20 mejores consejos de organización para una oficina productiva

El lugar donde trabajas influye en cómo funcionas. Trabajar en una condición desordenada, caótica o desviada influirá en su trabajo y, presumiblemente, de manera adversa.

Si eres como el especialista en información normal, inviertes una gran parte de tu energía sentado frente a la pantalla de una PC. A pesar de que su trabajo gira en torno a una PC, su oficina, en general, debería ayudarlo a ser tan lucrativo como sería prudente.

Una oficina eficiente tiene ventajas colosales. En cualquier caso, da una sensación de control y destreza, lo que genera niveles más elevados de rendimiento. En segundo lugar, la simple verdad de que está resuelto protege contra las distracciones. Su oficina resuelta puede asimilar el trabajo que se avecina y posicionarlo para el progreso.

1. Comience con una limpieza

No puedes hacer un espacio de trabajo rentable sin The Purge.

Dependiendo del estado de su oficina, la limpieza puede durar desde un par de horas hasta un día entero. El último objetivo de la limpieza es tener una oficina totalmente libre de desorden.

2. Cree un espacio para atraparlo.

Cada oficina necesita un lugar para descubrir la basura que se aproxima. Hay tres tipos fundamentales de basura que llegan a una oficina:

1) archivos imperativos,

2) cosas que debes guardar (abrigo, paraguas, taza de viaje),

3) desperdicio.

Se debe establecer un espacio catch-it en la zona más despejada de su oficina. Si tiene una entrada, haga su espacio para atraparlo a un lado de la entrada. En caso de que esté en un área de trabajo, haga un espacio para atraparlo en algún lugar cerca del pasillo.

Un espacio catch-it debe tener:

1) una credenza o placa para archivos;

2) un potro, trampas o un estuche para poner cosas vitales; y

3) un bote de basura.

Su espacio catch-it lo alienta a mantener su oficina limpia con poco esfuerzo.

3. Mantenga su área de trabajo libre de desorden

El espacio físico más vital en una oficina es el área de trabajo.

Muchas personas descubren que son más rentables cuando trabajan en un área de trabajo libre de desorden. Otros individuos, en su mayoría de tipo imaginativo, prosperan en un entorno dislocado.

Si tienes afinidad por lo innovador y un amor misterioso por la confusión, entonces haz lo que más te convenga. Nuestros estilos de trabajo se reflejan en nuestro entorno de trabajo; un espacio de trabajo perfecto hace un proceso de trabajo beneficioso.

4. Coloque dos placas de informe alrededor de su área de trabajo

Un marco de dos placas es el menos complejo y el mejor para lidiar con el papel que se aproxima.

El marco funciona de esta manera:

1) placa nueva, informes nuevos;

2) placa vieja, informes que ha abierto o consultado y necesita administrar.

Todos los registros nuevos, nuevos o sin abrir van en la placa nueva. Esta placa es para ayudar a las personas que deambulan por su oficina a arrojar cosas en su área de trabajo. Señale el plato. La placa nueva es para las cosas que a pesar de todo hay que gestionar. Sobres sin abrir, organizadores, registros: todo está bien colocado para usted, perfectamente apilado, cuando esté preparado para ello.

La placa anterior es para las cosas que ha abierto pero que al mismo tiempo necesita administrar: filtrar, documentar, reenviar, etc. Parece un plan para el día, pero al menos no se disipa por todas partes en su oficina.

Esta es una metodología muy básica, pero funciona de maravilla para eliminar el desorden de papel de un área de trabajo, liberándolo para que sea cada vez más rentable.

5. Haz dos zonas

No todo el trabajo se hace equivalente. Debe abordar la asociación de oficinas con este punto de vista de dos zonas.

Zona 1: Trabajo informático. Esta es su área de trabajo convencional. Inviertes la gran mayoría de tu energía aquí, golpeando cosas y completando cosas.

Zona 2: trabajo sin PC. Este es el lugar al que vas para hacer cosas que no sean de PC. Podría ser un área de trabajo similar, pero esencialmente otra zona libre de pantallas, cuerdas y cargadores. Este es el lugar al que acude cuando revisa registros, utiliza su iPad, firma documentos, revisa informes o sella sobres, sea lo que sea que no requiera una forma práctica de lidiar con el trabajo.

La forma de manejar una oficina en dos zonas lo alienta a organizar su trabajo y su forma de manejar el tipo de cosas que maneja una vez al día.

5. Coloque los artículos físicos en los cajones o en el plato de clasificación.

La mayoría de los lugares de trabajo requieren un par de disposiciones. De hecho, incluso Andrew Hyde, el extraordinario moderado que redujo sus pertenencias a 15 cosas, necesita un lugar para colocar su iPhone, cargadores, auriculares, cámara, anteojos y billetera.

