Qué es la gestión de stock y 8 formas de optimizarla

La gestión de existencias es la columna vertebral de una empresa y desempeña un papel central en el equilibrio de la oferta con la demanda. Al mantener constantemente niveles óptimos de existencias, los minoristas pueden evitar las desagradables consecuencias del exceso de existencias (inmovilizaciones de capital y costosos costos de mantenimiento) o la falta de existencias, que conduce a la pérdida de ventas, así como al daño a la reputación.

Pero más allá de sus beneficios operativos, una buena gestión del stock también tiene un valor estratégico y puede determinar el éxito o el fracaso de una empresa.

En otras palabras, su inventario contiene más de lo que cree. Una gestión óptima del stock brinda acceso a análisis que empoderan a las marcas en varios aspectos, desde comprender el comportamiento del consumidor y predecir tendencias, hasta el rendimiento del producto o incluso identificar áreas de crecimiento.

Además, con el aumento del comercio minorista omnicanal, donde los consumidores cambian constantemente de las tiendas físicas a las online, la gestión eficiente del stock se vuelve aún más crucial. La visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario, obtenida gracias al software avanzado de gestión de stock, garantiza que la disponibilidad del producto sea constante en todos los canales y esté disponible en el momento y lugar adecuados.

Descubramos todo lo que necesita saber sobre estas operaciones y exploremos cómo mejorar la gestión de stock para su negocio.

¿Qué es la gestión de stocks?

La gestión de existencias, también conocida como gestión de inventario, es el proceso de tener visibilidad del flujo de mercancías de una empresa, supervisando los pedidos, el almacenamiento, el seguimiento, el envío y el reabastecimiento de existencias. El objetivo principal de una gestión exitosa del stock en almacén es encontrar el equilibrio óptimo entre la oferta y la demanda del cliente, minimizando al mismo tiempo los costos asociados con el almacenamiento. Esto implica que es esencial saber exactamente cuánto inventario pedir sin terminar con un exceso de stock o tener que lidiar con situaciones desagradables de falta de stock. A medida que las empresas se expanden, las preguntas sobre su inventario se multiplican:   “¿Cómo sé si tengo suficientes productos en stock?” o "¿Qué artículos generan mis ganancias?" . Responder estas preguntas con precisión es importante porque ayudan a dar forma a la trayectoria de una empresa y eliminar el riesgo de perder dinero en acciones muertas.

Diferencias entre control de stock, gestión de stock y optimización de stock

En la gestión de almacenes, los términos y conceptos de control, gestión y optimización de stock suelen estar entrelazados. Analicemos su significado en detalle.

• Control de stock:   Implica tener toda la información respecto a cantidad, características y ubicación de los productos en el almacén. Por lo tanto, monitorear los niveles de existencias constantemente y realizar recuentos de inventario con regularidad es esencial para garantizar tiempos de reposición precisos y garantizar que las cifras registradas coincidan con las existencias físicas.
• Gestion de Stocks   en un almacén se refiere a todos los procesos relacionados con el almacenamiento, seguimiento de inventario, reabastecimiento o sistemas de movimiento de mercancías como FIFO, FEFO o LIFO.
• Optimización de inventario   Se refiere a las estrategias encaminadas a mejorar la productividad del stock almacenado. Por ejemplo, asegurarse de que el stock satisfaga la demanda de los clientes o equilibrar los costos de almacenamiento con las ventas.

Diferentes tipos de acciones

Las cuatro categorías principales de inventario son las siguientes:

• Materias primas:   Materiales y componentes básicos utilizados en la producción de bienes.
• Trabajo en progreso:   artículos que todavía están en producción
• Productos terminados:   Artículos que están listos para la venta a los clientes.
• Consumibles:   existencias utilizadas en el funcionamiento diario de la empresa, por ejemplo, combustible y material de oficina

Cada categoría requiere un enfoque diferente para mantener un inventario equilibrado. Además, puede decidir dividir sus acciones en categorías según el valor, por ejemplo, acciones de valor bajo, medio y alto. Esto podría resultar útil para identificar elementos que necesitan especial atención en términos de condiciones de seguridad de almacenamiento o mayores inversiones de capital.

