Los 10 mejores consejos de gestión de inventario de almacén para mantenerse organizado
Publicado: 2023-08-26
Mantener un almacén organizado puede parecer una tarea desalentadora, especialmente cuando se trata de grandes cantidades de inventario.
Pero no se trata sólo de apilar cajas y productos de manera eficiente: se trata de maximizar la productividad, ahorrar tiempo y dinero y aumentar la precisión del inventario.
En el mundo del comercio electrónico en rápida evolución, la gestión eficaz del inventario del almacén es un aspecto fundamental que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
En esta guía completa, aprenderá:
- Conceptos y estrategias clave que le ayudarán a comprender su importancia en un negocio de comercio electrónico exitoso.
- Desafíos comunes y cómo superarlos, permitiéndole ejecutar una operación más eficiente y efectiva.
- Los beneficios de emplear un sistema sólido de gestión de almacenes como SkuVault, incluida la forma en que agiliza los procesos y mejora sus resultados.
¿Qué es la gestión de inventario de almacén?
En pocas palabras, es el proceso sistemático de organizar, rastrear y optimizar el inventario y las operaciones dentro de un almacén o instalación de almacenamiento.
Esto incluye:
- Seguimiento de ubicaciones de productos
- Manejo del cumplimiento de pedidos
- Y pronosticar los niveles de inventario.
Además, implica supervisar:
- Personal del almacén
- Manipulación de materiales
- Y espacio de almacén para garantizar la eficiencia y la productividad.
Ahora bien, quizás te preguntes: ¿cómo puedes controlar todo esto a la vez (especialmente en el contexto de una pequeña empresa)?
En casi todas las empresas modernas, un sistema de gestión de inventario de almacén es la columna vertebral de estas operaciones.
El software de gestión de almacenes proporciona a los propietarios de empresas datos en tiempo real sobre niveles de inventario, control de calidad, rentabilidad y más.
Un sistema de gestión de almacenes es fundamental para reducir los errores humanos, mejorar los tiempos de cumplimiento de los pedidos y maximizar el uso del almacén.
Pero la gestión de almacenes no se trata sólo de saber qué hay en su almacén. Se trata de utilizar esa información para optimizar los procesos, reducir costos y aumentar el rendimiento.
Gestión de almacenes frente a gestión de inventarios
Es común confundir los términos gestión de almacén y gestión de inventario, pero se refieren a dos aspectos distintos del proceso de la cadena de suministro.
Empecemos por la gestión del almacén . Esto implica gestionar la distribución del almacén, el almacenamiento de mercancías y garantizar que las operaciones del almacén se desarrollen sin problemas.
La responsabilidad recae principalmente en el director del almacén, quien garantiza que las mercancías se almacenen, procesen y envíen correctamente.
Por otro lado, la gestión de inventario implica rastrear, controlar y gestionar los artículos o productos reales que se almacenan y mueven en su almacén.
La herramienta principal para la gestión de inventario son los sistemas de gestión de inventario (IMS) como SkuVault, que le brindan una imagen clara de qué artículos tenemos, dónde están ubicados y cuándo es necesario reabastecerlos o moverlos.
Si bien son diferentes, ambos son aspectos cruciales de una cadena de suministro bien engrasada y de un control adecuado del inventario en el almacén.
Desafíos comunes de la gestión de inventario de almacén
A pesar del papel fundamental que desempeña en las operaciones de la cadena de suministro, las empresas a menudo enfrentan numerosos desafíos. Echemos un vistazo a algunos de los problemas más comunes.
Inexactitud del inventario
La inexactitud del inventario es uno de los problemas más frecuentes en la gestión del inventario del almacén. Puede deberse a errores en la entrada de datos, daños o pérdidas, o discrepancias entre las existencias reales y las registradas.
Estas imprecisiones pueden provocar problemas como desabastecimientos y excesos de existencias, los cuales afectan sus resultados y la satisfacción del cliente.
Falta de visibilidad
Otro desafío importante es la falta de visibilidad. Sin una visión clara de su inventario (especialmente cuando administra múltiples canales), es posible que no sepa qué productos tiene, dónde están ubicados o cuándo necesitan reabastecimiento.
Esta falta de visibilidad puede llevar a una mala toma de decisiones y a la pérdida de oportunidades.
Diseño de almacén ineficiente
Una distribución ineficiente del almacén es otro obstáculo común. Los almacenes mal organizados pueden obstaculizar el movimiento de bienes y personal, lo que lleva a una reducción de la productividad y mayores posibilidades de error o lesiones.
