Gestión de riesgos en las relaciones comerciales: cuatro consejos básicos para agencias y empresas

La gestión de riesgos es fundamental para el éxito de su empresa. ¡Cualquier negocio grande tarda años en construirse y todo este tiempo simplemente no puede moverse sin relaciones comerciales! Aquí no se toleran chanclas ni renegados. Los socios de calidad se eligen por un período prolongado, las alianzas se construyen estratégicamente. Los clientes siempre han confiado en profesionales conocedores de su oficio, aptos para estudiar el negocio, confiables en materia financiera y felices de crecer juntos.

Sin embargo, no tiene sentido creer que encontrar el socio adecuado es un "trabajo a medio hacer". Una gran idea no es nada sin implementación, la conclusión del tratado no es nada sin una fuerte colaboración durante el objetivo general.

Hay varias fases en el proceso de gestión de riesgos al integrar un negocio y una agencia. Y estos están estrechamente relacionados con las etapas de desarrollo del proyecto.

La Primera Etapa – Conociéndonos Unos a Otros

Cada lado demuestra sus fortalezas, indica sus logros profesionales y comparte sus experiencias. Esta fase sigue a una evaluación preliminar del potencial de la otra parte. Esta es la primera conversación real que puede mostrarnos si seremos una buena pareja o no.

La agencia está naturalmente interesada en una decisión a su favor. La empresa espera que su misión y sus recursos lleguen a las personas adecuadas, que no desaparezcan o cambien a otro proyecto en una semana. La empresa querrá confiar en una agencia proactiva para estimar los riesgos y asegurarse de que se destaque entre la multitud mientras logra los resultados necesarios para aumentar los ingresos.

Consejo para una agencia: No engañes a una empresa inculcando falsas percepciones sobre tu trabajo. Examinar el negocio: su sitio web, posición en el mercado, puntos débiles y fuertes, así como sus principales competidores. Asegúrese de que el cliente tenga una tarea definida y comprenda los objetivos. Piense en sus riesgos financieros en los negocios. Sea positivo acerca de que todos estos puntos coincidan con su perfil y tenga experiencia en resolver problemas similares. Elabora un pronóstico con tu propia visión de la situación. Hable acerca de sus posibilidades reales. No mientas. Y no dé la impresión de que desea competir con el equipo de marketing interno del cliente: concéntrese en la interacción. Discuta los riesgos. Prepare una lista de KPI y métricas que los ayudarán a ambos a moverse en la dirección correcta.

Consejo para un negocio: no te enamores y trata de evitar las expectativas excesivas. Examine la experiencia de la agencia en la resolución de tareas similares, lea las opiniones de otros clientes sobre sus servicios. Formule tareas específicas, no abstractas, basándose en el análisis de su situación real. Trate de evitar las expectativas infladas, porque durante el período inicial no será tan fácil para el equipo de la agencia hacer frente incluso a las tareas que ellos mismos se propusieron. Y mucho menos superar sus resultados. Sería genial poder manejarlo usted mismo, de lo contrario, no dude en contratar un departamento de gestión de riesgos.

La Segunda Etapa – Inicio del Proyecto

En la segunda fase de las relaciones, una empresa suele tener expectativas excesivas. Y una agencia a menudo encontrará sus primeros problemas serios. La gestión racional del riesgo aquí puede hacer que ambas partes ganen. Estos pueden ser una o dos tareas adicionales con una prioridad más alta, errores en el tiempo estimado de las tareas o la necesidad de respaldar soluciones anteriores que se implementaron antes. Esto puede conducir primero a retrasar la fecha límite, las discrepancias entre los resultados esperados y los reales, y otras sutilezas que son tan menores a largo plazo, pero tan tangibles al principio.

Consejos para una agencia: esto es crucial para comenzar su trabajo en el proyecto al establecer un cronograma y una división de responsabilidades entre los miembros del equipo del proyecto. Cada uno debe entender su área de preocupación. Preste atención a los detalles e intente monitorear constantemente el flujo de trabajo. Los errores que pueden pasar desapercibidos seis meses después pueden tener un efecto de bola de nieve al principio. Por lo tanto, esta será la opción perfecta si los miembros de su equipo mantienen sus tareas en un único sistema de gestión de tareas colectivas, donde pueden anotar sus resultados, problemas, solicitar datos adicionales, priorizar tareas o dejar comentarios. Esta solución puede demostrar el panorama general en cualquier etapa de la cooperación, así como encontrar un "cuello de botella" si algo sale mal. No olvide programar reuniones periódicas.

Consejo para un negocio: no presione demasiado. Resalte los errores, brinde consejos, comparta su visión y brinde comentarios de calidad. Pero, por favor, trata de ser lo más educado posible. Dígales que controlará el proceso, pero evite la microgestión. Un equipo en el lado opuesto realmente necesita tu apoyo. Es cierto, la lealtad aún no se ha ganado, pero tu apoyo puede ser un anticipo que dinamizará al equipo. Cree en ellos, y tu confianza se traducirá en una excelente consecuencia para ti.

La Tercera Etapa – El Primer Hito

Una agencia proporcionará un informe para un período específico: un mes o un trimestre. Usted discute los logros alcanzados. ¿Cómo difieren estos resultados de lo que se planeó originalmente?

