utilice emojis para agregar un toque humano.

Compartir actualizaciones de tareas diarias

Puede confiar en la plataforma de administración de tareas para monitorear el progreso del proyecto diariamente, pero no siempre es así. A medida que el equipo está ocupado, a menudo no actualizan sus tareas con la herramienta.

Hay formas más fáciles de saber en qué está trabajando actualmente su equipo

• Una breve reunión diaria preprogramada donde el equipo comparte en qué están trabajando, lograron terminar y los obstáculos que los están frenando.
• Un hilo de mensajes en la plataforma de chat donde el equipo comparte esta información diariamente
• Una línea de tiempo del proyecto o diagrama de Gantt que una sola persona o el equipo actualiza regularmente para que ofrezca una descripción general de alto nivel del progreso realizado

Edite esta línea de tiempo del proyecto en línea y compártala con el resto de su equipo de proyecto a través de Slack; todos los cambios realizados se reflejarán en la vista previa del diagrama de Slack en tiempo real. O ábralo desde una página relevante de Confluence para actualizarlo fácilmente y brindarle a su equipo un acceso rápido.

Recurso: La guía fácil para crear un cronograma de proyecto efectivo

Tener todos los recursos en una ubicación compartida

Una cosa que tiene un equipo de proyecto trabajando en una ubicación compartida es encontrar acceso a documentos y recursos que no se comparten con ellos.

Si bien es esencial tener versiones digitales de todos los documentos, activos y recursos relacionados con su proyecto, guárdelos en una plataforma basada en la nube que le permitirá al equipo acceder a todo desde cualquier lugar y desde cualquiera de sus dispositivos.

Puede usar una herramienta de administración de documentos o un wiki interno como Confluence aquí.

Aclarar roles, responsabilidades, expectativas y flujos de trabajo

No deje nada al azar cuando gestione un proyecto de forma remota. Dado que usted, como gerente del proyecto, no está disponible para guiarlos en persona, haga un esfuerzo adicional para aclarar lo que espera de cada miembro individual del equipo.

• Cree y comparta un organigrama que destaque los roles, las responsabilidades y las relaciones jerárquicas entre los miembros del equipo.

• Establezca expectativas claras. Asigne a cada miembro del equipo objetivos e hitos. Explique cómo deben alcanzarlos paso a paso con un diagrama de flujo de trabajo.

Recurso: La guía fácil de flujos de trabajo

• Tenga controles regulares con los miembros del equipo personalmente. Esto le permitirá saber cómo están progresando y los problemas con los que están luchando.

• Establecer prioridades claras. Para evitar el fracaso del proyecto y la confusión de su equipo, priorice las tareas individuales en las que deben trabajar los miembros del equipo. Si está utilizando una herramienta de gestión de proyectos, puede desglosar y enumerar las tareas para cada individuo según su prioridad.

• Cree una hoja de ruta del producto para ayudar al equipo a ver cómo el trabajo que realizan contribuye a los objetivos más amplios de la organización.

¿Tienes más consejos para la gestión remota de proyectos?

La gestión de proyectos es uno de los desafíos más comunes que enfrentan los equipos remotos. Pero si combina el conjunto correcto de habilidades, herramientas y prácticas, se puede superar de manera efectiva sin problemas. Cumpla con estas mejores prácticas para que su trabajo como administrador de proyectos remoto sea más efectivo y fácil.

¿Quieres ser un gerente de equipo remoto que todos admiren? Esta es una guía para gerentes sobre la administración remota de equipos.

¿Quiere más consejos prácticos sobre la gestión de un equipo remoto? Aquí tienes nuestra guía práctica para trabajar desde casa.