Tipos de reuniones de proyecto | #33 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Publicado: 2023-02-09

Inicio y cierre, confrontación y negociación, diario y control… Difieren en participantes, duración y agenda. Sin embargo, todas las reuniones de proyecto tienen una cosa en común: durante ellas, las personas asociadas con el proyecto presentan problemas o resultados y discuten juntos la implementación de las tareas.

Tipos de reuniones de proyecto – índice:

Introducción
Planificación
buscando soluciones
Toma de decisiones
Controlando los resultados
Resumen de actividades
Resumen

Introducción

¡PMBOK distingue hasta 16 tipos de reuniones que son cruciales para la gestión eficiente de proyectos! Cada uno de ellos tiene un propósito específico y una lista de participantes cuya presencia es necesaria para que la reunión se lleve a cabo. No enumeraremos todos los tipos, sino que nos centraremos en estos tipos básicos y responderemos la pregunta: "¿Por qué se llevan a cabo las reuniones?"

Las reuniones se asocian muy a menudo con una pérdida de tiempo, pero por diseño, son una parte clave de un proyecto y una herramienta de comunicación esencial. Aún así, para que este sea el caso, los participantes deben conocer el propósito e, idealmente, la agenda de la reunión. También necesitará una persona responsable de su buen funcionamiento. Hoy, echemos un vistazo a los tipos de reuniones divididas según el propósito al que sirven.

Planificación

La planificación de tareas para el proyecto es el propósito de las reuniones iniciales y las reuniones periódicas en las que el equipo analiza las metas y los objetivos del proyecto.

Una reunión de lanzamiento se lleva a cabo al comienzo de un proyecto, su fase o una iteración particular. Todos los miembros del equipo y las partes interesadas clave asisten y sus componentes clave son:

Conocerse unos a otros y a los miembros del equipo,
Establecer expectativas
Planificación: establecer el primer plan de acción.

A partir de una reunión inicial bien conducida, todos los participantes deben aportar motivación para iniciar el proyecto y un entendimiento claro:

Objetivo del Proyecto,
Las expectativas puestas en ellos,
Recursos disponibles y cómo usarlos,
La división de roles y responsabilidades en el proyecto,
El plazo y el alcance del proyecto,
Las tareas con las que deben empezar.

Durante las siguientes reuniones de lanzamiento y reuniones de planificación, se lleva a cabo un ajuste gradual del plan del proyecto a las circunstancias de su implementación. El equipo planifica tareas más detalladas para definir objetivos y formas de alcanzarlos. Por lo tanto, también se dedica a encontrar soluciones.

buscando soluciones

Encontrar formas de lidiar con las dificultades que surgen durante la implementación del proyecto es el objetivo de las reuniones populares de lluvia de ideas y de problemas en profundidad.

El propósito de la lluvia de ideas es generar numerosas ideas y posibles soluciones a un problema o desafío. Por lo general, involucran solo a los miembros del equipo del proyecto y, a veces, a las partes interesadas invitadas. Aunque suelen ser criticados por favorecer a las personas a las que les gusta hablar rápido, mucho y alto, son una gran herramienta para generar numerosas ideas que luego se pueden discutir en un ambiente más tranquilo.

Las reuniones de resolución de problemas son una continuación natural de las sesiones de lluvia de ideas. Aquí, las soluciones se analizan con más detalle para que se puedan tomar decisiones más precisas y equilibradas.

Toma de decisiones

Se llevan a cabo reuniones de toma de decisiones para discutir las opciones disponibles y llegar a un acuerdo sobre una acción específica. Si se refieren a la implementación de objetivos, solo participa el equipo del proyecto. Si, por el contrario, las decisiones se refieren a cuestiones de gran trascendencia, los principales interesados también las atienden.

Las decisiones clave se toman en la reunión de la “cumbre”, el comité directivo. PMBOK lo define como "una reunión en la que las partes interesadas principales brindan dirección y apoyo al equipo del proyecto y toman decisiones fuera de la autoridad del equipo del proyecto".

