La lista definitiva de técnicas de gestión de riesgos visuales

Ya sea una corporación multinacional o una startup, los riesgos no se pueden evitar. Es parte de cualquier esfuerzo nuevo o rutinario.

La mejor manera de reducir el impacto negativo que los riesgos pueden tener en su negocio es incorporar técnicas de gestión de riesgos en su estructura empresarial.

En esta publicación, analizaremos las técnicas visuales de gestión de riesgos que puede utilizar durante cada etapa de su estrategia de gestión de riesgos.

¿Qué es la Gestión de Riesgos?

La gestión de riesgos es un proceso en el que los riesgos se identifican y controlan de forma proactiva. Permite a las empresas mejorar sus posibilidades de éxito al minimizar las amenazas y maximizar las oportunidades.

La gestión de riesgos es esencial para una empresa, ya que ayuda a prevenir pérdidas financieras y aumentar los ingresos. Otros beneficios de la gestión de riesgos incluyen,

• Ayudar a identificar proyectos que podrían estar encaminados hacia problemas y aplicar soluciones
• Ayuda a prepararse para amenazas inesperadas de antemano
• Ayudar a proporcionar suficientes datos para tomar mejores decisiones con respecto a proyectos/eventos
• Ayudar a mejorar la comunicación entre las partes interesadas y los equipos de proyecto
• Ayude a los equipos a concentrarse más en los resultados clave

Las etapas clave de un proceso de gestión de riesgos son la identificación de riesgos, el análisis de riesgos y la planificación para mitigar los riesgos. Estos se detallan a continuación junto con las técnicas de gestión de riesgos que puede utilizar.

Identificar riesgos

El proceso de gestión de riesgos comienza con la identificación de riesgos por adelantado una vez que haya establecido la meta. La identificación de riesgos se debe hacer al principio de un proyecto y no se debe hacer a la mitad o durante un proyecto, ya que puede ser demasiado tarde.

La identificación de riesgos se puede hacer de 2 maneras

• Mediante la identificación de las causas fundamentales y el impacto que pueden tener
• Al identificar las funciones esenciales que la empresa debe realizar para alcanzar una meta e identificar cómo pueden fallar.

Los siguientes métodos visuales de gestión de riesgos se pueden utilizar para identificar los riesgos de antemano.

1. Diagrama de árbol de decisión

Los árboles de decisión se utilizan para tomar decisiones cuando se enfrenta a múltiples opciones. Le permite evaluar los valores de los resultados y las posibilidades de lograrlos. Esto, a su vez, ayuda a tomar una mejor decisión.

Cómo usarlo

Paso 1: Identifique decisiones y prepare un diagrama de árbol de decisiones basado en decisiones, costos y recompensas de opciones inciertas disponibles para usted.

Paso 2: Calcule la probabilidad de que ocurra un riesgo y asígnela

Paso 3: En este paso, debe identificar el valor monetario del riesgo, o en otras palabras, cuánto le costaría si el riesgo ocurriera.

Paso 4: Calcule el valor monetario esperado (EMV) de cada ruta de decisión multiplicando la probabilidad y el impacto

Plantilla de análisis del árbol de decisiones (haga clic en la plantilla para editarla en línea)

2. Diagrama de influencia

Se utiliza un diagrama de influencia para representar el resumen de información de un árbol de decisión. Muestra variables que se conocen y se desconocen a la hora de tomar una decisión y las relaciones que existen entre ellas.

Los rectángulos indican decisiones, los óvalos representan incertidumbres y valores o los resultados requeridos se indican mediante rombos. La influencia que cada variable tiene sobre la otra se representa con flechas.

Cómo usarlo

Paso 1: Identifique las decisiones a tomar para alcanzar su objetivo

Paso 2: considere los riesgos y los factores de rendimiento que pueden influir en el logro de su objetivo.

Paso 3: Reconocer los factores secundarios que afectan la incertidumbre asociada con los factores de desempeño.

Paso 4: Identificar los factores de riesgo de segundo orden que pueden influir en los factores secundarios.

Paso 5: Continúe averiguando qué factores influyen en la incertidumbre hasta que se identifiquen todos los riesgos clave.

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3. Análisis FODA

Ya sea que esté planificando un nuevo proyecto o desarrollando un nuevo proceso, un análisis FODA puede ayudarlo a obtener información sobre los riesgos que pueden ocurrir. Le ayuda a identificar las Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades asociadas con el evento.

Cómo usarlo

Para aprender a usar un análisis FODA, consulte nuestro artículo Análisis FODA: qué, por qué y cómo usarlos de manera efectiva.

