Todo sobre la Gestión de Territorios en CRM

En caso de que su negocio esté distribuido en varias regiones y tenga muchas oficinas, departamentos y numerosos productos/servicios, no es un esfuerzo simple asignar cuentas de clientes a los equipos de ventas sin una planificación detallada. De hecho, con bastante frecuencia puede ser complejo ofrecer acceso a cuentas selectivas para personas de diferentes equipos que trabajan juntas por un objetivo de ventas común.

Un sistema en el que las cuentas de los clientes se pueden agrupar en función de criterios bien definidos se puede denominar gestión de territorios . Con el uso de la gestión de territorios, se pueden compartir diferentes cuentas de clientes con el equipo de ventas de una organización. Esto asegura el uso adecuado de la credibilidad de las ventas para aumentar las oportunidades comerciales, ofrecer un excelente servicio al cliente y ampliar las relaciones con los clientes actuales.

Los beneficios significativos de la gestión del territorio incluyen lo siguiente:

1. Sin compartir datos complejos

Las organizaciones que tienen una estructura de ventas difícil pueden usar territorios para compartir registros con los usuarios de diferentes equipos. Es relativamente fácil agrupar registros según las características de la cuenta en lugar de la propiedad individual.

2. Ambiente de trabajo organizado

La distribución de las cuentas de los clientes mediante el uso de territorios ayuda a formar un entorno de trabajo organizado que garantiza una mayor participación de la fuerza de ventas. Esto también aumenta la eficiencia del equipo de ventas al reducir el tiempo de viaje y aumentar la experiencia de la industria.

3. Evaluación precisa del desempeño de ventas

Con el uso de la gestión de territorios en CRM, se vuelve fácil generar informes de ventas. Estos informes se basan en territorios y ayudan a evaluar y medir la eficiencia del equipo de ventas por territorio. Además, también se puede obtener una visión detallada de la contribución de ventas de cada territorio.

4. Previsión de ventas para todos los territorios

Puede crear objetivos de pronóstico separados para cada territorio del que proviene un usuario. Esto ayuda a obtener una imagen clara de los objetivos que ha establecido para los diferentes territorios para que los usuarios se mantengan completamente enfocados.

Comprender si su organización necesita gestión de territorios

La función de administración de territorios en Zoho CRM le permite crear territorios y especificar criterios que también definen un territorio. Puede construir una jerarquía de manera efectiva además de la jerarquía de roles en su cuenta.

También puede acceder a informes predefinidos sobre territorios, como Artistas estrella en todos los territorios, Duración general del ciclo de ventas entre territorios e Ingresos por territorio, etc. Finalmente, puede crear informes personalizados en territorios y establecer muchos objetivos de pronóstico para usuarios que pertenecen a diferentes territorios.

La gestión de territorios no tiene por qué ser un requisito para todas las organizaciones. Debe decidir el uso de territorios para las estructuras de ventas y el modelo de intercambio de datos de su organización. A continuación, conoceremos más sobre la gestión de territorios para que podamos entender si esa es una opción correcta para su empresa.

Gestión de roles y territorios

En las jerarquías de roles y territorios, la propiedad de los registros recae en un solo propietario. En la gestión de roles, el registro es accesible para el propietario del registro, los usuarios que son superiores al propietario del registro en la jerarquía de roles y los usuarios a los que se les otorga acceso según las reglas de uso compartido de datos.

Por otro lado, en la gestión de territorios, el registro es accesible para el propietario del registro, los usuarios que son superiores al propietario del registro, otros usuarios en el territorio del registro y los usuarios en los territorios que son superiores al territorio del registro.

En las jerarquías de roles, las cuentas de los clientes se pueden segmentar según la propiedad del registro y en las jerarquías de territorios, las cuentas de los clientes se pueden segmentar según las características de la cuenta. En las jerarquías de roles, los usuarios a menudo se pueden asignar a un solo rol y en las jerarquías de territorios, los usuarios se pueden asignar a muchos territorios.

Por último, los usuarios pueden tener un solo objetivo de pronóstico en las jerarquías de roles, pero los usuarios pueden tener múltiples objetivos de pronóstico en las jerarquías de territorio.

Comprender esto mejor con un ejemplo

Tomemos un ejemplo para comprender mucho mejor la asignación de clientes potenciales en CRM . Suponga que la fuerza laboral que trabaja en Development Inc. está compuesta por varios equipos en todo Estados Unidos en diferentes regiones. En este tipo de estructura de ventas, no querrá que el equipo de ventas de ninguna región acceda a los registros de otra región. También puede haber algunos prospectos que le gustaría compartir con los representantes senior de diferentes equipos en diferentes regiones.

