CRM para pequeñas empresas frente a CRM de hoja de cálculo: ¿cuál es mejor para la organización, la automatización y el crecimiento?
Publicado: 2021-08-18CRM significa Gestión de la relación con el cliente . Es una herramienta de software que lo ayuda a buscar y agregar nuevos usuarios, nutrirlos de manera más efectiva, empujarlos hacia abajo en el embudo más rápido y cuidarlos mejor una vez que se han convertido en clientes. En términos más generales, es una herramienta de gestión empresarial en constante evolución. Los límites de las características de CRM se expanden constantemente y es imposible adjuntarle una definición. Aún así, espere que su empresa se beneficie de un sistema CRM de tres maneras...
En este artículo, analizamos dos métodos basados en software para administrar su negocio: CRM de hoja de cálculo versus CRM para pequeñas empresas.
¡Vamos a organizar, automatizar y crecer!
Para organización.
La hoja de cálculo se creó para la gestión de datos.
Celda por celda, por supuesto, una hoja de cálculo lo ayudará a administrar sus datos; eso es literalmente para lo que está diseñada. En su naturaleza modular, puede hacer que su hoja de cálculo sea tan elegante como desee. Con 17,179,869,184 celdas en las que puede ingresar datos, puede caber bastante allí. Puede hacerlo colorido, en negrita, pero haga lo que haga, siga estas mejores prácticas de hojas de cálculo...
- La fila superior debe ser encabezados con etiquetas.
- Cada fila debajo de eso es un solo registro.
- Cada columna es una sola variable.
- No dejes celdas vacías.
- Ponga las notas en un archivo separado.
- Verifique dos veces sus fechas, campos numéricos y nombres.
Todas esas celdas suenan como un trabajo desordenado. Una solución para esto es usar Contactos de Google para crear su base de datos de contactos. Hay docenas de campos diferentes que puede completar varias veces, e incluso hay campos personalizados para obtener información adicional específica de la industria. Cuando necesite su lista de contactos en forma de hoja de cálculo, ¡es fácil de exportar! La importación es un poco más difícil.
Aquí se explica cómo exportar contactos de Google a una hoja de cálculo...
- El botón Exportar se encuentra en la barra lateral izquierda
- Seleccione el formato de archivo. Será Google .CSV si está importando a Hojas de cálculo de Google.
- Exportar.
- Dirígete a Hojas de cálculo de Google.
- Archivo > Importar > Cargar desde su dispositivo. Elija su archivo .CSV y luego presione Importar datos.
- En el siguiente menú, las variables preestablecidas son las más limpias.
- Limpia tus datos.
El paso 7 es grande. Al importar sus datos de Contactos de Google, tendrá muchas columnas y celdas de datos vacías e irrelevantes. Como resultado, no podrá mantener cómodamente una base de datos de hoja de cálculo ingresando datos en Contactos de Google. Cada vez que necesite importar nuevos contactos a su hoja de cálculo, deberá realizar una gran cantidad de limpieza y mantenimiento de datos.
Se llama entrada de datos, y lo odiamos.
Sin embargo, no te odiamos; nos gustas bastante, en realidad, y nos gusta darte cosas. Si realmente desea tener una oportunidad de administrar una base de datos de contactos como una hoja de cálculo, puede hacerlo. Escribí este artículo hace algún tiempo, describiendo exactamente cómo crear un CRM de hoja de cálculo. Hay una plantilla pequeña y encantadora que puedes descargar.
Simplemente haga clic en el enlace y desplácese hasta que lo encuentre : ¡otro obsequio grande y gordo de NetHunt!
La hoja de cálculo no se creó para canalizaciones, pero puede funcionar.
Un canal de ventas es una instantánea visual de las diferentes etapas del acuerdo por las que pasa un cliente potencial antes de convertirse en un comprador. Es una herramienta simple para ayudar a las empresas a organizarse, evitar que los clientes potenciales se pierdan y maximizar la retención de clientes y los ingresos de su empresa.
