Nadie puede apreciar mejor la importancia de lograr constantemente la máxima productividad que los fundadores de empresas emergentes y los propietarios de pequeñas empresas. Porque para ellos, cada día es una fecha límite. Pero no hay mucho que uno pueda hacer en un día. Además, hay otros asuntos en la vida además del trabajo que vale la pena atender.

Según una encuesta reciente de productividad:

• El 72 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas se sienten bastante abrumados por sus roles y responsabilidades,
• El 39 por ciento siente que buscar documentos es lo que más les hace perder el tiempo y
• El 56 por ciento cree que la comunicación es la clave para mejorar su productividad.
  
  

Al darse cuenta de esto, existen innumerables nuevas empresas tecnológicas en la actualidad que ofrecen herramientas de productividad que prometen simplificar su jornada laboral y aumentar la productividad sin causar una sobrecarga de información. Y si está leyendo esto, es probable que ya use una herramienta de productividad pero se dé cuenta de que la herramienta o aplicación no está realmente aumentando su productividad.

Por el contrario, la herramienta está reduciendo su productividad con su interfaz bastante poco intuitiva, mal diseñada y frustrante. En otras palabras, si tiene que usar la herramienta a la fuerza, entonces la herramienta no es realmente una "herramienta", sino más bien un dolor de cabeza.

Fuente: Hubspot, muerte por 1000 aplicaciones

De hecho, la investigación del lugar de trabajo digital sugiere que el 56 por ciento de los trabajadores encuentran disruptiva la búsqueda de información en diferentes aplicaciones. Rompe el flujo de pensamientos y conduce a la pérdida de tiempo.

¿Que haces entonces? Con tantas tareas para hacer malabarismos a la vez, no usar ninguna herramienta o aplicación para administrarlo todo probablemente no sea la mejor idea. Además, aumentar la productividad y la eficiencia empresarial puede ser incluso un asunto subjetivo. Lo que funciona para alguien para mejorar su productividad puede no funcionar para usted.

Entonces, antes de decidirse por una herramienta de productividad para su negocio o inicio, aquí hay tres factores importantes que debe considerar.

3 factores para seleccionar una herramienta de productividad para su empresa nueva o pequeña

Sencillez

Una herramienta de productividad aumentará su productividad solo si es fácil de usar. Las herramientas sofisticadas con una gran cantidad de funciones pueden parecer atractivas al principio, pero a menudo tienen una experiencia de usuario muy mala, lo que a su vez reduce la productividad.

Aquí hay un ejemplo que demuestra la importancia de una buena experiencia de usuario:

Una mujer joven que se sometía a quimioterapia murió debido a complicaciones porque las enfermeras de turno no pudieron navegar por la compleja interfaz del programa que fue diseñado para realizar un seguimiento de los tratamientos del paciente.

Puedes entender lo que sucedió cuando miras la captura de pantalla del programa:

Olvídese de la productividad, no tener una experiencia de usuario intuitiva puede costar vidas. Por lo tanto, la simplicidad de uso debe ser uno de los principales factores a considerar al decidir sobre una herramienta.

Funcionalidad

Obviamente, si bien la herramienta debe ser fácil de usar, también debe cumplir con todos sus requisitos funcionales. La misma investigación (citada anteriormente) encontró que el 69% de los trabajadores pierden hasta una hora al día navegando entre aplicaciones.

Por lo tanto, es mejor si puede reducir la cantidad de herramientas que usa y, si es posible, tener una sola herramienta que satisfaga todos sus requisitos. Al decidirse por uno, tenga en cuenta que se incluyen características básicas como la configuración de recordatorios, la colaboración en tiempo real, la integración con otras aplicaciones y la gestión de tareas.

Dicho esto, asegúrese de no optar por una herramienta repleta de funciones para las que no tiene uso.

Colaboración

Con referencia al punto anterior, la colaboración merece una atención especial ya que trabajar desde diferentes ubicaciones geográficas ya no es raro. Asegúrese de que la herramienta tenga una función de mensajería instantánea. Las funciones de llamadas de voz y video serían una ventaja adicional.

Evalúe minuciosamente la herramienta durante el período de prueba para tener una idea de su intuición y rendimiento funcional. Tómate tu tiempo y sé meticuloso antes de decidirte por una herramienta para tu negocio o startup.

Cambiar a otra nueva herramienta de productividad después de unos meses no será fácil cuando su(s) equipo(s) finalmente se acostumbren a una (sin importar cuán buena o mala sea la herramienta).

El concepto de Kanban

Kanban es un concepto japonés centrado en optimizar la productividad en el lugar de trabajo. En base a eso, existen herramientas de productividad de software conocidas como tableros Kanban. Permiten a los usuarios visualizar su flujo de trabajo al dividir las tareas en carriles codificados por colores para procesos simples y complejos.

Un beneficio significativo de utilizar la metodología del tablero Kanban es que le permite establecer una jerarquía clara de sus tareas. Las aplicaciones de tareas tradicionales pueden quedarse cortas cuando se trata de priorizar y detallar su lista de tareas pendientes.

Y cuando hablamos de tableros Kanban, Trello es la primera de muchas herramientas de productividad que nos viene a la mente. Probablemente haya oído hablar de él antes, ya que ha popularizado el concepto de tablero Kanban con su interfaz sencilla y un diseño estilo tarjeta.

Básicamente, le permite visualizar el flujo de trabajo de su equipo en forma de listas de tareas estructuradas. Ayuda a dividir una tarea compleja en partes más pequeñas en forma de tarjetas. La curva de aprendizaje es literalmente cero y la gestión de tareas no podría ser más sencilla.

Además, el plan gratuito de Trello cuenta con todas las características esenciales que su pequeña empresa podría necesitar. Sin embargo, las funciones básicas de Trello se quedan cortas para empresas más grandes y equipos con requisitos complejos. Si está buscando una aplicación Kanban que haga más que solo rastrear tareas, como mensajería instantánea, configuración de recordatorios, administración de relaciones con los clientes, entonces debe buscar alternativas que sean más ricas en funciones pero minimalistas e intuitivas de usar.

Tu último recurso

Una vez más, lo que funciona para alguien puede no funcionar para ti. E incluso con todas las innumerables selecciones de herramientas en el mercado, es muy posible que ninguna de ellas satisfaga sus necesidades.

En ese caso, usar una hoja de cálculo simple para administrar todas sus tareas, colaborar con los miembros del equipo y realizar un seguimiento de los plazos es su mejor opción. O bien, usar lápiz y papel de la vieja escuela también podría funcionar.

La respuesta para lograr la máxima productividad es bastante sencilla: use cualquier cosa que lo mantenga a usted y a su equipo en el buen camino. El hecho de que sus competidores utilicen una herramienta de productividad costosa y elaborada no significa que usted deba hacer lo mismo. Siempre que su equipo no pierda el tiempo averiguando cómo funciona la herramienta, o se frustre con su rendimiento/falta de funciones, cualquier herramienta que elija estará bien.

Shyamal Parikh es el fundador de SmartTask, una herramienta de administración de trabajo en línea que ayuda a los equipos a ser más productivos al tener claridad sobre quién hace qué y cuándo. Parikh tiene una inclinación por investigar y compartir estrategias que beneficien la productividad de un equipo.