Optimizar la configuración de su almacén para el flujo y la accesibilidad puede mejorar significativamente la eficiencia y la seguridad de los trabajadores.
Demasiados procesos manuales
Por último, depender de demasiados procesos manuales puede alterar gravemente las operaciones de su almacén. La entrada manual de datos y los recuentos físicos consumen mucho tiempo y son propensos a errores.
La implementación de la automatización a través de sistemas de gestión de almacenes puede ayudar a optimizar los procesos, reducir los errores humanos y aumentar la eficiencia.
Superar estos desafíos puede parecer desalentador, pero no temas: existen soluciones y mejores prácticas disponibles para abordar cada uno de estos problemas de manera efectiva. Exploremos algunos de ellos a continuación.
5 beneficios de una mejor gestión del inventario de almacén
Los beneficios del software de gestión de almacenes van mucho más allá de simplemente mantener su inventario bajo control: pueden aumentar sus resultados, mejorar la satisfacción del cliente y mejorar la eficiencia general.
Profundicemos en algunas ventajas específicas.
Facilita el seguimiento del inventario
Cuando se configura de la manera correcta, el seguimiento del inventario se vuelve muy sencillo. Al utilizar sistemas de gestión de inventario como SkuVault, puede controlar en tiempo real sus niveles de existencias, dónde almacena el inventario y el estado de los pedidos.
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No más comprobaciones manuales ni estimaciones. Esta facilidad de seguimiento ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores y discrepancias, lo que permite realizar previsiones y tomar decisiones más precisas.
Aumenta la productividad del almacén
Un almacén bien gestionado es un almacén productivo.
Una gestión adecuada del inventario del almacén significa menos tiempo dedicado a la búsqueda de artículos, menos casos de existencias extraviadas o perdidas y menos casos de exceso de existencias o desabastecimiento.
Al reducir estas ineficiencias, el personal de su almacén puede concentrarse en lo más importante: procesar pedidos y brindar un excelente servicio al cliente.
Aumenta la satisfacción del cliente
Lo creas o no, un control eficaz del inventario en el almacén puede aumentar significativamente la satisfacción del cliente. Incluso diríamos que se puede trazar una línea recta entre los buenos procesos de almacén y la rentabilidad. ¿Cómo es eso?
Cuando el inventario se rastrea y administra con precisión, puede garantizar que los productos correctos estén disponibles cuando los clientes los necesiten.
Además, con procesos eficientes de selección, embalaje y envío, los clientes reciben sus pedidos de forma rápida y precisa. Esta confiabilidad y velocidad del servicio pueden mejorar en gran medida la experiencia y la lealtad de sus clientes.
Proceso de selección y embalaje más rápido
Un almacén organizado permite recoger y empaquetar más rápido. Cuando los artículos se etiquetan y almacenan adecuadamente en ubicaciones lógicas y de fácil acceso, los gerentes y trabajadores del almacén pueden localizar y seleccionar rápidamente los artículos para realizar pedidos.
De manera similar, un proceso de empaque eficiente significa que una vez que se seleccionan los artículos, se pueden empacar y enviar rápidamente, lo que reduce los tiempos de entrega y mejora la eficiencia operativa general.
Operación de almacén más eficiente
Todos estos beneficios culminan en una operación de almacén más eficiente en general. Con:
- Fácil seguimiento de inventario
- Productividad incrementada
- Clientes más felices
- Y tiempos de procesamiento más rápidos
Su almacén se convierte en una máquina bien engrasada que funciona sin problemas y de manera eficiente.
Una mejor gestión del inventario del almacén no sólo mejora el funcionamiento diario de su almacén, sino que también contribuye al éxito general de su negocio.
¿Listo para cosechar estos beneficios? Veamos algunos consejos importantes para mejorar la gestión del inventario de su almacén.
Los 10 mejores consejos de gestión de inventario de almacén para mantenerse organizado
1. Una buena gestión del inventario del almacén comienza con un mantenimiento regular
La gestión eficaz del inventario del almacén comienza con un mantenimiento e inspección constantes. Un primer paso fundamental para gestionar el inventario del almacén es garantizar que su almacén cumpla con los estándares actuales.
¿Cómo se ve esto en la práctica? Se trata de ser proactivo y auditar periódicamente las operaciones y la organización de su almacén. Pregúntese:
- ¿Está su inventario ubicado de manera que el personal del almacén pueda acceder a él de manera fácil y segura?
