Cómo configurar una oficina virtual en 5 sencillos pasos

Las empresas recurren cada vez más a la nube en busca de aplicaciones y herramientas que les ayuden a ejecutar sus operaciones diarias. La tendencia ha hecho que el teletrabajo sea cada vez más práctico y deseable a medida que las empresas se apresuran a reducir costos y los empleados abandonan el tradicional viaje al trabajo. Gallup descubrió recientemente que alrededor del 37 por ciento de la fuerza laboral ahora trabaja a distancia, lo que sugiere un cambio masivo en la forma en que trabaja la gente.

Las soluciones basadas en la nube y los dispositivos móviles han liberado a los trabajadores de sus escritorios y oficinas de la empresa al aumentar la productividad del trabajo remoto. La tecnología también ha empoderado a las empresas emergentes, los autónomos y los trabajadores por cuenta propia al proporcionar herramientas valiosas para que los procesos comerciales sean rápidos y eficientes. Aún así, los trabajadores remotos necesitan un entorno de oficina que emule muchos elementos del lugar de trabajo tradicional. Los siguientes cinco consejos le mostrarán cómo configurar una oficina virtual que respalde su carrera.

1. Asegure el equipo esencial

Los trabajadores remotos necesitan equipos básicos para respaldar su éxito. Cada trabajador remoto necesita una computadora portátil que le permita trabajar desde cualquier lugar donde pueda encontrar una conexión a Internet. Los trabajadores pueden llevar fácilmente sus computadoras a los sitios del cliente y del empleador, asegurando que tengan acceso constante a su software y archivos. Compre una computadora portátil que tenga mucha memoria y almacenamiento, un procesador rápido y una cámara integrada para asegurarse de que pueda ejecutar fácilmente cada parte de su negocio.

Los teletrabajadores dependen del software para su trabajo. A medida que pasa el tiempo, los desarrolladores corrigen errores, mejoran la seguridad y agregan funciones a sus productos, lo que hace que las últimas versiones sean una necesidad para las personas que desean maximizar su productividad.

Los dispositivos móviles también se clasifican como equipos esenciales para los trabajadores remotos. Los teléfonos inteligentes y las tabletas mantienen a las personas conectadas en entornos donde una computadora portátil parece poco práctica. Los trabajadores pueden sincronizar sus dispositivos con su computadora para asegurarse de que siempre tengan acceso a sus datos. Gracias al software basado en la nube, los trabajadores pueden pasar sin problemas de un dispositivo a otro, sin temor a causar daños en los datos o conflictos de versión.

Como trabajador remoto, es posible que necesite otro equipo, según los requisitos de su trabajo. Si tiene el lujo de trabajar desde casa, puede ajustar fácilmente el espacio de trabajo adecuado para complementar la oficina virtual que ha configurado. Algunos trabajadores en el hogar usan monitores externos, teclados de tamaño completo, un mouse y una impresora multifunción para mejorar la efectividad de su oficina virtual.

2. Mantente conectado

Ahora que muchas aplicaciones comerciales funcionan en la nube, los trabajadores remotos necesitan una conexión a Internet confiable más que nunca. Una conexión rápida en la oficina del hogar ayudará a garantizar suficiente ancho de banda para llamadas de voz y videollamadas, reuniones en línea y conferencias mientras se procesan archivos y se actualizan los registros.

Los trabajadores móviles siempre deben tener a mano un dispositivo de punto de acceso móvil para usar mientras viajan y como respaldo cuando se cae la conexión del hogar. Puede elegir usar la función de punto de acceso en su teléfono inteligente u obtener un dispositivo de punto de acceso dedicado como el punto de acceso móvil Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE, el Overdrive Pro de FreedomPop o el Verizon Wireless Jetpack MiFi, por nombrar solo algunos.