Las canalizaciones de hojas de cálculo son posibles y pueden funcionar. Las hojas de cálculo son una herramienta de colaboración, por lo que puede actualizar una canalización de hojas de cálculo en tiempo real y asegurarse de que todos tengan acceso a los mismos datos. Otra herramienta útil es agregar notas a cada celda de datos en su hoja de cálculo; nuevamente, esto asegura que todos estén en la misma página. Tentativamente diré que lo último que puede hacer con una tubería de hoja de cálculo es hacer que interactúe con los mismos datos en su hoja de cálculo de contactos.
George Rowlands 
Por desgracia, no tengo tiempo para sentarme aquí y pensar en una manera inteligente de presentar las desventajas que vienen con una hoja de cálculo de CRM. Entonces, aquí viene una lista clásica de viñetas...
- La entrada manual de datos apesta.
- Las posibilidades de un error humano son altas con tanta entrada de datos.
- Debe mover un trato a la siguiente etapa manualmente.
- Es probable que las actividades de ventas se repitan.
- Oportunidades de informes limitadas.
- Tantos datos son difíciles de mantener de forma limpia y mínima en una hoja de cálculo.
Gestión de datos, al estilo NetHunt.
Si está buscando un CRM para pequeñas empresas que reemplace sus contactos de Google o su base de datos de hojas de cálculo, no busque más allá de NetHunt Small Business CRM.
Tiene todos sus socios, clientes potenciales y clientes; tu mamá, tu papá e incluso tu pobre abuela, a quien no llamas desde hace seis meses en Contactos de Google. No te culpamos, es una libreta de direcciones muy buena y no quieres cambiar a otra; lo entendemos.
La cuestión es que el CRM para pequeñas empresas de NetHunt tiene esta cosa llamada sincronización de contactos de Google: puede traer todos sus encantadores contactos desde Contactos de Google automáticamente. Incluso si aún desea ingresar todos sus nuevos contactos a través de Contactos, automáticamente a través de Gmail o lo que sea, nuestro ingenioso sistema lo hace a intervalos regulares sin interrumpir su flujo de trabajo.
Obtén más información sobre la sincronización de contactos de Google.
Nuestra ingeniosa plataforma no solo mantiene todos sus datos comerciales antiguos; lo ayuda a generar nuevos datos comerciales de alto valor a través de funciones de generación de prospectos. Somos un CRM de Gmail. Eso significa que el sistema se integra a la perfección con la funcionalidad de Gmail para brindarle lo mejor de ambos mundos. Puede agregar nuevos registros a su base de datos, desde correos electrónicos entrantes, con solo hacer clic en un botón. fácil
¿Quiero algo más? Tenemos un montón de diferentes herramientas de generación de prospectos, a través de canales de generación de prospectos entrantes y salientes.
Para la generación de prospectos entrantes...
Los formularios web son el camino a seguir. Digamos... que está lanzando una nueva función en su sistema de CRM. Se llama Workflows y automatiza los molestos procesos diarios. Está organizando un seminario web con su magnífico equipo de éxito del cliente para contarles a los clientes potenciales entusiasmados todo sobre su nueva función. Crearía una página de destino, como esta, con un formulario web para que los visitantes completen para recibir su invitación por correo electrónico al evento. Como esto.
Eso no quiere decir que no tengamos otras formas de funciones de generación de prospectos entrantes para su negocio. Nuestra integración de Intercom trae todos sus chats de Intercom al tablero de NetHunt, centralizando sus datos y ofreciendo un canal más de generación de prospectos. Nuestra integración con Facebook Messenger hace lo mismo con Messenger. Todo se queda en un solo lugar, tal como nos gusta.
Para la generación de prospectos salientes...
