El futuro de la ayuda gubernamental está centrado en el ser humano

En los últimos tres años, muchos gobiernos estatales y locales han hecho grandes esfuerzos para satisfacer las necesidades de los miembros de su comunidad. No solo han estado enfrentando los impactos a gran escala de la pandemia de COVID-19, muchas agencias también han estado respondiendo a desastres naturales que evolucionan rápidamente y respaldando niveles históricos de inversión federal.

Si bien la convergencia de todas estas fuerzas ha intensificado la presión sobre muchos equipos de gobierno en el corto plazo, este no es un momento aislado. El futuro de los programas del sector público depende de la capacidad de los administradores para mantener el impulso que ya han creado.

Más que nada, los acontecimientos recientes han puesto de relieve la realidad de que los problemas sociales se superponen y se cruzan. A medida que las agencias gubernamentales elaboran programas para abordar las necesidades de la comunidad, deben hacerlo teniendo en cuenta esa interconexión. Y necesitan invertir en la tecnología adecuada, tecnología que centre a las personas y permita un cambio transformador.

Los programas de ayuda del gobierno deben garantizar que las personas se centren en todo el proceso de diseño, construcción e implementación. Las prácticas deben basarse en experiencias de la vida real, tanto para el personal como para los miembros de la comunidad. En resumen, los procesos y la tecnología deben estar al servicio de las personas y no al revés.

La tecnología es una pieza importante de esta transición hacia un enfoque centrado en el ser humano, y el software de gestión de subvenciones es un componente importante. Un buen software de subvenciones permite que los equipos gubernamentales satisfagan las necesidades urgentes y a largo plazo de la comunidad al abrir líneas de comunicación y reducir la carga administrativa tanto para el personal como para los solicitantes.

Pero un buen software de gestión de subvenciones es algo más que la tecnología en sí. Con el socio de software adecuado, los equipos pueden expandirse de manera efectiva al aprovechar la experiencia de los profesionales de implementación y soporte que tienen experiencia en la transformación de programas de ayuda y subvenciones de todos los tamaños. Esta mayor capacidad les permite ser estratégicos en la forma en que integran la tecnología, lo que les permite mantener su enfoque en las personas en el centro de su programa.

Un equilibrio necesario

Para los empleados del sector público, la transformación hacia un enfoque centrado en el ser humano requiere flexibilidad e intención. Los equipos tendrán que equilibrar lo que pueden parecer prioridades opuestas.

Evolución y cumplimiento

No importa cuán ambiciosos sean los administradores de programas acerca de las prácticas en evolución, la realidad es que esta evolución debe ocurrir dentro de los marcos de cumplimiento existentes. No se trata de empezar de cero. Los equipos gubernamentales deben iterar en sus procesos para satisfacer mejor las necesidades de la comunidad sin dejar de cumplir con las normas y reglamentos que sustentan su trabajo.

Velocidad y equidad

Los administradores de programas deben moverse rápido, pero nunca a expensas de la equidad o la transparencia. La simplificación de los procesos facilita que los gobiernos se muevan rápidamente para abordar las necesidades urgentes de la comunidad. Pero a medida que los equipos buscan simplificar la experiencia del solicitante, deben preservar las palancas para la equidad y la responsabilidad.

Innovación y confiabilidad

Los equipos gubernamentales deben impulsar el desarrollo de nuevas ideas sin sacrificar la confiabilidad. A medida que buscan innovar, deben priorizar brindar una experiencia consistente y confiable para los solicitantes y el personal. Deben hacer espacio para experimentar, al tiempo que adoptan soluciones comprobadas que pueden implementar con una interrupción mínima. Deben buscar una plataforma intuitiva, fácil de usar y accesible para todos.

Adoptar un enfoque centrado en el ser humano

No importa qué tan comprometido esté un equipo de gobierno con un enfoque centrado en el ser humano, si la tecnología no se basa en el mismo espíritu, es probable que tengan dificultades para poner sus ideas en práctica. Las soluciones tecnológicas adecuadas abordan las necesidades de los equipos gubernamentales y las realidades de la vida real de los miembros de la comunidad, al mismo tiempo que reducen las posibilidades de que los fondos sean objeto de abuso o uso indebido.

Lance y escale rápidamente

La implementación de los sistemas correctos permite a los gobiernos presentar aplicaciones futuras o programas completos en horas o días en lugar de semanas o meses. Esta rapidez es fundamental a la hora de responder a crisis repentinas.