3. Elija las herramientas de comunicación y colaboración adecuadas

Los trabajadores remotos deben tener acceso a herramientas de colaboración y comunicación que puedan optimizar su flujo de trabajo. Las últimas tendencias de gestión de proyectos incluyen la virtualización, la digitalización y las conexiones remotas, así que asegúrese de tener herramientas que lo ayuden a mantenerse al día con las demandas de su trabajo. Las herramientas de comunicación esenciales incluyen un proveedor de correo electrónico, como Outlook o Gmail, mensajería instantánea, softphones o terminales telefónicas IP que funcionan con su proveedor de VoIP y conferencias web, como WebEx o GoTo Meeting.

Las herramientas de colaboración que pueden ayudarlo a trabajar de manera efectiva con equipos incluyen Slack, la aplicación de mensajería para equipos, Yammer, la herramienta de red social líder para empresas, Asana, una herramienta de seguimiento de proyectos líder. WorkflowMax proporciona una herramienta de gestión de trabajos todo en uno que ayuda con el seguimiento del tiempo, las cotizaciones, la facturación y los informes. Cuando tenga las herramientas adecuadas a su disposición, descubrirá que puede trabajar de forma más rápida e inteligente.

Puede ser aún más eficaz utilizando una herramienta de comunicación visual como Creately. Consulte nuestras integraciones de Google Drive y Slack si desea agregar Creately a su flujo de trabajo actual.

4. Mueva su almacenamiento de datos a la nube

En el pasado, los teletrabajadores tenían dificultades para realizar un seguimiento de sus archivos almacenados en diferentes computadoras, dispositivos y unidades USB portátiles. Ahora, el almacenamiento de archivos basado en la nube brinda a los trabajadores acceso a sus datos desde cualquier computadora o dispositivo.

Si se utiliza correctamente, el almacenamiento en línea ayuda a asegurar los datos y protege la pérdida de datos causada por fallas en la computadora y el disco duro. Los servicios como OneDrive, Dropbox, Google Drive y Box proporcionan aplicaciones móviles y basadas en la web que hacen posible guardar, compartir y organizar archivos fácilmente.

Sin embargo, a pesar de las numerosas ventajas que brindan los servicios en la nube, los empleados deben estar familiarizados con ciertos riesgos del almacenamiento en la nube para evitar comprometer la seguridad de los datos comerciales valiosos y confidenciales.

5. Manténgase organizado y disponible

Los plazos incumplidos, las tareas olvidadas y las citas saltadas pueden descarrilar su carrera como teletrabajador. Debe administrar bien su tiempo mientras hace las cosas. Lo más importante es que debe permanecer accesible para sus clientes y colegas. Intente usar aplicaciones y herramientas para organizar sus tareas, notas y citas para que pueda cumplir con todas sus responsabilidades.

Los productos de software como MyLife Organized, Organizer Pro y MyOrganizer ultimate le brindan un lugar centralizado para crear listas de tareas, planificar, establecer metas y almacenar contactos. Las aplicaciones que funcionan de manera similar incluyen Google Calendar, Evernote, Trello y Toodledo. Independientemente de su elección, puede sincronizar su información para usarla en todos sus dispositivos para asegurarse de no volver a perder una tarea u oportunidad importante.

Comparta sus ideas sobre cómo configurar una oficina virtual

Los trabajadores remotos con oficinas virtuales han cambiado el panorama laboral. Aunque la nueva forma de trabajar carece de comunicación cara a cara y relaciones sociales en el lugar de trabajo, los teletrabajadores pueden aprovechar la tecnología para compensar. Cuando tiene el equipo, el software, las herramientas en línea y las aplicaciones adecuadas, puede volverse más productivo y exitoso de lo que nunca imaginó.

Biografía del autor: Lisa Michaels es una escritora independiente, editora y consultora de marketing de contenido de Portland. Como trabaja por cuenta propia, hace todo lo posible para mantenerse al tanto de las tendencias actuales en el mundo de los negocios. Pasa su tiempo libre probando nuevas recetas o leyendo novelas policiacas escandinavas. No dude en conectarse con ella en Twitter y LinkedIn.