Las mejores plataformas de eventos virtuales para empresas

Olvídese de los lugares de gira. Si es un planificador de eventos, sabe que se trata de comparar los pros y los contras de las diferentes plataformas de eventos virtuales. Afortunadamente, es mucho más rápido que recorrer físicamente un sitio de alojamiento. Pero es mucho más fácil perderse en la maleza de las características, herramientas y ofertas. Sin mencionar que hay literalmente cientos de plataformas de eventos virtuales por ahí.

Para ayudarlo a evitar pasar una tarde perdido en el mundo cibernético desplazándose por los sitios web, hemos elaborado esta lista de algunas de las mejores plataformas de eventos virtuales para empresas. Desglosamos los precios, las funciones y los servicios para ayudarlo a encontrar la mejor opción de plataforma para su negocio, audiencia y evento.

¡Vamos a profundizar en!

Qué buscar en una plataforma de eventos virtuales

Aunque es la nueva palabra de moda en nuestra industria, los eventos virtuales y las plataformas de eventos virtuales siguen siendo una práctica y una herramienta nuevas. Por lo tanto, podría ser útil si definimos qué tendrá exactamente una plataforma efectiva.

En primer lugar, una plataforma de eventos virtuales se define como una herramienta que utiliza capacidades de transmisión de video y audio para permitirle organizar una experiencia interactiva en línea con los asistentes. Las mejores plataformas de eventos virtuales para empresas y eventos de marketing tendrán características y herramientas específicas que impulsarán la participación de la marca en su evento. Veamos algunas características que querrá considerar tener:

Transmisión en vivo y biblioteca de videos

La característica número uno que debe tener su plataforma de eventos virtuales es la capacidad de transmisión en vivo. Si no sucede en tiempo real, perderá todas las excelentes opciones de interacción que pueden ofrecer los eventos virtuales. Asegúrese de que su plataforma de eventos también admita varios oradores. Esto le da a su evento el atractivo social que a menudo se pierde durante los seminarios web genéricos o las sesiones de aprendizaje en línea.

La transmisión en vivo es importante, pero también desea asegurarse de poder grabar y cargar sesiones en una ubicación centralizada. La flexibilidad de volver a ver el contenido es uno de los mayores beneficios que ofrecen los eventos virtuales. Así que asegúrese de capitalizarlo, eligiendo una plataforma que le permita cargar sesiones fácilmente, además de agregar una manera fácil para que los asistentes accedan al contenido después del evento.

Opciones de marca

Desea que su evento virtual se sienta y se vea como su marca. Así que asegúrese de que cualquier plataforma de eventos virtuales que elija permita funciones de personalización. Aquí hay algunos que su evento debe tener:

• Sitio web del evento de marca
• Página de registro de marca
• Salas de chat de marca
• Plantillas de correo electrónico de eventos de marca
• Fondos de eventos de marca

Características de compromiso

Una de las mayores quejas que tiene la gente sobre los eventos virtuales es su tendencia a ser largos, aburridos y poco atractivos. Pero recientemente, se ha puesto mucho énfasis en dar vida a estos eventos con diferentes ideas de participación virtual, a menudo ofrecidas por plataformas de eventos virtuales.

Considere qué tipos de actividades le gustaría incluir en su evento virtual. Si está buscando inspiración, lea nuestras ideas en 9 formas inteligentes de mantener involucrados a los asistentes virtuales .

Aquí hay algunas características que son importantes para la participación en eventos:

• Capacidades de chat de audiencia
• Funciones de pregunta/respuesta
• Salas de stand
• votación en vivo
• Capacidades de sesión de breakout

Informes y análisis

Finalmente, dado que el objetivo principal del marketing de eventos es aumentar el conocimiento de la marca, impulsar los ingresos y las ventas, es importante tener una forma de realizar un seguimiento de su éxito. Asegúrese de que la plataforma de eventos virtuales en la que invierte tenga la capacidad de rastrear datos y brindar información sobre varios aspectos de su evento. Esto le ayudará a determinar cómo hacer mejoras en el futuro. Algunas características que quizás desee considerar son:

• Un tablero de métricas en tiempo real
• Vista multidimensional de los asistentes
• Integración de datos en CRM
• Informes de rendimiento de la inversión

Las 7 mejores plataformas de eventos virtuales para empresas

Ahora que sabemos qué debe tener una plataforma de eventos virtuales, profundicemos en nuestras 7 mejores opciones que tienen todo lo anterior y algo más. Clasificamos estas plataformas por tamaño de evento. Cuanto más grande sea el evento, más amplio será el servicio que querrá utilizar y, en consecuencia, mayor será el precio.

