La guía fácil para la gestión de partes interesadas
Publicado: 2019-02-01La mayoría de los proyectos fracasan porque no se presta atención a los intereses y requisitos de las partes interesadas.
Si bien sus partes interesadas clave tienen el poder de hacer que su proyecto fracase, debe tener un plan adecuado para identificar sus necesidades y comunicarse e interactuar con ellos.
Su plan de gestión de partes interesadas debe ser un elemento clave de sus esfuerzos de planificación de proyectos.
En esta publicación, veremos qué es la gestión de partes interesadas y los diferentes pasos del proceso de gestión de partes interesadas.
También hemos introducido varias herramientas visuales que puede usar durante cada fase junto con plantillas editables.
¿Qué es la gestión de partes interesadas?
Una parte interesada es alguien que tiene interés o que se ve afectado por su proyecto y su resultado.
Esto puede incluir entidades tanto internas como externas, como los miembros del equipo del proyecto, patrocinadores del proyecto, ejecutivos, clientes, proveedores, socios y el gobierno.
La gestión de las partes interesadas es el proceso de gestionar las expectativas y los requisitos de estas partes interesadas.
Implica identificar y analizar a las partes interesadas y planificar sistemáticamente la comunicación y el compromiso con ellas.
Proceso de gestión de partes interesadas
Los siguientes son los pasos clave en la gestión de las partes interesadas. Seguir estos pasos lo ayudará a abordar de manera efectiva los requisitos de sus partes interesadas y mantenerlos satisfechos.
Identificación de partes interesadas
El primer paso es identificar a las partes interesadas de su proyecto. Puede comenzar enumerando a todas las personas afectadas por el proyecto.
No necesita preocuparse por asignarles una categoría todavía; simplemente anote su nombre o su empresa para especificar. Las partes interesadas que debe tener en cuenta son aquellas
- Quién se verá afectado (positiva y negativamente) por su proyecto
- Quién tiene interés en tu proyecto
- Quién tiene poder sobre tu proyecto
- Quién quiere que tu proyecto fracase
- Quién quiere que su proyecto tenga éxito
Una plantilla de mapa mental como esta puede ayudarlo a enumerarlos.
Una vez que tenga una lista completa de las partes interesadas, es más fácil categorizarlas. Por ejemplo, puede agruparlos como Externos e Internos. Puede usar un mapa de partes interesadas similar al que se muestra arriba para hacer esto.
Analisis de los interesados
En este paso, evaluará a las partes interesadas en términos del poder y el interés que tienen sobre su proyecto. Al categorizarlos de esta manera, puede decidir en qué partes interesadas debe invertir más y menos esfuerzo.
La Red de Interés de Energía
La cuadrícula de Power Interest es la técnica más utilizada en el análisis de las partes interesadas. Esta herramienta te ayuda a determinar lo que vas a comunicar
Alto poder/ alto interés (participación total)
Las partes interesadas que coloque en este cuadrante son los actores clave. Si bien tendrá que esforzarse al máximo para interactuar con ellos, debe mantenerlos informados en todo momento.
Alto poder/bajo interés (manténgase satisfecho)
Haga el esfuerzo suficiente para mantener satisfechos a estos interesados. Pero absténgase de exagerar con sus esfuerzos de comunicación para no aburrirlos.
Bajo consumo/alto interés (manténgase informado)
Proporcione información adecuada sobre el proyecto a estas personas y asegúrese de que no tengan ningún problema con el proyecto.
Bajo consumo/ bajo interés (esfuerzo mínimo)
Supervise a estos actores y su interés en el proyecto y bríndeles la información adecuada sin sobrecargarlos.
Diagrama de cebolla: priorización de las partes interesadas
Ahora que sabe dónde está cada uno de sus
Análisis DAFO de las partes interesadas
Otra gran herramienta para analizar la importancia de tus stakeholders y priorizarlos es el análisis FODA.
Con él, puede evaluar a sus partes interesadas en función de sus fortalezas y debilidades, las amenazas que representan para su proyecto y las oportunidades que pueden brindar para completar con éxito el proyecto.
Planificación de partes interesadas
Ahora que tiene una idea sobre cómo y con qué frecuencia debe comunicarse e interactuar con sus partes interesadas, es hora de crear un plan para entregar el mensaje correcto a la parte interesada correcta de manera oportuna.
Antes de comenzar a crear su plan de comunicación, debe tener a mano un perfil de las partes interesadas.
Estos perfiles (debe tener uno para cada categoría de partes interesadas) deben enumerar sus necesidades, intereses, metas, responsabilidades, nivel de poder e interés, canales de comunicación, etc.
Luego, puede desarrollar un plan de comunicación para cada perfil de parte interesada. El plan debe especificar información como
- El tipo de información que se debe comunicar (el mensaje clave)
- El enfoque de compromiso
- Los canales de comunicación (por ejemplo: correos electrónicos, boletines, videollamadas, etc.)
- Frecuencia de participación y fase del proyecto
Participación de los interesados
Aquí es donde ejecuta su plan de comunicación que ha creado.
Mientras interactúa activamente con las partes interesadas, debe monitorearlas constantemente para identificar si pueden tener problemas con cualquier desarrollo del proyecto.
Tome las medidas necesarias para abordarlos con el fin de obtener su apoyo continuo.
También tenga cuidado de seleccionar un enfoque de participación adecuado según el tipo de parte interesada. Por ejemplo, puede utilizar enfoques costosos como reuniones cara a cara, consultas extensas, etc. con las partes interesadas que tienen un alto poder y un gran interés (los actores clave) en su proyecto.
Reserve los métodos menos costosos, como boletines y correos electrónicos, para aquellos en los que debe poner el mínimo esfuerzo.
Luego mida la efectividad de su estrategia de participación y aplique los ajustes necesarios para mejorarla según sea necesario.
¿Algún consejo más sobre la gestión de las partes interesadas?
En la parte superior de su lista o no, cada parte interesada en su proyecto debe ser gestionada y comprometida. Mantenerlos satisfechos es la clave para un proyecto exitoso.
En esta publicación, hemos cubierto exactamente cómo debe identificar y analizar a las partes interesadas y crear un plan efectivo para interactuar con ellas.
Consulte también nuestra publicación sobre el mapeo de un plan de comunicación con el cliente para aprender en detalle cómo crear un plan de comunicación exitoso para sus partes interesadas.