6 ideas de cultura de trabajo remoto para construir equipos productivos

Es difícil conectarse de manera significativa con colegas cuando solo ve su foto de perfil, el resultado de una sesión de fotos antigua.

Un estudio de 2021 sobre el impacto de la pandemia en la fuerza laboral expone esta dificultad. Encontró que el 36% de los empleados se sienten desconectados de sus colegas. Estos empleados intentaron comunicarse con sus colegas, pero al 34% le resultó difícil obtener una respuesta a través de canales como el correo electrónico. Este impacto lo sienten aún más las organizaciones remotas. Los trabajadores híbridos y en la oficina pueden caminar hasta los escritorios de sus compañeros de trabajo cuando hay una falla en la comunicación, una opción que no está disponible para alguien que se encuentra a 500 millas de distancia de su colega más cercano.

Sin una cultura que enfatice la comunicación clara, los empleados enfrentan los problemas solos. Esta falta de colaboración conduce a pérdidas de productividad, aumento del estrés y una rotación más frecuente de empleados que se sienten como extraños.

Las organizaciones remotas pueden aplicar siete ideas para superar estos desafíos. Cada uno lo ayuda a construir una cultura empresarial donde los empleados cooperan para lograr el mismo objetivo en menos tiempo.

1. Crea pautas de comunicación claras

¿Auriculares durante tu jornada laboral? Trabajo profundo. ¿Leer durante la hora del almuerzo? No hay tiempo para chismes. Estas son dos reglas no escritas de etiqueta en el trabajo de oficina.

Pero las reglas son más ambiguas cuando se trabaja de forma remota, lo que puede causar ofensas no intencionales o estrés para los empleados.
Una encuesta de casi 2000 trabajadores encontró que el 70 % experimenta una comunicación poco clara con sus colegas al menos una vez al mes. Cuando los mensajes no son precisos, los empleados pierden el tiempo tratando de descifrar lo que quiere su colega o ejecutando las instrucciones equivocadas. Como resultado, los empleados pierden un promedio de cuatro horas a la semana tratando de resolver estos problemas de comunicación.

La misma encuesta encontró que el 75% de los empleados sienten una falta de comunicación dentro de sus empresas. Si los miembros del equipo a menudo tardan un poco en responder solo para enviar respuestas ambiguas, los empleados están menos motivados para buscar apoyo y es más probable que intenten resolver el problema por su cuenta. En lugar de mirar la computadora en busca de una respuesta, inventarán su propia solución, incluso si alguien más conoce un camino más eficiente.

Puede adjuntar normas de cada canal que utiliza para comunicarse internamente para brindar comunicaciones eficientes y agradables. Su lista de normas debe explicar cuándo es apropiado usar un canal, la mejor frecuencia de mensajes y consejos para transmitir un mensaje con claridad.

Por ejemplo; Motive a los empleados a usar videos en vivo para discutir información confidencial, como evaluaciones de desempeño o promociones. Este formato permite aclarar las dudas del oyente en tiempo real, evitando ofensas involuntarias de mensajes ambiguos. En su lista de normas, dígales a los participantes que enciendan sus cámaras. Ver a tu hablante permite a los espectadores ver su lenguaje corporal y confiar en sus palabras.

2. Convierta a los líderes en defensores del trabajo remoto

Los empleados buscan en los líderes orientación sobre cómo comportarse. Los valores, los hábitos de trabajo y las herramientas de un líder afectan las opiniones de los empleados sobre el trabajo remoto.

Supongamos que el jefe de un equipo dice constantemente que extraña trabajar desde una oficina debido a las relaciones en persona. Los empleados pueden desarrollar un sentimiento similar después de escuchar sobre las desventajas del trabajo remoto día tras día. Pueden detectar fallas en los métodos remotos de construir relaciones y eventos de redes, pensando que no pueden replicar eventos cara a cara. Con esta mentalidad, construir relaciones se vuelve casi imposible.

Afortunadamente, la actitud opuesta de su líder influye positivamente en los empleados. Un líder capaz de articular los beneficios de una herramienta de trabajo remoto, un nuevo flujo de trabajo asíncrono o un próximo evento virtual les recuerda a los empleados cuán efectivo es el trabajo remoto.

