Gestión del tiempo para el éxito empresarial: consejos para propietarios de pequeñas empresas

El tiempo es un bien preciado para los propietarios de pequeñas empresas y aprender a utilizarlo de manera eficiente es crucial tanto para el bienestar personal como para el éxito empresarial. Aprenda a dominar el arte de hacer más con menos tiempo mediante la gestión del tiempo según las mejores prácticas empresariales. Revise estrategias efectivas de administración del tiempo, herramientas para mejorar la productividad y métodos para priorizar las tareas que impulsan su negocio. Optimice las operaciones, reduzca el estrés y alcance sus objetivos comerciales con tiempo de sobra maximizando cada minuto.

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Gestión del tiempo para propietarios de empresas

El tiempo es uno de nuestros recursos más valiosos y limitados y, como propietarios de pequeñas empresas, nunca parece haber suficiente. Tienes horas limitadas en el día, muchos sombreros que usar y un sinfín de tareas esperándote. La gestión del tiempo para las empresas es una de las claves para el crecimiento y el éxito empresarial. Muchos dueños de negocios luchan con la administración del tiempo, la procrastinación y la sensación de estar abrumados. El espíritu empresarial puede ser un camino solitario, pero con las estrategias, los sistemas y la mentalidad adecuados, es posible tomar el control de su agenda y concentrarse en lo que realmente importa, ya sea llegar a casa a tiempo para cenar o asegurar inversiones para su negocio. La gestión del tiempo es una estrategia esencial para el éxito de las pequeñas empresas y cubriremos formas prácticas de ahorrar tiempo en la gestión de una pequeña empresa.

Analicemos las estrategias de gestión del tiempo para propietarios de empresas, incluida la priorización, evitar distracciones y aprovechar herramientas para maximizar la productividad.

¿En qué se equivocan los empresarios sobre la gestión del tiempo?

Muchos propietarios de pequeñas empresas no entienden la naturaleza de la gestión del tiempo. Un error común es intentar abordarlo todo por tu cuenta. Delegar a menudo parece arriesgado y puede ser un desafío financiero al principio, pero a medida que comienzas a crecer, es importante invertir en ayuda adicional para tu negocio. Las primeras tareas comunes para delegar incluyen la contabilidad, la contabilidad y el marketing.

Otro problema es subestimar el valor de la planificación. Los empresarios que son proactivos en la gestión del tiempo, en lugar de reactivos, tienen más probabilidades de tener éxito. Cuando los propietarios se saltan la planificación de su tiempo y sus prioridades, su negocio termina dirigiéndolos, en lugar de que ellos dirijan su negocio.

Para abordar estos desafíos:

• Aprenda a delegar: céntrese en tareas que realmente requieran su experiencia y asigne otras a empleados o ayuda subcontratada.
• Planifique su día: tómese de 10 a 15 minutos cada mañana para priorizar sus tareas, establezca un tiempo de concentración dedicado para trabajar en su negocio en lugar de en su negocio. Desactiva o limita las notificaciones de tu teléfono para recibir solo lo esencial.

Cómo priorizar tareas para propietarios de pequeñas empresas

¿Cómo identificas qué es lo más importante para dedicar tu tiempo a tu negocio? ¿Cómo aumentar la productividad en su negocio? Identificar sus tareas más importantes es el primer paso hacia la priorización y puede conducir a una gestión eficaz del tiempo. A continuación le indicamos cómo tomar mejores decisiones sobre dónde concentrar su energía:

1. Utilice un marco de priorización: técnicas como la Matriz de Eisenhower pueden ayudarle a clasificar las tareas como urgentes, importantes, ambas o ninguna. Comience con las tareas más urgentes e importantes y considere qué tareas proporcionan el mayor valor económico a su negocio. Considere una auditoría de tiempo para determinar dónde dedica su tiempo y dónde su atención es más valiosa para el éxito de su negocio.
2. Bloquee tiempo en su calendario: dedique horas específicas a sus tareas de mayor prioridad (o ganancias) y cúmplalas. Trate estos bloqueos como nombramientos no negociables.
3. Conozca sus horas de máxima productividad: programe tareas desafiantes para cuando su energía y concentración estén al máximo.
4. Date tiempo de reserva: cuando programes tareas en tu calendario, tómate más tiempo del que crees que necesitarás para tener en cuenta las distracciones y las tareas urgentes que puedan surgir. Esto le ayudará a evitar problemas de tiempo.