Para muchos gobiernos, elaborar una respuesta a la pandemia de COVID-19 fue una lección sobre por qué es importante contar con tecnología antes de que surja una necesidad. Las agencias que aún no habían adoptado la tecnología de otorgamiento de subvenciones se encontraron en dificultades. Muchos estaban pasando de sistemas de gestión basados ​​en papel o en hojas de cálculo a soluciones de software a velocidades vertiginosas. Era como tratar de construir el avión y volarlo al mismo tiempo.

Idealmente, la tecnología no solo debería acelerar el proceso de entrega de ayuda, sino que también debería respaldar la escalabilidad. Muchos gobiernos locales y estatales recibieron la tarea de distribuir los fondos de la Ley CARES, un paquete de ayuda de $2.2 billones. Los procesos que habían funcionado para brindar apoyo a pequeña escala de repente demostraron ser insostenibles.

Las soluciones tecnológicas adecuadas capacitan a los equipos gubernamentales para crear y ejecutar programas de subvenciones y ayuda de cualquier tamaño.

Para habilitar la velocidad y la escalabilidad, los administradores de programas deben buscar tecnología que incorpore automatización avanzada y ciencia de datos. Estas herramientas permiten que los equipos gubernamentales pequeños maximicen sus esfuerzos, reduciendo el tiempo y la energía necesarios para lanzar y administrar programas, al tiempo que refuerzan la seguridad y la accesibilidad.

No importa qué tan rápido avancen los equipos a través del proceso de solicitud y revisión, si todavía están imprimiendo y enviando cheques en papel, están generando un retraso innecesario en su proceso. La tecnología debería facilitar la distribución de fondos digitales para simplificar el trabajo del equipo y agilizar los pagos a los necesitados.

Incorporar equidad en el proceso

Cuando se trata de subvenciones gubernamentales y programas de ayuda, la equidad debe ser un principio de diseño fundamental. La tecnología adecuada proporciona las herramientas y el conocimiento para poner en práctica las intenciones en torno a la equidad.

La equidad no es una búsqueda teórica. Tiene un impacto en el mundo real. Y hay mucho en juego. A nivel federal, los líderes de FEMA se han enfrentado a la realidad de que la raza a menudo distorsiona la ayuda que brinda a las víctimas de desastres, ya que las personas blancas reciben constantemente más ayuda que las personas de color.

Parte de adoptar un enfoque equitativo es reconocer la carga que una solicitud impone a quienes solicitan fondos. Ya sea que un programa esté dirigido a individuos, empresas u otras agencias gubernamentales, los administradores deben recordar que hay personas reales al otro lado de la aplicación. Las solicitudes solo deben requerir información que sea absolutamente esencial, y la plataforma debe hacer que sea lo más fácil posible para las personas acceder y completar los formularios. El proceso de solicitud de fondos nunca debe ser tan engorroso que desaliente a los solicitantes calificados.

En todos los niveles, los gobiernos están tomando medidas para apoyar la equidad. Con la Iniciativa Justice40, el gobierno federal se ha fijado el objetivo de dirigir el 40% de las inversiones climáticas a las comunidades desfavorecidas. Para ayudar a los equipos a comprometerse con objetivos como este, la tecnología debe capturar los datos necesarios para evaluar y mejorar los programas, al tiempo que facilita todos los informes y auditorías necesarios.

Integrar nuevas soluciones con tecnología existente y familiar

En el sector público, es importante que la tecnología simplifique la experiencia para todos, tanto para las personas que ejecutan los programas como para los miembros de la comunidad que se benefician de ellos. Para muchos equipos gubernamentales, esto significa que cualquier solución nueva debe integrarse bien con los sistemas existentes.

Los equipos deben buscar crear una experiencia fluida para los solicitantes, el personal y otras partes interesadas mediante el uso de un software que sea intuitivo y fácil de usar. La interfaz de la tecnología debe ser moderna y familiar. Las cosas pequeñas importan aquí. Las herramientas se deben arrastrar y soltar, y los solicitantes deben poder iniciar, guardar y volver a una aplicación sin perder su trabajo. Si las imágenes o los documentos son parte de la solicitud, los solicitantes deben poder usar su teléfono para capturar una imagen y los equipos de revisión deben poder ver los archivos sin descargarlos.