Para construir un equipo que disfrute trabajar de forma remota y esté ansioso por colaborar con otros, haga que sus líderes muestren las creencias que desea en su cultura. Si valora las amistades internas, haga que los líderes programen una llamada semanal para conocer a alguien de la empresa. Las llamadas pueden durar tan solo 15 minutos, o pueden pasar una hora para conocerse. El objetivo principal es mostrar a los líderes que promueven un enfoque activo para reunirse con colegas.

3. Fomentar la colaboración entre equipos

Es común que los empleados remotos colaboren menos con otras divisiones de la empresa que con las no remotas. No hay almuerzos, pasillos ni ascensores para conocer gente fuera de sus departamentos. La colaboración y el apoyo poco frecuentes entre equipos pueden generar empleados insatisfechos e improductivos.

Una encuesta de más de 1,000 empleados de EE. UU. en diferentes industrias encontró que los trabajadores que no comparten el conocimiento pasan más de cinco horas rehaciendo el trabajo que otro empleado hizo una vez. A veces, no rehacen el trabajo sino que siguen un proceso ineficiente que otro equipo optimizó hace mucho tiempo.

Estas inversiones de tiempo innecesarias retrasan los proyectos a medida que los trabajadores descubren cómo enfrentar un desafío por sí mismos. No enfrentaría estos problemas con una cultura de colaboración entre equipos. Por ejemplo; si un escritor de contenido tuviera una pregunta sobre las mejores prácticas de contratación, programaría una entrevista de 30 minutos con Recursos Humanos en lugar de leer sobre este tema durante horas. La cooperación frecuente acelera los flujos de trabajo, dando a los empleados más tiempo para concentrarse en proyectos de alto impacto.

Cree pautas para compartir documentos sobre cómo los empleados deben apoyarse entre sí. Las promesas comparten pasos prácticos que las personas pueden tomar para superar un desafío o comprometerse con una misión. Gracias a ella, los empleados saben exactamente cómo mejorar una situación y sus beneficios.

Fuente: LinkedIn

Al comienzo de COVID-19, el CEO de IBM escribió un compromiso basado en las conversaciones y desafíos de los colegas. Contenía los compromisos que haría para facilitar la vida de los empleados que se vieron obligados a trabajar desde casa. Al igual que el CEO de IBM, escriba un compromiso con acciones para facilitar el trabajo remoto.

Descubra los desafíos de colaboración de su empresa mediante encuestas y conversaciones 1 a 1 con los empleados. Los obstáculos informan los pasos de su compromiso. Si un equipo trabaja más tarde que la mayoría de los demás en la empresa, puede comprometerse a pasar un día cada semana trabajando esas horas para poder interactuar más con ellos. Agregar este elemento alienta a los equipos a conocerse entre sí en lugar de evitar el contacto.

4. Construya un equipo basado en sus zonas horarias

Las empresas remotas pueden contratar talento desde cualquier lugar. Pero contratar personas en zonas horarias dispersas puede ralentizar los proyectos y provocar divisiones entre los empleados.

Los canales de comunicación asincrónica, como el correo electrónico y Slack, son la opción de colaboración preferida para los equipos repartidos por todo el mundo. Si bien son convenientes para enviar mensajes rápidamente a alguien, estos canales no son eficientes para facilitar la camaradería. Para llegar a conocerse, los empleados tendrían que charlar durante más de 10 horas, lo que haría que ambas partes perdieran interés.

Otro problema con la creación de un equipo en zonas horarias muy diferentes es encontrar un horario de reunión que funcione para todos. Si la mitad de su equipo está en los EE. UU. y la otra mitad en Europa occidental, puede encontrar un momento que no sea demasiado temprano o tarde. Pero, ¿y si la mitad de tu equipo está en México y la otra mitad en Hong Kong? En este escenario, un grupo tendría que quedarse despierto hasta tarde o levantarse temprano, lo que puede cansar a los empleados.

