Lo único que muchos emprendedores olvidan hacer
Publicado: 2018-05-14Los empresarios sobrecargados se beneficiarían enormemente al desarrollar un plan de operaciones factible para su negocio
Muchas empresas de rápido crecimiento están funcionando a la velocidad de la luz, adquiriendo nuevos clientes, manejando el servicio al cliente, ajustando los precios de los productos, haciendo promociones en línea, administrando empleados y pagando sus facturas. Esto obliga a muchos empresarios a trabajar largas horas combatiendo incendios a diario y centrarse menos en planes sostenibles a largo plazo para la empresa.
¿Hay una mejor manera?
Los empresarios sobrecargados se beneficiarían enormemente al desarrollar un plan de operaciones procesable para su negocio. Este es un documento que se actualiza con frecuencia y cubre la estrategia y los procesos de tecnología, personas, capital/finanzas, ventas y marketing y, si corresponde, cadenas de suministro, logística e I+D.
Como mínimo, una empresa debe documentar todos los procesos de soporte, como recursos humanos, nómina y contabilidad.
¿Cómo empezar?
Lo primero que debe hacer es crear un diagrama de flujo de trabajo de todos los procesos de la empresa, incluidas las ventas, la producción, el servicio al cliente, la gestión del flujo de caja, etc.
Este ejercicio debe ser realizado por cada jefe de división y puede ayudar a identificar fallas y cuellos de botella en la cadena. Luego se puede desarrollar un plan de acción para mejorar estos procesos. Una vez que se ha establecido el plan de acción general, cada división debe identificar las actividades semanales, mensuales y trimestrales que deben administrar para garantizar que contribuyan a su ejecución.
En la etapa inicial, a medida que se optimizan las operaciones de la empresa, este plan debe revisarse mensualmente y ajustarse a medida que mejora el rendimiento comercial. Una vez que las operaciones se estabilicen, este plan se puede revisar trimestralmente.
Algunas empresas pueden optar por tener dos planes, uno para las operaciones diarias y otro para los objetivos estratégicos a más largo plazo. Sin embargo, ambos deben estar vinculados para garantizar que las operaciones diarias permitan ejecutar planes a largo plazo. Además, ningún plan de operaciones puede tener éxito sin tener en cuenta las 2 P; Personas y Procesos.
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Gente
Asegurarse de contratar a las personas adecuadas parece un consejo obvio, pero lo que puede no serlo es lo que realmente significa "correcto" para su empresa.
Muy a menudo, los empresarios contratan a personas en función de lo cómodos que se sienten con ellos en lugar de aquellos con experiencia comprobada en el trabajo que se espera que realicen. Además, un empleado que trabaja bien en un rol determinado puede no desempeñarse tan bien cuando se cambia a otro rol.
Por ejemplo, las habilidades para ser un gran vendedor y un gran gerente de ventas son bastante diferentes. Idealmente, el emprendedor debe tener una sólida comprensión de las habilidades requeridas para un rol de trabajo específico y luego designar a personas que hayan demostrado éxito en la ejecución de un rol similar.
Con las personas adecuadas en el lugar, el siguiente paso es ser claro para el equipo sobre lo que se espera de ellos utilizando parámetros medibles basados en el tiempo. Debe haber reuniones semanales dentro de cada división y una reunión de toda la empresa cada mes para realizar un seguimiento del progreso.
Los empresarios deben alentar a los miembros de su equipo a que se sientan cómodos dando retroalimentación, especialmente cuando sus puntos de vista no coinciden con los del empresario. Es importante manejar este proceso sin ego y estar constantemente dispuesto a buscar mejores formas de alcanzar las metas.
En las primeras etapas del crecimiento de una empresa, los empresarios manejan gran parte de la gestión de operaciones por sí mismos. Sin embargo, a medida que una empresa crece, es importante contratar a un gerente clave que se haga cargo de todas las operaciones de la empresa de principio a fin, dejando al empresario libre para concentrarse en las tareas que ayudan a hacer crecer la organización.
Procesos
Una vez que las personas adecuadas estén en su lugar, el equipo debe analizar detenidamente los procesos actuales en la empresa e identificar las brechas.
El emprendedor debe estar dispuesto a descartar actividades que no agregan valor a la empresa sin importar el sentimiento. El uso de un proceso de decisión basado en datos ayudaría con esto, ya que los números no mienten.
Los nuevos procesos deben documentarse claramente y compartirse en toda la empresa para que todos los miembros del equipo sepan lo que deben hacer. Esto también facilita la incorporación de nuevos empleados.
Fomentar la transparencia dentro y entre los departamentos garantiza que todos los miembros del equipo trabajen juntos de manera efectiva y que la información no se acumule en silos. El uso de software de colaboración como Slack, Basecamp o [email protected] podría ayudar a derribar barreras.
Si bien los procesos creados son útiles para gestionar los puntos débiles de hoy, es importante estar atento a lo que se espera de la empresa a medida que crece y construir la base de los procesos que serían necesarios para estas actividades futuras.
Seguir aprendiendo
Administrar las operaciones de la empresa es un proceso interminable, y los empresarios deben mantenerse al tanto de las nuevas ideas que podrían ayudarlos a seguir creando nuevas eficiencias. Algunos libros útiles sobre operaciones que vale la pena leer son The Goal de Eliyahu Goldratt, Execution de Ram Charan y The Checklist Manifesto de Atul Gawade.
Unirse a las redes de empresarios también es una excelente manera para que los dueños de negocios desarrollen nuevas ideas aprendiendo de las experiencias de sus compañeros.
La conclusión es que manejar las operaciones diarias de la empresa puede no parecer tan glamoroso como planificar una estrategia o reunirse con posibles socios de la alianza, pero este es un aspecto clave que ningún emprendedor puede permitirse ignorar.