La tecnología también debe permitir la colaboración en tiempo real, tanto para los solicitantes, que pueden estar trabajando con colegas o compañeros, como para el equipo gubernamental, que necesita coordinar esfuerzos durante todo el proceso de revisión.

Reduzca el fraude y el error humano sin sobrecargar a los solicitantes

El fraude desvía recursos esenciales de las personas que los necesitan, socavando los esfuerzos para mejorar las comunidades. El software adecuado brinda a los equipos gubernamentales la capacidad de abordar el fraude sin apartarlos del importante trabajo de crear y administrar sus programas.

El fraude no solo puede sesgar los resultados, sino que también erosiona la confianza pública en los procesos y las instituciones, poniendo en peligro los programas futuros. Tomemos los escándalos recientes en torno a los préstamos PPP, que representaron $ 80 mil millones en robo de fondos de ayuda COVID. Cuando los electores y los funcionarios electos ven este tipo de apropiación indebida, dudan mucho más en apoyar gastos de ayuda a gran escala en el futuro.

Para abordar el fraude de manera efectiva, los gobiernos deben buscar socios tecnológicos y consultores que adopten un enfoque informado y centrado en el ser humano para comprender la intención central de los programas. Si los socios no se esfuerzan por comprender el contexto más amplio de por qué existe un programa, tendrán dificultades para eliminar el fraude sin sobrecargar a los solicitantes.

Una vez más, volvemos a la idea de equilibrio. Es esencial erradicar el fraude y el error humano, pero si las medidas de seguridad vigentes dificultan la postulación de los solicitantes calificados, es como talar un manzano para salvar la fruta.

El equipo del gobierno debe buscar tecnología que pueda ayudar a abordar el fraude sin agregar pasos engorrosos al proceso de solicitud. Los controles de seguridad simples pero efectivos pueden ser increíblemente útiles aquí. Por ejemplo, los cuestionarios de autenticación basados ​​en el conocimiento verifican las identidades de los solicitantes al pedirles que respondan algunas preguntas de opción múltiple, como con qué direcciones o vehículos se han asociado. Otra opción es la verificación de identidad con foto instantánea, en la que una herramienta confirma que la identificación emitida por el gobierno del solicitante coincide con una selfie tomada en tiempo real.

Aunque recibe menos atención que el fraude, el error humano puede ser un gran problema, especialmente para los equipos que manejan grandes volúmenes de aplicaciones. Es fácil cometer errores cuando tiene miles o decenas de miles de formularios para revisar. La automatización quita presión. La tecnología adecuada puede eliminar el trabajo pesado mediante la automatización de tareas como la verificación de datos de formularios de impuestos o el análisis de imágenes. La puntuación automatizada puede evitar que los equipos gubernamentales tengan que realizar cálculos complejos mientras revisan las solicitudes.

Con la tecnología adecuada, no hay necesidad de hacer concesiones. La experiencia puede ser fácil y sencilla para todos, al tiempo que garantiza que se implementen los controles y verificaciones correctos para evitar el fraude y el error humano.

El futuro se construye sobre alianzas

Las agencias gubernamentales de todo el país se encuentran en un momento crucial. Tienen impulso; ahora solo se trata de canalizar ese impulso hacia un cambio transformador a largo plazo. Es hora de adoptar un enfoque centrado en el ser humano e invertir en tecnología y recursos que respalden esta búsqueda.

Las alianzas son clave. En el sector privado, la filantropía y las entidades gubernamentales, las coaliciones estratégicas son las que permiten que los equipos sirvan a las personas y las comunidades.

Por eso estamos entusiasmados con la nueva colaboración entre Submittable y BDO. Juntos, hemos creado un servicio integral de gestión de subvenciones adaptado a las organizaciones del sector público.

Este nuevo servicio conjunto proporciona el software sólido y el soporte de implementación experimentado necesarios para ayudar a salvaguardar los programas de subvenciones contra recuperaciones, agilizar la preparación para la auditoría del gobierno y mantener la documentación en curso. Con herramientas fáciles de usar, potentes automatizaciones y servicios integrales, BDO y Submittable ayudan a que la administración de subvenciones sea más fácil, escalable y eficaz para las agencias gubernamentales.

Con una visión conjunta de un futuro centrado en el ser humano, Submittable y BDO están posicionados para apoyar a gobiernos de todos los tamaños a medida que buscan evolucionar.