Optimice la asignación de tareas con Zoho Projects

Una gestión de proyectos bien definida y eficiente es realmente importante al trabajar en cualquier tipo de proyecto. En general, hay muchos pasos que deben administrarse para un proyecto, independientemente del tamaño.

En caso de que esté en el mercado buscando una herramienta de gestión de proyectos, es muy probable que haya oído hablar de los beneficios que ofrece Zoho Projects. En caso de que no lo haya hecho, Zoho Projects es probablemente la mejor herramienta en forma de software de administración de proyectos en línea que ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las tareas, colaborar y mantenerse al día con las actualizaciones.

Es una plataforma útil que puede ser muy útil para la asignación de recursos y los procesos de gestión de proyectos. Lo que separa a Zoho Projects de sus contrapartes es que es una gran plataforma que permite la integración entre diferentes aplicaciones.

En este blog, analizaremos en profundidad todas las funciones y ventajas de Zoho Projects.

¿Qué es Zoho Projects?

Zoho ofrece un potente software de gestión de proyectos que consta de cuatro módulos básicos disponibles en cada paquete, así como en la versión gratuita. Los módulos que se incluyen en Zoho Projects son Tareas e hitos, Proyecto, Documentos, Reuniones y foros, y Calendarios. Todas estas herramientas son una parte importante de las capacidades listas para usar de esta excelente aplicación.

A medida que los requisitos de una empresa aumentan y necesitan intensificarse, los módulos complementarios como seguimiento de tiempo, wiki, chat y facturación se pueden agregar sin problemas a la aplicación para que se pueda brindar una solución económica a las empresas más pequeñas.

Después de comprender qué es Zoho Projects , ahora veremos los diversos métodos en los que este software facilita una asignación de tareas sin problemas.

1. Planificación y colaboración de proyectos

Planear los proyectos y colaborar con otros miembros del equipo puede ser muy difícil, pero es importante para las empresas. Afortunadamente, Zoho Projects facilita que todos estén en la misma página al permitir importar documentos desde diferentes aplicaciones como Open Office, Photoshop, PDF, archivos ZIP y Microsoft Office.

En caso de que desee llevar esto un paso más allá, puede crear páginas de intranet o páginas wiki donde los miembros del equipo pueden crear, compartir y responder al contenido relacionado con el proyecto, como documentos, presentaciones, videoclips, hojas de cálculo, etc. La implementación de Zoho ofrece arrastrar y suelte herramientas que simplifican la creación y actualización de páginas personalizadas en cuestión de minutos.

En caso de que la prioridad sea lo que necesita, Zoho Projects también ofrece tableros de mensajes donde se puede crear un hilo para publicar temas, iniciar conversaciones y fomentar la colaboración. Si desea que la conversación continúe, también existe la opción de crear una sala de chat donde se puede invitar a los miembros del equipo de una empresa. Con la función de chat incorporada, todos pueden reunirse para discutir algunas cosas importantes, compartir diferentes ideas y también resolver problemas en tiempo real. No es necesario instalar la aplicación, ya que Zoho Projects incluye la función de chat y lo más sorprendente es que se guarda la transcripción completa para que los miembros del equipo puedan volver más tarde para revisar la conversación en caso de que sea necesario.

2. Configurar un portal de personal

Con la ayuda del inicio de sesión de Zoho Projects , es posible agregar a los usuarios de su personal de su propia organización y, al mismo tiempo, agregar clientes al portal del proyecto. Esto hace que sea mucho más sencillo para todo el personal y los clientes coordinar sin esfuerzo las tareas que se realizan en un solo lugar.

Además, también es posible crear múltiples proyectos. De hecho, puede asignar el personal y los clientes a algunos de los proyectos dedicados tal como lo desee y lo considere necesario. Los clientes no necesitan que se agregue una cuenta de Zoho al portal.

Mientras crea un proyecto, también hay un correo electrónico dedicado para ese proyecto específico. Cualquier persona que envíe un correo electrónico a esta dirección puede iniciar sesión automáticamente para un problema del proyecto.

3. Establecer tareas e hitos

Con la ayuda de la gestión de tareas, las vistas de dependencia de tareas y los hitos del proyecto, es posible llevar a cabo la asignación de recursos e informar sobre cualquier función. Puede establecer las tareas y asignarlas al personal tal como lo considere necesario.