- ¿Están sus SKU “calientes” convenientemente ubicados entre la altura de la cintura y los hombros para una recolección rápida?
- ¿Ha designado un área en su almacén específicamente para artículos dañados?
- ¿Se atienden diariamente estos artículos dañados?
Seamos realistas; Incluso el almacén más organizado puede convertirse rápidamente en un caos sin un mantenimiento regular.
La desorganización es la némesis de la eficiencia: ralentiza a sus seleccionadores y crea obstáculos innecesarios en sus operaciones.
¿La solución? Manténgase a la vanguardia del juego. Necesita reorganizarse antes de que el desorden ralentice sus operaciones.
La implementación de sistemas de inventario de almacén puede cambiar las reglas del juego para mantener la organización y realizar un seguimiento de las tareas.
Asegúrese de que su gerente de almacén tenga una lista de verificación diaria y hágalo responsable del mantenimiento de los estándares del almacén. Este mantenimiento y responsabilidad continuos son cruciales para gestionar el inventario de forma eficaz.
2. Conozca a sus vendedores más destacados
Luego, coloque sus artículos de gran volumen más cerca del área de envío. Asegúrese de que sean de fácil acceso: eliminará mucho tiempo de trabajo innecesario.
Sin embargo, esto sólo debería aplicarse a sus productos más vendidos para evitar una reasignación innecesaria de inventario físico.
Si desea identificar a sus vendedores más altos, utilice una herramienta como la función de informes de SkuVault. Esta función le permite extraer datos agregados mediante configuraciones avanzadas.
Luego, puede filtrar por marca, clase y proveedor para ayudarle a detectar patrones y tomar decisiones más informadas sobre compras y ubicación en el almacén.
3. Utilice un software de gestión de inventario de almacén
Invertir en un software sólido de gestión de inventario de almacén puede transformar sus operaciones comerciales de arriba a abajo, haciéndolas lo más eficientes y optimizadas posible.
La implementación de un sistema de gestión de inventario de almacén de alta calidad como SkuVault abre un mundo completamente nuevo de posibilidades.
El software le permite realizar un seguimiento y gestionar sin problemas el inventario de su almacén con funciones avanzadas, lo que reduce los errores humanos y ahorra un tiempo precioso.
Piénselo: en lugar de contar y recontar manualmente sus existencias o preocuparse por los artículos extraviados, ¿no sería mucho más eficiente tener un sistema que lo hiciera todo por usted?
¿Un sistema que pueda localizar cualquier producto en su almacén en tiempo real, proporcionar niveles de stock precisos y mantener todo organizado?
Además, no todo es cuestión de datos y dígitos. Un buen software de gestión de inventario también afecta la moral de su equipo.
Ya no tendrás que revisar existencias desorganizadas ni sentirte frustrado por errores en la entrada manual de datos. Su equipo puede centrarse en lo que mejor saben hacer, mejorar la productividad y la satisfacción laboral.
SkuVault también se integra fácilmente con sus mercados. Esto significa que las cantidades que figuran en todas sus plataformas de venta son completamente precisas, evitando sobreventas o desabastecimientos.
¡Y todos sabemos lo importante que es eso en el mundo del comercio electrónico!
Eso suena como un punto de inflexión, ¿verdad? Con el software adecuado a su lado, se preguntará cómo pudo administrar el inventario de su almacén sin él.
Obtenga más información sobre las funciones de SkuVault aquí o participe en un recorrido autoguiado y sin presiones por la aplicación.
4. Utilice recuentos de ciclos
A continuación le ofrecemos un consejo interno: no contenga la respiración esperando que ese recuento anual de inventario físico haga un balance de la situación de su inventario. En su lugar, emplee la estrategia de conteo cíclico para mantener una auditoría de inventario continua.
Ahora quizás te preguntes: “¿Qué es el conteo cíclico?” El conteo cíclico es un enfoque inteligente para la gestión perpetua del inventario. En lugar de abordar todo el inventario de una sola vez, se concentra en subconjuntos más pequeños de inventario y los cuenta en oleadas durante un período de tiempo.
La verdadera belleza de los conteos cíclicos está en su frecuencia y alcance. Revisar periódicamente todas sus ubicaciones cada trimestre crea una imagen más precisa y actualizada del inventario de su almacén. ¡Es como hacerse un chequeo sanitario trimestral de tu almacén!
