Cómo administrar eficazmente su tiempo mientras trabaja de forma remota

Durante el encierro, puede parecer que todo lo que tenemos es tiempo, por lo que es posible que no reconozcamos la necesidad de administrarlo de manera efectiva y tomar decisiones conscientes para priorizar mejor nuestras tareas.

Pero la mayoría de las veces, encontramos que nuestros días se nos escapan y esa larga lista de todo lo que pensamos que lograríamos se pasa al día siguiente, y al siguiente, hasta que nos sentimos abrumados por la carga de todo.

La implementación de herramientas de gestión del tiempo es difícil de acertar bajo cualquier circunstancia, pero si se suma la complejidad de los equipos distribuidos, la coordinación de esfuerzos con otros de forma remota, el aislamiento y la soledad del encierro, se convierte en un desafío que requiere algunas soluciones creativas.

La flexibilidad infinita no es necesariamente algo bueno

Trabajar de forma remota conlleva una pérdida natural de supervisión. En muchos sentidos, ahora estamos a cargo de nuestro propio horario. Las organizaciones tampoco se centran más en el tiempo cronometrado y están más preocupadas por la productividad y el rendimiento de los empleados. Tener una flexibilidad ilimitada para planificar nuestro día requiere que tengamos un nivel adicional de disciplina para organizar nuestro trabajo. Falta la estructura integrada de un día normal de trabajo en la oficina. Necesitamos encontrar herramientas eficientes de gestión del tiempo para llenar ese vacío.

Multitarea ≠ Productividad

Estos términos generalmente se combinan. Mientras se trabaja desde casa, el deseo de hacer muchas cosas a la vez está siempre presente. Creemos que podemos ocuparnos de las tareas del hogar mientras respondemos correos electrónicos o nos ocupamos de los niños durante una conferencia telefónica.

Con las líneas borrosas entre el hogar y el trabajo, existe la tentación constante de cambiar de tarea. Si bien puede parecer que estamos constantemente ocupados, es posible que en realidad no estemos haciendo mucho.

Los desafios

Simplemente traducir un horario que funcionó para usted en la oficina a su rutina de trabajo desde casa puede no funcionar. Hay toda una serie de otras consideraciones a tener en cuenta para mantenerse eficiente y productivo mientras se trabaja desde casa.

Riesgo de exceso de trabajo

A menudo sentimos la necesidad de hacer demasiado mientras trabajamos desde casa. Dado que la mayoría de nosotros estamos restringidos a permanecer en el interior, sentimos que no hay mucho más que hacer que trabajar. Esto podría hacernos tomar más de lo que deberíamos. No nos desconectamos de nuestra jornada laboral, lo que no nos permite el descanso que necesitamos para mantenernos renovados y productivos.

sentimiento de soledad

La mayor pérdida de trabajar desde casa es el sentimiento de comunidad que experimentamos en el lugar de trabajo. Este sentimiento de aislamiento puede conducir a una actitud mental lenta, lo que nos hace sentir desmotivados, lo que puede afectar en gran medida la forma en que administramos nuestro tiempo.

No más equilibrio trabajo-vida

  Tener una vida social activa fuera del trabajo es importante para nuestro desempeño. Se necesita un esfuerzo adicional para encontrar formas de sentirnos satisfechos cuando ya no tenemos acceso a nuestras rutinas regulares. Necesitamos encontrar formas de terminar nuestras tareas laborales para poder pasar a otras cosas.

Distracciones interminables

A pesar de nuestros mejores esfuerzos, siempre habrá distracciones al trabajar desde casa. Encontrar tiempo dedicado únicamente al trabajo productivo puede ser difícil cuando hay tantas otras cosas que atender en casa.

Agregue estructura para administrar mejor su tiempo

Establece una rutina

Técnicas simples como despertarse y comenzar a trabajar a la misma hora todos los días pueden ayudarlo a impulsar su productividad. Entonces puede identificar mejor las horas del día en las que es más eficiente y asignar tareas en consecuencia.

Comunique su horario a su equipo para que tengan una idea clara de cuándo está disponible para que no lo interrumpan constantemente mientras aborda otros asuntos.

Fijar metas

Divide tus tareas en unidades manejables. Debe poder identificar sus objetivos a largo plazo y traducirlos en tareas procesables más inmediatas. Establece una carga de trabajo diaria acorde con alcanzar tus objetivos al final de la semana. Esto le permite evaluar su progreso varias veces y hacer los ajustes correspondientes.

Sea proactivo y visible

Use Slack y otras plataformas de comunicación con sus equipos y bríndeles constantemente actualizaciones sobre lo que está trabajando. Hágales saber cuando esté fuera y no pueda asistir al trabajo. Si no puede completar algo a tiempo, informe a las personas pertinentes con anticipación para que las cosas no se salgan de control.

Planifica tus descansos y respétalos

Desconectar y dedicar tiempo a las actividades que disfrutas es clave para mantenerte renovado y motivado. No se sienta culpable por destinar tiempo de su jornada laboral a olvidarse del trabajo. Tome descansos profundos y significativos y dígales a las personas cuándo lo está. La creación de 'zonas de no trabajo' le da algo que esperar y le permite volver más concentrado.