Diferencia entre gestión de stock perpetua y periódica

Hay dos enfoques principales para la gestión de existencias:

Gestión periódica de stock

Este método es adecuado para pequeñas empresas con inventario limitado que no necesitan sistemas de seguimiento ni códigos de barras avanzados. Implica recuentos manuales de inventario a intervalos específicos. La desventaja de este enfoque es que no hay información ni análisis en tiempo real en los que basar las decisiones estratégicas y, por lo tanto, su simplicidad puede tener el costo de ineficiencias o interrupciones.

Las empresas en crecimiento o que manejan grandes cantidades de inventario no deberían utilizar este método, ya que los recuentos de inventario físico consumen mucho tiempo y los exponen a errores que pueden obstaculizar sus actividades.

Gestión de stock perpetua

Este método, basado en el seguimiento electrónico integrado con sistemas POS (Punto de Venta) y plataformas de comercio electrónico, permite a las empresas monitorear el inventario constantemente. Tan pronto como se realiza un pedido o hay un movimiento relacionado con un determinado artículo, el sistema se actualiza automáticamente, lo que permite a los minoristas saber exactamente cuántos artículos hay disponibles. La visibilidad en tiempo real elimina la necesidad de realizar recuentos manuales regulares de existencias y el consiguiente riesgo de error humano. La gestión perpetua de existencias brinda una descripción general más precisa del inventario, lo que ayuda a evitar desabastecimientos y a tomar decisiones más informadas basadas en datos precisos.

Consejos para una gestión eficaz del stock

Confíe en el software de gestión de inventario

El panorama empresarial del comercio electrónico es desafiante, especialmente debido a su imprevisibilidad y feroz competencia. En tal contexto, el software de gestión de inventario puede convertirse en un gran diferenciador. Este software ayuda a remodelar las estrategias comerciales aprovechando el poder de la tecnología de automatización de inventario, identificando patrones de ventas, tendencias del mercado y fluctuaciones estacionales, gracias a sus soluciones precisas de mantenimiento de registros y seguimiento en tiempo real. Con análisis predictivos y recordatorios de reordenes, puede asegurarse de que sus niveles de existencias sean siempre precisos, reduciendo así el desperdicio financiero y las pérdidas causadas por falta o exceso de existencias.

Siempre verifique el stock que ordenó

Es importante comprobar si la calidad y cantidad del stock que recibes de los proveedores coincide con lo que has pedido. No querrás arriesgarte a recibir más o menos de lo que necesitas, lo que afectaría tu reputación o tus ventas potenciales debido a tales errores.

evitar al azar

Guardar el inventario donde haya espacio en el almacén puede resultar tentador, pero también es una receta para el desastre. Colocar artículos al azar puede obstruir el seguimiento del producto, provocar una selección incorrecta de artículos y retrasos, lo que genera varias ineficiencias operativas, así como errores costosos. Esto es especialmente cierto cuando hay un flujo constante de grandes volúmenes de bienes o cuando los productos son similares en apariencia pero varían en sus características. Enviar la variante incorrecta de un producto es lo último que desea. Un sistema de almacenamiento desorganizado interrumpe todos sus procesos de cumplimiento, así que asegúrese de estructurar su almacén adecuadamente y utilizar un sistema de almacenamiento eficaz. Por ejemplo, puedes:

Zonas de uso

Asignar áreas o zonas específicas en su espacio de almacenamiento para categorías de productos específicas es útil para que las operaciones fluyan mejor. Por ejemplo, las existencias de rápido movimiento deben almacenarse más cerca del área de embalaje, mientras que los artículos que se venden con menos frecuencia pueden almacenarse más lejos.