5. Minimizar el tráfico no autorizado
¿Alguna vez has notado a alguien caminando por tu almacén y piensas: ¿quién es este tipo? ¿Un nuevo empleado? ¿Un repartidor de pizzas perdido que busca su oficina de envíos? ¿Alguien del servicio de atención al cliente elige algo que no debería?
Elimine el riesgo de que personas no autorizadas caminen por el lugar donde está escondido su inventario.
Proporcione a los empleados de su almacén algún tipo de identificador (como camisetas especiales) que pueda distinguir a los que trabajan en el almacén de los que no.
6. Etiquete todo
¿Tiene algún producto en su almacén sin etiquetas? Póngales etiquetas para que a los recolectores les resulte más fácil elegir el inventario adecuado.
La gestión de la cadena de suministro tiene que ver con la reducción de errores . Puede evitar problemas futuros tomando algunas medidas preventivas simples.
Por ejemplo, puede diseñar su propio sistema de etiquetado y comprar etiquetas de impresión térmica para imprimirlas, o puede utilizar un software de etiquetado.
SkuVault le permite imprimir las etiquetas de su producto y ubicación. Con SkuVault, también puede determinar qué se coloca en sus etiquetas para personalizarlas y adaptarlas a sus necesidades exactas.
7. Implementar control de calidad
Evite corregir sus errores después del hecho verificando dos veces sus pedidos. Esto se llama control de calidad y añade otra capa de responsabilidad (y casi siempre resulta en una mayor satisfacción del cliente).
El proceso generalmente implica comparar un artículo seleccionado con un pedido para garantizar que sea el SKU y la cantidad correctos.
Mientras tanto, el control de calidad también puede verificar si el artículo tiene daños para garantizar que se envíe en las condiciones anunciadas y que el cliente que lo reciba esté satisfecho.
8. Practica la elección de prioridades
Un buen truco que hemos aprendido a lo largo de los años es crear pedidos de colores o listas de selección.
Esto ayudará a sus manipuladores de materiales a identificar los productos destinados a sus clientes más valiosos porque pueden observar la prioridad del color.
9. Termina bien, empieza fuerte
Ofrezca a su equipo de almacén la oportunidad de finalizar el procesamiento de pedidos y limpiar antes de que finalicen el registro de salida.
Deberá programar una hora para dejar de procesar pedidos, tal vez 30 minutos antes del final del día, y asignar el tiempo restante específicamente para la limpieza.
Al final del día, su almacén estará organizado y su inventario estará justo donde pertenece en lugar de quedarse tirado esperando a que el día siguiente comience en desorden.
Compare la rapidez con la que sus empleados limpiarán al final del día con la lentitud con la que lo harán por la mañana.
10. Trabajar en la organización del almacén.
¿Sabe que en cualquier lugar que alberga un gran inventario de productos para alquiler o venta (como grandes tiendas o supermercados), todo está claramente categorizado y las secciones están claramente etiquetadas para ayudar a los clientes a encontrar lo que buscan?
¡Eso también es muy conveniente para los trabajadores del almacén!
Cree letreros y etiquetas para dirigir a su personal a través de su almacén y ayudarlos a encontrar el inventario de manera rápida, sencilla e idealmente sin molestar continuamente a los supervisores pidiéndoles direcciones.
Cómo SkuVault ayuda a las empresas de comercio electrónico con la gestión del inventario de almacenes
SkuVault es una herramienta intuitiva y completa diseñada teniendo en cuenta las necesidades de las empresas de comercio electrónico.
Su capacidad para agilizar y automatizar las tareas de gestión de inventario lo convierte en un activo clave para cualquier empresa de comercio electrónico que busque mejorar las operaciones de almacén.
Profundicemos en las funciones principales de SkuVault.
Sistema de Administración de Inventario
El sistema de inventario de almacén de SkuVault ofrece una solución dinámica e integral para gestionar las actividades de su almacén de manera eficiente.
Se integra perfectamente con sus flujos de trabajo existentes, ayudándole a automatizar procesos y maximizar el espacio disponible para almacenar inventario.
Se encarga de los detalles esenciales de la gestión del almacén, desde el reordenamiento de existencias, el seguimiento de la ubicación hasta la generación de rutas eficiente, lo que le deja tiempo libre para que pueda concentrarse en hacer crecer su negocio.
