La guía del gran flujo de caja del comercio electrónico: 6 pasos para proteger sus finanzas

¿Qué pasaría si te dijera que el 82% de las pequeñas empresas colapsan debido a una mala gestión del flujo de caja?

Esa asombrosa estadística debería hacer que cualquier propietario de una empresa de comercio electrónico se despierte y se dé cuenta.

Después de todo, el efectivo es el oxígeno de las empresas y, sin un flujo de caja adecuado, incluso las empresas más prometedoras pueden marchitarse y morir.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que su negocio de comercio electrónico no forme parte de esta estadística tan preocupante?

Dominando la gestión del flujo de caja . Es mas facil decirlo que hacerlo. ¿verdad?

Especialmente cuando tienes innumerables responsabilidades que compiten por tu tiempo y atención todos los días.

Entre la adquisición de nuevos clientes, el cumplimiento de pedidos, el manejo de devoluciones, la gestión de inventario y todo lo demás necesario para operar su negocio, el flujo de caja a menudo se descuida hasta que ocurre una crisis.

Pero, ¿qué pasaría si tuviera un manual fácil de seguir para asegurar su situación financiera para siempre?

En esta guía definitiva, resumimos el dominio del flujo de caja en 6 pasos absolutamente cruciales diseñados específicamente para comerciantes de comercio electrónico.

Desde optimizar las ganancias hasta aumentar el capital de trabajo y modelar los peores escenarios, estas estrategias probadas en el campo le brindan un control total sobre su destino financiero.

¿Listo para finalmente dejar de preocuparse por el flujo de caja? ¡Vamos a sumergirnos!

Pasemos a:

• Paso 1: analice su flujo de caja actual
• Paso 2: mejorar las estrategias de ventas e ingresos
• Paso 3: administre su inventario de manera eficiente
• Paso 4: Optimice las condiciones y procesos de pago
• Paso 5: Reduzca los gastos innecesarios
• Paso 6: Plan de impuestos y contingencias

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Paso 1: analice su flujo de caja actual

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Shawn Plummer, director ejecutivo de The Annuity Expert , explica: "El primer paso fundamental es analizar de cerca y también comprender el flujo de caja actual de su empresa. Esto significa realizar un seguimiento de todo el dinero que entra y sale de su negocio de comercio electrónico a nivel granular. .

Específicamente, desglose y categorice sus flujos de ingresos, incluidos los ingresos por ventas, las devoluciones y también los reembolsos, y todo lo demás. Haga lo mismo con sus gastos como inventario, envío, publicidad, nómina, impuestos y también todos los demás costos operativos".

La creación de un informe detallado de ingresos y gastos le permite ver realmente dónde se genera y gasta el efectivo en su propio negocio.

Analice los datos para descubrir las tendencias, picos y valles, y también las fluctuaciones estacionales.

Determine qué productos o servicios generan mayores ganancias y cuáles pueden estar hundiéndolo.

Identificar los costos innecesarios o excesivos que pueden eliminarse para mejorar el flujo de caja.

Hacer este análisis de flujo de caja ilumina la salud financiera y también la viabilidad de su modelo de negocio.

La clave es profundizar en los detalles financieros esenciales en lugar de simplemente mirar los ingresos brutos.

Comprender la mecánica detrás de los números es fundamental para pronosticar, presupuestar y tomar decisiones para optimizar sus finanzas y asegurar un flujo de caja sostenible en los pasos futuros.

Así que tómate el tiempo para analizar cuidadosamente y familiarizarte con el dinero que fluye a través de tu empresa de comercio electrónico.

Identifique áreas u oportunidades problemáticas y prepárese para las mejoras a medida que avanza en los pasos siguientes de esta guía de flujo de efectivo.

Paso 2: mejorar las estrategias de ventas e ingresos

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Concéntrese en convertir más visitantes del sitio en clientes de pago.

Analice cuidadosamente su embudo de ventas e identifique dónde ocurren las caídas.

¿Los visitantes agregan artículos a los carritos pero no los compran?

Piensa en ofrecer envío gratuito o descuentos para incentivar las compras realizadas.

Robert Kaskel, director de personal de Checkr , añade: "En lugar de limitarse a vender productos, piense en nuevas formas de ganar dinero. Puede ofrecer un servicio de suscripción, asociarse con otros para marketing de afiliación, vender material digital como libros electrónicos u ofrecer servicios adicionales". servicios que acompañan a sus productos. Obtener dinero regularmente, como con las suscripciones, ayuda a mantener estable el flujo de caja. No se trata sólo de vender cosas; se trata de encontrar diferentes melodías para tocar y asegurarse de que el dinero siga llegando sin problemas".

Optimice las estrategias de precios utilizando los precios de la competencia y también los datos de ventas para determinar los precios ideales.