LinkedIn es donde los clientes potenciales del mundo pasan el rato. Como red social profesional, no encontrará un lugar mejor para profesionales con ideas afines que necesitan servicios comerciales. Es un mercado B2B, y una vez que haya optimizado su perfil, se haya involucrado en las conversaciones y haya hecho algunas conexiones, use la integración de LinkedIn de NetHunt para extraer sus datos a su CRM. Vaya aquí para averiguar cómo implementar esa integración de LinkedIn.
Valerie Kakovkina 
Para automatización.
Hay una forma de combinar el correo para automatizar el correo electrónico en Hojas de cálculo.
La personalización del correo electrónico es prácticamente un hecho en estos días. No diré que su nombre es la palabra más poderosa en su vocabulario y que hará que la gente abra sus correos electrónicos; no lo es y no lo hará. En cambio, incluir el nombre de un destinatario en un correo electrónico es un detalle profesional pero personal. Todos los demás lo están haciendo, y tú también deberías hacerlo. La pregunta es… ¿cómo?
Bueno, ¿alguna vez te has preguntado qué trabajo de pobre pasante es sentarse detrás de cada correo electrónico en una campaña de correo electrónico y escribir el nombre de cada destinatario después de Estimado ? Si es así, tenemos noticias para usted. Ningún interno está haciendo eso. En cambio, los comerciantes inteligentes están utilizando una herramienta llamada Combinación de correspondencia. Mail Merge permite a los usuarios personalizar campañas masivas de correo electrónico de forma sencilla.
Hay una forma no nativa de combinar campañas de correo electrónico.
- Descargue una copia de la hoja de cálculo de combinación de correo de Gmail Sheets; está disponible aquí.
- Actualice la columna denominada Destinatarios con todas las direcciones de correo electrónico a las que desea orientar su campaña de correo electrónico masivo, así como su nombre, apellido y cualquier otro dato que necesite incluir. A medida que crece su lista de contactos, puede resultarle útil agregar su nombre a esta lista a medida que avanza.
- Abra Gmail y cree un borrador de su correo electrónico masivo. Asegúrese de incluir una línea de asunto que sea específica para su correo electrónico. Si necesita algo de inspiración, tenemos un montón de plantillas aquí. A medida que redacta el cuerpo, use comandos de macro como {{first-name}} para fusionar las columnas de datos que necesita. Asegúrese de que esos formularios coincidan con los nombres de las columnas en la hoja de combinación. Cuantas más columnas tenga con datos diferentes, con mayor precisión podrá personalizar su campaña masiva.
- Regrese a la hoja y presione el botón Combinar correspondencia en la barra de herramientas superior. Luego, Enviar correos electrónicos. Cuando se le solicite, copie y pegue la línea de asunto que redactó en su mensaje y presione Aceptar. Los {{macro-commands}} ahora se han completado.
- El correo electrónico debería haber sido enviado. Si no está seguro, consulte la columna Correo electrónico enviado y debería haberse actualizado de vacío a enviado.
¿ Suena como trabajo duro ? Está. Probemos The NetHunt Way.
The NetHunt Way lleva la automatización del correo electrónico más allá .
La automatización del correo electrónico en NetHunt va mucho más allá. En lugar de simplemente automatizar la entrada de datos personales con macros indirectos, NetHunt automatiza cada paso de sus procesos de correo electrónico masivo. Si no cree que eso sea posible, permítanos explicarle cómo lo hacemos.
Segmenta tu base de datos de audiencia
Utilice NetHunt Gmail CRM para filtrar, clasificar y segmentar sus contactos y suscriptores de la forma que necesite. Cree múltiples segmentos y actualícelos automáticamente con nuevos contactos que coincidan con sus filtros. Esto significa que puede enviar campañas de correo electrónico dirigidas a diferentes sectores de su audiencia, ya sea por sectores demográficos, psicográficos, compromiso, viaje del comprador o cualquier otra cosa.
Es mucho para asimilar; ¡Lea el tutorial para la segmentación de audiencia aquí!
Cree nuevas campañas de correo electrónico y guárdelas como plantillas.