Ahora puede ser difícil lograr esto solo con el uso de roles y políticas de intercambio de datos. Como alternativa, en diferentes territorios en función de un conjunto de criterios bien definidos, puede ser posible ampliar el modelo de intercambio de datos de Zoho CRM en la cuenta de Zoho CRM mientras se comparten fácilmente los registros con varios usuarios. Esto asegura que los equipos estén dedicados a un objetivo definido y puedan alcanzar los objetivos de ventas establecidos en diferentes zonas horarias.

Mucho antes de configurar la gestión de territorios en una cuenta de Zoho CRM, hay algunos temas que pueden ser útiles para determinar si la gestión de territorios es adecuada para su organización. Estos puntos son:

• Estructura de ventas y necesidades de intercambio: debe haber una estructura de intercambio de datos de CRM que requiera que las personas que pertenecen a diferentes territorios accedan a múltiples cuentas de clientes.
• Pronóstico: Debe haber diferentes pronósticos basados ​​en la jerarquía del territorio. Es necesario establecer objetivos de previsión para cada territorio al que pertenece un usuario.
• Administración: los territorios deben administrarse como unidades individuales para que la carga se pueda reducir en los administradores.

Estructura de Ventas y Necesidades de Compartir

Es importante comprender cómo se comparten sus datos con otros usuarios y si la jerarquía basada en roles, las reglas de uso compartido de datos, los grupos y las reglas de asignación ofrecen las mejores opciones para compartir cuentas de acuerdo con la estructura de ventas. Una organización también puede tener la necesidad de compartir registros en función de los productos o servicios, industrias, ingresos, código postal/región, etc. Cuando se trata de un modelo de intercambio tan complejo y colaborativo, uno necesita territorios que aseguren una agrupación efectiva de clientes. cuentas y compartir registros con diferentes equipos de ventas.

Si la estructura de ventas en una organización requiere que una persona comparta cuentas de clientes con muchas personas de diferentes equipos, tome esto como ejemplo. Supongamos que tiene un representante de ventas terrestre que llama al cliente potencial y organiza una reunión. Supongamos que también tiene un representante de ventas de campo para visitar al cliente potencial para una demostración del producto. En este caso, ¿cómo es posible que comparta cuentas con los representantes de ventas?

La estructura de ventas de una organización puede ser lineal o una especie de matriz compleja en la que demasiadas personas comparten los datos. La gestión de territorios puede ser adecuada para su organización si las necesidades de uso compartido de su empresa dependen de las características de la cuenta en lugar de la propiedad individual de los registros. Además, será adecuado para su organización si tiene una estructura de ventas matricial que requiere que personas pertenecientes a diferentes territorios accedan a las cuentas de los clientes.

Pronóstico

Cuando cambie a la gestión de territorios en Zoho CRM, los pronósticos también cambiarán para adaptarse a los requisitos del territorio. Cuando un usuario forma parte de varios territorios, es posible que sea necesario establecer diferentes objetivos de ventas para los usuarios, ya que se establecen diferentes objetivos para cada territorio.

Solo un objetivo de pronóstico para cada usuario no funcionará en ese caso. Cuando divida los objetivos mensuales/trimestrales en función de los territorios y las cuentas de los clientes, tendrá una imagen clara del pronóstico de ventas y los objetivos que se pueden lograr.

Administración

Su administrador puede tener dificultades para lidiar con las reglas de colaboración que deben monitorearse cuando hay cambios en la estructura de ventas. Si existe una arquitectura compleja de intercambio de datos, existen algunos desafíos comunes que debe tener en cuenta. Ofrecer los mismos datos a diferentes usuarios, administrar los permisos individualmente o a nivel de función para los usuarios, mantener grandes volúmenes de datos, crear múltiples reglas para compartir y el movimiento frecuente de los representantes de ventas son desafíos comunes.

Por otro lado, los territorios son simples de administrar. La estructura de ventas se puede demarcar en función de diferentes regiones. Digamos que un ejecutivo que es responsable de atender las consultas de los clientes desde Londres es el que mejor se desempeña. En este caso, puede optar por otorgarle a este representante de ventas la responsabilidad adicional de manejar a otros clientes de Alemania. Este es un ejemplo que nos ayuda a comprender que este usuario de ventas se puede agregar al territorio de ventas en Londres y Alemania para que sea fácil acceder a los registros de clientes en ambos países.

Si las difíciles reglas de intercambio de datos y la jerarquía de roles no cumplen con las reglas, entonces los territorios son una opción fácil de mantener como unidades individuales que pueden reducir la carga de los administradores. Pensar en la estructura de ventas de su organización en una jerarquía territorial puede ser útil si la gestión de territorios es una opción válida.

¿Por qué utilizar la gestión de territorios?