Utilice un sistema de etiquetado claro

Tener un sistema de etiquetado claro en sus contenedores con el número de producto, la cantidad, las fechas de vencimiento y la descripción correspondientes ayuda a identificar los productos más rápido. Considere la posibilidad de utilizar códigos de barras, por ejemplo, que aceleran el proceso y permiten actualizaciones del nivel de existencias en tiempo real. Si hay artículos perecederos, etiquétalos con toda la información que necesitas para asegurarte de que se vendan antes de que caduquen.

Establecer niveles umbral de existencias

Cada negocio tiene sus propios patrones de ventas. Para aprovecharlos a medida que surgen, es importante conocer los plazos de entrega de los proveedores y gestionar el stock en consecuencia. Por ejemplo, si su proveedor necesita semanas o meses para entregar los productos, no puede esperar hasta que casi se agoten las existencias antes de realizar un nuevo pedido. Alinear los plazos de entrega de sus proveedores con sus patrones de ventas lo ayudará a capitalizar los períodos de máxima demanda, anticipar mejor y satisfacer la demanda de los clientes.

Gestione las devoluciones con precisión

Cuando las devoluciones no se manejan y documentan de manera eficiente, esto no solo afecta la calidad sino que también crea ineficiencias en otros departamentos, como ventas, atención al cliente y contabilidad. Sin mencionar que los datos de ventas precisos se convierten en un espejismo. Es posible que esté leyendo altas ventas, pero si un número significativo de ellas son devoluciones indocumentadas, la empresa podría estar operando basándose en métricas engañosas. Al separar los artículos devueltos de los demás, puede identificar los problemas de devolución y solucionarlos más fácilmente. Por el contrario, una gestión inadecuada de las devoluciones puede dañar significativamente la reputación de su empresa; Imagínese pasar por alto problemas recurrentes de productos y vender un lote de productos defectuoso. ¡Hará que los clientes huyan y no se les puede culpar!

Realiza un seguimiento del stock en tiempo real

Con un sistema de gestión de inventario, podrá estar actualizado automáticamente sobre todos los procesos relacionados con los artículos en su almacén y obtener visibilidad en tiempo real de cada movimiento. El seguimiento constante garantiza que todos los datos de su inventario sean confiables y que las predicciones o estrategias se basen en información confiable. Esta transparencia reduce las discrepancias y la automatización elimina el riesgo de error humano manual. Recuerde, visibilidad significa poder cuantificar, y la cuantificación es la clave de la rentabilidad.

Sepa qué productos priorizar

Normalmente, según el Principio de Pareto o regla 80/20, las empresas descubren que el 80% de sus ingresos lo genera el 20% de sus productos. Esto significa que se trata de elementos que deben priorizarse y reordenarse periódicamente, precisamente porque son estratégicamente importantes para la empresa. Aquí es donde   Análisis ABC   resulta útil, ya que le ayuda a identificar en qué elementos centrarse y optimizar   Gestion de Stocks   respectivamente. Es una práctica muy útil para optimizar los niveles de inventario, maximizar la rentabilidad y reducir los costes de gestión.

Comprenda cuánto tiempo tardan sus productos en convertirse en ventas

Calculador   Días en inventario   es esencial para una óptima   gestión de stock, ya que proporciona datos valiosos sobre la eficiencia de la gestión de inventario y, dependiendo de los resultados, puede señalar si hay áreas que requieren intervención. Normalmente, cuando el DII es alto, significa que las ventas son más lentas, mientras que un número bajo sugiere una rotación de inventario más rápida. Tener esta información ayuda a las empresas a comprender cuánto tiempo puede durar el inventario y planificar las actualizaciones de existencias en consecuencia.

Ventajas de una gestión eficaz del stock

La satisfacción del cliente

La capacidad de un almacén para localizar con precisión un SKU, empaquetarlo, enviarlo, entregarlo a tiempo y en perfectas condiciones impacta directamente en la satisfacción y retención del cliente. De hecho, las opiniones de los clientes pueden hacer o deshacer una marca, y no se puede subestimar la importancia de una experiencia de compra perfecta. Veamos cómo la satisfacción del cliente depende de una gestión eficaz del stock.

