Estrategia de mejora continua: ¿cuál es la filosofía kaizen en el contexto del desarrollo profesional?

La filosofía kaizen es un método de gestión derivado de la cultura japonesa. Inicialmente aplicado en el contexto del funcionamiento social, la familia y el desarrollo personal, eventualmente comenzó a extenderse al mundo de los negocios, desde pequeñas empresas hasta corporaciones. ¿Cómo puede utilizar esta estrategia de desarrollo profesional para mejorar el rendimiento de su empresa y lograr sus objetivos más rápido? ¡Vamos a averiguar!

¿Qué es la filosofía kaizen en el contexto del desarrollo profesional? - Tabla de contenido:

1. ¿Qué es la filosofía kaizen?
2. Principios de la filosofía kaizen
3. Filosofía Kaizen en la estrategia de desarrollo profesional
4. Ejemplos de aplicación kaizen
5. ¿Cómo implementar una estrategia de mejora continua?
6. ¿Por qué la filosofía kaizen no siempre funciona?
7. La filosofía kaizen – resumen

¿Qué es la filosofía kaizen?

Kaizen es un concepto basado en la idea de la mejora incesante de varios procesos dentro de una empresa. Es un término compuesto por 2 palabras: kai, que significa cambio, y zen, que significa mejor, que puede interpretarse como cambio para mejor. Enfatiza la necesidad de una planificación, implementación y análisis sistemáticos, debido a los cambios dinámicos en las industrias y la competencia. Un posible ámbito de aplicación de esta estrategia se refiere a los recursos humanos y al desarrollo profesional de los empleados.

Principios de la filosofía kaizen

La actitud kaizen se aplica a todos los aspectos relacionados con la operación de la empresa: procesos, productos o servicios, personal, etc. Sus principios generales, que deben implementarse como parte de esta estrategia, son:

• Transparencia

Una empresa debe informar a cada empleado sobre los datos o efectos de todas las mejoras. También debe realizar encuestas con herramientas que demuestren la confiabilidad de sus resultados.

• Valor del cliente

Cada acción que se realice debe tener en cuenta la satisfacción de nuestros clientes, ya que es a través de ellos que podemos lograr nuestros objetivos comerciales. Siempre tenga en cuenta que los productos o servicios ofrecidos necesitan agregar valor para el consumidor y gestionar los procesos operativos de forma que se eliminen elementos innecesarios.

• Reducir los residuos

Se refiere al principio anterior: los resultados del trabajo deben crear valor agregado. Esto requiere la eliminación del consumo indebido de recursos (financieros, materiales, etc.).

• Paseo Gemba

La gerencia debe reconocer y comprender la ubicación y las condiciones asociadas con el lugar de trabajo. Por ejemplo, en el caso de llevar una tienda online, podría ser el departamento de atención al cliente, almacén, etc. (esto también depende del tamaño y alcance del negocio en cuestión), que requiere visitas ocasionales. La idea es tener una visión general de los procesos operativos que se llevan a cabo, sin embargo, esto no es solo para hacer cumplir las funciones realizadas por el personal, sino para comunicarse abiertamente y encontrar y resolver problemas potenciales.

• Fortalecimiento del sentido de pertenencia

El personal que se comunica claramente entre sí y establece relaciones de colaboración con la dirección estará más comprometido con la mejora de la empresa.

Filosofía Kaizen en la estrategia de desarrollo profesional

Los empleados son activos valiosos de una empresa, que contribuyen en gran medida al logro de los objetivos de la empresa. Por lo tanto, la forma en que se gestionan y motivan eficazmente los recursos humanos juega aquí un papel importante. Kaizen enfatiza el papel de involucrar a todos los miembros del equipo en la vida de la empresa, quienes tienen un gran potencial dentro de sí mismos. Podemos distinguir varios modelos que contribuyen a la realización de una estrategia de mejora continua:

3M

El diagrama 3M hace referencia a las palabras muda, mura y muri, que se consideran obstáculos para lograr el kaizen y dificultan la ejecución fluida de los procesos. Se juntan porque, por lo general, la aparición de uno se debe a la presencia de los otros dos. Conociendo las razones individuales de la presencia de restricciones, la estrategia de manejo debe buscar eliminarlas (esto no siempre es posible) o al menos reducir su impacto.

• Muda : se refiere al desperdicio de recursos, que puede manifestarse en sobreproducción (hacer productos que no tienen demanda en este momento; centrarse demasiado en la planificación en lugar de la acción; escribir correos electrónicos demasiado extensos, elaborados, etc.), retener demasiado inventario, lo que genera costos adicionales; interrumpir la continuidad del trabajo, realizar capacitaciones innecesarias; no aprovechar la competencia y el potencial de los empleados, etc.
• Mura - Desigualdad que se manifiesta por la falta de normas de trabajo establecidas o las instrucciones dadas son incomprensibles, la distribución desigual de funciones, la estacionalidad de la industria, el ritmo variable de trabajo, etc.
• Muri : sobrecarga, que es el resultado, por ejemplo, de un esfuerzo excesivo: horas extra, monotonía del trabajo, número excesivo de deberes/tareas a realizar, ritmo acelerado de trabajo, etc.

5S

Ya hemos mencionado el principio de las 5S en un artículo anterior, así que si aún no sabes qué es, no dejes de leerlo.

PDCA

Invertir en el desarrollo sostenible de los empleados requiere algún tipo de verificación para saber si es efectivo. Puede ser útil conocer el ciclo PDCA, que es un acrónimo de Plan (plan), Do (implement), Check (verificar) y Act (actuar).