Es importante discutir todos los asuntos abiertamente. ¿Qué se hizo bien y por qué durante este período? ¿Qué parte del plan no se ha implementado y por qué? ¿Qué cambios se han producido durante el proceso y cuál fue nuestra reacción ante ellos? ¿Cómo realizó cada equipo tareas específicas? ¿Qué se debe mejorar en el próximo período? Todos estos son ejemplos de riesgos que siempre debes tener en cuenta.

Consejo para una agencia: monitoriza tus resultados a diario. Si has notado un posible problema, cuéntaselo a tu cliente, ofrécele soluciones y tu ayuda. No le recomendamos que espere hasta que este problema se resuelva solo. Incluso si su cliente no le brinda ninguna información, o un gerente en su oficina está sobrecargado y no puede responder a las preguntas que le hace a tiempo, al menos el 50% de la responsabilidad recae en usted. Así que es hora de actuar bajo tu propia autoridad, especialmente si sabes cómo resolver este problema a tiempo.
En la mayoría de los casos, esto tendrá un efecto positivo si superas las expectativas de los dueños de negocios y, por lo tanto, confirmas tu calidad y habilidad.

Haga un esfuerzo adicional, dedique un poco más de tiempo a los detalles. Mire el núcleo mismo de la tarea en cuestión. Si cumplió o incluso cumplió en exceso con el acuerdo, si logró eliminar los riesgos , bien hecho, ahora es el momento de pensar qué más se puede hacer. ¡Seguir avanzando!

Consejos para una empresa: evaluar la situación. ¿El rendimiento se alinea con lo que esperaba a cambio? ¿El equipo ha cumplido con sus expectativas? ¿Qué conocimientos se han obtenido de la colaboración? ¿En qué es buena la agencia? ¿Qué está fallando y por qué?

Habla, tu opinión es importante. Si alguna trivia te parece obvia, podría ser algo nuevo para el lado opuesto.

Cuéntales sobre tus planes. Dígales lo que ha sucedido de su lado durante este período de tiempo. ¿Qué ha cambiado en su empresa, qué cambios se prevén para un futuro próximo?
En esta fase, ambas partes suelen acordar objetivos a largo plazo: seis meses, un año o más. Por lo tanto, cada parte debe estar segura de que la estrategia avanza en la dirección correcta con suficientes recursos y que la comunicación es clara. Es sumamente importante acordar hitos: meses, trimestres. Si hay algún problema con la colaboración, debe sacarse a la luz, discutirse y resolverse. La mayoría de los problemas que residen en un proyecto típico se encuentran en la comunicación. Los pequeños problemas y malentendidos a menudo se convierten en conflictos prolongados. Y esto conduce a la pérdida de eficacia.

La Cuarta Etapa – Colaboración Exitosa

El proyecto está evolucionando, los KPI funcionan según lo planeado, los equipos han elaborado un modelo para una colaboración exitosa.

Consejo para una agencia: además del buen trabajo creado ahora, se supone que debes ofrecer una imagen de futuro. Invierte tiempo en el desarrollo de tu cliente. Analice sus resultados, presénteles nuevas oportunidades, ofrezca nuevas herramientas. Prepare una lista de recomendaciones y muéstreles los 'números' de nuevas ganancias posibles. Este es un momento para proponer otros de sus servicios.
Recuerde que no basta con hacer bien su trabajo. Todo el mundo se preocupa por el futuro. Y tienes el poder de participar en la creación de este futuro, compartido por ti y tu pareja.

Consejo para los negocios: sigue adelante. Continúe organizando reuniones regulares, haga preguntas, comparta ideas y noticias sobre su negocio. Busque algunos beneficios para su equipo interno de la colaboración con la agencia. Confía en tu pareja, pero no olvides observar desde un lado y brindar retroalimentación.

Últimas palabras sobre la gestión de riesgos

No se puede negar que cada relación comercial tiene sus propios detalles. Definitivamente no podemos darle un guión general perfecto que lo ayude a cooperar con su cliente o agencia subcontratada con éxito y evitar todas las dificultades. Sus relaciones con un cliente de pequeña empresa serán completamente diferentes a las de un cliente de gran empresa, la relación con una empresa europea será diferente de la estadounidense o asiática. Y hay un millón de otros factores que influyen en sus relaciones comerciales, incluso dentro de su empresa.

Consejos para una agencia:
– Analizar el negocio del cliente a fondo
– Analiza cuidadosamente la fuerza de tu equipo
– No empieces el trabajo si tu cliente tiene una tarea demasiado abstracta
– Sea honesto con su cliente en cualquier situación
– Asigna responsabilidades entre tu equipo en base a sus habilidades reales
– Supervisar el proceso de trabajo constantemente
– Reúnase y discuta sus resultados y problemas con un cliente de manera sistemática
– Hacer todo lo posible para lograr los objetivos del cliente
– Trate de mantener la relación con un cliente después de que se complete el proyecto si se da cuenta de una gran perspectiva en la asociación

Consejos para los negocios:
Analiza tu negocio y define tus puntos débiles reales y áreas a mejorar
Establezca sus objetivos y prepare una lista de consultas técnicas legibles
Esté al día, coordine su estrategia si esto no se ajusta completamente a su propia visión.
Controle el proceso, pero evite la microgestión
Pruebe el tamaño de la agencia, si es realmente bueno, podría ayudar a su equipo interno a progresar y mejorar sus otras áreas comerciales.