Disponibilidad de producto

Si los clientes descubren que un artículo de su catálogo está agotado, no dudarán en recurrir a un competidor y probablemente no volverán a comprarle. Ser siempre capaz de atender la demanda de los clientes, poniendo a su disposición los artículos que desean, define su tienda como confiable y digna de confianza.

Entrega oportuna

Gestionar el stock de manera eficiente garantiza que los pedidos se procesen rápidamente y que los clientes puedan recibir sus pedidos en el rango de tiempo que les prometió. Las entregas rápidas son esenciales para obtener una ventaja competitiva en el mundo del comercio electrónico, donde los tiempos de entrega pueden cambiar las reglas del juego en las decisiones de compra.

Mejor comunicación

Gracias a un sistema avanzado de gestión de stock, el servicio de atención al cliente puede acceder rápidamente a toda la información que necesita para resolver problemas y brindar a los clientes la transparencia que esperan para permanecer fieles a una marca.

Rentabilidad reducida

Una mejor gestión del stock genera menos devoluciones porque se producen menos errores, como el envío de artículos o cantidades incorrectas. A largo plazo, esto conduce a importantes ahorros de costes.

Flexibilidad para adaptarse a la demanda

Un sistema avanzado de gestión de existencias puede pronosticar la demanda, garantizando que los productos de alta demanda estén siempre disponibles durante las horas pico. Además, las empresas pueden ampliar el volumen de sus operaciones de forma eficaz, aprovechando la tendencia sin perder posibles oportunidades de ventas.

Costos de tenencia reducidos

Almacenar inventario en el almacén es costoso; No querrás terminar pagando por un inventario innecesario. Una gestión eficiente del stock reduce los costes de mantenimiento porque siempre pedirá las cantidades que realmente necesita sin inmovilizar capital en stock muerto.

Esto se traduce en una mejor gestión del flujo de caja y menores gastos operativos. Estos importantes ahorros se pueden invertir en otros departamentos o incluso en ofrecer a sus clientes precios más competitivos.

Mejor toma de decisiones

Tener una visibilidad precisa en tiempo real del stock significa tener acceso a información que respalde las estrategias comerciales y la toma de decisiones. Además, ayuda a las empresas a aprovechar las oportunidades tan pronto como surgen. Por ejemplo, saber instantáneamente qué artículos se rotan rápidamente y cuáles no, significa que puede priorizar el reordenamiento de ciertos productos sobre otros, evitando ocupar recursos y espacio en stock que no funciona bien. El resultado es una mayor agilidad en la entrega de los productos que sus clientes desean y una compra de suministros más inteligente.

Gestión de almacén mejorada

Un control óptimo del stock conduce a un almacén más organizado, especialmente en términos de uso del espacio y menos desperdicio. Dado que cada metro cuadrado de un almacén tiene un coste, es fundamental aprovecharlo al máximo. Nadie querría seguir pagando por el almacenamiento de artículos que no necesita, ¿verdad? Al utilizar este sistema, las empresas reducen la cantidad de existencias innecesarias que se mantienen en el almacén. Todas las operaciones se vuelven más rentables y se desperdician menos recursos.

Soporta omnicanal

Con el aumento de las ventas omnicanal, un buen control de stock se vuelve aún más crítico. Gracias a la visibilidad del inventario en tiempo real en todos los canales, las empresas evitarán quedarse sin existencias y sus plataformas reflejarán recuentos de inventario precisos.

En conclusión

La gestión de existencias es la columna vertebral de una cadena de suministro y un negocio de comercio electrónico saludables. Gestionar el stock de forma eficaz es esencial para navegar en el panorama minorista actual, donde los clientes esperan disponibilidad, entrega oportuna y transparencia. Incluso el ecommerce más atractivo puede fracasar sin una buena estrategia de gestión de stock. No se trata solo de la disponibilidad del producto, sino de construir un activo estratégico para impulsar prácticas comerciales exitosas y sostenibles, donde se minimicen los residuos y se utilicen los recursos de manera eficiente.