Aprende a decir no

Mientras trabajamos de forma remota, nos sentimos presionados a asumir cualquier tarea que surja como una forma de demostrar lo duro que estamos trabajando. Pero esto puede ser contraproducente, asumir demasiadas cosas puede dispersarnos hasta el punto de no hacer nada con la eficacia que necesitamos. Ser franco sobre lo que puede y no puede hacer permite una mayor transparencia y le ayuda a usted y a la organización a ahorrar tiempo.

Herramientas visuales de gestión del tiempo para aumentar la productividad

Caja de tiempo

Timeboxing es una herramienta de gestión del tiempo que divide tu día en bloques de tiempo. Cada casilla está dedicada a una actividad o un grupo de actividades relacionadas. En lugar de dividir su día en muchas actividades que necesita eliminar de su lista de tareas pendientes en orden aleatorio, el timeboxing le permite estructurar sus actividades de una manera más efectiva para que pueda planificar mejor su día.

Esto es excelente si maneja diferentes proyectos y responsabilidades de los que tiene que alternar. Le permite controlar mejor las interrupciones para que no esté reaccionando constantemente a los correos electrónicos o atendiendo las cosas a medida que surgen.

Luego, utiliza este tiempo y solo este tiempo para abordar las tareas establecidas para un proyecto específico. Establecer límites estrictos dedicados a las tareas aumenta el enfoque y le permite gastar una cantidad proporcional de esfuerzo en función de la importancia de la tarea.

Sin herramientas efectivas de administración del tiempo, es posible que el trabajo se expanda para llenar el tiempo disponible para completarlo. Esta no es una forma muy eficiente de abordar las tareas, ya que es posible que pase demasiado tiempo en tareas intrascendentes.

Matriz de Eisenhower

No todos los trabajos son creados iguales. No puede administrar su tiempo de manera efectiva sin priorizar las tareas que deben completarse. Necesitas encontrar una manera efectiva de agregar peso a lo que está en tu agenda para permitirte distribuir mejor el tiempo. Eisenhower Matrix es una herramienta eficaz de gestión del tiempo que le ayuda a visualizar qué tareas debe completar y en qué orden.

Esta herramienta visual le permite agrupar tareas según su importancia y urgencia y le brinda una mejor comprensión de cómo debe dividir su día.

listas de control

Simples y efectivos, deben ser un elemento básico al planificar su día y semana. El simple hecho de enumerar todas las cosas que necesita hacer le da una mejor idea de cómo debe planificar su día. Mientras trabaja desde casa, debe enumerar todas las tareas no relacionadas con el trabajo que deben ser atendidas durante el transcurso del día para que no lo tomen con la guardia baja.

El uso de herramientas en línea como Online Checklist Maker le permite enumerar fácilmente sus tareas para que pueda abordarlas de una manera más efectiva.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt son una gran herramienta para agregar visibilidad a los equipos de trabajo remotos. Puede enumerar todas las tareas que deben completarse en un proyecto en particular y especificar el orden en que deben realizarse, así como el marco de tiempo. Esta es una gran herramienta ya que identifica dependencias y permite que todos vean quién es responsable de qué de un vistazo.

Con los diagramas de Gantt, puede identificar la diferencia entre tareas secuenciales (aquellas que solo se pueden iniciar cuando se completa otra) y tareas paralelas (aquellas que se pueden trabajar al mismo tiempo).

Los equipos remotos pueden dividir mejor el trabajo y coordinarse entre ellos con facilidad.

Consejos para garantizar una mejor gestión del tiempo

Identificar sumideros de tiempo

Los sumideros de tiempo drenan la productividad, son cosas en las que pasas demasiado tiempo sin obtener ningún beneficio real. Responder demasiados correos electrónicos que le impiden realizar un trabajo real, asistir a numerosas reuniones o simplemente consultar las redes sociales con demasiada frecuencia. Identificar los mayores sumideros de tiempo en su día le permite planificar en torno a ellos.

Llevar a cabo una auditoría de tiempo

Una auditoría de tiempo es un proceso de identificar y registrar exactamente en qué pasó el tiempo en un período determinado. Es una excelente manera de identificar ineficiencias en equipos remotos y tomar medidas correctivas. Una auditoría de tiempo responde a tres preguntas básicas:

¿Cómo quieres pasar tu tiempo?

¿Cómo pasas tu tiempo realmente?

¿Qué ajustes puedes hacer?

Agrupa tareas similares

El proceso de agrupar tareas similares o "agrupar el tiempo" es una excelente manera de dividir el día. Por ejemplo, reservar tiempo en el día para hacer llamadas o responder correos electrónicos puede evitar distracciones constantes y puede ser un gran truco de productividad.

Búferes incorporados

La gestión del tiempo no es una ciencia exacta. La creación de un cronograma debe tener en cuenta cierto grado de divergencia donde las tareas se traspasan a las demás sin tener un efecto en cascada en su cronograma general.

¿Qué técnicas de gestión del tiempo te funcionan?

Encontrar una forma efectiva de administrar su tiempo cuando trabaja desde casa puede ser un impulso inmediato para su productividad y su espíritu general. Si ha encontrado mejores herramientas de gestión del tiempo para organizar su día, háganoslo saber en los comentarios a continuación. Para obtener más consejos sobre cómo mantenerse productivo mientras trabaja de forma remota, consulte este artículo.