La guía SMART para agilizar el proceso de planificación de su proyecto

Su enfoque sistemático para la gestión de proyectos es la sustancia que mantiene unida toda su operación comercial. Una mala planificación puede significar la muerte de un proyecto incluso antes de que se ponga en marcha.

Según el Project Management Institute (PMI), la gestión de proyectos implica la "aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a una amplia gama de actividades para cumplir con los requisitos de una tarea en particular".

Debido a la inmensa variedad de proyectos complejos y técnicamente desafiantes en el mundo empresarial actual, desarrollar una sólida plantilla de gestión se ha convertido en una habilidad cada vez más crítica.

La dura verdad es que muchas empresas aún no han encontrado un ritmo efectivo que se alinee con sus objetivos comerciales. Para poner esto en perspectiva, por cada mil millones de dólares invertidos solo en los Estados Unidos, se desperdician 122 millones de dólares debido a la falta de rendimiento del proyecto.

Con esto en mente, para garantizar que su proyecto tenga éxito, es fundamental utilizar SMART en la planificación del proyecto.

En última instancia, incluir esta estrategia en su enfoque debería funcionar para responder a las 4 W.

1. ¿Qué se necesita lograr?
2. ¿Por qué estamos haciendo esto?
3. ¿Quién estará involucrado en el proceso?
4. ¿De dónde saldrán los recursos necesarios?

Entonces, ¿cómo exactamente puede usar los objetivos SMART en la gestión de proyectos? Sumerjámonos.

ESPECÍFICO

Objetivos del esquema

En primer lugar, debe conocer los objetivos principales que conducen al panorama general y los objetivos más pequeños necesarios para llegar allí. Eche un vistazo profundo al alcance de las tareas en cuestión e identifique exactamente lo que quiere lograr y cómo se relaciona con su misión general.

Por ejemplo, supongamos que está iniciando una nueva función de chat en vivo en su sitio web. Si bien habrá muchos objetivos más pequeños para garantizar que el nuevo sistema se implemente correctamente, los objetivos generales probablemente sean mejorar la atención al usuario y dejar en claro que usted es una marca que prioriza el éxito del cliente.

Algunos otros objetivos generales que podría considerar a lo largo de cualquier proyecto podrían ser:

• Terminar el trabajo en tiempo y forma
• Mantenerse dentro del presupuesto dado
• Mejorar la entrega de productos

Para esta parte del proceso, comience pensando en grande. Establecer objetivos colosales sienta las bases para todo el proyecto y hace que sea más fácil mantenerse encaminado. A partir de aquí, obtiene granularidad sobre lo que se debe hacer exactamente para lograr los objetivos principales.

Para obtener ayuda organizativa, Wunderlist es una herramienta simple pero efectiva para delinear los objetivos más importantes y eliminar tareas de manera sistemática. Puede asignar rápidamente a las personas sus tareas pendientes, con todas las actualizaciones administradas y sincronizadas en múltiples dispositivos móviles.

MENSURABLE

Crear una lista de entregables

Establecer un requisito para los entregables es la vida y la sangre de un proyecto. Eche un vistazo más profundo y verá que los entregables se extienden mucho más allá de los resultados. Sirven como puntos de referencia sobre cómo se planifican, gestionan y ejecutan las tareas de la A a la Z. En general, hay dos tipos de entregables a tener en cuenta a lo largo de la gestión de proyectos: Proyecto y Proceso.

En general, hay dos tipos de entregables a tener en cuenta a lo largo de la gestión del proyecto: Proyecto y Proceso.

Los entregables del proyecto se refieren a los resultados basados ​​en necesidades específicas. Estos son típicamente elementos tangibles. Por ejemplo, si el proyecto está diseñando un nuevo sitio web, los entregables incluirían cosas como páginas de destino o ciertos elementos completados.

Los entregables del proceso tienen que ver con darse cuenta de los detalles del resultado. Esto está relacionado con la forma en que se ejecutan los proyectos. Un ejemplo sería con respecto a qué tan bien se apega un proyecto al plazo asignado o la calidad general del trabajo completado.

El primer paso sería identificar los entregables del proyecto. ¿Cómo se producirán? ¿Qué elementos tienen prioridad?

Luego vienen los entregables del proceso. ¿Qué determinará si el proyecto se está completando o no de manera eficiente? ¿Qué son los KPI?

Estos entregables actúan como modelo para todo el proceso. Asegúrese de que cada uno esté bien definido con una cantidad mínima de área gris.

REALIZABLE

Determinar el desembolso de la contribución

Simple y llanamente, sin un equipo capacitado, sus proyectos no tienen ninguna posibilidad. Sin embargo, un equipo de primer nivel está gravemente comprometido sin un sistema adecuado para el desembolso de tareas. Después de todo, la gestión de proyectos suele ser un esfuerzo de grupo.

