9 formas inteligentes de mantener a los asistentes virtuales comprometidos

A estas alturas, probablemente todos nos hayamos sentado en una buena cantidad de eventos virtuales. La mayoría de nosotros probablemente podría nombrar una conferencia virtual que fue inspiradora y reveladora. Mientras que otros se apresuran a señalar un evento que los dejó aburridos, sin compromiso y frustrados por perder su valioso tiempo.

No hay duda de que los eventos virtuales ofrecen un nuevo tipo de oportunidad. Pero, al igual que los eventos presenciales, aún requieren mucha planificación estratégica para ser efectivos. La desconexión a menudo se forma cuando los organizadores de eventos no logran capturar el mismo nivel de creación de redes, interacción y compromiso que viene automáticamente con la mayoría de los eventos en persona.

Sí, se necesita un poco más de creatividad para recrear esa experiencia. Pero es posible. Y si aprovecha la oportunidad, descubrirá que sus eventos virtuales tienen un impacto mucho mayor en sus asistentes.

A medida que crea su estrategia de evento virtual, incluya estas 9 formas inteligentes de ayudar a mantener a los asistentes virtuales comprometidos antes, durante y después de su evento virtual.

Antes de su evento virtual

Una estrategia de compromiso de prueba completa comienza mucho antes de que comience realmente su evento virtual. Al ser estratégico acerca de su planificación, no solo creará una mejor experiencia general para sus asistentes, sino que hará que la gente se entusiasme por asistir en primer lugar. Utilice los siguientes consejos para desarrollar su estrategia de compromiso antes de que comience su evento.

1. Decide tu Plataforma y Formato

Por supuesto, una de las primeras cosas en su lista de tareas pendientes cuando planifica un evento virtual es seleccionar su plataforma de alojamiento. También tendrás que decidir el formato de tu evento. Aquí hay algunas preguntas a considerar:

• ¿Los oradores serán transmitidos en vivo o pregrabados?
• ¿Los asistentes podrán hablar y hacer preguntas?
• ¿Cómo se harán estas preguntas?
• ¿Habrá un chat en vivo?
• ¿Quién estará monitoreando estas preguntas?

Realmente no hay una respuesta correcta o incorrecta cuando se trata de formato y plataforma, pero según algunos eventos y conferencias virtuales a los que hemos asistido, tenemos algunas sugerencias sobre lo que funciona mejor para impulsar el compromiso.

En primer lugar, cuando se trata de elegir una plataforma, descubrimos que los eventos más atractivos incorporan algún tipo de comunidad en línea. Piense en las principales razones por las que la mayoría de la gente asiste a eventos presenciales e intente recrear esto con su comunidad en línea. Recuerde, puede tener un excelente contenido, oradores increíbles y conocimientos valiosos, pero aún así no brindar la experiencia atractiva que buscan los asistentes al evento.

Las razones populares por las que la gente asiste a conferencias incluyen:

• Oportunidades de establecer contactos
• Escuche a los expertos de la industria
• Percepciones educativas
• Haga preguntas a sus compañeros y expertos de la industria
• Reunir recursos para apoyar sus propias necesidades comerciales

Entonces, ¿cómo haces para recrear esas experiencias virtualmente? Por suerte, la tecnología está a tu favor. Hay bastantes plataformas de alojamiento de eventos virtuales diferentes que ofrecen formas únicas de lograr todo lo anterior. Aquí hay algunos que vale la pena investigar:

Plataforma de eventos virtuales de Hubb : esta plataforma es la mejor para aquellos que planean un evento más grande como una conferencia anual. Es extenso y brinda una experiencia de participación superior que no es del todo necesaria para seminarios web mensuales o reuniones periódicas. La plataforma Hubb permitirá a los asistentes crear sus propios horarios de eventos, visitar puestos de exhibición virtuales y vestíbulos virtuales. También presenta herramientas de biblioteca de contenido donde puede organizar todas sus sesiones en un recurso a pedido para sus asistentes.

Plataforma de eventos virtuales de Hopin : excelente para empresas o eventos más pequeños, Hopin ofrece una versión inicial por solo $ 99 al mes. También ofrecen versiones comerciales o empresariales más amplias. Transmisión en vivo de las provincias de Hopin, redes de video 1: 1, salas de reuniones, así como herramientas de marketing para su evento.

