¿Qué son las operaciones de ventas? Guía de estrategia y estructura de equipo

Algunas empresas podrían pensar que tienen un sólido equipo de operaciones de ventas.

Cuando en realidad, el departamento es sólo un receptáculo para todo el trabajo que sus líderes de ventas no encuentran tiempo para realizar.

Análisis de ventas, evaluación de software, mejora de procesos… ¡páselo a operaciones de ventas!

Ésta es una receta para el caos que obstaculiza y sobrecarga la eficiencia de las ventas.

Es esencial definir el rol y la estructura de su equipo de operaciones de ventas antes de la implementación.

En este artículo, lo ayudaremos a comprender las operaciones de ventas para que pueda desarrollar una estrategia de operaciones de ventas que se alinee con las necesidades de su organización.

¿Qué son las operaciones de venta?

Las operaciones de ventas utilizan sistemas y tecnología para ayudar a los equipos de ventas a alcanzar sus objetivos. Dependen de los datos para tomar decisiones, como cuántos representantes contratar y dónde colocarlos. Los principales objetivos son la eficiencia, la excelencia y la optimización continua del proceso comercial.

El equipo de operaciones de ventas B2B se centra en hacer que el enfoque de ventas de una empresa sea estratégico, basado en datos y deliberado en lugar de reactivo o fortuito.

Puede pensar en el Jefe de Operaciones de Ventas como el asesor estratégico del Vicepresidente de Ventas.

Piensan a largo plazo, a menudo a más de 18 meses, mientras que un vicepresidente de ventas podría centrarse más en los objetivos a corto plazo.

En términos de responsabilidades, las operaciones de ventas se pueden reducir a tres enfoques generales:

1. Crear una estrategia de ventas e identificar objetivos.
2. Apoyar a los representantes de ventas para alcanzar esos objetivos.
3. Manejar análisis de ventas para mejorar la eficiencia de las ventas y mantener actualizado el liderazgo.

En la siguiente sección, profundizaremos en cada área de enfoque y compartiremos el trabajo diario que puede esperar de un profesional de operaciones de ventas.

¿Qué hacen las operaciones de ventas?

Las operaciones de ventas son una función crítica dentro de una organización que apoya al equipo de ventas para generar ingresos y lograr objetivos comerciales.

El objetivo principal de las operaciones de ventas es agilizar y optimizar el proceso de ventas y, en última instancia, aumentar la eficiencia y la eficacia.

¿Cómo logran esto?

Repasemos algunas de las responsabilidades clave del equipo de operaciones de ventas promedio, divididas en tres áreas de enfoque armoniosas: estrategia y operaciones, análisis y desempeño.

Estrategia y operaciones de ventas.

Los profesionales de operaciones de ventas trabajan en estrecha colaboración con la alta dirección para desarrollar planes estratégicos alineados con los objetivos de la empresa.

Esto incluye identificar mercados objetivo, establecer objetivos de ventas y desarrollar estrategias de ventas para lograr esos objetivos.

Estas son las tareas clave de estrategia y operaciones del equipo SO estándar:

Definir y mejorar el proceso de ventas.

Determinan las etapas del proceso de ventas y las estandarizan en el CRM.

Determinar objetivos de ventas a largo plazo.

Determine qué territorios perseguir, en qué soluciones centrarse en las ventas y otros objetivos a más largo plazo.

Encuentre e implemente las mejores prácticas y herramientas de ventas.

Los operadores de ventas siempre buscan las mejores prácticas de ventas y de la industria que puedan adoptar e integrar en el proceso de ventas .

Mantener al liderazgo actualizado sobre ventas.

Ejecutan informes que ayudan a los ejecutivos a mantenerse informados sobre todo lo relacionado con las ventas.

Gestionar la colaboración entre departamentos

Otras responsabilidades de operaciones de ventas incluyen apoyar al equipo de ventas ayudando a optimizar los procesos, brindando capacitación y recursos, y garantizando que los SDR tengan las herramientas que necesitan para tener éxito.

Los líderes de equipo garantizan que las ventas se alineen con los objetivos de marketing , producto y empresa.

Análisis y datos de ventas.

Las operaciones de ventas son responsables de recopilar y analizar datos relacionados con el desempeño de las ventas, el comportamiento del cliente y las tendencias del mercado. Estos datos ayudan a identificar áreas de mejora y a tomar decisiones informadas sobre la estrategia de ventas.

Manejar el pronóstico de ventas

Utilizan datos históricos y de mercado para predecir cómo se desarrollarán las ventas a corto y largo plazo.