Evite grandes descuentos que puedan devaluar los productos.

En su lugar, ofrezca paquetes de artículos gratuitos o envío gratuito para fomentar pedidos de mayor valor.

Segmente su base de clientes y ofrezca promociones personalizadas para todos y cada uno de los grupos.

Por ejemplo, ofrezca descuentos en compras por primera vez para adquirir muchos clientes nuevos y, al mismo tiempo, ofrezca recompensas de fidelidad a los clientes habituales. Las ofertas personalizadas generan mejores conversiones que las generales.

Pruebe A/B continuamente varios componentes de su proceso de ventas.

Pruebe los flujos de pago , los diseños de página, las llamadas a la acción, los embudos de correo electrónico y más. Mejore gradualmente cada elemento mediante experimentación y análisis basados ​​en datos.

Las pequeñas optimizaciones se combinan con el tiempo para generar muchas ganancias importantes.

Paso 3: administre su inventario de manera eficiente

Seguir y gestionar cuidadosamente su inventario es fundamental tanto para el flujo de caja como para la satisfacción del cliente.

Comience organizando sus productos en categorías ABC: A es el 20% superior de los productos que generan el 80% de las ventas, B es el 30-40% intermedio en términos de ingresos y C representa el 40% inferior o menos.

Concentre la mayor parte de la atención en mantener abastecido a As, establecer los puntos de reorden y asegurar fuentes confiables para evitar desabastecimientos.

Para los artículos B y C, considere poner límites al inventario para reducir los costos de mantenimiento.

Analice los datos de ventas para determinar las cantidades ideales: suficientes para satisfacer la demanda pero sin exceso de existencias.

Es posible que los vendedores lentos solo necesiten tener un puñado a mano con reabastecimiento ocasional, mientras que los productos más rápidos requieren niveles de stock más altos y también un reabastecimiento más rápido cuando se agotan.

Aproveche el software de gestión de inventario para automatizar los repedidos, proporcionar supervisión de los recuentos en tiempo real y también de las velocidades de ventas, y permitir pedidos pendientes cuando no haya existencias.

Esta visibilidad permite una planificación y compras más inteligentes para alinearse con la demanda real.

"Monitoree productos estancados u obsoletos sin ventas recientes. Elimine mercancías antiguas a través de ventas, paquetes o donaciones anualmente para liberar el efectivo que de otro modo estaría atrapado en activos ilíquidos. Mantener el inventario fresco y también en movimiento garantiza un ajuste adecuado del producto al mercado, mejor efectivo ciclos de conversión y eficiencia operativa". - Brooke Webber, jefa de marketing de Ninja Patches .

La gestión proactiva de su inventario no solo agiliza las operaciones sino que también ayuda a impulsar las ventas al garantizar que sus productos más vendidos estén siempre disponibles para satisfacer la demanda de los clientes.

Paso 4: Optimice las condiciones y procesos de pago

Cuando se trata de manejar el flujo de caja de manera efectiva, el momento de entrada y salida de los pagos es muy crítico.

Optimizar las condiciones de pago y agilizar los procesos puede garantizar que le paguen mucho más rápido mientras continúa las operaciones sin problemas.

Andrew Pierce, director ejecutivo de LLC Attorney , aconseja: "Eche un vistazo de cerca a sus condiciones de pago y vea si algún ajuste tiene sentido. Por ejemplo, ¿puede acortar las ventanas de pago, ofrecer descuentos por pagos puntuales e imponer multas a los vencidos para incentivar pagos a tiempo?

Incluso recortar entre 7 y 10 días libres podría acelerar de manera muy significativa la entrada de efectivo. Además, haga que el pago sea conveniente a través de opciones como tarjetas guardadas, PayPal y Google/ Apple Pay . Cuanto más fácil lo hagas, más rápido te pagarán".

Vuelva a verificar sus procesos de facturación.

¿Las facturas se envían con prontitud y reflejan con precisión los pedidos?

Automatice tanto como sea posible con las reglas y plantillas del software de contabilidad.

Asegúrese de que alguien tenga la tarea de realizar el seguimiento de cada etapa (recepción del pedido, facturación, fecha de vencimiento del pago) para que las cosas no se escapen.

Evalúe los cuellos de botella o el desperdicio en el flujo de trabajo, como la entrada manual de datos que ralentiza la conversión de pedidos en efectivo.

Identifique los eslabones débiles y vea si la automatización, las integraciones de software o la reasignación de tareas podrían acelerar el proceso de pago.

Por ejemplo, integre su sistema POS y su software de contabilidad para que los detalles del pedido fluyan sin problemas en las facturas para un procesamiento más rápido.

Optimizar los procesos y términos subyacentes para recibir pagos de los clientes puede hacer maravillas para el flujo de caja.