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4. Diagrama de espina de pescado

También conocido como diagrama de Ishikawa y diagrama de causa y efecto, el diagrama de espina de pescado se utiliza para dividir un problema e identificar las causas fundamentales. Funciona hacia atrás, ya que ayuda a identificar las causas de un determinado efecto.

Cómo usarlo

Nuestra Guía definitiva de diagramas de espina de pescado cubre cómo usar un diagrama de espina de pescado en profundidad.

Plantilla de diagrama de espina de pescado (haga clic en la plantilla para editarla en línea)

5. Mapas de procesos

Los mapas de procesos ayudan a visualizar los pasos principales y las relaciones entre ellos en un proceso. Al hacer que las personas que realmente lo realizan describan el proceso utilizando un mapa de procesos, puede verificar su precisión. Esto también ayuda a identificar cuellos de botella y bloqueadores por adelantado.

Cómo usarlo

Paso 1: Identifique el equipo que necesita mapear, ya sea un proceso nuevo o un proceso que se está rediseñando

Paso 2: Reúna a todas las personas involucradas en la ejecución/desarrollo del proceso y haga una lluvia de ideas sobre toda la información relacionada con el proceso, como entradas, salidas, etc.

Paso 3: Realice los pasos que identificó y póngalos en orden secuencial

Paso 4: Dibuje un mapa que muestre el estado actual del proceso

Paso 5: Identifique los cuellos de botella y fallas en su proceso

Consulte la Guía fácil para el mapeo de procesos para conocer qué son los mapas de procesos, los símbolos de los mapas de procesos, los tipos de mapas de procesos, etc.

Mapa de Procesos para la Gestión de Riesgos (Haga clic en la plantilla para editar en línea)

Analizar el Riesgo Identificado

Una vez que haya identificado los riesgos, el siguiente paso es evaluar los riesgos para ver qué tipo de impacto tienen en su negocio y proyectos actuales. Al analizar correctamente los riesgos, podrá priorizar qué riesgo tiene el mayor impacto en su negocio.

El análisis de riesgos se puede hacer de dos maneras

• Análisis cualitativo de riesgos: aquí los riesgos se analizan en función de la probabilidad de que ocurran y el impacto que puedan tener en proyectos, negocios, etc.
• Análisis de riesgo cuantitativo: cuantifica los posibles resultados y evalúa la probabilidad de lograr los objetivos.

Los siguientes son algunos métodos de gestión de riesgos que puede utilizar para ayudar durante la fase de análisis del proceso de gestión de riesgos.

1. Matriz de Probabilidad e Impacto de Riesgos

Esta es una herramienta que se puede utilizar para realizar una evaluación de riesgos cualitativa. Ayuda a evaluar el impacto relativo (alto o bajo) de un riesgo y la probabilidad de su ocurrencia (alta o baja).

Cómo usarlo

De acuerdo con la matriz de probabilidad e impacto del riesgo, los riesgos tienen dos dimensiones

1. Probabilidad- La probabilidad de que ocurra un riesgo puede variar de 0% a menos de 100%, por lo tanto, es un evento que puede ocurrir.
2. Impacto: un riesgo siempre tiene un impacto negativo.

En la matriz de probabilidad e impacto del riesgo, puede calificar los riesgos potenciales en función de estas dos dimensiones. En función de dónde se coloque el riesgo en la matriz, puede priorizarlo como

• Bajo impacto – baja probabilidad
• Bajo impacto – alta probabilidad
• Alto impacto – baja probabilidad
• Alto impacto – alta probabilidad

Si bien los riesgos en la esquina inferior izquierda a menudo se pueden ignorar, los riesgos ubicados en la esquina superior derecha deben tener la máxima prioridad.

Matriz de Probabilidad de Riesgo e Impacto (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

2. Diagrama de Pareto

Los diagramas de Pareto son una excelente manera de identificar qué problemas deben priorizarse en función del efecto acumulativo que tiene en un sistema. Mientras que la longitud de las barras representa la frecuencia o el costo (tiempo o dinero), las barras están dispuestas con las barras más largas a la derecha y las barras más cortas a la derecha. De esta manera, representa qué situación es la más significativa.

Cómo usarlo

Paso 1: Identifique las categorías que desea usar para agrupar los elementos y las medidas (es decir, frecuencia, costo, tiempo, etc.)

