Los 8 mejores ahorros de tiempo para los trabajadores de oficina

¿Alguna vez se ha retrasado y ha tenido que trabajar horas extras? ¿Le prometió a alguien que terminaría su parte de un proyecto en un día determinado, pero como resultado no salió nada? ¿Alguna vez has pensado en el hecho de que necesitas buscar formas de ahorrar tiempo en el trabajo para poder concentrarte mejor en tus tareas prioritarias y, sobre todo, completarlas a tiempo? Eche un vistazo a nuestra lista de los mejores ahorros de tiempo para los trabajadores de oficina. sigue leyendo

Ahorros de tiempo para los trabajadores de oficina - tabla de contenido:

1. Tome descansos regulares
2. Desactiva las notificaciones de las redes sociales
3. Concéntrese en una tarea a la vez
4. Delegar
5. Usa la técnica Pomodoro
6. Planifica tu día
7. Aprender
8. Usar herramientas
9. Resumen

Tome descansos regulares

Estoy seguro de que ahora se está preguntando cómo tomar descansos regulares, que en la práctica "toman" tiempo, lo ayudará a ahorrarlo. Debe recordar que nadie puede ser productivo durante 8 horas de trabajo , y especialmente si no se toman descansos. Nuestros cerebros necesitan descansar, nuestros ojos necesitan un descanso de la pantalla y nuestros músculos necesitan al menos algo de movimiento.

Levántese, dé unos pasos, hable con alguien y luego regrese a la tarea en cuestión. Esta regla también se aplica a una pausa para el almuerzo más larga: el cuerpo necesita comer para ser más productivo, por lo que, independientemente de su carga de trabajo, no renuncie a una comida más abundante y saludable.

También se debe señalar que tomar descansos "de vez en cuando" no es una buena práctica: cada vez que vaya a tomar un café, fumar un cigarrillo o ir a una habitación contigua para hacerle una pregunta importante a un compañero de equipo. , desconcentras y cuando regresas, tienes que intentar enfocar de nuevo, lo que lleva otro minuto.

Por esta razón, es una buena idea tomar descansos regulares, por ejemplo, cada hora exactamente a la misma hora. Además, tal arreglo lo motivará: querrá terminar la tarea que ha comenzado antes del descanso, por lo que en la práctica la completará más rápido.

Desactiva las notificaciones de las redes sociales

La mayor distracción en el trabajo es, sin duda, tu teléfono privado. Cualquier distracción de la tarea en cuestión, como tomar descansos en cualquier momento, afecta negativamente su enfoque y aumenta el tiempo que lleva completarla. Si realmente desea ahorrar tiempo en el trabajo, envíe mensajes privados solo durante los descansos designados.

Concéntrese en una tarea a la vez

¿Tiene una tarea muy importante que hacer y, al mismo tiempo, recibe un correo electrónico, un colega le pide que lo ayude y un especialista en recursos humanos le envía un mensaje de texto en el mensajero instantáneo de la empresa? No se distraiga : cualquiera de estas cosas puede esperar hasta que termine una tarea que ya comenzó.

Desactive las notificaciones de la bandeja de entrada de su correo electrónico y revíselas solo en los momentos designados (por ejemplo, cuando llega al trabajo o al final del día). No es necesario responder los mensajes de inmediato (excepto aquellos que son importantes para usted debido a una tarea específica), y siempre lleva mucho tiempo revisarlos.

Delegar

No siempre tiene que hacer todo usted mismo , incluso si cree que es el único que podrá hacer una tarea correctamente. Cuando trabaje en equipo, definitivamente debe aprovechar el hecho de que un compañero de trabajo tiene más tiempo y podría asumir su tarea. No es una vergüenza pedir ayuda, y no regalar tareas es la manera perfecta de perder el tiempo en el trabajo.

Usa la técnica Pomodoro

¿Alguna vez has oído hablar de la técnica Pomodoro? Es un método de gestión del tiempo basado en tramos de 25 minutos de trabajo concentrado divididos por descansos de cinco minutos. Cada intervalo de trabajo se llama pomodoro. Está diseñado para ayudarlo a mantenerse enfocado. ¿Cómo usarlo? Elija una tarea que necesite completar, configure un temporizador de 25 minutos, trabaje en una tarea y, cuando suene la alarma, tómese un descanso de cinco minutos. Después de cuatro pomodoros, toma un descanso de 20 a 30 minutos.

Planifica tu día

Nada funciona mejor que planificar las tareas a realizar con antelación. De esta manera, no pierde el tiempo pensando en cuáles son sus prioridades actuales, en qué reuniones necesita participar en un día determinado y con qué tarea debe comenzar. ¿Unos minutos ahorrados porque puede ponerse a trabajar de inmediato? ¡Qué hay sobre eso!

Aprender

En su trabajo diario, ciertamente usa Microsoft Office y otras soluciones diseñadas para ayudarlo a hacer las cosas. Pero, ¿estás seguro de haber aprendido todo su potencial? Incluso si la respuesta a esta pregunta parece "sí", de hecho, la mayoría de las aplicaciones que usa todos los días tienen muchas más funciones de las que nunca llegará a conocer.

Por lo tanto, intente descubrir al menos algunas que facilitarán su trabajo; en el caso de Powerpoint, por ejemplo, podría ser la función de diseño (sugiriendo la disposición de texto y gráficos en una diapositiva y acelerando la creación de presentaciones), en Word la posibilidad de realizar un seguimiento de los cambios en un documento determinado , y en Excel el formato condicional (presentar los datos con colores para mejorar su análisis).

Usar herramientas

En lugar de perder el tiempo buscando el ícono de una aplicación en particular en su pantalla o iniciar sesión en cada servicio por separado, puede usar una herramienta que ofrece varias funciones en un solo lugar. Una herramienta de este tipo es Firmbee, un completo sistema de gestión de proyectos y equipos empresariales. Firmbee está diseñado para muchas industrias, desde recursos humanos hasta ventas y TI. Los usuarios pueden realizar un seguimiento del progreso de los proyectos, organizar tareas, contratar empleados y controlar las finanzas, todo utilizando una única plataforma.

Los 8 principales ahorradores de tiempo: resumen

Como puedes ver, hay muchas formas de ahorrar tiempo en el trabajo. Lo primero que debe hacer es averiguar cuáles son las tareas que ocupan la mayor parte de su tiempo. Algunas personas pueden pasar horas todos los días en el correo electrónico, por ejemplo. Una vez que sepa cuáles son sus pérdidas de tiempo, trate de deshacerse de ellas y reemplácelas con algo más productivo.

Acabas de leer acerca de los 8 mejores ahorradores de tiempo en el trabajo. Lea también: Gamificación en el reclutamiento

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Autora: Nicole Mankin

Gerente de recursos humanos con una excelente capacidad para construir una atmósfera positiva y crear un entorno valioso para los empleados. Le encanta ver el potencial de las personas con talento y movilizarlas para que se desarrollen.

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