¿Cómo definir el alcance de un proyecto y evitar la fluencia del alcance? | #36 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Publicado: 2023-02-23

Incluso antes de que comience el ciclo de vida del proyecto, el Project Manager piensa en el alcance del proyecto. Analiza los requisitos y expectativas de los clientes, los yuxtapone con los recursos disponibles y los confronta con las limitaciones de tiempo. Como resultado, puede definir bien el alcance del proyecto. Sin embargo, incluso un desempeño ejemplar de esta tarea no es garantía de que el alcance del proyecto crezca excesivamente durante la implementación. Entonces, ¿cómo definir bien el alcance del proyecto y evitar el avance del alcance?

¿Cómo definir el alcance de un proyecto y evitar la fluencia del alcance? - Tabla de contenido:

  1. Introducción
  2. Definición del alcance del proyecto
  3. Comprender los requisitos
  4. Estructura de desglose del trabajo (EDT)
  5. Prioridades para tareas riesgosas
  6. El último momento responsable (LRM)
  7. ¿Cómo evitar el arrastre del alcance?
  8. Resumen

Introducción

Según el PMBOK, el alcance del proyecto es “el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas”. Para que el resultado del proyecto cumpla con las expectativas de las partes interesadas y el proyecto en sí tenga éxito, debe definir el alcance con la mayor precisión posible.

Definición del alcance del proyecto

El Project Manager debe comprobar desde el principio que el proyecto planificado tiene claramente definidas las siguientes áreas:

  • requisitos comerciales y técnicos de las partes interesadas,
  • estructura de división del trabajo,
  • prioridades para las tareas de mayor riesgo, es decir, las más innovadoras o las que se realizan por primera vez,
  • acordó con las partes interesadas un enfoque de "último momento responsable" (LRM, Last Responsible Moment).

Veamos qué preguntas debe responder un Project Manager a la hora de definir cada una de ellas.

Comprender los requisitos

El Project Manager debe responder las siguientes preguntas jugando el papel de un interesado por un momento:

  1. ¿Cuáles son los beneficios financieros y no financieros de este proyecto? – Los beneficios económicos pueden referirse a las ventas del producto o servicio creado en el proyecto. Sin embargo, el beneficio también puede ser la mejora de la imagen de la empresa, la efectividad del onboarding o la implementación de un nuevo software para facilitar la gestión de proyectos, como Firmbee.
  2. ¿Quién se verá afectado por la implementación del proyecto? – La implementación del proyecto implica cambios dentro y fuera de la organización. Por lo tanto, vale la pena hacer preguntas más específicas:

    3. a. ¿La implementación de las tareas del proyecto requerirá una reorganización dentro de la empresa, cambiando las responsabilidades de los empleados, contratando nuevas personas o trabajando con autónomos?

    b. ¿Los resultados del proyecto serán visibles en el espacio público y tendrán un impacto en la comunidad local?

    C. ¿Quién se beneficiará de su implementación?

  3. ¿Qué necesidades deben satisfacer los resultados del proyecto?
  4. ¿Qué especificaciones técnicas deben tener los resultados del proyecto?

Estructura de desglose del trabajo (EDT)

Crear una estructura para la división del trabajo en un proyecto implica responder preguntas ordenadas jerárquicamente:

  1. ¿Cuál es el propósito principal de implementar el proyecto?
  2. ¿Cuáles son los objetivos específicos?
  3. ¿En qué tarea se dividen los objetivos específicos?
  4. ¿Cuándo se deben cumplir las metas y objetivos?
  5. ¿Qué especialistas se encargarán de cada uno de ellos?

Solo el objetivo principal debe permanecer completamente sin cambios. Por otro lado, las respuestas a las preguntas 2 a 5 se detallan y aclaran en el transcurso del proyecto.

Prioridades para tareas riesgosas

Las preguntas más importantes sobre las tareas riesgosas están relacionadas con su identificación precisa y la determinación de cómo las áreas de riesgo pueden afectar el alcance del proyecto.

  1. ¿Qué tareas tienen el mayor riesgo de fallar?
  2. ¿De qué factores depende el éxito de cada una de estas tareas? Podría ser la disponibilidad de materiales, especialistas o, en el caso de proyectos de I+D, los resultados difíciles de predecir de investigaciones y experimentos, como la curva de mejora de la precisión de un modelo de inteligencia artificial durante el aprendizaje automático.
  3. ¿Qué impacto tendrá el fracaso de esta tarea en el resto del proyecto?
  4. ¿Cómo afectará la ejecución prolongada de esta tarea a la capacidad de alcanzar la meta del proyecto?
  5. ¿En cuánto podemos aumentar el alcance del proyecto para lograr esta tarea?

El último momento responsable (LRM)

La priorización de tareas está íntimamente relacionada con el principio del Último Momento Responsable (LRM), también conocido como el principio del momento menos oportuno.

Es una estrategia de minimización de riesgos de posponer tareas hasta que sea más riesgoso seguir posponiéndolas que completarlas inmediatamente. Evita desperdiciar esfuerzos cuando una tarea resulta innecesaria o se realizan cambios en los objetivos o requisitos del proyecto.

Este principio, derivado de la metodología Lean, también se aplica a las decisiones que son concluyentes para el proyecto y difíciles de cambiar, como por ejemplo:

  • Compra de equipos especializados que serán necesarios para las etapas posteriores de la implementación del proyecto,
  • Diseñar la estructura de los objetivos a cumplir por las tareas a realizar.