1. Esperando

Precio: comienza en $ 99 por mes

Pros: si está buscando una plataforma simple y fácil de usar que no necesite mucha orientación, Hopin es una excelente opción. La configuración rápida y fácil es una de las características más notables del software. Además, su paquete base también ofrece la mayoría de las características clave que describimos anteriormente. He aquí un vistazo a algunos de los notables:

• Transmisión en vivo a YouTube en vivo
• Chats en vivo y encuestas
• Redes de video
• Salas de descanso

Una de las características únicas es una sólida herramienta de programación de eventos, que no solo le permite realizar fácilmente un seguimiento de todos los eventos que ha planeado organizar en la plataforma, sino también realizar un seguimiento de las conexiones de red que puede haber hecho en eventos pasados. Es casi como un panel social para realizar un seguimiento de todos sus acontecimientos virtuales.

Contras: la característica más importante que falta en el paquete de inicio ofrecido por Hoppin es la marca personalizada de su evento. Podrá usar todas las funciones principales anteriores con su paquete base, pero si está buscando una experiencia de evento más personalizada, tendrá que actualizar a sus paquetes comerciales o empresariales. Estos precios no figuran en su sitio web, por lo que deberá ponerse en contacto con ventas y solicitar una demostración.  

2. Marcador grande

Precio: $79-$299+ al mes

Pros: BigMarker es ideal para aquellos que buscan organizar seminarios web a gran escala de hasta 1000 asistentes. Ofrece un sólido paquete de características para ayudar con la gestión y participación de eventos virtuales, que incluye:

• Chat en vivo
• Compartir pantalla
• Transmisión en vivo a las redes sociales
• Uso compartido de contenido bajo demanda
• Creación de página de aterrizaje
• Encuestas y sondeos
• Correo de propaganda
• Informes avanzados

Una característica notable que tiene esta plataforma son las opciones de personalización. No solo puede agregar su logotipo y los colores de la empresa a cualquier evento que organice, sino que también puede aprovechar la herramienta de marketing por correo electrónico integrada, que permite enviar fácilmente correos electrónicos personalizados a cualquier cliente potencial o asistente al evento.

Otra característica que vale la pena señalar es que BigMarker está basado en un navegador. Esto significa que puede iniciar fácilmente la herramienta directamente desde la web y no tiene que preocuparse por descargar ningún software extenso. Para aquellos que buscan una solución rápida a sus necesidades de plataforma de eventos, el lanzamiento del navegador puede ser un beneficio atractivo.

Contras: esta herramienta es definitivamente más adecuada para eventos o seminarios web unilaterales. Aunque ofrece funciones de participación, no son tan sólidas como podrían ser. Por ejemplo, BigMarker no ofrece la posibilidad de crear puestos virtuales para patrocinadores o proveedores de eventos.

La conectividad también podría ser un problema. Dado que la plataforma está basada en un navegador, debe tener una buena conexión a Internet para garantizar que su evento virtual se desarrolle sin problemas. Si el servicio de Internet es una preocupación, es posible que desee considerar una herramienta descargable en su lugar.

3. Topía

Precio: comienza en $ 5 por mes, más $ 2 por persona por evento

Pros: ¿Qué pasa con los eventos internos? ¿Cómo recuperar la interacción humana y el compromiso de los empleados en un mundo virtual? La plataforma Topia es nuestra mejor elección para reuniones internas y/o eventos de compromiso de los empleados. La plataforma única permite a los usuarios crear un mundo virtual totalmente personalizable. Es un mundo real, donde puede interactuar con personas en "pasillos", pasear por diferentes espacios y usar video espacial para reflejar interacciones del mundo real.