Realizar análisis de ganancias/pérdidas

A veces, dirigirán el estudio de los acuerdos de venta para determinar qué actividades suelen conducir al éxito.

Determinar y realizar un seguimiento de los KPI de ventas.

Las operaciones de ventas identifican qué KPI rastrear; Estas métricas les ayudan a evaluar e iterar sus iniciativas y procesos de ventas de forma eficaz.

Configurar paneles de ventas

Trabajan con los gerentes de ventas para crear paneles para que los representantes realicen un seguimiento de sus métricas clave y el progreso hacia los objetivos.

Esto es mucho que manejar por sí solos, por lo que los equipos de SO a menudo trabajan en estrecha colaboración con TI, especialmente en lo que respecta a la higiene y limpieza de datos .

Rendimiento de las ventas

Las operaciones de ventas también juegan un papel crucial en la medición del desempeño del equipo de ventas.

Realizan un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar la eficacia de las estrategias de ventas e identificar áreas de mejora. Este enfoque basado en datos les permite tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y los ajustes de estrategia.

Además, son responsables de pronosticar los ingresos y establecer objetivos realistas para el equipo de ventas. Al analizar los datos históricos de ventas y las tendencias del mercado, pueden proporcionar pronósticos precisos que ayudan a la empresa a planificar el crecimiento futuro.

Encuentre y evalúe tecnología de ventas.

Un especialista en operaciones de ventas suele ser responsable de evaluar e implementar tecnología B2B , como CRM, software de ventas, herramientas de prospección y plataformas de análisis.

Planificar y gestionar la formación en ventas.

El equipo SO podría crear e implementar un plan de capacitación dependiendo de la organización.

Facilitar la comunicación de ventas.

Las operaciones de ventas mantienen informados a los SDR a través de informes, como un informe de canalización, y comparten victorias y cambios con el equipo.

Identificar tareas de ventas para automatizar

Los gerentes de operaciones de ventas son expertos en la tecnología necesaria para optimizar la prospección y automatizar las ventas B2B.

Recuerde que algunas de estas tareas de desempeño pueden caer en manos de un departamento de habilitación de ventas , aunque algunas empresas incorporan la habilitación a las operaciones de ventas.

En general, las operaciones de ventas son funciones organizativas cruciales que ayudan a impulsar los ingresos, mejorar la eficiencia y apoyar al equipo de ventas para lograr sus objetivos.

Al centrarse en la estrategia, el soporte, el análisis, la gestión de la tecnología y la medición del desempeño, los profesionales de operaciones de ventas desempeñan un papel crucial para garantizar el éxito del equipo de ventas.

¿Por qué son importantes las operaciones de ventas?

La implementación de un proceso de operaciones de ventas agiliza sus actividades de ventas para generar ingresos eficientes y, a su vez, garantiza que todo lo que hacen las ventas está al servicio de los objetivos de su organización.

También les da a sus vicepresidentes y gerentes más tiempo para concentrarse en tareas de gestión y cierre de acuerdos en lugar de realizar análisis de pérdidas y ganancias o filtrar listas de clientes potenciales para nuevos representantes.

Estos son algunos de los otros beneficios de establecer una estructura dinámica de equipo de operaciones de ventas:

• Agiliza los procesos de ventas para hacerlos más eficientes y escalables.
• Impulsar el rendimiento del canal de ventas.
• Cree alineación con los objetivos comerciales en todos los departamentos.
• Implemente estrategias basadas en datos para mejorar la eficacia de su equipo de ventas.
• Introducir nuevas tecnologías y mejores prácticas en el proceso de ventas.

Los efectos posteriores de un departamento de operaciones de ventas son ciclos de ventas más cortos, mejores tasas de ganancias y, en última instancia, más ingresos para su negocio.

¿Cómo se construye un equipo de operaciones de ventas rentable?

La estructura del departamento de operaciones de ventas viene en todas las formas y tamaños. Depende de usted decidir qué estructura funciona mejor para su negocio y sus objetivos futuros.

Es posible que solo necesites un consultor de operaciones de ventas si eres una startup.

Las organizaciones medianas y empresariales necesitarán un equipo más grande, ya que tendrán más SDR que respaldar y muchos más datos que analizar.

A continuación se muestran algunos ejemplos de estructura organizativa de operaciones de ventas:

• Algunos equipos pueden tener una estructura alta con, en orden descendente de autoridad, un vicepresidente, un gerente y un analista.
• Otros pueden tener una estructura más plana, con un jefe en la parte superior y todos los demás en el mismo nivel.

