La guía esencial para la planificación de Sprint con Work from Home Teams

La planificación de Sprint es un evento que tiene lugar al comienzo de un Sprint. Es donde el Equipo Scrum se reúne para establecer el objetivo de desarrollo del producto y planificar el trabajo que se realizará durante el próximo Sprint.

Hacer esto con un equipo que trabaja desde casa puede parecer una dinámica diferente a una reunión de planificación de Sprint en persona. Sin embargo, con las herramientas y los pasos correctos, puede hacer que las cosas sean efectivas.

En esta guía, veremos cómo un equipo que trabaja desde casa puede llevar a cabo una reunión de planificación de Sprint eficiente y sin problemas, incluso si no están en la misma sala.

Propósito de la planificación de Sprint

El propósito de Sprint Planning es definir qué se puede hacer durante el Sprint y decidir cómo se realizará el trabajo elegido.

Esta reunión requiere la entrada del Product Backlog, el último Incremento del producto, la capacidad proyectada del equipo de Desarrollo durante el Sprint, así como su desempeño anterior. Dado que solo el propio equipo de desarrollo puede evaluar lo que puede lograr, depende únicamente de ellos decidir qué elementos deben incluirse en la cartera de productos del Sprint.

El Objetivo del Sprint, que se logrará mediante la implementación del Product Backlog durante el Sprint, también se establece durante la reunión de Planificación del Sprint.

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Quién participa

A este evento con límite de tiempo asiste todo el Equipo Scrum. Y su objetivo principal de la reunión es comprender el trabajo del Sprint.

Scrum Master : facilita la reunión mientras se asegura de que el evento se lleve a cabo dentro del período de tiempo asignado y que los participantes sean conscientes de su propósito.

Equipo de desarrollo : trabaja en la estimación de la funcionalidad que se desarrollará durante el Sprint.

Propietario del producto : analiza los objetivos que deben lograrse durante el Sprint y los elementos de la cartera de productos que deben completarse.

Qué herramientas usar

Una reunión general de planificación de Sprint que se lleva a cabo en el sitio utiliza principalmente una pizarra (incluso, a veces, las paredes de la sala de conferencias) y algunas notas adhesivas.

Pero cuando todo el equipo trabaja desde casa, las cosas son diferentes. Y necesita confiar en más herramientas en línea para planificar y colaborar.

• Una herramienta de videoconferencia como Zoom, Skype, Google Meet, etc. Es de gran ayuda ver las reacciones, las expresiones y el lenguaje corporal de todos cuando trabaja de forma remota. Además, puede usarlo para compartir la pantalla con otros. Y durante la planificación de Sprint, puede mejorar mucho más el compromiso del equipo con el video.

• Plataforma de mensajería como Slack. Puede usar esto para mensajería instantánea, comparta rápidamente un enlace que considere relevante. Puede continuar usándolo a lo largo del Sprint para comunicarse entre sí.

• Una herramienta de gestión de proyectos. Aquí también tienes una gran variedad de herramientas para elegir; Asana, Favro, Trello, etc. Puede planificar, rastrear y mantener un registro de todas las tareas discutidas durante la reunión de planificación utilizando dicha herramienta.

• Un software de pizarra en línea como Creately. Ya sea que desee intercambiar ideas sobre una idea, crear un mapa de historia de usuario o analizar y discutir una estructura de su producto, una herramienta como esta puede ser muy útil. Cualquier cosa que haga con una pizarra tradicional durante la Planificación de Sprint se puede replicar en línea con una herramienta en línea como esta.

Cómo realizar la planificación de un sprint con un equipo de la FMH

Lo que hemos enumerado a continuación son los pasos que se toman comúnmente durante una reunión de planificación de Sprint.

Sin embargo, el énfasis de esta publicación está en la planificación de Sprint con un equipo que trabaja desde casa; por lo tanto, la mayoría de los pasos se enfocan en cómo superar los desafíos de hacer una Reunión de Planificación de Sprint con un Equipo Scrum que trabaja desde casa.

Antes de la reunión

Los siguientes pasos deben llevarse a cabo antes de la reunión de planificación de Sprint. Le ayudará a ahorrar tiempo y estar más preparado para el proceso de planificación real.

Organice una reunión de preparación de trabajos pendientes

Unos días antes de la sesión de Planificación de Sprint, organice una reunión de preparación del trabajo pendiente. Esto le dará al propietario del producto y al equipo de desarrollo la oportunidad de analizar los elementos del backlog del producto y prepararlo para la próxima reunión de planificación.

Esto se puede realizar a través de una videollamada en la que el propietario del producto puede compartir su pantalla con otros asistentes mientras revisa y organiza las historias de los usuarios.

Puede editar esta plantilla en línea. Compártalo con su equipo agregándolos como colaboradores. También puede compartir esto en su canal de Slack para que todos tengan acceso rápido. O guárdelo en Google Drive con el complemento Creately Google Drive para que pueda administrar los permisos directamente desde allí.

Durante la reunión de preparación, puede identificar y priorizar historias de usuarios, dividir los elementos complejos del trabajo pendiente en otros más pequeños, reescribirlos para agregar más detalles, eliminar elementos que ya no son necesarios, etc. De esta manera, puede ordenar el trabajo pendiente que en gire a ayudar a agilizar su reunión de planificación de sprint y evitar que se alargue durante horas.

