Gestión del tiempo en proyecto | #43 Primeros pasos con la gestión de proyectos

La gestión eficiente del tiempo en un proyecto es crucial para su éxito. Sin embargo, según una encuesta del PMI de 2021, solo el 55 % de los proyectos se completan a tiempo. Muy a menudo, los Gerentes de Proyecto enfrentan problemas debido a cronogramas poco realistas, falta de flexibilidad o herramientas inapropiadas. Después de todo, la gestión del tiempo se trata de planificar, monitorear y controlar el tiempo del proyecto, mientras que el gerente del proyecto es responsable de establecer metas y prioridades para garantizar que las tareas se completen a tiempo.

Gestión del tiempo en el proyecto – índice:

1. Introducción
2. ¿Qué es la gestión del tiempo en un proyecto?
3. Problemas de gestión del tiempo en el proyecto.
4. Métodos de gestión del tiempo del proyecto.
5. método de Pareto
6. metodo abc
7. método de Eisenhower
8. Resumen

Introducción

Los proyectos deben terminarse dentro de un plazo determinado, de acuerdo con un cronograma establecido, para no incurrir en pérdidas y representar una amenaza para la organización. Mover los plazos genera costes adicionales, afecta a otras tareas de la empresa y provoca una acumulación de tareas y un rápido aumento de la complejidad del proyecto. Entonces, ¿cómo entender bien la gestión del tiempo en un proyecto que ya está en la etapa de planificación?

¿Qué es la gestión del tiempo en un proyecto?

La gestión del tiempo en un proyecto tiene que ver con:

• planificación,
• monitoreo, y
• monitoreo continuo de la sincronización de tareas individuales y subobjetivos.

El Project Manager debe establecer metas y establecer prioridades para garantizar que el proyecto se mantenga dentro del cronograma. Para ello, el Project Manager debe planificar cuidadosamente cada etapa del proyecto, teniendo en cuenta el tiempo necesario para cada actividad y los obstáculos más probables para su realización.

Problemas de gestión del tiempo en el proyecto.

Los problemas de gestión del tiempo más comunes en un proyecto son:

1. Horarios poco realistas : especialmente cuando se trabaja con un nuevo equipo o en un campo de alto riesgo, crear un horario preciso y establecer hitos realistas requiere experiencia y es muy difícil; por lo tanto, es común crear cronogramas durante la planificación del proyecto que son imposibles de ejecutar en el tiempo asignado.
2. Falta de flexibilidad : la falta de flexibilidad es un marco de tiempo establecido demasiado ajustado, la falta de tiempo previsto para la implementación de nuevos miembros del equipo o la falta de un plan de contingencia para el tiempo de inactividad debido a la falta de materias primas o el interés esperado del mercado.
3. Herramientas inadecuadas : los gerentes de proyecto a menudo aplican herramientas de administración del tiempo inadecuadas, lo que genera errores al estimar la duración y las dependencias de las tareas.

Métodos de gestión del tiempo en el proyecto.

Para evitar estos problemas o reducir el riesgo asociado de fracaso del proyecto, el Project Manager debe observar de cerca los métodos y herramientas de gestión del tiempo del proyecto: el método de Pareto, ABC y el método de Eisenhower.

método de Pareto

El científico italiano Vilfredo Pareto cultivaba guisantes en su jardín. Al hacerlo, notó que hasta el 80 % de las semillas de guisantes se encuentran en el 20 % de las vainas. Como estaba principalmente interesado en la economía, pronto descubrió que este principio también se aplicaba a otras áreas de la vida. Por ejemplo, en su época el 80% de la tierra en Italia pertenecía al 20% de la población.

Pronto quedó claro que la aplicación del método de Pareto es realmente amplia, especialmente en el área empresarial. Ayuda, entre otras cosas, a identificar:

• Las tareas más importantes a realizar en el proyecto, así como
• El tipo de tareas que con mayor frecuencia causan retrasos,
• Las causas más comunes de retrasos, independientemente del tipo de tarea.

El método de Pareto se basa en el supuesto de que el 20% de las actividades producen el 80% de los efectos. En la práctica, esto significa que, para evitar retrasos, el Project Manager debe centrarse en:

• Identificar el 20 % de las tareas principales del proyecto y asegurarse de que se realicen primero.
• Detectar las tareas que causan retrasos y comprender su causa,
• Definir el 20% de las causas más comunes de retrasos y trabajar para eliminarlas.

El método de Pareto a menudo se visualiza usando un diagrama de Pareto. Combina un diagrama de barras con un diagrama de líneas, donde:

• En el eje X, por ejemplo, se marcan las causas de los retrasos, ordenadas desde las más comunes,
• En el eje Y está el número de ocurrencias y el porcentaje del número total de retrasos,
• El gráfico de líneas facilita la identificación de las causas de retraso que se encuentran en el veinte por ciento más importante.

metodo abc

El método ABC consiste en etiquetar las tareas según su importancia: clases A, B y C. Tareas de clase:

• A – son los más importantes y requieren la mayor atención,
• B – son importantes, pero menos urgentes,
• C – son irrelevantes y pueden posponerse.

Esto permite que el Project Manager se concentre en las tareas más importantes y no pierda el tiempo concentrándose en las menos importantes.

El método ABC es simple de aplicar y fácil de entender. Es particularmente útil en proyectos con muchas tareas que tienen una importancia similar.

método de Eisenhower

El método de Eisenhower, también conocido como matriz de Eisenhower, es quizás la herramienta más utilizada para priorizar tareas, objetivos e incluso proyectos completos. El método consiste en dividir las tareas en urgentes y no urgentes, importantes y no importantes, y luego centrarse en aquellas que son tanto urgentes como importantes.

Suele presentarse con dos líneas que se cruzan dividiendo la hoja en cuartos.

El Project Manager debe averiguar si las tareas son urgentes e importantes, solo urgentes solo importantes o ni urgentes ni importantes en absoluto. De esta manera, uno puede concentrarse en las tareas más importantes y no perder el tiempo en aquellas que aportan poco al proyecto.

Para usar la matriz de Eisenhower de manera efectiva, debe actualizar periódicamente el estado de las tareas que se encuentran en ella. Esto se debe a que, a menudo, una tarea salta a la categoría de las más urgentes de la noche a la mañana.

Resumen

La gestión del tiempo en un proyecto afecta la calidad y el éxito del proyecto, por lo que el Project Manager debe conocer y utilizar herramientas como el método de Pareto, el método ABC y el método de Eisenhower, y mantener actualizado el estado de todas las tareas del proyecto. Para hacer esto, debe comunicarse constantemente con todas las partes involucradas y ajustar el cronograma para adaptarse a los cambios que puedan ocurrir.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
12. Descripción general del software de gestión de proyectos
13. ciclo de vida del proyecto
14. ¿Para qué sirve la visión del proyecto?
15. objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
16. Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
17. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
18. ¿Qué es un cronograma de proyecto y para qué sirve?
19. ¿Cómo utilizar hitos en un proyecto?
20. Ejecución del proyecto
21. ¿Cómo preparar un plan de contingencia de proyecto exitoso?
22. Importancia del cierre del proyecto
23. Fracaso del proyecto. 5 razones por las que los proyectos fracasan
24. 4P de la gestión: proyecto, producto, programa y portafolio
25. Tareas y responsabilidades más importantes del Project Manager
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27. ¿Cómo convertirse en un gerente de proyecto?
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45. Estrategias de gestión de riesgos del proyecto
46. comercialización de proyectos
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48. Modelos de cambio de gestión de proyectos
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