Automatización de ventas: por qué es hora de automatizar su equipo de ventas

Siempre estar cerrando. ¿Suena familiar?

Los líderes de ventas predican constantemente a sus representantes para que cierren más tratos. Sin embargo, muchos no han dado los pasos necesarios hacia la automatización de las ventas, lo que hace que se queden atrás.

¿Cómo puede estar siempre cerrando si está atado detrás de su escritorio ingresando datos?  

La automatización de ventas es clave para aumentar los ingresos. Actualmente, los representantes de ventas dedican solo un tercio de sus horas productivas a hablar con prospectos. Pasan el resto de su tiempo haciendo tareas cotidianas como ingresar datos, buscar prospectos, reuniones de equipo y programar. Pero imagine cuánto más podría vender su negocio si utilizara la automatización de ventas para liberar los otros dos tercios del tiempo de su equipo.

Al automatizar su equipo de ventas, permitirá que los representantes se concentren en lo que más le importa a usted (y a ellos): crear relaciones significativas con clientes potenciales que cierren más negocios y conduzcan al crecimiento del negocio.

Así que profundicemos.

Primero: ¿Qué es la automatización de ventas?

Para automatizar con éxito su equipo de ventas y adoptar la automatización de ventas, es crucial tener una comprensión profunda de qué es exactamente.

La automatización de ventas es la simplificación de las tareas administrativas manuales mediante el uso de software, inteligencia artificial y otras herramientas digitales. Básicamente, es poner las tareas mundanas del día a día de sus representantes en piloto automático con el uso de la tecnología.

Al eliminar estos deberes administrativos, sus representantes pueden concentrarse más en conectarse y vender a clientes potenciales y clientes. Además, la automatización de ventas unifica su proceso de ventas. Al automatizar estas tareas, su equipo tendrá un enfoque iterativo para seguir, enjuagar y repetir.

Informe de HubSpot encuentra que la automatización de ventas mejora la productividad de los representantes

No se fíe sólo de mi palabra. Profundicemos en algunos datos.

El informe de habilitación de ventas de 2021 de HubSpot encuestó a 500 líderes de ventas diferentes en ocho países diferentes y descubrió que el 40 % no alcanzó sus objetivos de ingresos el año pasado. Curiosamente, la mayoría de estos líderes de ventas, independientemente de su desempeño, clasificaron los CRM y el software de videoconferencia como las herramientas más importantes para la venta remota. Lo que separaba a los que tenían un desempeño superior al deficiente era cómo los líderes de ventas usaban estas herramientas. El sesenta y uno por ciento de los líderes con un rendimiento superior utilizaron su CRM para automatizar su proceso de ventas en comparación con solo el 45 % de los líderes con un rendimiento inferior.

Entonces, la diferencia se reduce al uso de la herramienta. Si bien la adopción de tecnología de ventas es un primer paso vital, la automatización de ventas es fundamental si los líderes quieren ver un crecimiento.

Siga estos cuatro pasos para automatizar su equipo de ventas

Tener un plan estratégico para implementar la automatización en sus procesos de ventas es clave. Así que describí los siguientes pasos como una guía para ayudarlo a automatizar sus equipos de ventas, cerrar más tratos y generar más ingresos para su negocio.

1. Establecer un campeón de automatización de ventas

Uno de los mayores desafíos que veo cuando las empresas intentan implementar la automatización de ventas es la desconexión entre ventas y marketing. El equipo de marketing suele ser el departamento que posee el software de automatización. Suelen ser responsables de armar flujos de trabajo o secuencias en HubSpot o el CRM de su elección. Sin embargo, no trasladan este conocimiento a los equipos de ventas. A menudo piensan que han hecho su trabajo, pero dejan caer la pelota justo en los pies del representante de ventas.

La solución es establecer un campeón de automatización de ventas. Esta persona debe hacerse cargo de los procesos de marketing y ventas de la organización y ayudar a conectarlos. Esta persona es responsable de garantizar que los representantes de ventas tengan todas las herramientas en su caja de herramientas para automatizar sus procesos. También son responsables de capacitar a estos miembros del equipo en estas herramientas y asegurarse de que sepan cómo usarlas de manera efectiva.

El campeón de la automatización de ventas tomará la iniciativa en los siguientes pasos y se asegurará de que la pelota no se caiga entre los departamentos.