Incluye:

• Marca personalizada
• Plantillas integradas
• charla en tiempo real
• Herramientas para la colaboración

Contras: debido a que esta aplicación carece de integración de CRM y otras herramientas de eventos de marketing, es mejor usarla para eventos y reuniones internas. Si está buscando una plataforma para un evento virtual externo, será mejor que opte por una plataforma con más herramientas de marketing de eventos integradas.

3. Participar

Precio: $399 al mes

Pros: para aquellos que organizan un seminario web, pero quieren centrarse un poco más en la creación de redes, Engagez podría ser una buena opción. Ofrece capacidades de participación más creativas, como cabinas virtuales y vestíbulos para los asistentes. Aquí hay una vista de pájaro de algunas de las características de la herramienta:

• Chat en vivo para asistentes
• Marca personalizable
• Encuestas/encuestas
• Preguntas y respuestas en vivo
• Captura de prospectos
• Paneles de informes avanzados

Uno de los grandes beneficios de una plataforma como Engagez es el servicio al cliente y el equipo de especialistas que lo ayudarán a lanzar su evento sin problemas. Si desea el soporte adicional, considere usar una herramienta como Engagez.

Contras: La mayor desventaja que tenemos cuando se trata de esta plataforma es la falta de integración en un CRM. La herramienta ofrece funciones de captura de clientes potenciales, pero estos clientes potenciales luego deberán importarse manualmente a su plataforma de CRM. Entonces, si está buscando una integración perfecta, es posible que esta no sea la herramienta para usted.

4. Ir al seminario web

Precio: $49 – $399 al mes (pago anual)

Pros: claro, probablemente haya usado GoToWebinar para reuniones de equipo o sesiones mensuales de seminarios web. Pero también tiene herramientas de alojamiento de eventos virtuales bastante sólidas. La herramienta puede acomodar hasta 2.000 personas para un evento. También ofrece algunas características notables:

• Personalización
• Centro
• Encuestas
• correos electrónicos de marketing
• Folletos para la audiencia

Una característica interesante que ofrece esta plataforma es una forma única de promocionar sus eventos virtuales. GoToStage es una plataforma de video de acceso completo que presenta contenido comercial de empresas de todo el mundo. Tienes la oportunidad de subir tu contenido a la plataforma después de tu evento. Como fuente de noticias de seminarios web que llega a 60 millones de profesionales en todo el mundo, tiene una gran oportunidad de llegar a nuevas personas y atraer nuevos clientes potenciales a su contenido y sitio web.

Contras: la usabilidad es un desafío con GoToWebinar. No es tan fácil de navegar como algunas de las otras herramientas enumeradas aquí. Si está bastante avanzado con la tecnología, esto no debería ser un gran desafío. Pero le recomendamos que se mantenga alejado de esta plataforma, si espera que la usabilidad sea un desafío, o que contrate a un profesional para que lo guíe a través del proceso.

5. Bizzabo

Precio: Varía, prueba gratuita disponible

Pros: A medida que las oficinas comienzan a reabrirse, hemos visto una nueva tendencia en la industria de los eventos, los "eventos híbridos". Si está considerando organizar un evento que tenga componentes presenciales y virtuales, Bizzabo podría ser una plataforma útil. Ofrecen servicios en el sitio combinados con sus sólidas características de eventos virtuales:

• Servicios de venta de entradas
• Paquete de promoción de eventos
• Sitio web del evento
• Correo de propaganda
• Aplicación interactiva de marca blanca
• Sondeos y encuestas
• Salas de patrocinadores y expositores
• pizarra virtual
• Panel de informes avanzado
• Integración CRM

Tampoco tiene que preocuparse por limitar el número de asistentes. Bizzabo ofrece audiencias ilimitadas.