Independientemente de si tiene 15 cosas o 500, necesita un lugar para decirlo todo, un lugar que esté fuera del alcance de cualquier persona.

Un gabinete de área de trabajo es un lugar sensato. Mantenga una distancia estratégica del impulso de mantener su grapadora encantadora, su elegante contenedor de cinta y su lindo portapapeles sobre su área de trabajo. En general, estas provisiones deben guardarse en un lugar ordenado y abierto como un gabinete.

6. Consigue una papelera más grande

Un bote de basura más grande suena un poco sin sentido, pero en realidad es un truco clave. Aquí está la razón. La mayoría del papel que llega a una oficina se puede desechar o digitalizar en lugar de grabar. Documentar papeles es una de las diligencias que lleva más tiempo, y en este sentido es la más postergada.

Dado que un basurero grande es cada vez más inconfundible, en general lo considerará con mayor frecuencia. En el momento en que el papel superfluo ingresa a su espacio de trabajo, seguramente lo arrojará a la papelera en lugar de apilarlo en una torre de papel arrugada de "No tengo idea de qué hacer con eso".

Un bote de basura más grande también evita la inundación del bote de basura. Uno de los tipos de desorden de oficina más terribles es un bote de basura que alcanzó su capacidad tres días antes. Obtenga una lata más grande y tendrá la capacidad de ingerir cada vez más desperdicio. ¡Haz un punto para reutilizar!

7. Optimice su espacio.

Antes de hacer cualquier otra cosa, tómese un par de minutos al comienzo de cada día para componer y despejar su espacio de trabajo.

Tener una condición libre de desorden lo alienta a pensar con mayor claridad y obtener mejores resultados. Al ordenar y ordenar su espacio, aumentará increíblemente su rentabilidad y limitará el tiempo que dedica a buscar cosas.

8. Incluir moscas de sombra o plantas vivas.

El sombreado puede afectar en gran medida su estado de ánimo y eficiencia durante el día. El azul da la sensación de suavidad y hace que te concentres, mientras que el rojo es ideal para trabajos que requieren precisión y meticulosidad.

Las plantas también pueden permitir que las personas se concentren: un estudio de la Universidad Estatal de Washington descubrió que los especialistas que fueron presentados a las plantas en un espacio de trabajo austero estaban menos concentrados, eran cada vez más rentables y se sentían cada vez más conscientes.

9. Adorna tu espacio de trabajo.

Además de la sombra y la vegetación, algunas chucherías individuales en su espacio de trabajo pueden hacer que se sienta cada vez mejor y relajado, lo que finalmente puede mejorar su rendimiento.

por ejemplo, reconocimientos y subvenciones, y otras cosas vivificantes que te hacen sentir fructífero, reconocido y motivado.

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10. Saca tu tarea más temida del camino trillado.

Todo el mundo tiene al menos una tarea en la agenda diaria que sigue siendo retrasada, solo porque la perspectiva de realmente hacerla parece ser tan terrible.

Ese recado es realmente el que debes esforzarte por terminar primero. En lugar de esperar hasta el último momento para completar una tarea, sáquela de su plato lo antes posible.

Sus diferentes tareas parecerán menos abrumadoras por correlación, y dejará de preocuparse por esa única tarea durante el día, lo que lo hará cada vez más beneficioso en términos generales.

11. Organizar y gestionar sus diferentes emprendimientos.

Tu centro debe dedicarse primero a las tareas más importantes, así que considera todo lo que haces y qué tan importante o menor es realmente todo.

En caso de que pueda, deje de lado las cosas de baja necesidad y piense en un arreglo para designarlas o reapropiarlas para que pueda invertir más energía en las cosas que aumentan el valor de su posición y la organización.

12. Elimine sus notificaciones de correo electrónico.

En lugar de leer detenidamente cada correo electrónico a medida que llega a su bandeja de entrada, intente eliminar sus advertencias y revisar los mensajes solo en intervalos establecidos.

¿Por qué? Las advertencias constantes por correo electrónico que aparecen en su teléfono o área de trabajo realmente pueden romper su interés principal.

Un hombre tarda 64 segundos en recuperarse de una notificación por correo electrónico. Puede enviar y recibir una cantidad similar de mensajes en un 20 por ciento menos de tiempo navegando por su correo electrónico la mayor parte del tiempo.

13. Tome descansos breves.

Independientemente de si se trata de un paseo por la plaza, una carrera hacia la cafetería cercana, leer una revista o conversar con un asociado, tomar descansos breves que son irrelevantes para su trabajo puede tener un efecto inmenso en su ejecución.