Sistema de gestión de inventario
La gestión eficaz del inventario es la columna vertebral de cualquier negocio de comercio electrónico y SkuVault lo hace bien.
Con este software intuitivo de gestión de inventario, nunca más tendrá que preocuparse por sobreventas o desabastecimientos.
Garantiza recuentos de inventario precisos en tiempo real en todos sus canales de venta, lo que le permite tomar decisiones de compra informadas.
Además, sus funciones de informes brindan información detallada sobre su inventario, lo que lo ayuda a identificar tendencias y tomar decisiones basadas en datos.
La mejor incorporación y capacitación de su clase
La experiencia SkuVault comienza con un programa integral de incorporación y capacitación diseñado para que su transición sea lo más fluida posible.
Esto garantiza que pueda comenzar a trabajar y aprovechar al máximo las capacidades de la plataforma. El equipo dedicado de SkuVault ofrece capacitación práctica, guías detalladas y soporte las 24 horas para ayudarlo en cada paso del camino.
Con SkuVault, nunca estará solo en su viaje hacia una gestión de inventario de almacén más eficiente.
SkuVault es más que una simple plataforma de software; es una solución completa que transforma la forma en que las empresas de comercio electrónico administran el inventario de su almacén. Le permite tomar el control de sus operaciones, aumentar la eficiencia y, en última instancia, impulsar el crecimiento de su negocio.
¿Listo para ver cómo SkuVault puede revolucionar la gestión de su almacén? Hemos diseñado un recorrido interactivo y autoguiado que le permite sumergirse en nuestra plataforma y explorar todas sus funciones a su propio ritmo. No hay argumentos de venta ni presión y solo le llevará tres minutos de su tiempo.
Consulte nuestra demostración interactiva y descubra cómo SkuVault puede cambiar las reglas del juego para su negocio.
Preguntas frecuentes sobre gestión de inventario de almacén
¿Qué es la gestión de inventario de almacén?
La gestión de inventario de almacén es el proceso de supervisar y coordinar el inventario, el espacio del almacén y las operaciones logísticas en un entorno de almacén.
Esto incluye tareas como rastrear los niveles de inventario, manejar pedidos, administrar el almacenamiento en el almacén y garantizar el movimiento eficiente de mercancías dentro del almacén.
¿Cómo funciona un sistema de gestión de inventario de almacén?
Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es una solución de software que ayuda en las operaciones diarias de un almacén.
Guía la recepción y el almacenamiento del inventario, optimiza la recolección y el envío de pedidos y asesora sobre el reabastecimiento del inventario.
Un WMS ayuda a gestionar los recursos y el espacio del almacén para mejorar la eficiencia y la productividad mediante el empleo de datos en tiempo real.
¿Cuál es la función de un sistema de gestión de inventarios?
Se utiliza un sistema de gestión de inventario para realizar un seguimiento de los productos a lo largo de la cadena de suministro. Supervisa los niveles de inventario, las ventas, los pedidos y las entregas para garantizar cantidades de inventario precisas.
Al utilizar un sistema de este tipo, las empresas pueden reducir el riesgo de exceso de existencias e interrupciones de productos, lo que en última instancia ahorra costos y aumenta la satisfacción del cliente.
¿Cómo mejora SkuVault la gestión del almacén?
SkuVault ofrece una solución integrada de software de gestión de inventario de almacén.
Combina los beneficios de los sistemas de gestión de inventario y almacén, mejorando la eficiencia y la productividad.
Sus características principales incluyen seguimiento de inventario en tiempo real, utilización eficiente del espacio de almacén, procesos automatizados e incorporación y capacitación integrales.
¿Por qué es importante optimizar la distribución del almacén?
Optimizar el diseño de su almacén es crucial para mejorar la eficiencia de la selección, reducir los costos de manipulación y maximizar el uso del espacio disponible.
Un almacén bien organizado puede facilitar un movimiento de mercancías más fluido y rápido, aumentar la productividad de los trabajadores y reducir el riesgo de accidentes.
¿Qué son los recuentos cíclicos en la gestión de inventario de almacén?
El conteo cíclico es un procedimiento de gestión de inventario en el que se cuenta un pequeño subconjunto de inventario en una ubicación específica en un día específico.
Es una alternativa a los recuentos físicos completos de inventario, de pared a pared, y se puede realizar con más frecuencia. Los recuentos cíclicos regulares pueden mejorar la precisión del inventario y ayudar a identificar y resolver discrepancias tempranamente.