Contras: Bizzabo es una de las soluciones de software más completas. Ofrece casi todo, y las quejas que hemos visto tienen que ver principalmente con la usabilidad y un problema con el servicio al cliente. Entonces, nuevamente, esta podría ser una plataforma a considerar si cree que podría manejar bastante bien la navegación del software sin ayuda adicional.

6. Vaya

Precio: Varía según el tamaño del evento, mejor para eventos de más de 50 asistentes

Pros: si tienes un evento de tamaño mediano, con más de 50 asistentes, Whova podría ser una buena opción. La plataforma está realmente enfocada en la gestión de eventos y se destaca en ayudarlo con la logística, mejorar la experiencia general de los asistentes y la gestión de eventos. Incluye las siguientes características:

• Sitio web del evento
• Integraciones de videoconferencia
• Sesiones de video pregrabadas y biblioteca de contenido
• Centro
• Chat en vivo
• preguntas y respuestas
• Perspectivas de datos en vivo
• Capacidades de marca

Esta herramienta es bastante completa y fácil de usar. Si está buscando una herramienta que cubra todo por usted, de principio a fin, sin necesidad de muchos conocimientos complejos, entonces esta plataforma es para usted.

Contras: una de las desventajas de esta plataforma es que el precio depende del tamaño de la audiencia. Entonces, si tiene un evento bastante grande, esta plataforma podría volverse costosa. También ha habido quejas sobre la herramienta de marketing por correo electrónico que viene con la plataforma. A algunos usuarios les pareció que tenía fallas, mientras que a otros les molestó que se enviaran correos electrónicos automáticos a los asistentes.

7. Aceleradores

Precio: Desde $500 por evento

Pros : Otra plataforma fácil de usar, Accelevents es conocida por su equipo de soporte en vivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esta plataforma es todo en uno y realmente se enfoca en las funciones de interacción y redes de los eventos virtuales. Esto es algo de lo que incluye:

• Venta de boletos
• Transmisión en vivo
• Chat en vivo
• Centro
• Salas de patrocinadores y expositores
• Salas de sesiones pequeñas
• Salones para networking
• Capacidades de mesa redonda

Accelevents también ofrece capacidades para eventos híbridos. La herramienta se integra fácilmente con varias plataformas de CRM diferentes y ofrece amplias capacidades de generación de informes, como qué sesiones se desempeñaron mejor o qué stands de patrocinadores visitaron los diferentes asistentes. Otras herramientas de participación que son exclusivas de esta plataforma incluyen:

• citas rapidas por video
• Grupos de discusión y fiestas de observación
• Charlas junto a la chimenea

Contras : lo más importante que querrá tener en cuenta al decidir si usar o no Accelevents es el tamaño de su evento y si está cobrando o no a los asistentes. Debido a su estructura de precios, Accelevents tiene más sentido para eventos de 100 personas o más. La plataforma cobra $3 por asistente para eventos gratuitos, o el 20 % del precio de la entrada para eventos pagos. Además, hay una tarifa mínima de $ 500. Por lo tanto, querrá analizar el precio y el ROI antes de comprometerse con sus servicios. Puede obtener más información sobre su estructura de precios aquí .

Qué plataforma de eventos virtuales es mejor para usted

Entonces, ¿cómo decide qué plataforma es mejor para su negocio? Un método es describir las características clave que son importantes para su negocio en un software de eventos. Cada evento y audiencia es diferente. También es importante tener en cuenta el propósito de su evento.

Tal vez esté más enfocado en el conocimiento de la marca que en cualquier otra cosa. En cuyo caso, definitivamente querrá optar por una plataforma que ofrezca personalización. O tal vez generar nuevos clientes potenciales sea el objetivo principal de su evento. En ese caso, querrá asegurarse de que el software que utiliza se integre con su CRM.

¿Lo más importante que quieres considerar? Fiabilidad. No elijas una plataforma simplemente porque es barata. Sopese todos los pros y los contras, y considere las reseñas dejadas por otros usuarios. Su evento virtual es una definición de quién es usted como empresa, por lo que desea asegurarse de que cualquier plataforma que elija valore su marca y la necesidad de brindarle a su audiencia una experiencia virtual perfecta.