Por ejemplo, Brian Chin , director de operaciones de ventas de Spring Health, tiene cuatro miembros en el equipo y utiliza un sistema de rotación trimestral donde alternan funciones.

Esto les permite aprender unos de otros, dominar las diversas funciones de las operaciones de ventas y formar una comprensión holística de la disciplina.

Mientras tanto, otras empresas dividen su equipo de operaciones de ventas en dos subdepartamentos según sus competencias principales: uno para conocimientos técnicos y soporte, y otro para estrategia general.

A pesar de estas diferencias, existe una estructura de equipo de operaciones de ventas estándar que puede utilizar como plantilla. Ajústelo según sus necesidades de ventas y las mejores prácticas de la industria:

Desglose de la estructura de un equipo de operaciones de ventas

A continuación se muestra un desglose de los roles importantes de operaciones de ventas en orden descendente de experiencia:

Vicepresidente de Operaciones de Ventas

También conocido como director de operaciones de ventas. Son los asesores estratégicos de su jefe de ventas y líder de equipo.

Definirán la estrategia de operaciones de ventas, coordinarán con otros departamentos y la presentarán al liderazgo.

Gerente de Operaciones de Ventas

A menudo, el segundo al mando, el gerente supervisa un equipo de analistas de operaciones o especialistas que los ayudan a mejorar el proceso de ventas, encontrar nueva tecnología, ejecutar proyectos de análisis y realizar otras tareas de alto nivel.

Analista de Operaciones de Ventas

El analista domina las herramientas de inteligencia de ventas , Excel, modelado de datos y otras técnicas de análisis.

Se centran en utilizar datos para responder preguntas que ayudarán al equipo de ventas a mejorar su estrategia y proceso.

Representante de Operaciones de Ventas

Este representante, un empleado de nivel inicial, normalmente trabaja más estrechamente con los representantes de ventas que con los otros roles, apoyándolos de varias maneras, desde ayudarlos a crear un panel de ventas hasta brindarles automatización de ventas .

A medida que su equipo de ventas crezca, descubrirá nuevas necesidades operativas. Como resultado, su equipo de operaciones de ventas aumentará y cada miembro se volverá más especializado.

En algún momento, muchas empresas dividen algunas de estas funciones en dos. Entonces, por ejemplo, es posible que tenga un analista senior que administre a un analista.

Las empresas también pueden contratar especialistas en operaciones que se centren en un objetivo principal (por ejemplo, mejorar la velocidad de las ventas o capacitar al equipo de ventas).

KPI de operaciones de ventas: qué rastrear

¿Cómo saber si sus estrategias de operaciones de ventas están dando sus frutos?

Tendrá que monitorear el rendimiento, principalmente rastreando las métricas clave influenciadas por su equipo de sistema operativo y las métricas relacionadas con sus funciones principales.

Estos son los objetivos de operaciones de ventas y los KPI a seguir:

Tasa de ganancia promedio

Este es uno de los mejores KPI para operaciones de ventas. Un aumento en esta métrica de desempeño es generalmente una señal de que las habilidades, ideas y cambios en las operaciones de ventas están dando sus frutos.

Duración promedio del ciclo de ventas

Las operaciones de ventas dedican mucho tiempo a intentar impactar la eficiencia de las ventas; La duración promedio del ciclo de ventas indica si sus métodos están funcionando o no para este efecto.

Tiempo de respuesta del cliente potencial

Teniendo en cuenta lo crucial que es captar la atención de un cliente potencial para las ventas, los equipos de operaciones se centran mucho en apoyar a los representantes con datos B2B , flujos de trabajo y tecnología para atraer clientes potenciales.

El tiempo de respuesta del cliente potencial indica qué tan bien está funcionando todo.

Tasas de uso de tecnología

Este es un KPI de operaciones de ventas esencial. Los equipos de SO deben saber si los SDR están utilizando la tecnología que implementan y cómo la usan.

Esto les ayuda a detectar fallas en la optimización de las plataformas y les da pistas sobre su desempeño. Si las tasas de uso de tecnología son bajas, el equipo de SO debería responder capacitando a los representantes al respecto.

Precisión de pronóstico

La previsión de ventas y el análisis predictivo (identificación de problemas potenciales) son aspectos importantes de las operaciones de ventas. Necesitan retroalimentación sobre lo real versus lo previsto para perfeccionar sus métodos predictivos.

Con esta información, pueden repetir sus estrategias para hacerlas más efectivas la próxima vez.