Aparte de esto, también es posible establecer las fechas de vencimiento de las tareas para que puedan entregarse a tiempo. Con cada tarea, hay un temporizador equipado, cualquier persona a la que se le asigne una tarea puede iniciar sesión en sus horas mientras realiza y completa esa tarea.

Una tarea puede tener archivos adjuntos e instrucciones y también es posible formar una dependencia donde el comienzo de una tarea dependerá de la finalización de otra. Inmediatamente después de completar la tarea; la dependencia se puede configurar para cerrar. Además, también se pueden configurar estados personalizados de tareas. Los hitos deben registrarse por separado. Pueden asociarse con tareas o puede establecer un hito para un conjunto de tareas.

4. Problemas de registro en el momento del proyecto

Casi ningún proyecto es perfecto y siempre hay un problema subyacente que encontrar. Lo más probable es que exista una pestaña separada con los nombres de Problemas o Errores para que los clientes puedan registrar problemas o problemas que probablemente ocurran. Como se mencionó anteriormente, se puede enviar una dirección de correo electrónico fija para iniciar sesión en un problema.

Los problemas también tienen seguimiento de tiempo y otros tiempos para que uno pueda iniciar sesión en cuánto tiempo lleva arreglar algo. También existe la posibilidad de agregar los archivos adjuntos donde sea necesario. Los estados predeterminados disponibles son abierto y cerrado, pero también se pueden agregar estados personalizados.

La sección de problemas es en realidad una plataforma centralizada donde los clientes pueden comunicar sus problemas y una organización puede responder y solucionar los problemas en consecuencia.

5. Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt pueden ser solo otra forma de visualizar el progreso de las tareas que están en marcha. Le permiten ver todos los detalles de un proyecto, incluidas las listas de tareas, los porcentajes de finalización, las tareas atrasadas, las dependencias y los hitos. A cada categoría se le asigna un color diferente que facilita la identificación y distinción de las tareas.

Además de esto, la reprogramación y reorganización de las tareas también se simplifican con el uso de diagramas de Gantt. Puede modificar sus planes agregando las tareas, arrastrando y soltando una tarea de un área del gráfico a otra y luego editando los hitos según sea necesario.

Además, también puede cambiar las vistas en un gráfico según el tipo de información que se necesite. Si desea saber qué proyectos vencen próximamente, puede cambiar la vista del diagrama de Gantt para mostrar primero las próximas fechas de vencimiento. Finalmente, el diagrama de Gantt se puede personalizar según sus preferencias, lo que incluye escalar un gráfico, filtrar la información y exportar los datos de la tarea según sea necesario.

6. Hojas de tiempo

Zoho Projects simplifica la contabilidad al hacer que todas las personas que trabajan en proyectos registren sus horas laborales y no laborales en la plataforma de Zoho. Las hojas de tiempo pueden registrar la fecha de inicio y finalización de las tareas para realizar un seguimiento del costo y el tiempo dedicado a partes de un proyecto. Puede configurar los temporizadores para una tarea y una vez que detiene el temporizador, las entradas del tiempo dedicado se registran automáticamente en las hojas de tiempo.

Los temporizadores ayudan mucho a calcular las horas de trabajo reales consumidas por un proyecto. En caso de que lo necesite, Zoho Projects contiene un desglose detallado de todas las tareas completadas durante la duración de cada proyecto. Además, también habrá una opción para registrar el tiempo diariamente o semanalmente según el tipo de proyecto.

Puede establecer un proceso de aprobación y un estado de facturación para las hojas de tiempo. Asegúrese de seleccionar un estado de facturación predeterminado para las entradas antes de la hora de registro. También puede establecer un proceso de aprobación bien definido para las entradas para que sea sencillo filtrar y ver las entradas aprobadas y no aprobadas.

Con un solo clic, puede enviar a sus clientes, partes interesadas, gerentes de proyecto e informes de hojas de tiempo con respecto a proyectos específicos para que puedan comprender qué trabajo se ha completado. Con tantas hojas de horas registradas en el sistema, también puede optar por ver los informes según los usuarios, la facturación o incluso alguna ventana de fechas. Una vez que se han visto los informes, puede optar por exportar los datos de la hoja de tiempo como archivos PDF, xls o csv.

