La guía rápida para realizar retrospectivas productivas de forma remota

Las reuniones retrospectivas son aún más importantes para los equipos remotos que para los ubicados en el mismo lugar.

Debido a que los equipos remotos no pueden trabajar juntos todos los días, a menudo pierden la oportunidad de detectar las complicaciones en su flujo de trabajo que pueden afectar su rendimiento y espíritu desde el principio, lo que eventualmente puede retrasar la finalización oportuna de su trabajo. proyectos Deliverable.

Las retrospectivas periódicas pueden ayudar a los equipos remotos a evitar esto al proporcionar la plataforma para que cada miembro del equipo diga lo que piensa, hable abiertamente sobre los desafíos o los obstáculos que obstaculizan su trabajo y, por lo tanto, complete todo de manera eficiente.

Esta publicación lo guiará a través de todos los elementos de una reunión retrospectiva, con un enfoque especial en ejecutarlos de manera efectiva y remota. Todas las plantillas proporcionadas se pueden editar en línea y puede usarlas para comenzar su reunión retrospectiva de inmediato.

¿Qué es una reunión retrospectiva?

Conocido por muchos nombres: retrospectiva de Scrum, retrospectiva de sprint, retrospectiva ágil, revisión posterior a la acción e incluso, a veces, post-mortem o recapitulación, este tipo de reunión es un evento con límite de tiempo donde los equipos se reúnen para discutir y reflexionar sobre lo que salió bien. y qué salió mal durante su último Sprint o iteración. Esto les permite mejorar su próximo Sprint aprendiendo de sus errores y triunfos pasados.

Aunque originalmente se usaba generalmente en el desarrollo de software ágil, a lo largo del tiempo, muchos otros equipos han adoptado reuniones retrospectivas en marketing para la gestión de recursos humanos.

Los pasos básicos

• Repase el trabajo que se planeó, completó o no terminó y otros eventos significativos que pueden haber ocurrido durante el Sprint/proyecto. Puede usar una plantilla retrospectiva como la que se muestra a continuación y alentar a los participantes a que la completen. Esto le ayudará a realizar un seguimiento de la conversación y las ideas importantes compartidas fácilmente.

• Repase cada uno de los elementos puestos en la pizarra por los participantes y discútalos en detalle.
• Decida cómo mejorar proyectos futuros en función de lo que aprendió durante la retrospectiva y cree elementos de acción para implementar esas mejoras durante la próxima iteración. Asigne un propietario a cada una de estas acciones. Durante la próxima retro, puede volver a consultar con el propietario para ver si se ha implementado; si no, continuará con la siguiente iteración.

Quién debe participar

Invite solo a los miembros inmediatos del equipo que trabajan juntos. Los retros brindan un espacio seguro para que los participantes hablen abiertamente sobre todo, incluidos los desafíos que enfrentan, en qué están fallando y la ayuda que necesitan. Por lo tanto, puede evitar invitar a alguien (por ejemplo, un gerente o una parte interesada que no esté directamente involucrada en el trabajo que realiza el equipo) que pueda hacerlos sentir vulnerables o incómodos para hablar abiertamente.

Que necesitas

Para mantener las cosas organizadas y enfocadas, debe escribir las cosas, especialmente lo que el equipo comunica durante la reunión. Para hacer eso, necesitas una pizarra.

Sin embargo, durante una sesión de reunión retrospectiva remota, debe cambiar a una pizarra en línea donde usted y su equipo puedan colaborar (quizás incluso mejor de lo que lo harían en una pizarra física) para compartir sus ideas, preguntas y opiniones.

• Creately es una herramienta de pizarra/lienzo en línea diseñada para la colaboración en equipo. Viene con un lienzo infinito, bibliotecas de formas estándar para más de 50 tipos de diagramas, videoconferencias en la aplicación, vistas previas de cambios en tiempo real y seguimiento del mouse, y comentarios en línea. Todo esto combinado, lo convierte en una gran herramienta para realizar reuniones retrospectivas, sesiones de intercambio de ideas, reuniones de planificación, etc. en línea.

Además, es posible que también necesite una herramienta de videoconferencia (solo si el software de pizarra en línea que utiliza no es compatible con la videoconferencia en la aplicación) para facilitar la reunión en línea. Algunas opciones que puede considerar son,

• Zoom
• Flojo
• Reunión de Google

Alternativamente, también puede utilizar una herramienta de colaboración de documentos como Google Docs o Google Sheets junto con una de las herramientas de videoconferencia anteriores para llevar a cabo la reunión retrospectiva.

Consejos para realizar reuniones retrospectivas de forma remota

Llevar a cabo una reunión retro en persona es bastante diferente de realizar una en línea, principalmente porque el equipo está distribuido en todo el continente, si no en todo el mundo, y está limitado por sus dispositivos en términos de cómo se comportan durante la sesión.

Sin embargo, eso no significa que hacer un retro productivo de forma remota sea imposible. Aquí hay algunos consejos para mantener las cosas efectivas y atractivas en línea.

Asegúrate de que todos participen

Si su equipo está distribuido en diferentes zonas horarias, asegúrese de elegir un intervalo de tiempo conveniente para todos. Por lo general, los retros se llevan a cabo al final de un Sprint (también podrían llevarse a cabo durante el Sprint/proyecto si se extiende durante un largo período de tiempo). Mientras planificas tu Sprint, recuerda programar los retros en los calendarios del equipo desde el principio. Calcule el tiempo de su sesión e intente terminarla dentro del tiempo asignado para evitar causar inconvenientes a los participantes que podrían saltarse el almuerzo para unirse a la reunión.

