Cómo hacer que los equipos que trabajan desde casa colaboren mejor

Publicado: 2020-05-11

Los tiempos han cambiado desde que las oficinas solían tener cubículos, horarios de trabajo fijos, escritorios dedicados y empleados vestidos con ropa formal.

Las cosas son más flexibles ahora.

Los empleados pueden elegir dónde quieren trabajar y por cuánto tiempo, y pueden trabajar desde casa vistiendo lo que quieran.

Ya sea que su equipo trabaje desde casa o desde una oficina, estos consejos de colaboración en equipo remoto los ayudarán a promover el trabajo en equipo.

Mejores prácticas de colaboración en equipo remoto

Estas son algunas de las mejores prácticas que los equipos que trabajan desde casa pueden usar para aumentar la colaboración entre ellos.

En nuestras publicaciones anteriores, también hemos discutido algunos temas más importantes a los que puede referirse un equipo que trabaja desde casa;

Trabajar desde casa de la manera correcta

Cómo hacer una lluvia de ideas en línea

Cómo ejecutar una reunión remota productiva

Planificación de Sprint con equipos de trabajo desde casa

Cómo gestionar eficazmente el trabajo desde equipos domésticos

Establecer directrices claras

Las pautas son esenciales para mantener bien organizado a su equipo de trabajo desde casa.

Aclarar y documentar las reglas de conducta, comunicación y colaboración.

Por ejemplo, indique cómo espera que su equipo utilice las herramientas de comunicación;

  • ¿Quieres que actualicen el estado de sus tareas en la plataforma de chat todos los días?
  • ¿Quiere que discutan los problemas en un canal público en lugar de discutirlos en privado entre ellos?
  • ¿Prefieres un mensaje directo a una videollamada o correo electrónico cuando surge algo urgente?

Mantenga el documento accesible para todos, de modo que los nuevos empleados, así como los miembros actuales del equipo, puedan consultarlo cuando no estén seguros de cómo proceder. Y asegúrese de actualizarlo regularmente también, a medida que se adapta a las circunstancias cambiantes del trabajo remoto.

Dale a tu equipo las herramientas adecuadas

La colaboración eficaz se ve facilitada por un buen conjunto de herramientas. No tiene que usar varias herramientas aquí; solo unos pocos que lo ayuden a hacer el trabajo serán suficientes.

Existen innumerables herramientas y aquí hay algunas que le resultarán útiles.

Chat y videoconferencia : Slack, Zoom, Skype, Google Meet

Colaboración de documentos : Google Docs, One Drive, Google Drive

Colaboración visual (pizarra en línea) : Creately, Figma

Gestión de proyectos : Asana, Favro, Trello

Igualmente importante es establecer reglas básicas sobre cómo y cuándo usar estas herramientas. Y asegúrese de que su equipo también sepa cómo usarlos correctamente.

Más herramientas para equipos remotos.

Usa videos siempre que puedas

La importancia del video cuando se trabaja desde casa no se puede enfatizar lo suficiente.

Videollamadas

  • proporcionar la solución para superar las barreras geográficas
  • son más atractivos
  • ayudar a aumentar el enfoque de los participantes
  • ayudar a obtener una mejor vista de las expresiones de los asistentes
  • y reducir las posibilidades de falta de comunicación

Y lo más importante, las videollamadas son lo más cercano a la comunicación en persona que puede tener cuando trabaja de forma remota, por lo que debe aprovecharlo al máximo para reforzar la colaboración entre los miembros del equipo.

Realice una breve reunión diaria en línea

Tenga un tiempo fijo todos los días para discutir lo que el equipo ha terminado de trabajar, lo que está haciendo actualmente y si hay obstáculos que afecten sus tareas. Esto se puede hacer al comienzo de cada día y puede usar su plataforma de chat para simplemente compartir una actualización de tareas con el resto de su equipo.

O puede encender su video y hacer una breve reunión que le dará la oportunidad de explorar los asuntos ampliamente.

Y el video también les dará a todos la oportunidad de verse, y puede asignar unos minutos al comienzo de la reunión para una conversación informal para mantener las cosas más comprometidas.

Tener procesos claros

Los procesos estándar claros ayudan a mantener a todos al día.

Tener procesos bien definidos también facilitará la incorporación y la capacitación de nuevos empleados y ayudará a mantener a todos en la misma página al aclarar los roles que deben desempeñar y cómo deben ayudar a los demás.

Los diagramas de flujo y los mapas de procesos ayudan a documentar los procesos de manera efectiva. Dibujar el mapa del proceso en sí mismo puede ser una experiencia educativa para el equipo.

Puede colaborar para delinear sus procesos con la plantilla de Creately a continuación. Ábralo y dé a todos acceso para editarlo con un enlace para compartir.

Una vez hecho esto, guárdelos en un lugar común al que todos tengan acceso (por ejemplo, en una carpeta de Google Drive o en una wiki interna).

Plantilla de proceso de reclutamiento para colaboración en equipo remoto
Plantilla de Proceso de Reclutamiento (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Aclarar roles y responsabilidades

Un equipo bien organizado sabe cómo trabajar en conjunto.

Saber a qué parte del equipo pertenece y ser consciente de lo que debe hacer para lograr las cosas ayuda a los miembros del equipo a ser más cooperativos.

Un organigrama simple que aclare las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo puede ayudar mucho a que todos entiendan esto. También ayudará a resaltar las relaciones de informes entre sí.

Ejemplo de un organigrama
Haga clic en la plantilla para editarla en línea

Comunicar en exceso

Cuando no pueden verse, los problemas de comunicación o los malentendidos ocurren todo el tiempo.

La forma más segura de evitar esto es conocer a su compañero de trabajo en persona y explicarle las cosas o comunicarse en exceso con las plataformas que tiene.

Si no puede hacer una videollamada, recurra a sobreexplicar brindando información detallada en el mensaje que está escribiendo o elaborando el asunto a través de una llamada de audio. De esta manera, puede transmitir claramente lo que está pensando a los demás sin que lo malinterpreten o lo cuestionen.

Trabajar hacia un objetivo común

Un objetivo común une a todos y les da una dirección clara hacia la cual avanzar. Incluso cuando establezca objetivos individuales para los empleados a diario, semanalmente o mensualmente, vincúlelos al panorama general.

Ayudarlos a comprender cómo el trabajo que están haciendo contribuye al objetivo general de la organización los motivará a desempeñarse mejor y mantenerse productivos como equipo.

  • Involucrar a todo el equipo en el establecimiento de objetivos.
  • Proporcione comentarios tanto positivos como constructivos sobre el desempeño regularmente con reuniones individuales

Y divertirse

Cree un espacio para celebrar cumpleaños, compartir fotos de mascotas o noticias sobre temas de actualidad dentro del equipo. Puede ser un grupo de Facebook, un grupo de WhatsApp o un canal de Slack separado.

Por lo tanto, alentar a su equipo a conectarse socialmente fortalecerá la relación entre ellos y mejorará la forma en que trabajan juntos.

¿Tienes más consejos?

Aproveche todas las oportunidades para asegurarse de que su equipo trabaje en conjunto aunque estén separados físicamente. Usando las prácticas anteriores, puede promover la colaboración efectiva en equipos remotos.

¿Qué otras prácticas ha intentado para aumentar la colaboración en equipo remoto entre sus empleados? Háganos saber en la sección de comentarios.

¿Ya leíste nuestra guía práctica para trabajar desde casa? Aprenda todo, desde las herramientas que puede necesitar hasta cómo generar ideas y planificar sus proyectos de manera efectiva en línea.