Con NetHunt CRM, puede importar, guardar, compartir plantillas HTML o crear otras nuevas con el formato nativo de Gmail. Personalice los correos electrónicos con la membresía de la lista de suscriptores, la etapa del ciclo de vida o cualquier otra información en su registro de contacto. Entregue automáticamente las líneas de asunto, el contenido y los CTA más relevantes y atractivos a audiencias segmentadas.
¡Descubre cómo crear plantillas HTML aquí!
Envíe campañas de goteo automatizadas con el generador de flujos de trabajo.
De hecho, incluso puede automatizar cuándo se envían correos electrónicos a sus usuarios segmentados. Los flujos de trabajo de NetHunt CRM lo ayudan a nutrir a sus clientes potenciales con campañas de correo electrónico. La crianza de prospectos en secuencia de correos electrónicos no solo funciona en términos de ventas, sino que también... aumenta las tasas de apertura de correos electrónicos, lo mantiene actualizado en la mente de un prospecto, proporciona resultados instantáneos para los prospectos, abre una oportunidad para informar y entretener a los prospectos. Segmente a su audiencia , cree una plantilla y envíela cuando lo desee, según los disparadores o el tiempo, con NetHunt CRM.
¡Descubra cómo usar secuencias de correo electrónico con NetHunt CRM!
CRMValerie Kakovkina 
De hecho, hablemos más sobre la automatización de ventas de NetHunt.
La automatización de ventas es la simplificación de tareas tediosas y que consumen mucho tiempo en el proceso de ventas de una empresa. Ya sabes cuáles son: el administrador, la verificación de cuentas para ver qué está pasando y toda esa maldita entrada de datos. La automatización de ventas le ahorra tiempo y, lo que es más importante, le genera dinero.
Al igual que puede automatizar cada paso de su proceso de correo electrónico, puede automatizar todo lo demás en el panorama general. NetHunt se construye cómodamente en torno a un canal de ventas. Esto visualiza sus procesos de ventas, dónde se encuentran sus clientes potenciales y qué se debe hacer a continuación. También puede automatizar cada paso. Después de hablarle sobre cómo automatizar la generación y el fomento de clientes potenciales, veamos cómo los flujos de trabajo de NetHunt CRM pueden ayudar a su equipo de ventas a mantenerse al tanto de sus cosas.
Supongamos que desea recibir una notificación en Google Chat cada vez que cambie el valor de un campo con una oferta. Eso podría ser que hayan pasado a la siguiente etapa de una tubería; podría ser que el monto de su trato en particular haya aumentado y requieran atención especial. De cualquier manera, reciba un ping en su panel de control de Google Chat para mantenerse al día con lo que sucede. No se pierde nada.
- Cree un nuevo grupo o elija uno existente. Dale un nombre y elige a quién quieres unir y quién podrá unirse.
- Haga clic en el grupo y haga clic en el título. En el menú desplegable, elija Administrar webhooks.
- Defina el webhook entrante en Google Chat, proporcione un nombre y, opcionalmente, un avatar para el bot.
- Copie la URL y guárdela. NetHunt enviará mensajes a esta URL.
- Es hora de salir de Google Chat y abrir su panel de control de NetHunt.
- Dirígete a la pestaña Flujos de trabajo e inicia una nueva automatización.
- Cree un activador inicial. En este caso, queremos una notificación para cuando el valor de Cualquier campo cambie en una carpeta de nuestra elección. Hicimos una carpeta y pusimos un acuerdo particularmente importante que queremos vigilar.
- Crear una nueva acción: enviar un mensaje de chat de Google.
- Pegue el webhook que copiamos de Google Chat.
- A continuación, active el flujo de trabajo y pruébelo. Cambie cualquier valor de su oferta elegida y debería recibir una notificación en Google Chat. ¡ Hurra !
