¿Qué necesita saber sobre el uso de Excel para su inicio?

Como propietario de un nuevo negocio, es posible que no pueda darse el lujo de contratar a un contador a tiempo completo. Sin embargo, eso no lo exime de la necesidad de llevar los libros. Todos sus registros deben estar en buen estado cuando llegue la temporada de impuestos.

Confiar en una libreta y un bolígrafo puede no ser la mejor opción, especialmente con las crecientes demandas de su empresa y la fuerza laboral limitada. Además, las limitaciones financieras pueden representar una barrera para la compra de software de contabilidad. Sin embargo, tiene una herramienta lista en su paquete de Microsoft Office. Y viene en forma de Microsoft Excel .

Actualmente, más de 750 millones de personas usan Excel. Proporciona una solución a la gestión de datos, análisis, contabilidad, generación de informes, etc.

Y esa ni siquiera es la mejor parte. Excel tiene funcionalidades que pueden ayudar en la gestión del negocio. Los departamentos que no son de contabilidad, como recursos humanos, ventas, marketing y atención al cliente, también pueden usar Excel.

Nuestro artículo examinará algunos puntos destacados que toda startup debería conocer sobre Excel.

1. Excel proporciona una solución a la contabilidad financiera

Uno de los mayores beneficiarios de Excel es el departamento de contabilidad . Los equipos usan hojas de cálculo para la creación de presupuestos, pronósticos, nóminas y esbozos de resultados financieros.

De hecho, Excel ofrece los elementos esenciales de un programa de contabilidad. Puede, por ejemplo, realizar un seguimiento de los gastos y los ingresos. Todo lo que necesita hacer es ingresar los datos necesarios en las filas dentro de las hojas de cálculo.

Sin embargo, tenga en cuenta que es fundamental tener cuidado al ingresar datos. Un error como filas/celdas vacías comprometerá los resultados de la computación. Corregir tal error es fácil si sabe cómo eliminar filas en blanco en Excel. Tómese el tiempo para aprender cómo limpiar los datos.

Tomará mucho tiempo si decide eliminar los espacios en blanco manualmente. Sin embargo, Excel te permite hacerlo en cuestión de segundos.

Otros errores son duplicaciones, errores ortográficos, texto en lugar de números y espacios adicionales. Todo esto afectará cualquier esfuerzo de análisis de datos de su parte.

Y por favor, no dejes que las hojas de cálculo y las fórmulas de Excel te asusten. Con un poco de entrenamiento, lo encontrará fácil de usar y muy útil.

2. Puede usar Excel para análisis de negocios

El análisis empresarial es un componente fundamental de la gestión de una empresa. Se aplica tanto a las nuevas empresas como a las empresas establecidas. ¿Cómo puede saber lo que está pasando en el mercado si no se toma el tiempo para estudiar el entorno empresarial?

El proceso implica recopilar una gran cantidad de datos. Debe hacerlo desde muchas fuentes, incluidas ventas, marketing, atención al cliente o recursos humanos. El tipo de información incluye análisis de tendencias con fines de pronóstico.

Seguimiento de pérdidas y ganancias para ver lo que entra o sale. Ningún análisis comercial estaría completo sin mirar a los competidores.

Después de eso viene el análisis de datos. Este es el proceso de convertir los datos sin procesar en algo útil. Los conocimientos generados a partir de ellos son la base de cualquier toma de decisiones.

Obtiene acceso a tablas dinámicas, gráficos y otras fórmulas. Todo esto ayuda con la gestión, organización y visualización de datos. Esto último es fundamental a la hora de preparar los informes.

Sería difícil consumir o interpretar los datos sin procesar tal cual. Presentar los resultados en gráficos facilita la digestión de toda la información.

3. Excel también tiene un papel en recursos humanos

Es posible que el departamento de recursos humanos no se involucre día a día con los asuntos financieros. Pero, Excel tiene muchas funcionalidades que pueden beneficiar al departamento. La gestión de empleados, por ejemplo, requiere la creación de bases de datos. Recursos humanos puede pasar mucho tiempo buscando información si no hay forma de organizar los datos.

Las hojas de cálculo de Excel permiten ingresar dichos datos en criterios específicos. La búsqueda de datos dentro de las hojas de cálculo es fácil con las herramientas de filtrado.

Como startup, es posible que no tenga la capacidad de incorporar a muchos empleados. Pero aún debe administrar los que ya tiene. Con Excel, rastrear la asistencia, la nómina o buscar datos del personal es fácil.

Inscríbase en la capacitación de Excel para desbloquear todo el potencial que se encuentra dentro. No se preocupe por pasar mucho tiempo fuera del negocio cuando tome un curso. Tienes opciones en línea que son tan efectivas como las aulas físicas.

4. Optimice las ventas y el marketing con Excel

Administrar las ventas y el marketing de tu startup será más fácil con Excel. Use hojas de cálculo para organizar presupuestos, análisis financieros, objetivos de ventas e inventario.

Tomemos el ejemplo de las tablas dinámicas. Estas sencillas tablas facilitan resumir la información de los clientes o los datos de ventas.

También tiene la opción de crear paneles y automatizar informes. Microsoft Excel también es bastante flexible si necesita integrarlo con otras plataformas. Puede, por ejemplo, importar o exportar datos hacia y desde su plataforma de comercio electrónico. Esto podría ser necesario si necesita trabajar con datos pero carece del software adecuado en su plataforma.

Use la hoja de cálculo para administrar la información y el inventario del producto. Agregue tantas filas o columnas como desee.

Algunas categorías podrían incluir códigos de barras, existencias de SKU y niveles de pedido. Los cálculos automáticos de los niveles de existencias le permitirán saber cuándo debe reabastecerse. De esa manera, su información se mantiene actualizada. Y nunca defraudará a sus clientes al quedarse sin existencias.

Otra opción es utilizar hojas de cálculo de Excel junto con lectores de códigos de barras. Facilita el seguimiento y la localización de pedidos y el procesamiento rápido de las solicitudes de los clientes.

Pensamientos finales

El capital operativo puede ser un gran desafío para muchas empresas emergentes. El dinero disponible se destina a gastos operativos. Inicialmente, puede que no haya suficiente dinero para contratar recursos de tiempo completo.

Es posible que el propietario de la empresa deba hacerse cargo de la mayoría de los trabajos. Estos incluyen contabilidad, recursos humanos, ventas, marketing y gestión de existencias.

El software adecuado puede ser de gran ayuda. Pero, invertir en tales tecnologías puede no ser posible al principio. Sin embargo, la solución perfecta está al alcance de la mano. Microsoft Excel puede manejar tareas de cualquier departamento dentro de una organización.

El mejor consejo que podemos dar a cualquier startup es que se inscriba en cursos de formación en Excel. Es cierto que no es necesario tener conocimientos de nivel experto para usar hojas de cálculo de Excel. Pero te limitará a las funcionalidades más básicas.

La capacitación es la única manera de descubrir las fantásticas características que ofrece el paquete. Con una buena comprensión, Excel no será tan desalentador como muchos principiantes creen que es.

Además, no te pierdas nuestro artículo sobre las mejores alternativas a Excel.