Evalúe dónde existen las ineficiencias, dónde tiene influencia para ajustar los términos y cómo puede facilitar pagos más rápidos a los clientes.

Algunos ajustes podrían acelerar la entrada de efectivo en semanas por ciclo de pago.

Paso 5: Reduzca los gastos innecesarios

Cuando se trata de finanzas del comercio electrónico, evaluar los gastos y recortar lo no esencial es muy importante.

Sea implacable aquí: cada dólar ahorrado se destina directamente a las ganancias finales.

La implementación de un seguimiento riguroso de los gastos en esta etapa puede descubrir qué gastos no contribuyen al crecimiento de su negocio, lo que permite tomar decisiones más informadas sobre la reducción de costos.

Puneet Gogia, fundador de Excel Champs , dice: "Empiece por clasificar todos los gastos de los últimos 3 a 6 meses. Clasifíquelos como fijos (como los elementos imprescindibles, como alojamiento web y suministros de envío) o variables (es bueno tenerlos). (como publicidad y suscripciones de software). Ahora viene la parte difícil: decidir qué gastos variables no generan suficientes ingresos o crecimiento para justificar su costo.

Por ejemplo, ese servicio de SEO que no ha mejorado su clasificación o el administrador de redes sociales que no ha aumentado sus seguidores. Por más difícil que sea, es necesario eliminar el exceso de grasa. Analice el retorno de la inversión en estos servicios y elimine los que no contribuyen".

A continuación, vea si puede negociar gastos fijos, como las tarifas de procesamiento del comerciante y el alojamiento.

Los proveedores de servicios quieren retenerlo como cliente y, a menudo, pueden ofrecer descuentos, por lo que nunca está de más preguntar.

Examina tus tendencias. A menudo racionalizamos las compras innecesarias como "para el negocio".

Sea muy diligentemente honesto consigo mismo aquí.

¿Realmente necesitas ese costoso software con todas las comodidades o es suficiente una versión más básica?

Todo empresario debe vigilar muy de cerca incluso los gastos pequeños.

Paso 6: Plan de impuestos y contingencias

• Plan de impuestos

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Catherine Schwartz, editora financiera de Crediful , enfatiza: "A medida que su negocio crece, no deje que las obligaciones tributarias lo sorprendan. Reserve un porcentaje estimado de cada venta para cubrir los impuestos sobre la renta, los impuestos sobre la nómina si tiene empleados y el impuesto sobre las ventas. si corresponde. Un contador puede ayudarlo a determinar los porcentajes apropiados para que no lo afecten todos de una vez cuando llegue el momento de declarar impuestos".

Además, conozca si necesita realizar pagos de impuestos estimados trimestrales para evitar sanciones.

Si es así, inclúyalos en su planificación de flujo de caja.

A medida que cambien sus ingresos, revise su porcentaje de reserva de impuestos para asegurarse de que todavía tenga sentido.

• Tener un fondo de contingencia

Gerald Lombardo, director de crecimiento de Popl, explica: "No importa cuán cuidadosamente planifique, inevitablemente surgen gastos inesperados: una nueva campaña de marketing, reparaciones y reemplazos de equipos, o incluso tener que reembolsar a los clientes. Por eso es necesario un fondo de contingencia. muy crítica.

Trate de reservar al menos 6 meses de gastos operativos como fondo de contingencia, para que su negocio pueda sobrevivir independientemente de lo que se le presente. Autoasegurarse a través de un amplio fondo de contingencia significa que no necesitará desesperadamente créditos o préstamos cada vez que algo salga mal".

• Reponer según sea necesario

Después de recurrir a su fondo de contingencia, dé prioridad a reconstruirlo lo más rápido posible.

Recorta cualquier gasto innecesario si es necesario hasta que vuelvas a ese saldo de 6 meses.

Al planificar impuestos y gastos sorpresa en su modelo de flujo de efectivo, puede manejar estos asesinos del flujo de efectivo sin sabotear todo su arduo trabajo.

Su empresa disfrutará de una mayor resiliencia financiera y también de tranquilidad.

Conclusión

Garantizar un flujo de caja saludable es muy vital para cualquier negocio de comercio electrónico.

Si sigue los pasos cruciales establecidos en esta guía, podrá preparar su negocio para lograr la estabilidad financiera y el éxito.

Primero, analice sus números para comprender adónde va su dinero y luego identifique áreas de mejora.

Luego, optimice las operaciones para aumentar las ganancias, ya sea reduciendo costos o encontrando ineficiencias.

Aprovechar los sistemas de gestión de inventario y pedidos puede proporcionar información útil.

Además, concéntrese en convertir a los visitantes en clientes leales y habituales.

Los clientes satisfechos que regresan una y otra vez son la clave para un flujo de caja constante. Proporcionar una excelente experiencia de usuario y una sólida atención al cliente fomenta estas valiosas relaciones.