Desarrolle hábitos que ahorren tiempo

Las notificaciones siguen apareciendo en su teléfono, sus empleados aparecen para hacerle preguntas, necesita almorzar; en un mundo que nunca se detiene, es difícil concentrarse en lo que realmente importa. Entonces, ¿cómo puedes evitar perder el tiempo y concentrarte en lo que te importa como propietario de un negocio y como persona? Estos son algunos de los mayores culpables y cómo combatirlos:

• Programación excesiva: llenar el día con reuniones consecutivas no deja lugar para necesidades inesperadas o trabajo profundo. Programe un tiempo de reserva entre reuniones o considere programar un día a la semana para concentrarse en el panorama más amplio del negocio y soñar con lo que sigue.
• Procrastinación: Los proyectos grandes pueden resultar abrumadores y provocar procrastinación. Divida las tareas grandes en partes más pequeñas y establezca objetivos razonables para completar cada parte. Esto hará que sea más fácil comenzar y desmenuzar metódicamente el gran proyecto.
• Distracciones: identifique interrupciones frecuentes, como notificaciones telefónicas, correos electrónicos o visitas sin cita previa, e implemente límites, como establecer "horas de concentración" o usar aplicaciones que bloqueen las distracciones. También puedes programar y agrupar estas tareas que te distraen más, como responder correos electrónicos solo un par de veces al día, para evitar la interrupción constante.

Gestionar interrupciones y distracciones

Ya sean sus distracciones internas o externas, son imposibles de evitar en el siglo XXI. Las distracciones pueden afectar su productividad y no puede evitarlas todas, pero puede hacer todo lo posible para prepararse para ellas. Una estrategia sólida para gestionar las interrupciones puede ayudarle a mantenerse concentrado en sus objetivos. Antes de crear una estrategia para gestionar las interrupciones, es necesario identificar las distracciones y los desencadenantes de las mismas. Presta mucha atención a los momentos en los que te distraes o te interrumpen. Una vez que sepa qué está sucediendo y cuándo, podrá comenzar a elaborar estrategias.

Consejos para mantener el rumbo a pesar de las interrupciones:

• Cree un espacio de trabajo libre de distracciones: desactive las notificaciones, cierre pestañas innecesarias y avise a los demás cuándo no debe ser molestado. Tener un espacio de trabajo dedicado también puede ayudar con esto.
• Establezca límites: comunique claramente su disponibilidad a los clientes, empleados y familiares, para que pueda concentrarse en lo que necesita hacer.
• Planifique para lo inesperado: genere flexibilidad en su horario para que las interrupciones menores o las tareas que demoren más de lo previsto no descarrilen todo el día.
• Sea consciente de las interrupciones internas: incluso si ha bloqueado el tiempo para concentrarse y ha minimizado la posibilidad de interrupciones, su propio cerebro podría tener dificultades para concentrarse. Puede ser más difícil identificar las causas de las interrupciones internas, pero algunas técnicas básicas para ayudar con ellas son salir a caminar o mover el cuerpo para despejar la mente, hablar con un coach de negocios, desarrollar tu confianza y motivación, o unirte a un Sesión de coworking virtual.

Mantenerse concentrado no se trata sólo de disciplina: también se trata de configurar su entorno para respaldar sus objetivos. Si las primeras técnicas que ha probado no le han funcionado, siga probando diferentes técnicas hasta que encuentre la que funcione para usted.