1. Mejorar las ventas enfocadas

El uso de la gestión de territorios en CRM puede ayudar a evitar cualquier distribución desigual de las cuentas de los clientes para finalmente mejorar las ventas enfocadas y las responsabilidades del equipo. Sus representantes de ventas pueden tener montones de trabajo o poco trabajo y esto es algo que podría conducir potencialmente a la pérdida de recursos y la pérdida de ingresos.

La carga de trabajo debe distribuirse uniformemente para que los clientes actuales y potenciales reciban la atención que necesitan. Si la segmentación de su cuenta de cliente va desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones y las oportunidades son manejadas por vendedores en función del tamaño del trato, entonces los territorios se pueden usar para dividir los equipos de ventas y completar la asignación de clientes potenciales en CRM con el tamaño del negocio sobre la visibilidad y el intercambio de datos.

Un grupo de representantes de ventas puede manejar acuerdos con más de 50 licencias y se puede asignar otro grupo para tratar con más de 50 licencias. En este caso de equipos de ventas dinámicos, tener los territorios correctos puede ayudar a facilitar el movimiento de los representantes de ventas, ya que es posible que necesiten cambiar de territorio.

2. Flexibilidad sobre la visibilidad y el intercambio de datos

Muchas veces, el modelo comercial y de intercambio de datos de las organizaciones depende más de las características de la cuenta y menos de la propiedad individual. En este caso, el uso de la jerarquía territorial resulta ser un gran beneficio porque los territorios ofrecen una gran flexibilidad en comparación con la visibilidad y el intercambio de datos.

Supongamos que vende equipos eléctricos en diferentes distritos. En este caso, cada grupo de ventas es responsable de cuidar las ventas en los distritos asignados. En cada distrito, puede haber diferentes ubicaciones que necesiten equipos eléctricos. Según el distrito y la calidad de los equipos eléctricos, puede asignar el trato a sus representantes de ventas.

En este caso, las características de la cuenta serán las encargadas de decidir la estructura general de ventas. Usar los territorios aquí puede beneficiarlo, ya que le ofrecerá enfoque y también simplificará el proceso de compartir registros entre muchas personas de diferentes equipos.

3. Segmentación Territorial Geográfica

Si sus clientes están distribuidos en diferentes ubicaciones geográficas, es importante reducir el tiempo y los gastos de su equipo de ventas. La creación de territorios basados ​​en ubicaciones geográficas del mercado y la colocación estratégica de representantes de ventas dentro del territorio de ventas de un país puede ser ventajoso para el negocio.

Como resultado, hay una reducción en el tiempo dedicado a los viajes porque las oportunidades de negocios se centran en un área demarcada. Además, esto ayuda al equipo de ventas a superar las barreras que puedan tener los diferentes territorios. Los representantes de ventas necesitan conocimientos y experiencia integrales para poder mejorar las ventas.

En el negocio de fabricación y venta de calzado, si usted es un gerente de ventas, debe estar familiarizado con los diferentes zapatos, precios, características, etc. Crear un territorio que pueda incluir cuentas de clientes interesados ​​en zapatos puede ayudar. Pertenecer a este territorio en particular puede ofrecer suficiente experiencia y oportunidades para desarrollar su competencia y habilidades de negociación.

4. Promoción de la retención de clientes y los ingresos

Si su empresa ofrece oportunidades de venta cruzada, un sistema flexible de intercambio de datos que pueda ayudar en la venta cruzada puede ser útil para promover la retención de clientes y el crecimiento de los ingresos.

Pensemos en una empresa que ofrece software de gestión del tiempo a empresas que trabajan en diferentes sectores. Ahora bien, esta empresa podría tener un grupo de ventas enfocado en ofrecer este software a cada una de estas empresas. En caso de que un prospecto esté interesado en el producto, ¿cómo compartirá el representante las cuentas de los clientes con personas de diferentes equipos que están involucrados en el ciclo de ventas?

En este caso, tener una jerarquía territorial basada en líneas de productos y otorgar permisos a los representantes de ventas de varios equipos puede ser una forma efectiva de manejar esta situación. Ayuda en la venta cruzada colaborativa para una empresa.

Conclusión

La gestión de territorios es útil si tiene una estructura de ventas compleja con la necesidad de cambiar usuarios a diferentes equipos de ventas o territorios; si necesita segmentar varias cuentas de clientes en función de sus características; si desea una forma sencilla de mantener el proceso para los administradores y administrar el intercambio de datos; y si requiere múltiples objetivos de pronóstico para usuarios que provienen de diferentes territorios de ventas.

Dicho esto, es importante asegurarse de elegir el modelo de intercambio de datos correcto para el buen funcionamiento de una empresa. Puede saber mucho más sobre la gestión de territorios y si se adapta a las necesidades de su negocio programando un socio de consultoría de CRM como Encaptechno.