Whova : otra herramienta excelente para eventos más pequeños, ya que el precio variará según el tamaño del evento. Whova es una herramienta simple y versátil que se puede integrar con otras herramientas como Zoom, Google Hangout, Youtube y Vimeo. Su fuerza se encuentra en sus disposiciones de red. Ofreciendo funciones como preguntas y respuestas en vivo, foros de discusión, encuentros y reuniones virtuales, los asistentes podrán reunirse y conectarse fácilmente con sus colegas. Además, los organizadores del evento pueden proporcionar a los asistentes acceso a la aplicación Whova antes del evento, lo que permitirá a las personas socializar virtualmente con otros asistentes a la reunión con anticipación.

Una vez que haya decidido su plataforma, querrá considerar el formato para su evento virtual. Para maximizar la participación, recomendamos grabar previamente la mayoría de sus segmentos y permitir que el orador interactúe activamente con la audiencia durante la presentación. Puede utilizar la funcionalidad de chat en vivo de su plataforma para lograr esto.

Este método ayuda a mantener a los asistentes de la audiencia interesados, en lugar de quedarse sentados sin hacer nada durante una presentación.

Otra opción es tener una sesión pregrabada y luego realizar una sesión de preguntas y respuestas en vivo. Este modelo híbrido permitirá que la audiencia se concentre en la presentación, pero también les dará la oportunidad de interactuar activamente con el presentador cuando llegue el momento.

2. Establecer expectativas

Una vez que se haya decidido por una plataforma y un formato, es importante que tanto sus oradores como su audiencia los conozcan y se sientan cómodos con ambos. Similar al concepto de crear una presentación virtual convincente , es importante que todos comprendan qué esperar y cuál será su función. Esto creará cohesión y comodidad, creando así un espacio donde tanto los oradores como los asistentes no tengan miedo de participar cuando llegue el momento.

Preparar oradores

Primero, asegúrese de que sus oradores entiendan lo que se espera de ellos. ¿Han hablado alguna vez en un evento virtual antes? Si esta es su primera vez, querrá pasar algún tiempo practicando y preparándose con ellos o darles algunos consejos para ayudarlos a prepararse por su cuenta.

Tenga en cuenta que muchos oradores poderosos obtienen su energía de la audiencia. Debido a que los eventos virtuales no ofrecen el mismo circuito de retroalimentación de la audiencia, los oradores a menudo pueden tomarse por sorpresa y sentir una desconexión de su audiencia que puede afectar su desempeño. Tenga esto en cuenta y prepare sus altavoces en consecuencia. Estos son algunos consejos excelentes que pueden ayudarlos a preparar sus presentaciones virtuales.

Otros temas importantes para discutir con sus oradores incluyen los fondos de sus cámaras, la iluminación, el código de vestimenta y la tecnología. Al tener estas conversaciones de antemano, garantizará una experiencia fluida para su audiencia y, por lo tanto, más atractiva en general.

Preparar a los asistentes

A continuación, querrá preparar a su audiencia. ¿Cómo puede esperar que participen durante el evento, si no saben cómo hacerlo?

Hágales saber que valora sus comentarios durante las sesiones y déjeles claro cómo pueden darlos. Si está silenciando a todos los asistentes hasta la sesión de preguntas y respuestas en vivo, ¡infórmeles! Cuando puedan expresar sus preguntas, aclare dónde deben presentarlas o darlas a conocer.

Al establecer expectativas claras, verá una mejor tasa de participación general simplemente porque los asistentes sabrán cómo participar. Suena simple, pero sin embargo, es tan fácil de olvidar.

3. Crea emoción

La emoción es el camino hacia el compromiso. Para que la gente interactúe, tienes que hacerlos vibrar. Es un principio fisiológico básico. La emoción crea emociones más poderosas, lo que a su vez hace que la gente hable. Cuanto más entusiasmo haya sobre su evento, más personas querrán unirse. No solo verá un aumento en la asistencia, sino que sus asistentes realmente esperarán con ansias su evento, lo que puede proporcionar algo de marketing de eventos adicional.