7. Automatización de tareas

La automatización es otro beneficio central de las diferentes herramientas que ofrece Zoho y Zoho Projects no es una excepción a esta regla. Con la ayuda de Zoho Projects , puede crear reglas de notificación de correo electrónico automatizadas para que todas las partes importantes sepan cuándo se inicia sesión en un problema y cuándo se asigna un problema en consecuencia.

Aparte de esto, también es posible establecer reglas comerciales donde las tareas automatizadas se pueden realizar cuando un problema del proyecto ofrece un alto nivel de seguridad. También puede usar un webhook que permite que una aplicación de terceros realice una acción basada en una tarea de Zoho Projects.

Un ejemplo perfecto de un webhook es enviar un mensaje a un usuario cada vez que hay una escalada urgente. Zoho tiene funciones personalizadas que hacen posible la configuración para la automatización personalizada que no está disponible directamente en Zoho Projects.

Finalmente, los Blueprints pueden usarse para refinar los procesos del proyecto. Ayuda en la configuración de estados personalizados y acciones que siguen mucho antes, durante y justo después del estado personalizado. Cuando está trabajando en un problema, puede establecer el estado en "En curso". Inmediatamente después de que esto sucede, se notifica a los clientes que hay una tarea en curso. Cuando finaliza la tarea, el estado se puede establecer como "Pendiente de prueba" para que el cliente pueda revisarla. Los planos son muy útiles para la automatización de tareas segmentadas.

8. Informes de Zoho

Zoho Reports, una aplicación de análisis avanzado e inteligencia comercial, ayuda a extraer datos y mapearlos visualmente con claridad. La integración de un software de gestión de proyectos como Zoho Projects con Zoho Reports puede ofrecer una visión detallada del progreso del equipo al tiempo que convierte los datos en información práctica.

Zoho Reports ofrece una imagen más amplia con un panel personalizable y perspicaz. Puede crear fácilmente una amplia gama de informes, como el estado del proyecto, gráficos quemados, uso de horas, planificación y ejecución de informes reales que ayudan a un equipo a conectar puntos y poner en práctica los conocimientos del proyecto.

9. Integración de la factura de Zoho

La integración incorporada con la ayuda de Zoho Invoice ayuda a generar automáticamente facturas con hojas de horas registradas. En caso de que desee agilizar ese proceso de contabilidad, asegúrese de consultar también la aplicación Zoho Invoice.

Zoho Projects proporciona funcionalidades de seguimiento de tiempo que optimizan el rendimiento de un proyecto, calculan el tiempo de la tarea y ayudan a exportar datos de hojas de tiempo en el formato deseado mientras se envían facturas para pagos mediante Zoho Invoice. Es posible cargar los datos de la hoja de tiempo en la factura de Zoho haciendo clic en la opción Crear factura.

10. Gestión de documentos

Actuando como un lugar efectivo y seguro para almacenar y compartir archivos, Zoho Projects ayuda a mantener los archivos organizados y permite que un equipo comparta y acceda a los archivos según sea necesario. No importa si se trata de un documento, video, informe, clip u hoja de cálculo, puede enviar y guardar fácilmente todos los archivos en Zoho Projects.

Una buena característica de Zoho Projects es que guarda la versión anterior de los archivos y simplifica la recuperación de archivos y el regreso a versiones anteriores cuando es necesario. Finalmente, Zoho Projects incluye una poderosa herramienta de búsqueda que también ayuda a encontrar los archivos sin buscar en todo. Zoho Projects ayuda a simplificar el intercambio de documentos desde cualquier ubicación.

Conclusión

Como se mencionó anteriormente, Zoho Projects ayuda a hacer que los procesos de gestión de proyectos sean simples y eficientes. Sin embargo, la plataforma también simplifica la automatización de muchos procesos y ahorra tiempo con informes y flujos de trabajo automáticos.

Es simple ver todos sus proyectos, quién está trabajando en los proyectos y compartir los documentos relevantes para un proyecto. También puede integrar diferentes aplicaciones a Zoho Projects, lo que hace que todo sea incluso más fácil de administrar. Con todo, Zoho Projects es una plataforma poderosa que viene con muchas ventajas.

En caso de que necesite más ayuda para configurar Zoho Projects para una organización o incluso si necesita asistencia para las tareas de integración, comuníquese con Encaptechno para obtener ayuda experta. Nuestro equipo de profesionales expertos y experimentados estará encantado de ayudarle.