Paso 2: Decida el período de tiempo (una hora, una semana o un día, etc.) que desea que cubra el gráfico de Pareto

Paso 3: recopile los datos junto con la categoría y subtotalice las medidas para cada categoría

Paso 4: determine la escala correcta para las medidas y marque la escala en el lado izquierdo de la tabla

Paso 5: Etiquete las barras para cada categoría, colocando la más alta en el extremo izquierdo

Paso 6: Calcula el porcentaje para cada categoría

Paso 7 : Calcular y dibujar sumas acumuladas

Diagrama de Pareto para la Gestión de Riesgos (Haga clic en la plantilla para editar en línea)

3. Análisis del árbol de fallas

El análisis del árbol de fallas ayuda a identificar las probabilidades de varios resultados de fallas y fallas dadas. El análisis del árbol de fallas ayuda a identificar la probabilidad de que ocurra un evento al visualizar un determinado evento en la parte superior y las condiciones que causan ese evento.

Cómo usarlo

Paso 1: Identifique la falla/ falla que debe analizarse

Paso 2: Enumere las causas inmediatas o directas de la falla. Examine minuciosamente cada paso hasta que se analicen las causas fundamentales.

Paso 3: Una vez que aplique los datos al árbol de fallas, utilícelos para hacer la evaluación

Diagrama de análisis de árbol de fallas (haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Planificación para evitar riesgos futuros

En la fase de planificación del ciclo de gestión de riesgos, debe prestar atención a mitigar los riesgos encontrando soluciones y controlándolos. A partir de los riesgos que tienen un impacto más severo en sus proyectos u organización, descubra cómo minimizar su efecto.

1. Diagrama de rueda de futuros

La rueda de futuros es una herramienta que puede utilizar para identificar los resultados directos e indirectos de una determinada tendencia, evento o decisión.

Cómo usarlo

Paso 1: Identifique el cambio. Esto podría ser un problema o un riesgo potencial.

Paso 2: Haga una lluvia de ideas sobre las posibles consecuencias de la tendencia.

Paso 3: Haga una lluvia de ideas sobre las consecuencias secundarias o de “segundo orden” relacionadas con las consecuencias de “primer orden” que identificó anteriormente. Puede continuar expandiendo el diagrama agregando varias capas.

Paso 4: Una vez que se completa la rueda de futuros, puede obtener una descripción general de las consecuencias directas e indirectas del cambio que desea implementar.

Paso 5: Tome las consecuencias negativas e identifique las posibles acciones que puede tomar para controlarlas.

Plantilla de Rueda de Futuros (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

2. Gráfico del programa de decisión del proceso

El gráfico del programa de decisión del proceso (PDPC) lo ayuda a analizar qué podría salir mal en un plan que está en desarrollo. Puede usar el gráfico para modificar su plan a fin de evitar que ocurra el problema y preparar un plan de contingencia para mitigar el riesgo.

Cómo usarlo

Paso 1: Cree un diagrama de árbol del plan, enumerando los objetivos, las actividades principales y las tareas que deben completarse en cada actividad.

Paso 2: Tome las tareas en el tercer nivel y haga una lluvia de ideas sobre lo que podría salir mal

Paso 3: Si las consecuencias de los problemas identificados anteriormente son insignificantes, déjelos fuera. Agregue los problemas significativos relacionados con cada tarea en el diagrama de árbol como un cuarto nivel.

Paso 4: Cree contramedidas para cada problema y agréguelas como un quinto nivel al diagrama

Paso 5: Considere qué tan práctica es cada contramedida en términos de tiempo, recursos, costo, etc. Puede usar una X para marcar la solución poco práctica y una O para marcar aquellas que son prácticas.

Consulte este artículo sobre PDPC para obtener más información sobre la herramienta.

Diagrama del programa de decisión del proceso – PDPC (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

3. Análisis de riesgo-recompensa

El análisis de riesgo-recompensa es una herramienta que puede utilizar para evaluar el perfil de riesgo y recompensa de diferentes opciones.

Cómo usarlo

Paso 1: enumere las opciones y los posibles riesgos relacionados con ellas

Paso 2: Trace los riesgos y las recompensas en el gráfico de análisis de riesgo-recompensa

Paso 3: Si bien algunas opciones pueden tener un perfil positivo de riesgo-recompensa, tómese el tiempo para ver si también debe dedicar tiempo a mitigar los riesgos de otras opciones.

Paso 4: compare cada opción entre sí para identificar la mejor opción para usted

Riesgo: plantilla de análisis de recompensas (haga clic en la plantilla para editar en línea)

Añadir a la Lista de Técnicas Visuales de Gestión de Riesgos

Las técnicas de gestión de riesgos que hemos discutido anteriormente lo ayudarán a identificar, analizar y controlar los riesgos que pueden ocurrir durante sus proyectos o el desarrollo de nuevos procesos comerciales.

¿Conoce alguna otra técnica visual que se pueda utilizar para gestionar los riesgos? Háganos saber en la sección de comentarios a continuación.