Según sus objetivos y el tamaño de la operación, lo más probable es que se necesite una colaboración interdepartamental a lo largo de un proyecto. Una vez que se han priorizado las tareas, el gerente será responsable de delegar a lo largo de la duración del proyecto.

Por ejemplo, supongamos que el objetivo general es mejorar las tasas de conversión en el sitio web. Es probable que el proceso requiera que la información sobre las consultas de atención al cliente se transmita al departamento de diseño para ayudar a eliminar los cuellos de botella.

Afortunadamente, vivimos en una era con recursos fenomenales disponibles para ayudar a agilizar este tipo de tareas y promover la comunicación abierta.

Para una colaboración eficaz entre departamentos y un seguimiento de dependencias, Workzone es una herramienta de gestión de proyectos basada en funciones, que se encuentra entre el Basecamp simplista y el complejo JIRA, que le brinda una vista completa de todos los proyectos en curso, con ETA, roles asignados y estados. de subtareas en un solo lugar.

REALISTA

Identificar factores de riesgo

No importa cuánta planificación previa ponga en un proyecto, casi siempre habrá algo inesperado que aparecerá y desviará todo el curso. Entonces, ¿qué hace un buen gerente de proyecto en estas situaciones? Mantienen la calma y siguen moviéndose. ¿Por qué? ¡Porque planearon lo inesperado!

Por ejemplo, si está trabajando con un nuevo equipo, un riesgo común sería que las personas no estén completamente versadas en los procedimientos y ciertos factores podrían pasar desapercibidos. Otro grande podría ser en relación con el cliente. Tal vez nunca hayas trabajado con ellos antes y no estés familiarizado con su dinámica o expectativas.

Comience por identificar todas sus incógnitas. A partir de ahí, haga una lluvia de ideas sobre tantos riesgos potenciales como pueda. Juega en el peor de los casos. Luego desarrolle un protocolo sobre qué hacer en caso de que estos problemas se presenten nuevamente.

Ahora, sería imposible planificar todos y cada uno de los peligros potenciales que podrían causar estragos en su operación. Desarrollar un plan sólido para contrarrestar los contratiempos es el equivalente a usar una red de seguridad para asegurarse de que los problemas no se transformen en desastres en toda regla.

CRONOMETRADO

Establecer líneas de tiempo

La creación de plazos inevitablemente provoca un sentido de urgencia entre los trabajadores. Lo más importante que hacer aquí es ser realista. El estrés de cumplir plazos ridículos puede hacer que los trabajadores se sientan descontentos o que se sacrifique la calidad por la velocidad.

Realizar un estudio exhaustivo del proyecto y todo lo que conlleva. Cuanto más detallado sea este proceso, más precisos serán los plazos.

Considere implementar diagramas de Gantt en las primeras etapas de su negocio. Estos diagramas son una de las plantillas más populares y efectivas para transmitir el progreso del proyecto y los hitos alcanzados. Cada trabajo está representado por una barra que corresponde a un rango de fechas, por lo que la duración de la tarea se comunica claramente.

La comprensión de los sistemas y procesos de gestión de proyectos, así como de las variables y los riesgos involucrados, es fundamental para preparar diagramas de Gantt precisos. Creately ofrece diagramas de Gantt equipados con esta función para que pueda configurar fácilmente plazos para completarlos y asociarlos con hitos y dependencias.

Tampoco está de más dejar que su personal decida los plazos, siempre que las métricas estén dentro de lo razonable. Por ejemplo, si está agregando una funcionalidad de comercio electrónico completa al sitio web de su empresa, lo más probable es que se requiera una serie de actividades, integraciones y aportes de varios departamentos; solo mire todas las partes que componen el comercio electrónico. Comience dejando que los equipos de diseño y desarrollo elijan fechas tentativas para recopilar la información requerida.

Una vez que haya definido los plazos, haga todo lo posible por cumplirlos. Asegúrese de que sean bien conocidos y marcados en el calendario de todos. Además, prepárate para ser un ejecutor. Ser demasiado indulgente solo fomentará la procrastinación y el bajo rendimiento.

¿Qué piensas de SMART en la planificación de proyectos?

El uso de SMART en la gestión de proyectos es una de las mejores formas de garantizar el éxito. Sin embargo, independientemente de qué tan bien esté premeditada cada tarea, es probable que su equipo necesite algunos intentos para alcanzar su ritmo completo. Que sea un punto para proporcionar comentarios críticos. Al finalizar, nunca está de más sentarse y evaluar qué salió bien y qué se puede mejorar en el futuro.

¿Tiene experiencia en el uso de objetivos SMART en la planificación de proyectos? ¿Alguna otra herramienta que utilices para agilizar tu proyecto? Háganos saber en la sección de comentarios a continuación.

Biografía del autor

Raymond Crain es especialista en marketing digital en E2M, una agencia de marketing de contenido con sede en San Diego, California. Se especializa en servicios de Marketing de Contenidos y Social Media Marketing.