Las mejores herramientas de gestión del tiempo para propietarios de pequeñas empresas

La tecnología y las aplicaciones pueden ayudarlo a administrar su tiempo de manera más efectiva. Una vez que identifique su principal desafío en la gestión del tiempo, podrá encontrar herramientas o técnicas que le ayudarán, incluidas herramientas eficaces de gestión de tareas. Evite el uso de todas y cada una de las herramientas (porque las herramientas en sí mismas pueden distraerlo, si realmente no tienen valor) y concéntrese solo en las que necesita. Algunas herramientas populares incluyen:

• Aplicaciones de gestión de proyectos: Trello, Asana o Monday.com pueden ayudar a organizar tareas y plazos.
• Herramientas de programación: Calendly puede agilizar la programación de reuniones y Google Calendar (u otros calendarios gratuitos) pueden ayudarle a programar estratégicamente su tiempo.
• Aplicaciones de enfoque: además de las herramientas que pueden estar integradas directamente en su teléfono, existen muchas aplicaciones y software que pueden ayudarlo a concentrarse en su trabajo. También puedes simplemente colocar tu teléfono en otra habitación y cerrar sesión en tu correo electrónico para poder concentrarte.
• Aplicaciones para tareas específicas: las herramientas para optimizar tareas específicas también pueden ayudarle a ser más eficiente. Por ejemplo, muchos propietarios de empresas tienen dificultades con la gestión de las redes sociales y la contabilidad. Esas son dos áreas clave en las que las herramientas tecnológicas pueden ayudarle.

Adoptar las herramientas adecuadas puede simplificar su flujo de trabajo y brindarle una mejor visión de su productividad, pero tenga cuidado, porque implementar herramientas que realmente no necesita puede consumir más tiempo de las tareas que realmente importan.

Establezca límites saludables entre el trabajo y la vida personal

La gestión eficaz del tiempo no se trata sólo de ser productivo en el trabajo, sino de equilibrar la vida laboral y personal como propietario de una pequeña empresa. También se trata de proteger su tiempo para recargar energías, incluido el tiempo con familiares o amigos. Sin límites, es fácil trabajar las 24 horas del día, lo que puede provocar agotamiento y tener un impacto negativo en usted y su negocio. Considere técnicas como

• Establezca horarios laborales o personales estrictos: establezca su horario laboral habitual en el que mejor se adapte a sus necesidades. O establezca horarios no laborales estrictos para proteger las cosas de su vida personal que más le importan
• Cree rituales personales: utilice rutinas y tiempo de reserva para la transición entre el trabajo y la vida personal, de modo que pueda estar completamente presente en cualquier cosa que esté haciendo.
• Di no cuando sea necesario: sé selectivo a la hora de asumir nuevos proyectos o compromisos que no se alineen con tus prioridades personales o profesionales.
• Practica el autocuidado: identifica qué te recarga y haz que sea una prioridad realizar esa actividad con regularidad.
• Forme su equipo: descubra en quién puede confiar, tanto personal como profesionalmente, para desarrollar el equilibrio entre su vida personal y laboral.

Hacer tiempo para descansar y recargar energías no es un lujo, tiene que ser una prioridad para evitar el agotamiento y hacer crecer el potencial de su negocio.

Desarrolle hábitos saludables: gestión del tiempo para el crecimiento empresarial

Si solo puedes adoptar un nuevo hábito para ahorrar tiempo y reducir el estrés, los expertos recomiendan comenzar el día con un plan. Encuentre lo que funcione para usted e impleméntelo. Hacer un plan podría incluir cosas como:

• Escribe una lista de tareas pendientes
• Establece tus tres prioridades principales para el día (y tal vez una lista de cosas en las que intencionalmente no trabajarás hoy)
• Bloquea el tiempo en tu agenda
• Crea una hoja de ruta para tu día

La gestión eficaz del tiempo en las empresas no se consigue de la noche a la mañana, pero los cambios pequeños y constantes pueden generar grandes mejoras. Concéntrese en un hábito a la vez, encuentre lo que funcione para usted y celebre su progreso a lo largo del camino. Al priorizar lo que importa y aprovechar las herramientas adecuadas, se preparará para el éxito y recuperará su tiempo para las cosas que realmente importan, tanto en su vida laboral como en su vida personal.