Asegúrese de que todos participen. Si no pueden, asegúrese de que al menos brinden sus comentarios antes de la reunión para que aún puedan ser referidos y discutidos durante la reunión con todos los demás. Puede usar una plantilla retrospectiva prefabricada para recopilar sus comentarios.

Siga la etiqueta general de la reunión en línea

A veces, las cosas tienden a salirse de control durante una reunión en línea, y establecer pautas ayuda a manejarlo todo mejor. Para un resultado más productivo, explique lo que espera de los asistentes a su reunión y cómo desea que se comporten antes de la reunión.

Algunos de los protocolos de la reunión general a seguir como asistentes son:

• Vestir apropiadamente
• Asegúrese de estar ubicado frente a un fondo que sea apropiado para el trabajo (es decir, sin camas, habitaciones desordenadas, etc.)
• Silencia tu micrófono cuando no estés hablando
• No te distraigas. No mire fijamente su teléfono, escriba en su teclado o trabaje en otras tareas cuando alguien más está presentando
• Pon tu teléfono en silencio y apaga otras notificaciones
• No interrumpa mientras otros están hablando o hable por encima de ellos.
• Si tiene un comentario o una pregunta, llame la atención antes de hablar. Haga un gesto con la mano o diga 'pregunta' o 'comentario'
• Estar listo. Asegúrese de que su conexión, cámara y micrófono funcionen antes de la reunión

Cómo ejecutar una reunión remota productiva | Mejores prácticas y plantillas

Recopile comentarios antes de la reunión

Para pasar más tiempo de su reunión retrospectiva real analizando las ideas dadas y discutiendo elementos de acción para el futuro, recopile los comentarios del equipo antes de la sesión real.

Comparta una de las plantillas retrospectivas a continuación con el equipo con anticipación, permitiendo que todos enumeren sus fallas y triunfos, preocupaciones y sugerencias. Este enfoque también puede ayudar a los introvertidos a sentirse más cómodos compartiendo sus ideas y alentar a los miembros que pueden pensar que sus comentarios son más importantes a compartirlos sin sentirse aprensivos.

Crear un plan de acción

Los equipos distribuidos pierden fácilmente la noción de quién es responsable de hacer qué y cuándo se deben realizar las tareas. Para evitar cualquier confusión y responsabilizar a todos, cree un plan de acción simple que se comparta con todos.

O puede utilizar una herramienta de gestión de proyectos como Favro para crear tareas, asignar propietarios y realizar un seguimiento del progreso.

Utilizar la técnica retrospectiva correcta

La retrospectiva estándar hace que el equipo responda las preguntas, ¿qué salió bien? ¿Qué no salió bien? y que podemos mejorar? Si bien esto es bastante sencillo, puede hacer que las cosas se vuelvan obsoletas cuando lo haces repetidamente. Aquí hay algunas ideas de reuniones retrospectivas para hacer las cosas más divertidas y atractivas.

Iniciar, Detener, Continuar

Este enfoque reúne los comentarios de los participantes en 3 categorías;

• ¿En qué debería empezar a trabajar el equipo?
• ¿En qué debería dejar de trabajar el equipo?
• ¿En qué debe continuar trabajando el equipo?

Gustado, Aprendido, Carecido, Anhelado (4 Ls)

Divida el lienzo en 4 áreas y pida a los participantes que aporten individualmente sus ideas sobre cada una de las L.

• Me gustó: cosas que les gustaron del proyecto
• Aprendido - cosas que han aprendido
• Le faltó: cosas que el equipo ha hecho pero que podrían haberse hecho mejor
• Anhelado: cosas que desearon durante el proyecto.

Loco, Triste, Alegre

Este enfoque permite que el equipo comparta y agrupe sus comentarios en función de sus emociones sobre el sprint anterior.

• por lo que estaban enojados
• por lo que estaban tristes
• de lo que se alegraron

Una vez agrupadas las ideas, el equipo puede votar por ellas. Los que tengan más votos serán priorizados y se tomarán medidas durante el próximo sprint.

Velero

Este método compara técnicamente el sprint con un velero, haciendo que el equipo compare las cosas que afectaron el sprint con lo que impulsa un velero hacia adelante o hacia atrás.

• Sunshine: cosas que hicieron feliz al equipo
• Anclajes: cosas que impidieron que el equipo progresara
• Viento y nubes: las cosas que ayudaron al equipo a impulsarse
• Rocas y piratas: riesgos y obstáculos que pueden impedir que el equipo llegue a donde debe estar

KALM

KALM significa,

• Guardar (cosas que debes guardar)
• Agregar (cosas que necesita agregar)
• Más (cosas de las que necesitas más)
• Menos (cosas de las que necesitas menos)

Encuentra más técnicas retrospectivas aquí.

¿Tiene más consejos para realizar reuniones retrospectivas remotas productivas?

Al final de la reunión de retrospectiva, puede tomarse un poco de tiempo para reflexionar sobre cómo fue (¡una breve retrospectiva sobre la retrospectiva!). Anime al equipo a compartir sus comentarios sobre cómo mejorar la retrospectiva para que sea más productiva la próxima vez.

Las reuniones retrospectivas le brindan la oportunidad de reflexionar sobre los errores que cometió y dónde prosperó para planificar un futuro mejor. Aunque realizar una retrospectiva remota puede haberlo puesto en una posición difícil en el pasado, esperamos que esta publicación y las plantillas que hemos compartido lo ayuden a hacerlo con éxito a partir de ahora.

Si tiene algo que le ha funcionado especialmente al realizar reuniones retrospectivas remotas, compártalo con nosotros en la sección de comentarios a continuación.