Cómo organizamos un evento de voluntariado transformador con Give to Get

Un evento de voluntariado transformó la forma en que organizamos nuestra reunión más grande del año. Y no estábamos seguros de poder lograrlo.

Con la ayuda de nuestros amigos de Give To Get, que organiza eventos de RSE para empresas, no sólo lo logramos, sino que aprendimos bastantes consejos y trucos a lo largo del camino.

Entonces, de la misma manera que hemos reflexionado sobre las lecciones que aprendimos sobre la ejecución de programas de donaciones corporativas, la implementación de prácticas basadas en la confianza y el lanzamiento de ERG, pensamos en tomarnos un tiempo para reflexionar y compartir consejos que puede utilizar hoy para ejecutar iniciativas transformadoras. programas de voluntariado.

Una descripción general de un evento de voluntariado transformador

Sales Kickoff (SKO) es una tradición de Submittable en la que reunimos a personas de toda la empresa para establecer el tono del año. En 2024, celebramos SKO en nuestra oficina de Bellevue. Y, además de las presentaciones, informes y seminarios, agregamos un evento de voluntariado. Con la ayuda de Give To Get, este evento de voluntariado se convirtió en la pieza central de SKO 2024 y puede que se convierta en una nueva tradición para nosotros.

Katie Fisher, asistente ejecutiva de Submittable, trabajó con Linnea Malmstrom de Give To Get para organizar el evento de voluntariado. En el evento, los voluntarios crearon kits de comodidad para niños para Wellspring Family Services que incluían ositos de peluche hechos por voluntarios y notas escritas a mano por los voluntarios.

El evento de voluntariado fue un éxito tanto entre los empleados como entre los líderes. Fue una gran mejora del estado de ánimo de los participantes y, como anécdota, ha habido un mayor interés en los eventos de voluntariado en Submittable. En otras palabras, la experiencia quedó grabada en los empleados de una manera que nuestro orador principal de SKO, Chris Jarvis, de Realized Worth, podría describir como “transformacional”.

Cuando se le pregunta, Fisher dice que “TOTALMENTE haremos esto de nuevo. Anticipo que será un elemento de todos los SKO en el futuro”. También estamos explorando una relación continua con Wellspring Family Services para ver cómo los empleados de Submittable pueden continuar ayudando con su causa.

Una gran experiencia de voluntariado cambió la forma en que planificamos el evento más importante del año para nuestra empresa. Pero hubo un problema: la logística.

Resumen del evento

• Cuándo: 10 de enero de 2024
• Qué: Crear kits de confort infantil para Wellspring Family Services, que ayuda a las familias sin hogar a recuperarse.
• Cómo: Una “cadena de montaje” para que los voluntarios rellenen ositos de peluche, escriban notas y preparen kits de comodidad para niños.
• Resultado: 85 voluntarios crearon 150 kits de comodidad para niños que incluían tarjetas de apoyo y ositos de peluche que los propios voluntarios rellenaron.
• Impacto: Una posible relación continua entre Submittable y Wellspring Family Services.

Casi no sucedió (este año)

SKO requiere un montón de trabajo para armar. La idea de un evento de voluntariado surgió de un empleado al final del proceso de planificación, cuando muchos de los detalles de SKO estaban escritos en piedra. Si Give To Get no hubiera facilitado la organización de Fisher, existe la posibilidad de que hubiéramos esperado hasta 2025 para comenzar a agregar un evento de voluntariado a SKO.

"No nos sumamos inmediatamente debido a la carga administrativa", afirma Fisher. Ella dice que surgieron un montón de preguntas que el equipo de planificación de SKO tuvo que responder muy rápidamente:

• ¿Qué organización sin fines de lucro?
• ¿Dónde está ubicada la organización sin fines de lucro en el área de Seattle?
• ¿Cómo llevaremos a la gente allí?
• ¿La organización sin fines de lucro tiene las instalaciones para todos nuestros empleados?
• ¿Aparecerán siquiera los empleados?  

Fisher resume estas preguntas de manera sucinta: "No habría sucedido si tuviéramos que acudir a una organización sin fines de lucro". La logística era demasiado difícil de resolver en tan poco tiempo.

Ingrese al equipo de Linnea Malmstrom de Give To Get. Adoptaron un enfoque de "Iremos a usted", evitando muchas de las preocupaciones que tenían Fisher y su equipo. Con la ayuda de Give To Get, Fisher obtuvo la aprobación e incluyó el evento de voluntariado en la agenda.