Aquí hay algunas sugerencias para aumentar la emoción antes de su evento:

Envíe una caja de botín de evento virtual personalizado

¿A quién no le encanta recibir una caja personalizada de obsequios gratis por correo? Enviar una caja de artículos promocionales planificados estratégicamente antes de su evento es una manera fácil de hacer que la gente hable antes de que comience su evento. Hemos visto de primera mano la emoción que puede crear un botín. Lea sobre el éxito que uno de nuestros propios clientes vio al enviar botín de eventos virtuales.

Siempre recomendamos crear un hashtag para tu evento e incorporarlo de alguna manera a tu caja de evento virtual. Esto les dará a los asistentes un lugar para compartir su entusiasmo, publicar fotos de sus artículos de botín y darles un medio para conectarse. También impulsará la participación en su evento y lo ayudará a correr la voz.

Toque en FOMO

Otra forma sencilla de aumentar la emoción del evento es aprovechar el marketing FOMO o el miedo a perderse algo. Use las redes sociales, el correo electrónico, las páginas del sitio web y las publicaciones de blog para crear suspenso lentamente para su evento. Las campañas de goteo como el anuncio de un nuevo orador o un nuevo segmento agregado debido a la demanda popular son excelentes ejemplos.

Vídeos y gráficos promocionales

Considere invertir en un video promocional bien hecho para su evento. Al igual que un tráiler de una nueva película, los videos crean un tipo de emoción inigualable. Querrás invertir en algo profesional, lo que podría ser costoso. Pero considere usar clips cortos de este video promocional para expandir la inversión. Puede compartirlos en las redes sociales, páginas de eventos y mediante campañas de correo electrónico. Incluso se pueden usar mientras planifica su próximo evento, especialmente útil si se trata de una conferencia anual que se repite todos los años.

Durante su evento virtual

La planificación estratégica de su agenda para impulsar el compromiso es una clave fundamental para el éxito. Aquí hay algunas cosas que querrá incorporar durante su evento.

4. Sea creativo con las actividades

Utilice su plataforma al máximo de su capacidad. Hay una razón por la que muchas de las herramientas enumeradas anteriormente tienen preguntas y respuestas integradas, chats en vivo y salas de reuniones especiales. Todo es para ayudar a los planificadores de eventos como usted a mantener a sus asistentes comprometidos. Aquí hay algunas actividades interactivas que puede incluir en su agenda:

• Chat en vivo: preguntas y respuestas durante las presentaciones

• Encuestas: una excelente manera de conocer a sus asistentes

• Encuestas: ya sea que esté tratando de probar un punto en una presentación o simplemente involucrar a sus asistentes, las encuestas son una excelente manera de mantener a las personas en sintonía.

• Cuestionarios: organice sesiones de cuestionarios al final de cada evento para ver si los asistentes estaban prestando atención.

• Concursos: lleve sus cuestionarios un paso más allá convirtiéndolos en un concurso y considere ofrecer premios a los ganadores.

• Debates: haga que dos de sus oradores "debatan" entre sí en vivo y luego solicite comentarios de la audiencia sobre el ganador

• Paneles de oradores: en lugar de un solo orador, considere múltiples oradores que puedan alimentarse entre sí y cree más una conversación en lugar de una presentación formal

Además, considere incluir actividades que promuevan la creación de redes y la conexión entre los asistentes. Aquí están algunos ejemplos:

Sesiones Ask Me Anything : una táctica que está ganando popularidad entre los eventos virtuales son las sesiones de "pregúntame cualquier cosa". Estas pequeñas sesiones de grupo utilizan un experto en la materia (SME) que, si se trata de un evento en persona, las personas harían cola para establecer contactos y hacer preguntas. Luego, el orador organiza una sesión tipo "mesa redonda", en la que no tiene una agenda, pero los asistentes dirigen la conversación con preguntas específicas que hacen. Recuerde asegurarse de que su PYME tenga una lista de preguntas de respaldo, en caso de que la conversación tarde en comenzar.