El seguimiento constante de estos KPI lo ayudará a mejorar su departamento de operaciones y, a su vez, todo lo que afecta (por ejemplo, productividad, eficiencia de ventas e ingresos anuales).

Herramientas y software que todo equipo de operaciones de ventas necesita

Varias herramientas pueden facilitar las tareas de operaciones de ventas. Las principales herramientas que todo equipo de SO necesita son un CRM, una herramienta de previsión de ventas y herramientas de planificación territorial.

Veámoslos con más detalle:

1. Software CRM (gestión de relaciones con el cliente)

Un sistema CRM es esencial para que los equipos de SO gestionen eficazmente las interacciones con los clientes, realicen un seguimiento de los clientes potenciales y agilicen el proceso de ventas.

Esta herramienta de operaciones de ventas ayuda a:

• Organizar los datos de los clientes .
• Seguimiento del historial de comunicaciones con los clientes.
• Gestionar tareas y citas.
• Analizar el desempeño de las ventas.

2. Herramienta de previsión de ventas

Las herramientas de pronóstico de ventas ayudan a predecir tendencias de ventas futuras basándose en datos históricos y las condiciones actuales del mercado.

Esto permite a los equipos de operaciones:

• Tome decisiones informadas sobre la asignación de recursos.
• Presupuesto.
• Plan.

3. Herramientas de planificación territorial

Estas herramientas ayudan a los equipos a gestionar y optimizar eficazmente sus territorios de ventas.

Permiten a los equipos:

• Segmentar clientes.
• Asigne representantes a regiones específicas.
• Seguimiento del desempeño en cada territorio.

Se aseguran de que los representantes de ventas tengan recursos que respalden sus funciones y se centren en las oportunidades más prometedoras.

Operaciones de ventas internas: estrategia y desafíos

Las estrategias de operaciones de ventas se han vuelto cada vez más populares en los últimos años. ¿Por qué?

Porque la tecnología ha permitido formas más eficientes de llegar a los clientes potenciales e interactuar con ellos.

Ya sea que esté creando un nuevo equipo o mejorando su departamento de operaciones existente, encontrará valiosas las mejores prácticas y desafíos de operaciones de ventas a continuación.

Mejores prácticas

Tome decisiones basadas en datos

Al modificar el proceso de ventas o perfeccionar la estrategia general, asegúrese de utilizar datos para informar estas decisiones. Aunque el “instinto” ciertamente tiene su lugar, las estadísticas deberían respaldarlo.

La toma de decisiones basada en datos es crucial en las operaciones de ventas. Permite a las empresas identificar tendencias, realizar un seguimiento del desempeño y tomar decisiones informadas que impulsen el crecimiento.

Al analizar las métricas de las operaciones de ventas, como las tasas de conversión , los costos de adquisición de clientes y las previsiones de ingresos, las empresas pueden obtener información valiosa sobre sus operaciones y determinar las estrategias más efectivas para lograr sus objetivos.

Adopte la automatización

Adoptar la automatización en las operaciones de ventas puede beneficiar significativamente a su equipo al aumentar la eficiencia, la precisión y la productividad.

Automatizar tareas repetitivas, como la entrada de datos o programar correos electrónicos de seguimiento, puede liberar tiempo valioso que sería mejor invertir en iniciativas estratégicas y establecer relaciones con los clientes.

Hay una gran cantidad de herramientas disponibles que pueden ayudarlo a optimizar sus procesos de operaciones de ventas.

Los sistemas CRM como Salesforce o HubSpot pueden automatizar tareas como la puntuación de clientes potenciales y el seguimiento de correo electrónico, mientras que herramientas como Tableau pueden ayudar a visualizar datos e identificar tendencias.

Incorporar la automatización en sus operaciones de ventas puede mejorar la eficiencia, reducir errores y, en última instancia, generar mejores resultados.

Representantes de ventas en la sombra

Seguir los DEG es valioso para mejorar las operaciones de ventas. Al pasar tiempo con representantes en el campo, puede obtener información sobre los desafíos y oportunidades diarios que enfrenta el equipo de ventas. Esto permite que sus SO brinden apoyo y orientación más eficaces.

Uno de los beneficios fundamentales de seguir a los representantes es la capacidad de identificar necesidades de capacitación y áreas de mejora. Al observar a los representantes en acción, los equipos de SO pueden identificar áreas donde se necesita capacitación o recursos adicionales, lo que ayuda a mejorar el rendimiento y la productividad generales.

