7 pasos de la planificación de recursos humanos

Los recursos humanos se encuentran entre los activos más cruciales de cualquier organización empresarial. Bueno, ninguna empresa puede permitirse el riesgo de una escasez de habilidades. Por lo tanto, para hacer el mejor uso de los recursos disponibles en la organización, es fundamental contar con un proceso HRP.

Es un proceso continuo, orientado a las personas, que ayuda a una organización a operar sin exceso o escasez de mano de obra. HRP también garantiza que tenga las personas adecuadas en su equipo con las habilidades y el nivel de competencia deseados para hacer crecer su empresa.

¿Qué es la Planificación de Recursos Humanos?

La planificación de recursos humanos ayuda a las empresas a evaluar las necesidades actuales y futuras de recursos humanos. Se trata de desarrollar planes para hacer un mejor uso de las habilidades y aptitudes de los empleados y contratar nuevos.

Una estrategia eficaz de HRP garantiza un ajuste ideal entre los empleados y el puesto de trabajo, así como la cultura organizacional, al tiempo que se enfrenta a la escasez o al excedente de mano de obra. Por lo tanto, HRP es fundamental para cualquier empresa, ya que les permite evaluar las necesidades de su fuerza laboral y planificar en consecuencia para lograr una mayor productividad.

¡Hay 7 pasos generales en el proceso de HRP que discutiremos más adelante!

7 pasos en la planificación de recursos humanos

Cada paso involucrado en el proceso de planificación de recursos humanos debe seguirse en una secuencia particular para alcanzar el objetivo final. El proceso implica desarrollar una estrategia que permita a la empresa encontrar y retener a los empleados adecuados y calificados para satisfacer sus necesidades organizacionales. También ayuda a analizar las necesidades de recursos humanos para el futuro cercano y planificar en consecuencia. ¡Siga leyendo para conocer los otros pasos involucrados en el proceso de planificación de recursos humanos!

• Analizar objetivos

El primer y más importante paso en el proceso de HRP es realizar un análisis detallado de la misión y visión de la empresa, así como de los objetivos de los diferentes departamentos de la organización. Si bien cada departamento tiene diferentes objetivos y un conjunto específico de expectativas de recursos humanos, es vital tener una comprensión clara de antemano.

Los objetivos pueden comprender mejorar los niveles de habilidad de los empleados existentes o reclutar nuevos empleados para el proceso, el procedimiento de selección, incorporar programas de capacitación y desarrollo, entre otras cosas.

• Preparar el inventario de recursos humanos

Después de analizar los objetivos de la organización, el siguiente paso es estudiar el estado actual de los recursos disponibles en la organización. Para lo mismo, puede utilizar el sistema de información de recursos humanos (HRIS), si tiene uno. Esto lo ayudará a analizar la cantidad actual de personas empleadas en la organización: sus habilidades, desempeño, capacidades y habilidades potenciales.

Inicialmente, los gerentes deben estudiar las capacidades de su fuerza laboral existente y determinar si el personal actual puede satisfacer la demanda futura. Al momento de estudiar el inventario de mano de obra, puede considerar factores como el nivel de habilidad de los empleados, la productividad o la creatividad mostrada en cada período, la elegibilidad para el puesto de trabajo actual y futuro, etc.

• Demanda prevista

Pronosticar la demanda es una de las partes más abrumadoras pero cruciales del proceso de planificación de recursos humanos. Se trata de estimar el número adecuado de empleados a contratar de acuerdo con el plan estratégico de la empresa en un período determinado. Entonces, en base a los objetivos de los diferentes departamentos y el inventario de recursos disponibles, el equipo de planificación de recursos humanos puede pronosticar la demanda de los empleados.