2. Organice la garantía de ventas existente

No puedes arreglar lo que ni siquiera sabes que tienes. Por lo tanto, para adoptar con éxito la automatización de ventas, es crucial definir cuáles son sus procesos actuales, dónde sus representantes podrían estar pasando demasiado tiempo y qué podría necesitar para implementar la automatización.

Este proceso incluye reunirse con su equipo de marketing y categorizar todas las garantías de marketing y ventas que los equipos de ventas deben usar en su automatización. Estos pueden incluir lo siguiente:

• Plantillas de correo electrónico
• Guías
• Folletos
• libros electrónicos
• Libros de jugadas

Una vez que haya establecido todo lo que tiene para que use el equipo de ventas, determine si se puede acceder fácilmente a ellos.

Los representantes de ventas son buenos para dar excusas y crearán garantías de ventas fuera de la marca por su cuenta. Esto provoca estrés y división entre los equipos de ventas y marketing.

Así que no les dé ninguna razón para no usar estas herramientas. Recuerde, su trabajo es vender y no buscar en el sitio web para encontrar garantías de marketing. Si los recursos y herramientas utilizados en sus procesos automatizados son fáciles de encontrar, la automatización de ventas será más fácil de lograr. Esto también incluye crear una convención de nomenclatura fácil de usar para todos los archivos y alojarlos en una biblioteca de documentos central y de fácil acceso.

3. Estandarizar los procesos de venta

Una vez que tenga sus activos de marketing organizados y agregados a su plataforma de automatización de marketing, como HubSpot, comience a mapear las áreas en sus procesos de ventas actuales que deben optimizarse. Esto puede ser un poco abrumador, así que aquí hay algunos pasos para ayudarlo a concentrarse en las áreas más críticas.

1. Determine y elimine cualquier tarea no esencial que no agregue valor al negocio.
2. Crea una lista de tareas esenciales para el proceso de ventas.
3. ¿Se pueden estandarizar estas tareas con la garantía de marketing anterior?
4. Si es así, proponga un proceso estandarizado.
5. Utilice la automatización para que este proceso sea fácil para cada representante.

No podrá estandarizar todos sus procesos de venta a la vez. Así que concéntrese en lo que agregará más valor a su negocio. ¿Hay áreas en las que puede lograr ganancias rápidas? Si es así, es posible que desee hacer de este su enfoque. Si los miembros del equipo ven los resultados rápidamente, la estandarización de otros procesos será más fácil en el futuro.

La estandarización de los procesos de ventas es un paso significativo en la dirección de la automatización de ventas. Al tener una forma centralizada en la que todos sus representantes administran su prospección, alcance y seguimiento de acuerdos, a su equipo le resultará más fácil administrar las tareas que tienen entre manos.

Pero la automatización llevará las cosas un paso más allá. Y ahora que todos los procesos están estandarizados, es mucho más fácil.

4. Decide qué quieres automatizar

Si usa un CRM como HubSpot, hay tantas herramientas de automatización diferentes que es imposible enumerarlas todas. Pero aquí hay algunas áreas clave que probablemente están perdiendo el tiempo para sus representantes y que son bastante fáciles de implementar una vez que tenga un proceso estandarizado.

Datos de prospección

¿Sus representantes pierden el tiempo buscando en la web información general cuando les asigna nuevos clientes potenciales? Facilíteles la prospección brindándoles un lugar centralizado para encontrar todos los datos de prospección que necesitan.

Muchos CRM le permiten crear flujos de trabajo que activan notas internas de la información de un cliente conocido, como el tipo de industria, el tamaño de la empresa, los puntos débiles y los objetivos. La herramienta Perfiles de bandeja de entrada en HubSpot Sales llevará toda esta información a una ubicación centralizada. Los representantes de ventas podrán ver cualquier dato histórico sobre el contacto, sus perfiles de redes sociales y cualquier otra información relevante de la empresa. HubSpot incluso brindará información sobre la última página en la que se convirtieron, lo que permite que un representante envíe un correo electrónico aún más personalizado.

Alcance de correo electrónico

La comunicación basada en plantillas a menudo se desaconseja en las ventas. Y con razón. Nunca querrás sonar como un robocaller. Pero, el alcance del correo electrónico se puede automatizar de una manera que sea beneficiosa para sus representantes y efectiva con sus prospectos.