Sesiones personales de reunión: otro incentivador de networking son los pequeños grupos de "reunión". Cree una sesión con entradas limitadas para permitir que las personas se conecten mejor virtualmente. Querrá alentar a las personas con intereses similares o títulos de trabajo a reunirse para que las reuniones sean más atractivas para asistir. Considere tener un líder en cada grupo, con preguntas iniciales o actividades para romper el hielo. Otra forma de hacer que estas sesiones sean menos intimidantes es etiquetándolas como "hora del café" u "hora del cóctel". Incluso puede incluir un artículo de bebida de marca en su caja de regalos y alentar a los asistentes en la agenda a tomar su taza y compartir una bebida virtualmente.

Stands de ferias comerciales virtuales : una gran parte de la conferencia en persona es la feria comercial. Afortunadamente, muchas plataformas de alojamiento de eventos virtuales han encontrado formas creativas de recrear esto en línea. Considere incorporar proveedores que habrían estado presentes en su evento en vivo dándoles una página especial para mostrar su propio perfil, imágenes, logotipos, carteles o cualquier otra cosa que deseen incluir. Además, aliente a los proveedores a tener un miembro del personal presente virtualmente en la página, para que puedan interactuar con cualquier asistente que visite su stand. Puede ser un poco difícil entender la idea de una feria comercial virtual, pero a continuación se muestra un ejemplo de cómo se ve un stand en línea en la plataforma Whova.

5. Asegúrese de dar un descanso a los asistentes

Los descansos parecen ser naturales durante los eventos en persona. Por lo general, las personas tienen que caminar a un nuevo lugar entre sesiones. Además, por lo general hay una hora de almuerzo o merienda incorporada para socializar más.

Pero cuando todos somos virtuales, puede ser fácil planificar un día completo de sesiones y ni siquiera considerar construir un descanso. Irónicamente, la mejor práctica para los eventos virtuales es incorporar más descansos. Debido a que las distracciones del "mundo real" no desaparecen durante los eventos virtuales, los asistentes tienen períodos de atención mucho más cortos.

Un buen punto de referencia a seguir es que por cada hora de una presentación en vivo, aproximadamente la mitad de ese tiempo funcionará en un entorno virtual. Por lo tanto, un orador principal típico de 60 minutos debe dividirse virtualmente en una sesión de 30 minutos.

Considere ser creativo con sus descansos también. Permita un tiempo en el que los participantes puedan ponerse al día con sus necesidades personales, pero también permita algunos descansos interactivos adicionales.

Piense en cómo entretendría a los invitados o asistentes a un evento en persona. ¿Por qué no recrear esa experiencia virtualmente? Aquí hay algunas ideas:

• Descanso de bienestar: considere realizar una sesión de meditación, estiramiento o yoga con sus asistentes.

• Entretenimiento: considere incluir un concierto, música en vivo u otra forma de entretenimiento que pueda ser relevante para su industria.

• Sesión de trucos de magia: aproveche el talento de su empresa o contrate a un mago externo.

• Sesión de cocina: use un breve descanso "mental" para enseñar una lección de cocina o una receta divertida.

• Espectáculo de talentos: permite que los asistentes envíen videos antes del evento y preséntalos en un espectáculo de talentos durante uno de los descansos. Esta es también una gran oportunidad para establecer contactos y brinda a las personas la oportunidad de reírse e interactuar entre sí.

6. Mantén las conversaciones con un maestro de ceremonias virtual

Los descansos son extremadamente efectivos para promover el compromiso, incluso si solo opta por el estilo de intermedio tradicional. Pero es importante que no dejes que los asistentes se vayan solos, sin ningún tipo de incentivo para volver. Nuevamente, las distracciones son altas durante los eventos virtuales. No quiere correr el riesgo de que los asistentes se vean atrapados en una tarea no relacionada y se olviden por completo de volver a unirse a su conferencia.

Las notificaciones automáticas pueden ser una excelente manera de mantener a todos enfocados. Envíe recordatorios sobre la duración de cada descanso y cuándo regresará. También puede usar las notificaciones para mantener las conversaciones durante todo el evento.