Tu eficiencia disminuye cuanto más abandonas un descanso.

14. Muévete.

El ejercicio no solo es útil para su cuerpo, sino que también puede ayudar a afectar positivamente la ejecución de su trabajo. Se ha visto que el ejercicio físico influye en el bienestar emocional y el centro, dijo McIntire.

¿Un método increíble para sentirse más perfeccionado y progresivamente rentable? Intente seguir corriendo en la primera parte del día o comience el día con un ejercicio. Tampoco está de más intentar colarse en alguna actividad en tus descansos.

15. Sintonice música.

El uso de auriculares no significa que esté constantemente retraído.

Cuando esté trabajando, sintonizar sus canciones favoritas puede permitirle entrar en la zona y acabar con su lista de tareas pendientes. También envía una bandera discreta a sus colaboradores de que preferiría no irritarse.

16. Actualice su equipo

¿Qué máquinas de oficina lo están retrasando o confundiendo su plan de oficina? ¿Tu PC requiere un rediseño de memoria o disco duro?

Posiblemente sea una gran oportunidad para deshacerse de su vieja impresora, máquina de fax y escáner y poner recursos en una impresora multifunción.

O, por otro lado, es hora de actualizar el tosco teléfono de tonos a un altavoz. Aumente la utilidad de las máquinas de su oficina y haga más accesible el espacio de trabajo.

17. Cambia de área.

Si su jefe lo permite, tómese un tiempo durante la semana para trabajar en una situación alternativa.

Diríjase directamente a la biblioteca o a una parada cercana (si el clima lo permite), o descubra un lugar tranquilo y lleno de luz característica. Esto puede ayudar a generar nuevos pensamientos o arrojar nueva luz sobre un tema antiguo, dijo Khaitan.

18. Registre sus objetivos diarios.

No siempre es fácil monitorear todo lo que tiene que hacer, así que comience cada mañana registrando sus objetivos para el día.

En el momento en que su centro se rompe o termina demorándose, puede utilizar este resumen para mantenerse en el camino.

Escriba su resumen en un Post-it o algo que sea claramente visible desde su área de trabajo, luego vuelva a él cuando necesite un aviso de lo que debe eliminar.

19. Reconsidere su marco de documentación

A medida que avanzamos completamente hacia la edad avanzada, la necesidad de almacenar documentos en papel ha disminuido.

¿Qué puede hacer su tienda con cuidado? ¿Es correcto decir que está copiando documentos? Es posible que tenga la capacidad de prescindir de una parte de los registros y organizadores que ha utilizado antes. Si está guardando documentos en su PC, asegúrese de hacer copias de seguridad habituales.

Aquí hay algunas ideas de almacenamiento para hacer un marco de grabación sin problemas:

• Haga un sobre de reunión : coloque todas las "cosas de las que se hablará" allí junto con las cosas que se deben dar, los informes que se deben dar, etc. Le permitirá estar preparado para reuniones y evitará que se preocupe en caso de que una reunión se traslade.

• Haga un sobre WOR : muchos de nuestros papeles confusos son cosas que están en espera hasta que otra persona reacciona o actúa. Acorrálelos en un sobre WOR (esperando respuesta). Revíselo cada dos días para ver si hay actividades extraordinarias que pueda necesitar para ponerse al día.

• Cajas de capacidad: use cajas de capacidad baratas para mantener registros documentados y sacarlos de su espacio de registro actual.

• Cajas de revistas: use cajas de revistas o cubiertas para almacenar revistas y listas que realmente necesita almacenar. Sería ideal si se asegura de que realmente los necesita para referencia o investigación, generalmente los reutiliza o los regala.

• Sobre de lectura: designe un registro para los artículos impresos y los archivos que necesita examinar y que no son críticos.

• Documentos de crónica : cuando finalice una tarea, reúna la mayoría de los materiales y regístrelos. Mantenga sus "sobres de trabajo" para las tareas por adelantado.

• Registre semana tras semana : no le dé a su documentación la oportunidad de acumularse. Coloque sus documentos en un organizador "Para archivar" y documente todo una vez por semana.

Fin

Asegúrese de consolidar su propio marco de rentabilidad con su estrategia de asociación de oficinas. Algunas estrategias de eficiencia prescriben una forma específica de lidiar con la organización de su oficina.

Cualquiera que sea su estrategia jerárquica favorita o marco de rentabilidad, no se demore para hacer su oficina ordenada. Cuanto más te detengas, más tiempo desperdiciarás. Aquí está la infografía creativa que le da más ideas sobre cómo organizar consejos sobre cómo ser más productivo.

Fuentes adicionales