Desafíos

Calidad de datos

Los datos precisos y fiables son esenciales para tomar decisiones informadas. La mala calidad de los datos puede generar conocimientos incorrectos y, en última instancia, afectar el éxito de las operaciones.

Problemas de integración

Un coordinador de operaciones de ventas puede enfrentar desafíos al integrar diferentes herramientas y sistemas, lo que lleva a ineficiencias en la gestión de datos y la comunicación.

Resistencia al cambio

Los miembros del equipo que se sienten cómodos con el status quo pueden resistirse a nuevos procesos o tecnologías implementados por el equipo de operaciones. Superar esta resistencia y garantizar la aceptación de todos los miembros del equipo es crucial para el éxito de cualquier iniciativa de operaciones de ventas.

Falta de alineación entre equipos

Es posible que los equipos de ventas y operaciones no siempre estén alineados con respecto a objetivos, estrategias o comunicación. Esta falta de alineación puede generar ineficiencias y oportunidades perdidas.

Evitando distracciones

¡Hay tantas cosas que un equipo de operaciones de ventas puede hacer! Priorizar y ceñirse a los proyectos más importantes suele ser un desafío, especialmente cuando un equipo de ventas B2B pide constantemente pequeños favores.

Lidiar con el crecimiento de la empresa

A medida que las empresas crecen, cambian, y también deben hacerlo los marcos y la tecnología de análisis predictivo. Esto puede resultar frustrante para los equipos de operaciones de ventas; siempre tienen que aprender y adaptarse.

Estandarizar los procesos de ventas

Los flujos de trabajo automatizados en CRM pueden ayudar a los vendedores a ceñirse al proceso, pero todos sabemos que algunos representantes quieren hacer las cosas a su manera. Esto puede alterar el análisis del proceso de ventas y perjudicar la eficiencia de las ventas.

Para abordar estos desafíos, las operaciones de ventas deben priorizar la calidad de los datos mediante:

• Auditar y limpiar datos periódicamente
• Invertir en herramientas y tecnologías que agilicen los procesos de integración.
• Comunicarse eficazmente con los miembros del equipo para lograr la aceptación de nuevas iniciativas.
• Fomentar la colaboración entre equipos para garantizar la alineación de objetivos y estrategias.

Preguntas frecuentes sobre operaciones de ventas

P: ¿Cuál es la diferencia entre operaciones de ingresos y operaciones de ventas?

R: Si bien los equipos de operaciones de ingresos y ventas están interesados ​​en aumentar la eficiencia de los equipos y actividades que generan ingresos, las operaciones de ventas son más especializadas y se centran principalmente, si no exclusivamente, en apoyar al equipo de ventas.

Mientras tanto, las operaciones de ingresos adoptan un enfoque más holístico, alineando y ayudando a las ventas, el marketing y el éxito del cliente para aumentar el crecimiento de los ingresos y mejorar la experiencia del cliente.

En otras palabras, romper los silos entre los equipos que generan ingresos es el objetivo final de RevOps. Y empoderar al equipo de ventas es el objetivo final de las operaciones de ventas.

P: ¿Cuál es la diferencia entre habilitación de ventas y operaciones de ventas?

R: Ambas funciones trabajan en estrecha colaboración para garantizar el éxito y la eficacia del equipo de ventas.

La habilitación de ventas proporciona a los equipos de ventas recursos para vender de forma eficaz, como guías de productos o vídeos de marketing.

Por otro lado, las operaciones de ventas se concentran en optimizar el proceso de ventas, aprovechar la tecnología e impulsar la eficiencia dentro de la organización de ventas.

Si bien un representante de habilitación de ventas puede enviar un informe de la industria que el representante puede utilizar para atraer a un nuevo cliente potencial, un SO podría configurar una automatización para él en su CRM.

Pruebe la inteligencia de ventas premium de Cognism

Las operaciones de ventas siempre deben estar buscando nuevas herramientas que mejoren la productividad de su equipo de ventas.

Los datos incorrectos sobre los clientes potenciales son uno de los cuellos de botella más comunes en el proceso de ventas.

Hace que los representantes envíen correos electrónicos a direcciones equivocadas, exploren la web en un esfuerzo inútil por encontrar clientes potenciales ideales y pierdan tiempo.

Por eso, tiene sentido equipar a sus representantes de ventas con los mejores datos de clientes potenciales B2B que existen. Para eso existe el cognismo.

Haga clic en el banner para reservar una demostración y potenciar las ventas para obtener más conversiones con los contactos adecuados.