Los CRM como HubSpot ofrecen plantillas de correo electrónico que se personalizan fácilmente según el cliente potencial. Simplemente escriba versiones maestras de los correos electrónicos de divulgación que se envían comúnmente y guárdelos como plantillas. Adjunte fácilmente material de marketing como guías, libros electrónicos o propuestas a estos correos electrónicos y siga su camino.

Las campañas de correo electrónico también se pueden automatizar en HubSpot, por lo que no tienes que enviar varios correos electrónicos seguidos a los clientes potenciales. La función de secuencias permite a los equipos de ventas configurar una campaña de correo electrónico exclusiva para un cliente potencial específico.

Entonces, por ejemplo, si un prospecto no responde al primer contacto de un representante, se puede establecer una fecha para que se envíe otro correo electrónico de seguimiento. HubSpot incluso te permite agregar tokens de personalización que mostrarán contenido personalizado a los contactos según los valores de sus propiedades en tu CRM. Cuando el cliente potencial responde, puede cerrar rápidamente estas secuencias.

Este tipo de automatización tomará el lugar de volver a involucrar a los contactos antiguos, lo que ayudará a su equipo de ventas a dedicar más tiempo a cerrar tratos con los clientes potenciales que ya están comprometidos.

Calendarios

Programar reuniones puede ser una pérdida de tiempo, especialmente si está trabajando con varias personas, saltando entre horarios. Al automatizar los calendarios de sus representantes, puede eliminar las idas y venidas de configurar una reunión.

HubSpot Meetings es una excelente herramienta que se sincroniza con tu calendario de Google u Office 365 y permite a los prospectos ver tu disponibilidad más actualizada y programar citas contigo automáticamente. Para los nuevos prospectos, toda su información se importa automáticamente a su CRM. Envíe fácilmente un enlace de reunión por correo electrónico a grupos agilizando el proceso de programación.

Calificación de plomo

Cuando su equipo de ventas tiene múltiples clientes potenciales, todos en diferentes partes del viaje del comprador, puede ser difícil hacer un seguimiento de dónde están todos y cómo nutrir a cada uno. La herramienta de puntuación de clientes potenciales de HubSpot puede ayudar a automatizar el proceso de calificación de clientes potenciales y ahorrar tiempo, para que los representantes no tengan que perderse analizando los datos.

La puntuación predictiva utiliza los datos que recopiló en su CRM y los criterios específicos que describió para identificar a sus mejores y más calificados clientes potenciales. A continuación, puede usar esta "puntuación de clientes potenciales" en HubSpot para segmentar las listas de correo electrónico y activar las notificaciones de los representantes de ventas. Además, le permite a su equipo realizar un seguimiento de esos clientes potenciales altamente calificados y determinar mejor qué tipos de garantías, alcance o personalización podrían querer usar.

Propuestas

¿Qué pasa con las propuestas, una de las partes más esenciales y que requiere más tiempo del proceso de ventas? Sí, incluso esto se puede automatizar.

HubSpot se asocia con diferentes herramientas que permiten una fácil integración en su CRM, de modo que cuando vaya a crear una cotización, todos los detalles clave que pueda necesitar se completen automáticamente. Aquí hay una lista de herramientas que pueden integrarse con el software:

• RFPIO - Demostración gratuita
• Proponer - $19 al mes
• PandaDoc - $19 al mes
• Qwilr - $75 al mes

En HubSpot, incluso puedes configurar recordatorios cronometrados para enviar a los prospectos recordándoles que firmen. O si su equipo necesita un gerente para revisar los contratos primero, puede configurar un flujo de trabajo automatizado que envíe la propuesta a las partes interesadas adecuadas antes de enviarla automáticamente al comprador.

Libros de jugadas

Incluso puede automatizar sus propios procesos de ventas. HubSpot ofrece libros de jugadas dinámicos que pueden hacer que capacitar a nuevos representantes y guiar a su equipo actual sea un proceso fluido.

En HubSpot, los libros de jugadas se definen como una colección de tácticas o métodos en los que se basa un representante de ventas para hacer su trabajo. La herramienta de libro de jugadas de HubSpot brinda a los vendedores una ubicación centralizada para almacenar estos métodos y tácticas. También ofrece tecnología dinámica impulsada por IA que guiará a los representantes de ventas a través de llamadas con cuadros de preguntas y respuestas. Además, toda la información almacenada en estos libros de jugadas durante una llamada se puede importar automáticamente al perfil de un cliente. Esto significa que los representantes no tienen que retroceder y volver a escribir sus notas en el CRM.

