Una guía del gerente para la gestión remota de equipos

Con la cantidad de personas que trabajan de forma remota al menos una vez por semana, que ha crecido un 400 % desde 2010, es probable que administres al menos un empleado que trabaje fuera de la oficina o desde casa.

Y debido a la pandemia global de COVID-19, es posible que haya terminado administrando un equipo completamente remoto. Tal vez incluso esté considerando administrarlos de forma remota durante el resto del año.

Si bien administrar un equipo remoto es diferente de administrar un equipo que comparte ubicación, no es un mundo aparte. Básicamente, estás siguiendo las mismas prácticas, pero de forma ligeramente diferente. En esta publicación, compartiremos algunos de los mejores consejos de administración de equipos remotos que el equipo de administración de Creately usa y recomienda.

Vamos a profundizar en.

Comunicarse e interactuar regularmente con el equipo

Una de las cosas que son diferentes entre administrar un equipo remoto y un equipo ubicado en el mismo lugar es la forma en que interactúas y te comunicas con ellos. En una oficina, hablas con frecuencia con tu equipo; durante las reuniones, casualmente al pasar junto a ellos, discusiones en persona, etc.

La única forma de mantener este nivel de comunicación y compromiso con un equipo remoto es mediante el uso de las herramientas de comunicación adecuadas. Slack, Zoom, Skype, Google Meet, Basecamp, etc. son algunas de las herramientas populares que utilizan los equipos remotos para la comunicación. Y puede usar múltiples plataformas para llevar a cabo una comunicación efectiva.

Tan importante como usar la herramienta adecuada es tener pautas a las que adherirse al usarlas.

• Cambie a videoconferencia siempre que sea posible. Es lo más parecido a la comunicación cara a cara cuando se trabaja de forma remota. Además, el video ayuda a construir un vínculo más fuerte con el empleado.
• Utilice la mensajería instantánea para mensajes urgentes.
• Programe siempre sus reuniones con anticipación, permitiendo que el/los empleado/s se preparen y asignen el tiempo de su propio horario.
• Realice controles regulares con los miembros individuales del equipo además de las reuniones del equipo.

Confía en tu equipo

Siempre confíe en sus empleados para hacer el trabajo, ya sea que trabaje desde el mismo edificio o de forma remota. Ofrezca apoyo cuando sea necesario, pero permita a sus empleados la libertad de realizar el trabajo a su propio ritmo sin sucumbir a la microgestión.

Para generar confianza entre usted y sus empleados, puede fomentar las prácticas de algunas cosas,

• Esté siempre atento, ya sea que sus empleados estén buscando soluciones para un problema personal o profesional.
• Establezca pautas de trabajo remoto / trabajo desde el hogar que todos deben cumplir. Por ejemplo, en general, todos deberían estar disponibles en línea de 10 a. m. a 4 p. m.
• Asegúrese de que todos, incluido usted mismo, actualicen siempre el estado de disponibilidad en la plataforma de chat que utiliza. ¿Salir a hacer un mandado? Informe a los demás miembros del equipo con un mensaje rápido.
• Comparta actualizaciones de tareas en la plataforma de chat también. Puede comenzar el día compartiendo en qué trabajará. Al final del día, menciona lo que pudiste hacer.
• Anime a todos a tener problemas relacionados con el trabajo en el canal del equipo. Esto permitirá que las personas relevantes compartan su opinión para llegar a una solución también.
• sobrecomunicar. Compense por no estar allí en persona compartiendo todo, desde actualizaciones de tareas hasta permisos que solicitó para el próximo mes. Siempre que esté preocupado por algo, explique qué es exactamente lo que quiere saber usando cada palabra que tenga que escribir. Si facilita las cosas, cambie a video para que pueda observar cómo reaccionan también.

Establecer expectativas claras

Esto también está directamente relacionado con generar confianza con su equipo. Cuando se trabaja de forma remota, es fácil sentirse confundido acerca de dónde enfocarse. Por eso es importante establecer expectativas para crear claridad y aumentar el compromiso.

Cada empleado tiene un papel que desempeñar; en consecuencia, establezca las metas que cada uno debe cumplir junto con los plazos que deben cumplirse. Para simplificar las cosas, use herramientas de administración de tareas como Favro, Asana o Trello, donde puede dividir los proyectos en tareas más pequeñas y monitorear el progreso de cerca.

Concéntrese en los desafíos y preocupaciones de los empleados

Asegúrese de que todos los apoyen y cuiden de ellos. Examine atentamente cualquier problema que esté afectando el desempeño o la vida personal de los empleados a medida que interactúa con ellos a través de conversaciones directas u observaciones indirectas. Sea considerado cuando discuta asuntos delicados y ofrezca su ayuda y orientación.

Invierta en herramientas de colaboración confiables

Ya sea para programar reuniones, una pizarra en línea para sesiones de lluvia de ideas en línea, compartir documentos, etc., tenga una herramienta adecuada que le facilitará hacer las cosas cuando trabaje de forma remota. Facilitarán la colaboración fluida entre los empleados remotos.

Algunas de las herramientas de colaboración que puede utilizar son;

Google Drive: facilita la organización y administración del acceso a archivos y documentos creados por el equipo

Creately: sirve como una herramienta de pizarra/lienzo en línea donde los equipos pueden colaborar en ideas utilizando diagramas, imágenes y texto. También le permite conectarse con otros miembros del equipo a través de videoconferencias en la aplicación.

Slack: una plataforma de comunicación ampliamente utilizada que le permite mantenerse conectado con su equipo a través de videoconferencias, llamadas de audio y mensajería instantánea.

Favro: permite que el equipo planifique y realice un seguimiento de las actividades de su proyecto de forma colaborativa.

Más herramientas;

5 poderosas herramientas de colaboración para trabajar desde casa

Herramientas para trabajar desde equipos locales

Reconocer el buen desempeño de los empleados

Ser reconocido por su desempeño es un factor clave para aumentar la productividad y la motivación de los empleados.

Si bien es importante realizar un seguimiento de su progreso como gerente de equipo remoto, reconózcalo cuando se haya desempeñado bien. No tiene que incluir una compensación monetaria, simplemente reconocerlos públicamente o con una muestra de agradecimiento en forma de un correo electrónico personal o un mensaje directo generará el mismo resultado.

Liderar con empatía

Cuando no se ven cara a cara, a menudo tienden a hacer suposiciones. Tal vez no le gustó la forma en que alguien le comunicó un mensaje, pero sin llegar a una conclusión negativa, verifique nuevamente. Comparta sus comentarios con ellos amablemente y hágales saber cómo se sintió y cómo se deben manejar las cosas en el futuro.

Y predicar con el ejemplo. Haz lo que esperas que hagan los demás y guíalos a lo largo del camino.

¿Tienes más consejos para la gestión remota de equipos?

Si todo su equipo se ha vuelto remoto repentinamente debido a la pandemia de COVID-19, es posible que haya enfrentado muchos desafíos. Esperamos que estos consejos de administración de equipos remotos lo ayuden a encontrar soluciones fáciles.

También tenemos una guía práctica gratuita para trabajar desde equipos domésticos, y cubre todo, desde cómo mantenerse organizado como un equipo remoto hasta cómo realizar entrevistas remotas. Compruébalo para obtener más consejos prácticos sobre cómo administrar tu equipo remoto.