estrés menos durante las vacaciones; Prepare su negocio para fin de año AHORA

7 tareas pendientes de cumplimiento comercial de fin de año para atender más temprano que tarde

Esperar hasta que llegue el caos de las vacaciones para abordar las tareas obligatorias de cumplimiento comercial hace que una temporada ya estresante sea aún más difícil. Y retrasar las presentaciones hasta más tarde puede causar grandes problemas.

La falta de presentación de informes y formularios a tiempo puede resultar en multas, sanciones e incluso la suspensión o disolución de una empresa. ¡No es exactamente un escenario ideal para decir “adiós” al 2021 y “hola” al 2022!

Afortunadamente, con un poco de previsión y planificación, los dueños de negocios pueden obtener un salto en sus requisitos de fin de año antes de involucrarse hasta el cuello en la compra (¡y envolver!) regalos, viajar con familiares y organizar fiestas navideñas.

Compartiré varios requisitos de fin de año que muchos dueños de negocios deben cumplir para mantener sus empresas en buen estado. Tenga en cuenta que no todos tienen las mismas responsabilidades de cumplimiento empresarial. Varían según el tipo de entidad, la industria y la ubicación de la empresa. Por esa razón, los empresarios deben asegurarse de comprender las normas y requisitos específicos que les son aplicables. Consultar con un abogado de confianza y un asesor fiscal puede ayudar a garantizar que nada se pase por alto.

1. Celebrar una reunión anual.

Casi todos los estados requieren que las corporaciones celebren reuniones anuales de accionistas y registren actas de esas reuniones. En algunos estados, las LLC (sociedades de responsabilidad limitada) deben realizar reuniones anuales de miembros. Incluso si no lo requieren las normas legales, una LLC aún podría tener que celebrar una reunión según las condiciones de su acuerdo operativo. ¡Cualquier empresa responsable de celebrar una reunión anual pero que aún no haya celebrado una en 2021 querrá programarla pronto!

2. Presentar un informe anual.

Muchos estados requieren que las LLC y las corporaciones presenten un informe anual todos los años. Algunos tienen informes bienales (cada dos años) en su lugar. Y luego otros, como Pensilvania y sus informes decenales (cada diez años), siguen un calendario diferente. Los dueños de negocios deben investigar las reglas y los plazos de su estado para no perder esta responsabilidad crítica de cumplimiento.

No solo varía la frecuencia de los informes, sino también las fechas de vencimiento. Algunos estados establecen plazos que coinciden con el aniversario de la formación o fecha de incorporación de la empresa. Otros requieren los informes al mismo tiempo que cuando vencen las declaraciones de impuestos anuales. Otros los requieren al final del año calendario.

3. Revisar los pagos de impuestos realizados en 2021 hasta el momento.

Las empresas (como las empresas unipersonales, las sociedades generales y las LLC de entidades no consideradas) que realizan pagos trimestrales de impuestos sobre la renta y el trabajo por cuenta propia durante todo el año pueden beneficiarse al revisar sus ingresos, gastos y pagos de impuestos del año hasta la fecha. Verificar las matemáticas puede ayudarlos a determinar si han pagado menos o más de sus impuestos para el año. Luego, pueden discutir su situación con su asesor fiscal o contador para ver si tiene sentido hacer algún ajuste a su último pago de impuestos estimado del año para compensar cualquier excedente o escasez.

4. Evaluar si el tipo de entidad comercial aún crea el mejor escenario legal y financiero.

La estructura empresarial que elige inicialmente una startup podría no seguir siendo la mejor opción a medida que la empresa crece y evoluciona. Por ejemplo, una empresa unipersonal que ha agregado empleados a su nómina y ha ampliado sus líneas de productos puede encontrar que la protección de responsabilidad personal y la flexibilidad fiscal de una LLC le brindarán una situación legal y financiera óptima. Los abogados, contadores y asesores fiscales pueden ayudar a los empresarios a evaluar el tipo de entidad que satisfará sus necesidades y determinar el momento ideal para hacer efectivo el cambio.

5. Informar el estado de los cambios fundamentales.

Las empresas registradas como sociedades de responsabilidad limitada y corporaciones deben notificar oficialmente al estado ciertos cambios que hayan ocurrido con la entidad. En muchos estados, el formulario utilizado para la presentación se denomina "Artículos de enmienda" o "Certificado de enmienda".

Generalmente, los cambios que justifican una notificación de enmienda incluyen:

• La empresa ha cambiado de nombre.
• El negocio se mudó y ahora tiene una nueva dirección.
• Uno o más de los miembros de la LLC han dejado la organización o hay nuevos miembros.
• La corporación ha autorizado la venta de más acciones.
• La corporación agregó una nueva clase de acciones.
• Ha habido cambios en cuanto a quién se desempeña en la junta directiva de la corporación.
• La entidad ha cambiado de agente registrado.
• La empresa agregó, cambió o eliminó disposiciones de sus documentos organizativos originales, por ejemplo, artículos de organización (LLC) o artículos de incorporación (corporación).

Los dueños de negocios deben presentar artículos de enmienda para informar cambios como estos lo antes posible en el año en que ocurrieron para que el estado tenga información precisa registrada sobre su empresa. Tener los detalles actualizados archivados con el estado ayuda a garantizar que una entidad se mantenga en regla y mantenga el velo corporativo que protege los activos personales de sus propietarios de reclamos legales y financieros contra la empresa.

6. Regístrese para Impuestos sobre Nómina.

Los empresarios que planean contratar a sus primeros empleados en 2022 pueden empezar a trabajar registrándose para los impuestos sobre la nómina antes de que llegue el nuevo año. Los empleadores retienen el impuesto federal sobre la renta de los cheques de pago de los empleados, por lo que necesitan un EIN (Número de identificación del empleador) si aún no han obtenido uno del IRS. Los registros estatales incluyen el Impuesto Estatal al Seguro de Desempleo (SUI, por sus siglas en inglés), que ofrece beneficios de desempleo a corto plazo a los trabajadores elegibles que están desempleados debido a que perdieron sus trabajos o se fueron debido a problemas de salud o personales. Además, la mayoría de los estados requieren que las empresas se registren para retener el Impuesto Estatal sobre la Renta (SIT) de los salarios brutos de sus empleados y remitirlos a la agencia tributaria del estado.

7. Disolver un negocio inactivo.

Cerrar un negocio implica más que simplemente frenar la venta de productos o servicios. Los empresarios deben seguir un proceso para finalizar oficialmente la existencia de la LLC o corporación mediante la presentación de un documento llamado "Artículos de disolución" o "Certificado de terminación" en la oficina del Secretario de Estado. En algunos estados, las sociedades generales deben presentar documentos para notificar su disolución a su estado.

Otras tareas pueden incluir el cierre de las cuentas fiscales de la empresa y la cancelación de licencias y permisos comerciales.

No notificar formalmente a las agencias estatales, federales y locales apropiadas al cerrar un negocio podría significar que los propietarios seguirán siendo responsables de presentar los informes requeridos y pagar impuestos y otras tarifas aunque hayan cesado sus operaciones.

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Aunque parezca que el final del año está muy lejos, se acerca rápidamente. ¡Organícese y aborde sus responsabilidades de cumplimiento pendientes ahora para que pueda disfrutar de la alegría de las fiestas sin distracciones!