Lo que aprendimos sobre cómo organizar un evento de voluntariado transformador

En el proceso de gestión de este evento de voluntariado, Fisher aprendió mucho sobre lo que atraviesa la mayoría de los profesionales de la RSE: desde la ansiedad sobre si la gente realmente asistirá hasta cómo conseguir la aceptación de los ejecutivos. Aquí hay algunas lecciones que aprendió.

Un poco de ayuda ayuda a todos

El equipo de Malmstrom asumió la mayor parte del trabajo logístico en nombre de Submittable y Wellspring Family Services, sirviendo como un puente muy necesario entre dos equipos ocupados.

Este ancho de banda permitió a Fisher centrarse en la estrategia de comunicación y aumentar la participación. Mientras tanto, Wellspring Family Services no tuvo que hacer mucho. Recibieron un envío de kits de confort infantil al día siguiente, sin ningún esfuerzo de su parte.

Esta simplicidad creó una buena base para una asociación corporativa sin fines de lucro en curso. Fisher dice que es potencialmente el comienzo de una relación continua entre Submittable y Wellspring Family Services.

Conclusión: si está ocupado, está bien recurrir a un servicio voluntario de planificación de eventos para obtener ayuda (recomendamos Give To Get después de nuestra experiencia perfecta). De hecho, esta asistencia puede ser clave para crear un evento exitoso para todos los involucrados.

Hazlo un verdadero evento

Fisher trabajó con Give To Get para programar el evento de voluntariado el miércoles, justo en medio de SKO, para que sirviera como pieza central de la semana. También lo incluyó en la hora feliz y la cena del equipo que ya estaban planeadas para esa noche. Programar el evento para que sea inevitablemente el evento de la semana ayudó a que el evento quedara grabado en la mente de las personas.

El horario central hizo que el evento de voluntariado fuera el ancla de toda la semana de SKO. Hubo una fase previa al evento de voluntariado en la que todos llegaban y una fase posterior al evento de voluntariado en la que todos se instalaban en SKO y se unían a través de una experiencia compartida.

Combinar el evento de voluntariado con un evento que la gente ya esperaba y deseaba (hora feliz del equipo y cena) le permitió a Fisher establecer un tono positivo en sus comunicaciones sobre el evento. Ella lo describe como "¡Mira lo maravilloso que estamos haciendo!". tipo de mensaje, versus "¿Puedes participar?"

Además, al hacer del evento de voluntariado el evento de la semana, las comunicaciones también podrían incluir algo de tranquilidad y un ligero FOMO (miedo a perderse algo). Brady Meltzer, director de ingresos de Submittable, presenta la semana SKO. En sus presentaciones previas al evento de voluntariado, pudo decir variaciones de “No estarás solo, iremos todos” y “¡Realmente te lo perderás si no vas! ¡Será divertido!"

Conclusión: para que el evento quede grabado en la mente de la gente, conviértalo en un evento real, algo que realmente esperemos con ansias.

Facilite a los ejecutivos decir sí

La aceptación de los ejecutivos para los eventos de voluntariado (y, en realidad, cualquier cosa para la que necesite su aprobación) depende de su capacidad para hacer que les resulte lo más fácil posible decir que sí. En el caso de este evento de voluntariado, Fisher trabajó con Give To Get para facilitar que Meltzer y otros ejecutivos digan que sí.

Crear grupos de presupuesto

Si es posible, incorpore el costo del evento a iniciativas existentes. Esto evita las preocupaciones presupuestarias, lo cual es importante si tiene poco tiempo y no quiere esperar a que el equipo de finanzas haga los cálculos.

Fisher dice: "Cubri los costos administrativos con mi presupuesto SKO existente" y que "cubrimos el costo de los materiales donados reales con el presupuesto anual de donaciones de Submittable". El presupuesto de donaciones anual se asigna previamente a través de nuestro programa Submittable Gives.

Preocupaciones logísticas anticipadas

Como cubrimos anteriormente, Give To Get tenía todas las respuestas a las difíciles preguntas logísticas de FIsher. Meltzer tenía las mismas preguntas que Fisher, y tener un socio que le ayudara a proporcionar un plan claro ayudó a disipar cualquier preocupación que tuviera Meltzer.