Controlando los resultados

Periódicamente se realizan reuniones para compartir y analizar información sobre los resultados del trabajo del proyecto. Se llaman “Reuniones de actualización de estado” o simplemente “Reuniones de estado”. Permiten identificar rápidamente cambios desfavorables en el funcionamiento del equipo y responder a los riesgos emergentes.

Resumen de actividades

Los resúmenes cíclicos de actividades ocurren durante reuniones llamadas retrospectivas. Se llevan a cabo al final de cada etapa importante del proyecto, por ejemplo, cuando se alcanza un hito. Su propósito es reflexionar con el equipo sobre las tareas realizadas y la forma en que los miembros del equipo trabajan juntos.

Además de la retrospectiva, el PMBOK menciona un interesante tipo de reunión destinada a aprender lecciones de actividades pasadas denominadas “lecciones aprendidas”. Se utiliza para resumir y compartir las lecciones aprendidas de todo el proyecto o de la fase seleccionada. Su resultado debe ser una mejora en el desempeño del equipo del proyecto lograda a través de una mayor conciencia de los errores cometidos, así como a través de la aplicación consistente de buenas prácticas. Puede organizar reuniones de "lecciones aprendidas" para discutir situaciones en el equipo que podrían haberse resuelto mejor. Sin embargo, la mayoría de las veces se dedica a los éxitos que el equipo quiere repetir y las soluciones que han dado muy buenos resultados.

Resumen

Los principales objetivos de las reuniones del proyecto son:

facilitar la comunicación,
resolución de problemas,
toma de decisiones, y
seguimiento del progreso del trabajo del proyecto.

La clave de su eficacia es la transparencia. Cada reunión del proyecto debe tener un propósito claro, una agenda y una lista de participantes y, si es posible, un facilitador cuya presencia pueda ayudar a garantizar que se desarrolle sin problemas y de manera eficiente.

Si le gusta nuestro contenido, únase a nuestra comunidad de abejas ocupadas en Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autora: Carolina Becker
Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.
Ver todas las publicaciones

Introducción a la gestión de proyectos:

¿Qué es un proyecto?
¿Qué es la gestión de proyectos?
¿Cómo gestionar proyectos?
Métodos de gestión de proyectos
tipos de proyectos
4 ejemplos de proyectos
Priorización de proyectos
Áreas de actividad del proyecto
Definición de éxito en la gestión de proyectos
¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
Descripción general del software de gestión de proyectos
ciclo de vida del proyecto
¿Para qué sirve la visión del proyecto?
objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
¿Qué es un cronograma de proyecto y para qué sirve?
¿Cómo utilizar hitos en un proyecto?
Ejecución del proyecto
¿Cómo preparar un plan de contingencia de proyecto exitoso?
Importancia del cierre del proyecto
Fracaso del proyecto. 5 razones por las que los proyectos fracasan
4P de la gestión: proyecto, producto, programa y portafolio
Tareas y responsabilidades más importantes del Project Manager
Habilidades más útiles del gerente de proyecto
¿Cómo convertirse en un gerente de proyecto?
5 libros que todo director de proyectos debería leer
¿Cómo configurar un equipo de proyecto?
Estructura de desglose del trabajo: ¿cómo delegar el trabajo en un proyecto?
¿Cómo liderar un equipo durante el trabajo híbrido?
Desafíos que enfrentan los gerentes de proyecto cuando trabajan con un equipo
Tipos de reuniones de proyecto
Seguimiento de proyectos. ¿Qué parámetros vigilar?
Cómo escribir un convincente
¿Cómo definir el alcance de un proyecto y evitar la fluencia del alcance?
Estudio de factibilidad: ¿podemos implementar este proyecto?
Análisis de riesgos en proyectos y herramientas para facilitarlo
¿Cómo crear una carta de proyecto?
¿Qué es un registro de interesados?
Diagrama de Gantt en la planificación de la gestión de proyectos
¿Cómo crear un presupuesto de proyecto?
Gestión del tiempo en el proyecto.
¿Cómo crear un registro de riesgos del proyecto?
Estrategias de gestión de riesgos del proyecto
comercialización de proyectos
Fuentes y áreas de cambio en el proyecto
Modelos de cambio de gestión de proyectos
¿Qué hay después de Agile? Métodos en la gestión de proyectos.