Puede organizar dos sesiones en la misma reunión. Pero supongamos que los miembros de dos zonas horarias nunca se ven. En ese caso, es poco probable que desarrollen amistades y un sentido de camaradería entre ellos.

Una solución para un equipo global disuelto es contratar talento dentro de una diferencia horaria de siete horas. Entonces, si su equipo está principalmente en América y no puede encontrar talento en este continente, busque candidatos en Europa. Esta superposición les da a los trabajadores al menos una hora para participar en eventos informales y reuniones de video, donde pueden establecer una buena relación con sus colegas.

5. Use videos para presentar a los nuevos miembros del equipo

Es normal que los nuevos empleados se sientan incómodos en el trabajo durante los primeros días. Acercarse a un extraño puede resultar desalentador, lo que hace que incluso las interacciones casuales sean estresantes. Dado que no hay áreas para encuentros casuales, los trabajadores remotos pueden sentirse más estresados ​​y solos en su nuevo trabajo que los trabajadores de oficina.

En el mejor de los casos, estos trabajadores se unirán a un canal de Slack o a una reunión de toda la empresa llena de caras y nombres que no conocen. A menos que organice un evento para conocer a los nuevos miembros del equipo, no tendrán la oportunidad de conocer gente a nivel personal. Los empleados que no tienen a nadie con quien interactuar tienen más dificultades para compartir ideas innovadoras o colaborar con otros.

Puede pedir a los nuevos empleados que graben o animen un video compartiendo sus pasatiempos, expectativas, antecedentes y hechos extravagantes. Sus colegas pueden ver este video antes del primer día de trabajo de un nuevo empleado para pensar en temas de conversación para hacer que la incorporación de los nuevos empleados sea más placentera.

En Vyond, cada nuevo empleado anima un video presentándose durante sus primeros días. Por ejemplo; mira el de Asia, que resume su vida. También demuestra que es divertida y una profesional talentosa. Los colegas pueden ver el video para conocerla y encontrar intereses comunes para conversar sobre el primer día de Asia. Estos videos han mejorado las relaciones de equipo y nuestras iniciativas de desarrollo de productos.

6. Recree actividades de vinculación de equipos en línea

Las bebidas en la hora feliz, los cumpleaños y las celebraciones de hitos son eventos en los que los empleados pueden entablar relaciones entre ellos. Estos momentos permiten a los empleados ver las personalidades de los demás en lugar de pensar únicamente en el trabajo, creando un equipo cohesionado y un ambiente de trabajo divertido. Sin embargo, estos eventos no siempre están disponibles para los empleados remotos. Es difícil para el equipo jugar al minigolf juntos cuando están repartidos por todo el mundo. Puede crear espacios virtuales donde las personas puedan interactuar para generar amistades internas.

Cualquier empresa puede organizar eventos casuales para facilitar las amistades internas. Por ejemplo; Alibaba organizó un evento virtual de elaboración de colchas después de no organizar su evento anual en persona, AliDay. El evento promovió el trabajo en equipo y los valores de la empresa, desarrollando una cultura de equipo unificado.

Con tantas herramientas de comunicación disponibles, es fácil recrear casi cualquier evento en persona. Puede organizar sesiones de manualidades, música o lectura en el software de videoconferencia. Estos eventos permiten que las personas se conecten con personas con intereses similares.

Para una experiencia de construcción de amistades 1 a 1, use un software de enfriador de agua que empareja a los empleados al azar cada semana. Comparta algunos rompehielos para que conocer a los demás sea una experiencia relajada en lugar de una competencia por quién habla primero sobre el clima.

Use Vyond para fortalecer su cultura de trabajo remoto

Vyond es una herramienta de animación que los equipos remotos pueden usar en sus actividades y esfuerzos de formación de equipos. Gracias a nuestras docenas de plantillas gratuitas, los líderes pueden crear capacitaciones impactantes sobre herramientas remotas, etiqueta de comunicación remota y lecciones de diversidad, equidad e inclusión (DEI) sin experiencia previa en animación. También puede usar accesorios, entornos y personajes para mostrar situaciones cotidianas en las que los prejuicios o las creencias afectan las posibilidades de los empleados de trabajar juntos y hacerse amigos.

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