Dales algo positivo que poseer

Meltzer finalmente se convirtió en el principal promotor del evento de voluntariado, haciendo de todo, desde recordatorios diarios hasta pararse en una silla en el evento para iniciarlo. Esto surgió, en parte, de la alineación entre el evento de voluntariado y su tema para SKO 2024: "Sé la diferencia". Para él estaba claro que el voluntariado es una forma obvia de ayudar a que su mensaje general para la semana SKO se asimile.

Esta alineación ayudó a crear un sentido de propiedad sobre un evento verdaderamente positivo que entusiasmó a los voluntarios. Y este sentido de propiedad puede ser contagioso para otros ejecutivos. El primer grupo que pasó por la línea de montaje fue el personal ejecutivo, marcando el tono de la noche.

Conclusión: cuantos menos detalles tengan que preocuparse los ejecutivos, más probabilidades habrá de que acepten la idea y, en última instancia, ayuden a que el evento sea un éxito.

Haz que participar sea muy sencillo

Los participantes no deberían preocuparse por los detalles de los eventos de voluntariado corporativo. Así es como el equipo de Give To Get, dirigido por Malmstrom, trabajó con nosotros para reducir la carga de los participantes y ayudar a los voluntarios a concentrarse en rellenar ositos de peluche y escribir notas.

Transporte

El evento de voluntariado se celebró en un restaurante a unas cuadras de distancia poco después de que concluyeran las conversaciones del día. Fue un paseo rápido desde la oficina y los hoteles, en contraste con un posible viaje en autobús o un evento al que la gente tuvo que conducir solo en un momento posterior. Give To Get se coordina con el lugar para configurar todo dentro del restaurante. Todo lo que los voluntarios tenían que hacer era acercarse.

Pasos claros

Give To Get creó una línea de montaje con etapas claras que la gente debía seguir. Todos sabían de antemano lo que se esperaba de ellos con solo mirar cómo se organizó el evento. Esto hizo que el acto de ofrecerse como voluntario fuera rápido y fácil. En ningún momento hubo dudas sobre qué hacer a continuación, adónde ir o por qué.

Indicaciones

Una parte de los kits de confort infantil eran notas escritas a mano por los voluntarios. Si un voluntario no sabía qué poner en sus notas, Give To Get le brindó indicaciones y sugerencias para ayudarlo. El equipo de Malmstrom también estuvo presente para ayudar a generar ideas.

Inmediación

Give To Get organizó la entrega al día siguiente de los kits de confort infantil. Este rápido cambio ayudó a los voluntarios a conectarse con el impacto de su trabajo. Los ositos de peluche que rellenaron no se quedarían en un estante por un tiempo, sino que irían a los brazos de los niños a la mañana siguiente.

Además, Give To Get proporcionó un informe de impacto dos días después del evento, lo que demuestra aún más que las acciones de los voluntarios tuvieron un impacto real.

Hogar digital central para los detalles

Usamos nuestra propia plataforma, Volunteer from Submittable, para albergar el proceso de registro y todos los detalles del evento. Volunteer proporciona una ubicación central para que los voluntarios encuentren eventos, encuentren detalles sobre esos eventos y algunos empleados, como los de un grupo de recursos para empleados (ERG), pueden incluso crear el suyo propio.

Puedes conocer más sobre el Voluntariado aquí. Quizás también le interese nuestra serie mensual de demostraciones en vivo, donde lo guiamos a través de un recorrido por el producto y le damos la oportunidad de hacer preguntas.

Conclusión: Facilitar las cosas a los voluntarios requiere excelentes socios, como Give To Get, y excelente tecnología, como Volunteer de Submittable.

Una gran sensación de principio a fin.

Lo que podría haber sido una adición estresante a un evento de alto perfil se convirtió en una nueva tradición que brindó a todos los involucrados una sensación cálida y confusa. Gracias a nuestros amigos de Give To Get, un sentimiento inicial de "¿Cómo lo estamos haciendo para lograr esto?" rápidamente se convirtió en anticipación. Y el brillo posterior al evento fue real. Todavía lo sentimos hoy.

Puede obtener más información sobre Give To Get aquí. Fueron fundamentales para ayudarnos a organizar este evento en tan poco tiempo.
Escribimos y pensamos mucho sobre eventos de voluntariado transformadores y nuestro objetivo es ayudarte a crear uno propio. Creamos herramientas de RSE diseñadas para ayudarlo a eliminar la carga de los participantes, para que pueda concentrarse en crear una experiencia verdaderamente memorable. Programe una demostración hoy para obtener más información.