Informes de ventas

La automatización de informes puede ahorrarle tiempo a usted y a su equipo de ventas. El software de generación de informes de ventas de HubSpot elimina la tediosa tarea de separar todos los tratos de sus representantes en informes separados para que los analice. También mantiene a todos en la tarea. Al extraer automáticamente las métricas en un tablero automatizado, todo es visible. Su representante siempre sabe dónde se encuentra de acuerdo con sus objetivos de ventas, y tiene una manera fácil de hacerlos responsables.

Hay más de 90 informes de ventas con plantillas que puedes usar en HubSpot, o puedes crear informes personalizados que se alineen con tus objetivos comerciales. Aquí hay algunos favoritos que ayudan en la productividad:

• Informes de previsión de acuerdos: este informe mostrará automáticamente los ingresos previstos por etapa del acuerdo.
• Informes de embudo : múltiples informes de embudo personalizables lo ayudan a comprender mejor cómo se mueven las transacciones a través del embudo y dónde podría necesitar concentrar sus esfuerzos
• Informes de actividad de ventas : una forma fácil y automática de monitorear la actividad de cada representante de ventas

Al automatizar sus informes de ventas, nunca tendrá que perder un tiempo valioso reuniendo numerosas hojas de cálculo. Toda la información está al alcance de su mano; solo tienes que añadir los filtros que quieras para ver la información que necesitas.

5. Capacite a los representantes en la automatización

A menudo, los equipos de marketing se olvidan de formar o mostrar a sus departamentos de ventas cómo utilizar los procesos de automatización de ventas disponibles. Esto es un error. Para que los esfuerzos de automatización de ventas sean efectivos, todo el equipo, incluidos los líderes de ventas, deben comprender cómo utilizar estos nuevos procesos.

Sumerja a su equipo en los sistemas realizando un taller sobre automatización. Su campeón de automatización de ventas puede liderar este esfuerzo con la ayuda del equipo de marketing en su totalidad. HubSpot también ofrece una variedad de cursos y capacitaciones en línea que pueden ser útiles para los representantes de ventas.

También recomendamos capacitación en habilitación de ventas . Definido como armar a sus equipos de ventas con todo el contenido, la capacitación, las garantías de ventas y las herramientas que necesitan para interactuar con los clientes potenciales, la habilitación de ventas es un esfuerzo continuo y es una parte fundamental de la implementación de la automatización de ventas.

Puede ser un trabajo pesado. Es por eso que existen equipos que se especializan en este tipo de entrenamiento. Considere aprovechar los servicios de habilitación de ventas que ofrecemos para alinear mejor a sus equipos de ventas con los nuevos procesos de automatización de ventas. Les ayudará a ganar más confianza mientras trabajan para implementar estas herramientas en sus flujos de trabajo. Y cuanta más confianza tengan, más probable es que los adopten.

Eso es sin duda lo que quiere escuchar como gerente de ventas que acaba de pasar mucho tiempo invirtiendo y redefiniendo estos procesos.

Logre un crecimiento a largo plazo con la automatización de ventas

La automatización de ventas es la clave para alcanzar los ingresos objetivo en 2021. Los líderes de ventas que inviertan tiempo y energía en la automatización de ventas ahora verán los frutos de su trabajo en el crecimiento del negocio.

Pero no se trata sólo de un crecimiento inmediato. La automatización de ventas también puede ayudar a tomar decisiones estratégicas para el futuro. El informe de habilitación de ventas de HubSpot encontró que los líderes de alto rendimiento que superaron los ingresos en 2020 también se centraron en mejorar la velocidad de la canalización. Mediante el uso de informes automatizados y datos compilados a partir de los esfuerzos de automatización en HubSpot, pudieron identificar áreas para enfocarse en las mejoras del proceso.

Entonces, con la automatización, todos ganan. El representante de ventas puede concentrarse más en las ventas, el líder de ventas puede concentrarse más en el crecimiento y la empresa puede concentrarse en la planificación estratégica. Sin mencionar que el cliente se beneficia de un proceso general más eficiente y de una empresa enfocada en servir a sus prospectos y clientes.

Siga el ejemplo de los datos. Ha llegado el momento de automatizar su equipo de ventas.