Las preguntas que debe hacerse un Gerente que opera según el principio LRM se pueden formular de la siguiente manera:

  • ¿Es necesario empezar a trabajar en la tarea ya?
  • ¿Qué pasa si pospongo la tarea?
  • ¿Cuáles serán las consecuencias de tomar una decisión demasiado tarde?
  • ¿Cuáles podrían ser las consecuencias de tomar una decisión demasiado pronto? Por ejemplo, descubrir más tarde que no es necesario o que los requisitos han cambiado, la solución no se utiliza o el valor comercial se ha vuelto obsoleto.
scope of a project

¿Cómo evitar el arrastre del alcance?

Incluso los proyectos mejor planificados tienden a crecer (desplazamiento del alcance) durante su implementación, por ejemplo, un producto que originalmente se suponía que tenía dos características ahora de repente tendrá seis. Para evitar esto, el Project Manager debe establecer un alcance seguro con las partes interesadas. La base para minimizar el avance del alcance del proyecto es, además de definir el alcance de las tareas y las expectativas comerciales, la comunicación continua con el equipo y las partes interesadas. Sin embargo, las defensas más importantes contra el avance del alcance son:

  • Un horario bien preparado,
  • Uso eficiente del software de programación de tareas y comunicación con el equipo,
  • Informar a todas las partes interesadas sobre los cambios clave en el proyecto.

También vale la pena recordar que evitar el avance del alcance es un proceso continuo. Por lo tanto, el alcance del proyecto necesita monitoreo y control regulares, y el Gerente de Proyecto debe quedarse quieto para reaccionar rápidamente y tomar decisiones cuando surjan situaciones que podrían conducir a un aumento del alcance.

Resumen

El alcance del proyecto es un elemento clave de un proyecto bien planificado, ya que define claramente qué debe implementarse y qué no está incluido en el proyecto.

La tarea del Project Manager, por lo tanto, es definir el alcance del proyecto antes de que comience el trabajo:

  • Análisis de los requisitos y expectativas del cliente,
  • Yuxtaponiéndolos con los recursos disponibles, y
  • Enfrentando las limitaciones de tiempo.

Sin embargo, incluso el alcance de un proyecto bien definido puede cambiar durante la implementación. Para evitar la expansión del alcance del proyecto, conocida como aumento del alcance, adhiérase a una estructura de desglose del trabajo, priorice cuidadosamente las tareas riesgosas y utilice un enfoque de "Último momento responsable".

Si le gusta nuestro contenido, únase a nuestra comunidad de abejas ocupadas en Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

How to define the scope of a project and avoid scope creep? | #36 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

Ver todas las publicaciones

Introducción a la gestión de proyectos:

  1. ¿Qué es un proyecto?
  2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
  3. ¿Cómo gestionar proyectos?
  4. Métodos de gestión de proyectos
  5. tipos de proyectos
  6. 4 ejemplos de proyectos
  7. Priorización de proyectos
  8. Áreas de actividad del proyecto
  9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
  10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
  11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
  12. Descripción general del software de gestión de proyectos
  13. ciclo de vida del proyecto
  14. ¿Para qué sirve la visión del proyecto?
  15. objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
  16. Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
  17. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
  18. ¿Qué es un cronograma de proyecto y para qué sirve?
  19. ¿Cómo utilizar hitos en un proyecto?
  20. Ejecución del proyecto
  21. ¿Cómo preparar un plan de contingencia de proyecto exitoso?
  22. Importancia del cierre del proyecto
  23. Fracaso del proyecto. 5 razones por las que los proyectos fracasan
  24. 4P de la gestión: proyecto, producto, programa y portafolio
  25. Tareas y responsabilidades más importantes del Project Manager
  26. Habilidades más útiles del gerente de proyecto
  27. ¿Cómo convertirse en un gerente de proyecto?
  28. 5 libros que todo director de proyectos debería leer
  29. ¿Cómo configurar un equipo de proyecto?
  30. Estructura de desglose del trabajo: ¿cómo delegar el trabajo en un proyecto?
  31. ¿Cómo liderar un equipo durante el trabajo híbrido?
  32. Desafíos que enfrentan los gerentes de proyecto cuando trabajan con un equipo
  33. Tipos de reuniones de proyecto
  34. Seguimiento de proyectos. ¿Qué parámetros vigilar?
  35. Cómo escribir un convincente
  36. ¿Cómo definir el alcance de un proyecto y evitar la fluencia del alcance?
  37. Estudio de factibilidad: ¿podemos implementar este proyecto?
  38. Análisis de riesgos en proyectos y herramientas para facilitarlo
  39. ¿Cómo crear una carta de proyecto?
  40. ¿Qué es un registro de interesados?
  41. Diagrama de Gantt en la planificación de la gestión de proyectos
  42. ¿Cómo crear un presupuesto de proyecto?
  43. Gestión del tiempo en el proyecto.
  44. ¿Cómo crear un registro de riesgos del proyecto?
  45. Estrategias de gestión de riesgos del proyecto
  46. comercialización de proyectos
  47. Fuentes y áreas de cambio en el proyecto
  48. Modelos de cambio de gestión de proyectos
  49. ¿Qué hay después de Agile? Métodos en la gestión de proyectos.