Análisis de riesgos en proyectos y herramientas para facilitarlo | #38 Primeros pasos con la gestión de proyectos

El análisis de riesgos ayuda a aumentar las posibilidades de que un proyecto se complete con éxito. Pero, ¿qué tipos de riesgos pueden amenazar un proyecto? ¿Qué herramientas emplear para identificarlos a tiempo?

Análisis de riesgos – índice:

1. Introducción
2. Tipos de riesgo en los proyectos
3. Riesgos técnicos
4. Riesgo de recursos
5. Riesgos del entorno empresarial
6. Herramientas de análisis de riesgos
7. diagrama de ishikawa
8. Matriz de riesgo
9. Resumen

Introducción

El análisis de riesgos es un componente clave de la gestión de proyectos porque permite:

• identificación,
• evaluación y
• respondiendo a los riesgos potenciales, cuyo descuido podría hacer fracasar todo el proyecto.

Según el informe de 2021 del Project Management Institute (PMI), casi la mitad de los proyectos no logran sus objetivos y más de la mitad están atrasados ​​o por encima del presupuesto.

Tipos de riesgos en los proyectos

Los tres riesgos más comunes que afectan a la mayoría de los proyectos de la empresa son:

• Riesgo técnico : se refiere a problemas relacionados con el software, el hardware o los procesos que pueden impedir la implementación del proyecto.
• Riesgo de recursos : incluye problemas relacionados con la disponibilidad de recursos, como empleados, presupuesto o tiempo.
• Riesgo del entorno empresarial : se refiere a problemas como cambios en las reglamentaciones o la competencia.

Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de ellos para ver cómo identificar, analizar y responder a cada tipo de riesgo.

Riesgos técnicos

Para identificar y analizar eficazmente los riesgos técnicos, debe realizar un análisis detallado de las especificaciones técnicas del proyecto respondiendo a estas preguntas:

• ¿Qué tareas requerirán el uso de tecnología innovadora?
• ¿La organización tiene un equipo para desarrollar, implementar y operar el lado tecnológico del proyecto? Si no,
• ¿Qué proveedor de soluciones elegir y cómo formular un contrato con los contratistas?

También debe realizar un análisis de riesgos basado en escenarios para detectar posibles problemas y sus consecuencias. Para minimizar los riesgos técnicos, preste especial atención al control de calidad en el proyecto y prevea pruebas y mantenimiento regulares. También se puede considerar un plan de contingencia. El Project Manager también debe mantenerse al tanto de las innovaciones tecnológicas y consultar con expertos en el campo en el que se está implementando el proyecto.

Riesgos de recursos

Minimizar los riesgos de los recursos requiere un análisis de la disponibilidad de especialistas y trabajadores calificados, la disponibilidad realista del presupuesto y el tiempo para la ejecución ininterrumpida de las tareas.

Al analizar este tipo de riesgo, el Project Manager debe hacerse las siguientes preguntas:

1. ¿La organización cuenta con suficientes especialistas en áreas clave del proyecto , como programación, diseño o financiamiento, por ejemplo?
2. ¿Existen procedimientos y herramientas adecuados para la gestión de recursos , como la planificación de recursos o la presentación de informes?
3. ¿El presupuesto del proyecto incluye fondos suficientes para contratar o subcontratar recursos según sea necesario?

Riesgos relacionados con el entorno empresarial

Los riesgos comerciales están relacionados principalmente con la aparición del desarrollo dinámico de la competencia. También pueden referirse a nuevas regulaciones que afectan el presupuesto o el calendario del proyecto. Buenos ejemplos son la necesidad de certificación de soluciones o procedimientos oficiales que preceden a la introducción del resultado en el mercado o la necesidad de la continuación del proyecto.

Las preguntas de muestra que pueden ayudar al Project Manager a analizar los riesgos comerciales son las siguientes:

1. ¿Somos conscientes de los posibles cambios regulatorios en la industria en la que opera nuestro proyecto?
2. ¿Hemos analizado las amenazas potenciales de los competidores , como nuevos productos o servicios?
3. ¿Tenemos un plan de contingencia en caso de cambios adversos en el entorno empresarial , como una disminución en la demanda de nuestro producto o servicio?

Herramientas de análisis de riesgos

Para el análisis de riesgo inicial, un DAFO ampliamente aplicado funcionará bien. Sin embargo, a la hora de realizar un diagnóstico exhaustivo de los riesgos tecnológicos, de recursos y de negocio, es mejor optar por herramientas especializadas dedicadas. Los siguientes son famosos por su eficacia:

• El diagrama de Ishikawa también se llama diagrama de pez debido a su forma distintiva, y
• Matriz de riesgo.

diagrama de ishikawa

El diagrama de Ishikawa es una herramienta para identificar y analizar las causas de problemas y riesgos potenciales. Fue desarrollado por el Dr. Kaoru Ishikawa, ingeniero y consultor de calidad japonés. Ishikawa fue un conocido conferencista y experto en gestión de calidad y el creador de muchas otras herramientas y métodos relacionados con la calidad, como el diagrama de Pareto y el diagrama de histograma. Ishikawa trabajó principalmente en la industria, pero sus herramientas y métodos también encontraron aplicación en otros campos, incluida la gestión de proyectos.

El diagrama de Ishikawa presenta un problema en forma de gráfico de causa y efecto, del cual se pueden extraer las causas clave del problema. Entre otras cosas, puede proporcionar una evaluación destinada a descubrir riesgos técnicos. Esto se debe a que puede identificar posibles deficiencias o problemas relacionados con la tecnología y determinar sus causas.

Matriz de riesgo

La matriz de riesgos apareció por primera vez en la década de 1950 en la industria aeroespacial, donde se aplicó para evaluar los riesgos de seguridad de vuelo. La herramienta es popular no solo en la gestión de proyectos, sino también en el análisis comercial, científico o de seguridad.

La matriz de riesgo le permite determinar el nivel de riesgo de cada peligro asignándole un peso basado en su probabilidad de ocurrencia y efectos. Es una tabla simple en la que las filas representan los distintos riesgos y las columnas representan la probabilidad de ocurrencia y el impacto.

El diagrama de matriz de riesgo consta de cuadrados que representan riesgos individuales. Cada peligro se asigna a uno de los cuatro cuadrados que corresponden al nivel de riesgo:

• bajo,
• medio,
• alto o
• muy alto.

Los cuadrados brindan información sobre la probabilidad de ocurrencia y las consecuencias del riesgo. Al emplear la matriz de riesgos, el Project Manager puede identificar qué riesgos están asociados con el proyecto y considerar qué acciones tomar para minimizarlos.

Resumen

El análisis de riesgos identifica, evalúa y responde a los riesgos potenciales que podrían afectar el éxito de un proyecto. Sin embargo, la volatilidad del entorno empresarial actual hace que sea cada vez más difícil analizar y sacar conclusiones precisas. Están surgiendo nuevos tipos de riesgos relacionados, por ejemplo, con la ciberseguridad, la inflación o la disponibilidad de materias primas. Por lo tanto, vale la pena recordar que el análisis de riesgos es un proceso continuo, repetido y actualizado que se lleva a cabo a lo largo del proyecto.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

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2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
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4. Métodos de gestión de proyectos
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10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
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13. ciclo de vida del proyecto
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