Eso es solo un ejemplo. Dependiendo de cuál elija, puede configurar webhooks para enviar notificaciones a Slack o al correo electrónico. Puede configurar esas notificaciones para que se envíen para lo que sea, como cuando aparece un nuevo cliente potencial en su CRM o cuando se gana un trato. Puede configurar el flujo de trabajo no solo para enviar una notificación, sino también para ejecutar varias tareas simultáneamente. Las posibilidades son infinitas.
George Rowlands 
Créenos; eso no se consigue con un CRM de hoja de cálculo para pequeñas empresas.
Para el crecimiento.
Por desgracia, el objetivo de implementar un sistema CRM, de tener toda esa organización y automatización en el corazón de su negocio, es que su negocio pueda crecer. Como resultado, su sistema de CRM debe tener las capacidades para crecer junto con usted. Debería tratar con una base de datos de clientes en crecimiento, un canal de ventas más complejo y los números más altos que se pronostican y aseguran.
¿Los CRM de hoja de cálculo tienen la capacidad de crecer?
Si su CRM de hoja de cálculo crece o no, depende en gran medida de usted mismo y de las habilidades que posee y desarrolla para continuar manteniendo mejor su hoja de cálculo. Por ejemplo, puede aprender algunas fórmulas nuevas que automatizan aún más los procesos de CRM de hoja de cálculo; algunos sabelotodos podrían hacer una nueva macro. Podría crear una nueva macro usted mismo... pero todo eso lleva mucho tiempo.
El problema con un CRM de hoja de cálculo es que es solo eso: una hoja de cálculo. No importa cuán inteligente sea la persona que inventó la hoja de cálculo, nunca fue diseñada para que su negocio se agote. Es una herramienta central que se puede desarrollar, con injertos, en una herramienta que puede ayudarlo a administrar su negocio. Tendría que hacerlo solo, sin un proveedor que le enseñe las cuerdas.
Como digo, la primera hoja de cálculo se hizo en 1979… ¿¡qué ha cambiado!?
En respuesta a mi pregunta, no. No, los CRM de hoja de cálculo literalmente no tienen la capacidad de crecer. Las Hojas de cálculo de Google están limitadas a 5 000 000 de celdas. Es mucho, pero no es infinito. En Numbers by Apple, estás atascado con un número infinito de columnas de 256. Vamos; eres mejor que eso. Y Microsoft Excel... bueno, está limitado por la cantidad de memoria libre que tiene su computadora.
No. Los CRM de hoja de cálculo no tienen la capacidad de crecer.
Clement Chan 
Los CRM para pequeñas empresas tienen la capacidad de crecer.
Espera, fueron construidos para crecer. En estos días, los mejores CRM para pequeñas empresas están basados en la nube. Puede guardar todos sus datos directamente en los servidores de NetHunt y no tener que preocuparse por cómo puede acceder a ellos. Tenemos aplicaciones móviles tanto en la tienda de aplicaciones de Apple como en la tienda de aplicaciones de Android, que lo ayudan a estar al tanto de sus datos, agregándolos, editándolos, aprovechándolos, dondequiera que se encuentre en el mundo.
Contamos con un maravilloso Equipo de Éxito del Cliente que está listo y entusiasmado para brindar una demostración a quien la desee. Conocerán su negocio de adentro hacia afuera para asegurarse de que está aprovechando al máximo nuestro servicio y, si no es así, escucharán e intentarán implementar cualquier cambio específico que desee que se realice, de modo que el sistema Funciona para ti. Su éxito es nuestro éxito, así que lleguemos juntos.
Finalmente, estamos creciendo. Literalmente estamos creciendo. Solo este año, lanzamos nuestras integraciones de Intercom, Google Data Studio y Facebook, por lo que NetHunt funciona con las herramientas que ya usa para cubrir todos los aspectos de los procesos de su negocio. Hemos puesto nuestros formularios web de forma gratuita sin necesidad de registrarse y, por supuesto, lanzamos la función de flujos de trabajo.
Tenemos una hoja de ruta completa de integraciones y características en camino. Participe hoy.