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En esta etapa del pronóstico de la demanda, podemos hacer una estimación con respecto a :

• Adición de un nuevo rol en el trabajo
• Prevenir la escasez de recursos humanos.
• Tipo de personal requerido para el puesto de trabajo
• El número adecuado de personal para cumplir con los objetivos comerciales a largo plazo

Después de la previsión de la demanda, es fundamental evaluar la capacidad de una organización para suministrar la mano de obra necesaria. La fuente de suministro de recursos humanos incluye la fuerza laboral existente en la organización, así como el suministro interno y externo. Entonces, como se mencionó anteriormente, primero debemos analizar la suficiencia de la fuerza laboral actualmente en la organización y luego buscar fuentes internas y externas.

La previsión de suministro ayuda en:

• Revisando el personal actual
• Evaluar las necesidades actuales y futuras para cubrir los puestos previstos

• Estimar brechas

Una vez que su pronóstico esté completo, comprenderá la demanda de recursos humanos y las necesidades de suministro del futuro. Además, podrá identificar si necesita llenar el vacío con empleados internos o buscar fuentes externas contratadas a tiempo parcial, a tiempo completo o como contratistas.

En esta etapa de la planificación de recursos humanos, se deben estimar el requisito neto de recursos humanos y la brecha estratégica. La diferencia entre un pronóstico y el resultado real se conoce como brecha estratégica. Y el resultado de este cálculo es un requerimiento de recursos humanos excedente o deficitario. Mientras que el superávit se refiere a la cantidad de personal que se despedirá, el número de déficit determina la cantidad total de personal que se contratará.

Consejo profesional: si tiene una cantidad adecuada de empleados que no tienen el conjunto de habilidades requerido, puede usar el programa de capacitación y desarrollo para mejorar sus habilidades.

• Formular el Plan de Acción

Con base en el análisis de brechas, el equipo de planificación de recursos humanos prepara un plan de acción para comenzar el reclutamiento, las transferencias, la capacitación, la promoción o la jubilación anticipada según las necesidades de su negocio. Cuando está formulando el plan, es fundamental asignar las fechas de inicio y finalización de cada acción, así como tomar notas sobre cada parte del plan.

• En caso de resultado excedente: Reducir jornada y mantener contratación
• En caso de resultado deficitario: Contratar nuevos empleados y capacitar a los existentes

• Implementar el Plan

Este es sin duda el aspecto más desafiante de cualquier proceso de HRP. No hace falta decir que el plan debe estar alineado con las metas y objetivos de cada departamento de la organización. En esta etapa del proceso de planificación, los profesionales de recursos humanos deben tomar medidas prácticas para integrar el plan formulado.

Si bien el departamento necesita un presupuesto, la capacidad de implementar el plan es un esfuerzo de colaboración de cada departamento de la organización.

• Monitoree, controle y obtenga retroalimentación

Es el paso final en el proceso de planificación de la mano de obra. Una vez que se implementa el plan HRP, debe monitorearse continuamente para identificar las lagunas en su plan, si las hay. No solo esto, sino que la revisión oportuna ayuda a tomar medidas correctivas. Por lo tanto, la medición continua, la presentación de informes y la retroalimentación continua son cruciales para que el plan de recursos humanos sea un éxito.

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¿Cómo ayuda el software SumHR con la planificación de recursos humanos?

El software HRMS como SumHR ayuda a realizar todas las funciones de recursos humanos mediante el uso de tecnología de la información. El software recopila, almacena y permite el acceso a todos los datos importantes de planificación de recursos humanos en una plataforma HRIS integral. El sistema central de gestión de recursos humanos no solo guarda información importante de los empleados, sino que también supervisa el proceso de planificación de la mano de obra de forma continua para tomar medidas correctivas oportunas. El software SumHR incluye además funcionalidades que ayudan a analizar la disponibilidad actual de los empleados y pronosticar la demanda de mano de obra con precisión al mismo tiempo que respalda los objetivos de la organización.

Terminando

El proceso de planificación de recursos humanos es crucial para estimar los requisitos futuros de recursos humanos. A través de la planificación estratégica de recursos humanos, las organizaciones pueden asignar con éxito los recursos humanos a través de diferentes procesos.

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