1. PLAN

Se trata de establecer objetivos centrados en estrategias para la mejora de los empleados.

2. HACER

Tomar medidas para lograr objetivos predeterminados.

3. CONTROLAR

Hay que evaluar los cambios que se han hecho para ver si han cumplido su función, qué efectos han tenido y qué lecciones han aprendido.

4. ACTO

El desarrollo de una estrategia de desarrollo profesional se considera garantía de una mayor implicación del personal y una mejor calidad de sus funciones. Esto incluye no sólo la designación clara y precisa de deberes y normas de conducta sino, sobre todo, la oportunidad de mejorar las habilidades de los trabajadores. Aún así, la detección de ciertas deficiencias que pueden limitar el desarrollo puede tener lugar durante las primeras etapas. Identificarlos es la premisa para organizar capacitaciones temáticas para satisfacer las necesidades de los miembros del equipo.

Ejemplos de aplicación kaizen

TOYOTA

Toyota es considerada pionera en el enfoque kaizen, la primera empresa en incorporar esta filosofía en su estrategia de gestión y ha ganado mucho con ella. La gerencia reconoció correctamente que no siempre eran infalibles, por lo que tenía sentido alentar a los subordinados a proponer soluciones y participar más. Se pagaba a los empleados a cambio de ideas para mejorar los procesos de la empresa. Es importante destacar que esta no fue una iniciativa única, sino que en cada etapa del desarrollo de Toyota, hubo una oportunidad para compartir sus opiniones y puntos de vista.

Los modelos 3M, 5S y PDCA mencionados anteriormente se introdujeron en esta misma empresa para reducir costos y aumentar la productividad al máximo.

MASTERFOODS POLONIA

En la sucursal polaca de Masterfoods, por otro lado, la introducción del puesto de especialista en mejora continua puede verse como un acento japonés de la filosofía kaizen. Los equipos individuales tienen la oportunidad de participar en los cursos de capacitación en gestión kaizen para intercambiar experiencias y poder implementar mejor los cambios positivos. Cuando se eliminan puestos, no se despide a los empleados, sino que se intenta ofrecerles un puesto en otro puesto de la empresa actual. También opera un programa de propuestas de empleados, que permite a los empleados ordinarios sentarse a la mesa y conocer sus perspectivas e ideas. Los mejores de estos son recompensados ​​en forma de bonos, etc.

¿Cómo implementar una estrategia de mejora continua?

El tema clave para la introducción exitosa de una estrategia kaizen es identificar los problemas existentes en la empresa y desarrollar procedimientos que los eliminen. ¿Qué acciones puedes tomar en esta dirección?

1. Crear conciencia

Cuando implementas un nuevo concepto, la concienciación de los empleados es fundamental para ponerlo en práctica. Lo mismo ocurre con Kaizen. Haga que los miembros de su equipo entiendan cómo se aplicará la estrategia kaizen.

2. Aclara tus objetivos

El equipo necesita un camino en cuanto a dónde y cómo debe ir. Las metas bien establecidas centran la atención en las acciones correctas.

3. Colaborar

Puede mantener una discusión o lluvia de ideas con su equipo para obtener el punto de vista de sus miembros. Las soluciones propuestas pueden ayudar a aumentar la eficiencia del trabajo diario y optimizar los recursos. Dado que tuvieron voz en las decisiones finales, estarán más dispuestos a adaptarse a las nuevas condiciones.

4. Pide retroalimentación y acepta críticas.

Anime a las personas a hacer preguntas, compartir opiniones sobre las acciones tomadas y no tenga miedo de las críticas (pero deben ser constructivas). Tener en mente el objetivo de la mejora continua.

5. Reducir gasto

Deshágase de las barreras que limitan la eficiencia de la empresa: recursos desperdiciados, desigualdad y sobrecarga (3M).

6. Determinar las competencias de los empleados.

Al conocer las habilidades de los miembros individuales del equipo, puede asignarles las tareas que mejor se adapten a ellos y lograr sus objetivos. También le proporcionará información sobre qué brechas existen en sus habilidades y, en base a esto, presentará un plan de capacitación y talleres. Considere qué presupuesto puede asignar para esta iniciativa.

¿Por qué la filosofía kaizen no siempre funciona?

Implementar esta filosofía en el estilo de gestión de uno no es en absoluto una tarea fácil. Mucho depende de la actitud tanto de los superiores como de los subordinados. La mejora continua debe basarse en el diálogo y la libre expresión de opiniones, y no, como a veces sucede, en dar o ejecutar órdenes. Las ideas deben provenir principalmente de personas que conocen los detalles del trabajo y tienen experiencia en él. Las consecuencias de una estrategia de mejora continua mal aplicada son, por ejemplo.

• Naturaleza a corto plazo de los cambios, la organización vuelve a los viejos hábitos después de algún tiempo;
• Los empleados resienten las soluciones impuestas por la dirección;
• Escasa implicación de los subordinados en las mejoras reales.

La filosofía kaizen – resumen

Implementar la filosofía kaizen en tu empresa es un reto. Las reformas requieren no solo dar los pasos correctos sino, sobre todo, un cambio en el pensamiento y la percepción del trabajo. Centrarse solo en los efectos y los resultados puede ser desastroso, por lo que debe centrarse en la calidad y la mejora sistemática de los procesos. Este enfoque flexible es necesario especialmente ahora que solo aquellas entidades que pueden responder a los cambios dinámicos y la modernización tienen una razón de ser en el mercado.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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