Estrategias para reuniones de negocios efectivas

Un estudio realizado a fines del año pasado por Steven Rogelberg, profesor de administración y psicología en la Universidad de Charlotte en Carolina del Norte, encontró que hasta un tercio de las reuniones a las que asisten los empleados no requieren su presencia. Las empresas que dependen principalmente de esta forma de operar (especialmente en una era de trabajo remoto generalizado) están perdiendo hasta $ 100 millones al año.

¿Qué puede ayudar a resolver este problema? Primero, analice cuidadosamente si un tema se puede discutir de manera diferente, en un correo electrónico o como una nota escrita. En segundo lugar, busque formas de asegurarse de que con la necesidad de verse cara a cara en persona o en línea, el tiempo se invierta de la manera más eficiente posible. Aquí están las mejores estrategias para reuniones de negocios efectivas.

Reuniones de negocios efectivas: ¿son necesarias?

Sin duda, esta pregunta debe responderse afirmativamente, incluso si, en la etapa actual de desarrollo, las empresas funcionan bien con la ayuda de varios tipos de mensajería instantánea. ¿Por qué? Porque ningún intercambio de correos electrónicos (que generalmente son reflexivos, abreviados, desprovistos de emoción, etc.) proporcionará el tipo de resultados que una discusión: una sesión de lluvia de ideas en la que los puntos de vista, pensamientos e ideas de diferentes personas con diferentes antecedentes chocan.

Las reuniones de negocios se vuelven especialmente indispensables cuando nos preocupamos por tomar una decisión importante para el equipo o la empresa, solucionar un problema grave, discutir una estrategia que afecte a las operaciones a largo plazo de la empresa, o generar nuevas ideas (por ejemplo, para campañas de marketing de marca). Ninguna empresa, independientemente de la industria en la que opere, puede prescindir de discusiones en vivo o en línea en grupos más pequeños o más grandes.

Una reunión de negocios eficaz: ¿por qué es tan difícil organizar una?

Se pueden enumerar varias razones diversas por las que los llamados comerciales tardan demasiado, no logran los resultados esperados y hacen que los participantes sientan que han perdido el tiempo. Desde la tradicional tardanza, hasta la falta de un plan establecido (“saltar” de tema en tema) y meta (el resultado que queremos lograr, lo que lleva a deliberaciones innecesarias), a la inadecuada moderación de la discusión por parte del organizador.

Tales razones más populares conducen al hecho de que existe la necesidad de organizar otra oportunidad para hablar sobre el mismo tema, porque la primera vez resultó insuficientemente efectiva, lo que afecta el trabajo (tasa de desempeño de otras tareas) de cada participante.

Reuniones de negocios efectivas: estrategias que vale la pena implementar

Entonces, ¿qué puede hacer para asegurarse de que ningún participante diga "Este asunto podría haber sido discutido por correo electrónico"? Estas son las 5 cosas principales que debe cuidar si está comprometido a realizar solo reuniones de negocios efectivas.

1. Definir el objetivo

Antes de organizar una discusión, es necesario definir claramente su propósito, ya que, sin este elemento, la discusión puede resultar caótica y, por lo tanto, improductiva. Definir el propósito permitirá a todos los participantes enfocarse en los temas relevantes y guiar la discusión en la dirección correcta. Así, al principio indicar si el objetivo es tomar una decisión específica, resolver un problema o quizás desarrollar nuevas ideas.

2. preparar la agenda

La agenda es el elemento más crucial, justo después de la meta, de las reuniones de negocios efectivas. Un plan definido punto por punto al que se adhieren los participantes, junto con los responsables de hablar sobre el tema en cuestión, conducirá a los resultados esperados (porque cada participante sabe qué esperar). Asegúrese de enviar la agenda a los participantes con algunos días de anticipación, para que todos tengan tiempo de familiarizarse con ella y prepararse adecuadamente para discutir los puntos.


3. mira el tiempo

Exceder el tiempo establecido para puntos individuales (o incluso la falta de una estructura de tiempo clara, es decir, una cantidad específica de tiempo que se puede dedicar a un punto en particular) puede terminar como una discusión prolongada, lo que resulta en una pérdida de enfoque. e interés entre los participantes. La gestión ineficaz del tiempo aumenta los niveles de fatiga, lo que reduce significativamente la eficiencia y el compromiso, por lo que es tan importante cumplir con el horario en todo momento.

4. Limite el número de temas a discutir

Recuerde, también, que tratar de discutir demasiados temas en una reunión puede llevar a una discusión apresurada y superficial y a la incapacidad de explorar cada tema en profundidad. Es mejor centrarse en algunos de los puntos más relevantes y darles la atención adecuada pero discutir cuestiones relacionadas con el tema pero de menor importancia, como un correo electrónico.

5. Garantizar la participación activa

Para asegurar una reunión de negocios completamente efectiva, aliente a los participantes a participar activamente en la discusión. Haga preguntas, escuche sus opiniones y anímelos a compartir ideas, mientras se asegura de que se mantengan enfocados en los temas en cuestión. Eliminar las distracciones innecesarias (como atender llamadas telefónicas durante la discusión) lo ayudará especialmente a hacer esto.

Reuniones de negocios efectivas – resumen

A ningún empleado o socio le gusta sentir que ha perdido su tiempo de trabajo asistiendo a una reunión en la que no se llegó a un acuerdo sobre algún tema importante. Entonces aparece la amargura, ya que uno podría haberse centrado en otras tareas durante ese tiempo.

Por esta razón, todos los organizadores de debates, ya sean internos con empleados o con socios externos, deben prepararse en consecuencia, utilizando, por ejemplo, las estrategias descritas anteriormente, especialmente en el área de definición de la meta y establecimiento de una agenda detallada. La combinación de todos estos consejos asegurará que todos se sientan como si estuvieran participando en una reunión de negocios efectiva.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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