Esta también puede ser una gran oportunidad para revisar la hoja de ruta de su producto, para asegurarse de que el trabajo realizado lo ayude a lograr la visión de su producto.

Consejo: la mayoría de las personas generalmente encuentran que las reuniones remotas son agotadoras. Mantenga las cosas efectivas con reuniones más cortas; divida las reuniones más largas en sesiones más cortas (es decir, para preparar el trabajo pendiente, establecer el objetivo, etc.) para garantizar una participación exitosa.

Enviar un correo electrónico de preparación

Puede hacerlo el día anterior a la reunión de planificación de Sprint. Con él puede describir lo que espera de la sesión e incluir enlaces a recursos, herramientas o material que utilizará durante la reunión real. Ayudará a todos a prepararse con anticipación.

También es importante consultar con su equipo Scrum antes de decidir la hora de la reunión. Dado que todos trabajan desde diferentes lugares y desde sus hogares, también debe considerar sus agendas personales.

Aquí hay una lista de más cosas a las que debe prestar atención cuando realiza una reunión remota productiva.

Defina su objetivo de Sprint para la reunión

Determine qué objetivo desea lograr con el próximo Sprint, o qué desea haber entregado al final del mismo.

El objetivo que establezca debe ser realista y alcanzable según la capacidad de su equipo y el alcance del trabajo.

Debería

• Sea una breve descripción (1-2 oraciones) de lo que pretende lograr
• Involucrar a todos en su definición
• Ser publicado y compartido con las partes interesadas para que puedan entender en qué está trabajando el equipo.
• Sea contra lo que se debe medir el éxito de todo el Sprint

Definir la capacidad del equipo

Comprenda lo que el equipo de desarrollo puede lograr durante el sprint en función de su disponibilidad y velocidad (la cantidad de trabajo que normalmente pueden completar durante un Sprint).

Descubra la disponibilidad de todos y las vacaciones que pueden ocurrir durante el próximo Sprint.

Simplemente puede preguntar a todos y marcarlo en un calendario antes de la reunión. Y considerando la cantidad promedio de trabajo que el equipo puede completar durante cada sprint, calcule cuánto trabajo se puede realizar durante el siguiente.

Durante la Reunión de Planificación del Sprint

Ahora que el equipo conoce los elementos de la cartera de productos y el objetivo del Sprint para el próximo Sprint, pueden sumergirse directamente en la decisión de qué trabajo deben planificar.

La reunión, por supuesto, debe comenzar con un buen recordatorio de la meta o visión general. Al mismo tiempo, aclare las expectativas, las reglas básicas y asegúrese de que todos conozcan el proceso de la sesión.

Discutir nueva información

Mucho podría haber cambiado desde el último sprint; nuevas solicitudes de partes interesadas o cambios en las necesidades del cliente, etc. Revise estos nuevos datos para establecer el tono de cómo será el próximo sprint, antes de discutir el objetivo del sprint.

Consejo: también puede comenzar la reunión con un buen rompehielos para que todos se sientan cómodos y comprometidos. Esto se considera una mejor práctica efectiva para reuniones remotas.

Revisar el trabajo atrasado propuesto

Estudie el Backlog del producto arreglado para identificar los elementos para el Sprint Backlog. Dado que todos han tenido la oportunidad de repasar las historias de usuario seleccionadas por el propietario del producto durante la sesión de preparación, pueden comenzar a discutirlas y planificar el trabajo para el período de tiempo determinado.

• Desglosar las historias de usuario en tareas que se puedan llevar a cabo
• Revise la definición de "terminado" (el estado en el que espera que esté el producto una vez que se complete el Sprint).
• Discuta los criterios de aceptación para considerar que una tarea está completa.
• El equipo de desarrollo debe acordar su capacidad para realizar el trabajo planificado.

Revisar cada elemento del Backlog

El equipo debe colaborar en la revisión de cada elemento y decidir quién trabajará en qué elemento. Aquí debe considerar y discutir factores como las dependencias, cualquier cambio que pueda haber ocurrido desde que se escribió la historia, las habilidades necesarias para completar las tareas, el impacto de la historia en el resto del producto, etc.

Debe ser responsabilidad del Scrum Master responder y aclarar estas preguntas.

Al final, debe haber finalizado su Sprint Backlog. Una plantilla prefabricada como la que se muestra a continuación se puede compartir entre el equipo de desarrollo durante la sesión para que todos puedan verla y editarla a medida que la completan. También pueden dejar comentarios destacando sus inquietudes u opiniones en la pizarra.

¿Listo para hacer tu planificación de Sprint desde casa?

La tecnología actual lo ha hecho más bien para salvar la distancia entre los equipos que trabajan de forma remota. Si bien es posible que deba confiar en un par de herramientas adicionales en línea, una reunión de planificación de sprint se puede ejecutar con éxito incluso cuando todo su equipo está trabajando desde casa. Use las herramientas adecuadas, siga las mejores prácticas de una reunión remota y cumpla con su agenda de planificación de Sprint, y estará listo para comenzar.

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