Considere enviar datos interesantes durante el día o gritar a los ganadores del concurso. Piense en las notificaciones automáticas, los correos electrónicos masivos o las publicaciones en las redes sociales como un maestro de ceremonias de un evento en persona. Aunque no es una persona real, este tipo de correspondencia durante el evento es una forma de dar voz a su conferencia mientras mantiene a todos juntos y comprometidos.

Después de su evento virtual

Su estrategia de compromiso nunca debe terminar con el evento. Hay muchas oportunidades después del evento para continuar la conversación y mantener a los asistentes entusiasmados con su experiencia y su empresa. Así que mantén ese fuego encendido con los siguientes consejos de participación.

7. Utilice el marketing de contenido generado por el usuario

El contenido generado por el usuario es una de las formas más poderosas de conectar a las personas con su marca y, por lo tanto, con su evento. ¿Recuerdas el hashtag del evento del que hablamos antes? Ahora es el momento de aprovecharlo.

Si promocionó su hashtag a lo largo de su evento, es probable que tenga una reserva de contenido cargado por sus asistentes que puede compartir y promocionar. Aproveche este contenido en sus páginas sociales, en sus seguimientos de correo electrónico y en las páginas de su sitio web. Comuníquese con algunas de estas personas que ofrecieron comentarios positivos y pregúnteles si puede usarlas en un testimonio. Estos pueden ser valiosos cuando va a construir su campaña de marketing para su próximo evento.

8. Comparte recursos

El objetivo principal de su evento virtual probablemente fue educar e inspirar a sus asistentes. Así que mantén esa inspiración después del evento compartiendo los recursos que pueden llevar consigo y usar a lo largo de sus vidas.

Uno de los mayores beneficios de los eventos virtuales es la manera fácil en que las personas pueden regresar y ver las sesiones que se perdieron o que encontraron especialmente valiosas. Asegúrese de brindarles esta oportunidad al hacer que su biblioteca de contenido sea accesible para todos los asistentes.

También puede usar clips de estas sesiones, o presentaciones de diapositivas de oradores específicos, para ayudar a su audiencia a continuar aprendiendo durante todo el año, manteniendo fresca la emoción. Reutilice las sesiones en clips del tamaño de un bocado que puede compartir por correo electrónico o redes sociales. Esta también puede ser otra forma de entusiasmar a la gente con el próximo evento del calendario.

9. Solicite comentarios

Finalmente, lo mejor que puede hacer para mejorar su participación en eventos virtuales es solicitar comentarios. Su audiencia es la que experimenta su evento y tendrá la mejor información sobre las áreas en las que puede mejorar.

Considere enviar una encuesta después del evento para recopilar comentarios sobre las mejores sesiones y actividades. Aquí hay algunas preguntas sugeridas que quizás desee incluir:

• ¿Por qué asististe a nuestro evento y qué esperabas sacar de él?
• ¿Te llevaste lo que esperabas llevarte?
• ¿Qué hicimos mejor?
• ¿En qué áreas del evento crees que podemos mejorar?
• ¿Qué sesión fue tu favorita y por qué?
• ¿Qué tipo de sesiones te gustaría que tuviéramos más?

Accede a las respuestas que obtienes. ¿Un tema o formato en particular resonó mejor entre los asistentes? Esto le brindará información valiosa sobre lo que disfruta su audiencia y cómo puede mejorar su formato, actividades y tácticas generales de participación para la próxima conferencia.

Siguiente - Sube de nivel tus eventos virtuales

Mientras planifica su próximo evento virtual, recuerde que la competencia es alta. Las empresas de todo el mundo están cambiando sus estrategias de eventos para capitalizar el movimiento virtual. Utilice este conocimiento para impulsar su lado competitivo, mientras piensa en formas de brindar una mejor experiencia a los asistentes a su evento.

Puede que sea necesario reinventarlo, pero la participación de la audiencia aún se puede lograr en el mundo virtual. De hecho, con un poco de creatividad puede inspirar a sus asistentes de maneras que ya han visto antes. Y no olvide que, si se realiza correctamente, su evento virtual puede llegar y atraer a personas que nunca habría captado en un evento físico.

Las oportunidades son infinitas, así que utilice las ideas anteriores para desarrollar su estrategia de compromiso y expandir su audiencia mientras lo hace.