La guía completa para la planificación estratégica virtual

2020 casi termina (*suspiro audible*).

Aunque no ha sido muy amable con nosotros, ha enseñado muchas lecciones a las empresas, la más importante es que el futuro es impredecible y uno no puede estar lo suficientemente preparado.

De cara al 2021, el mundo que conocíamos ha cambiado, trayendo consigo una serie de nuevos desafíos para los que las empresas deben prepararse. Dado que se espera que el impacto de COVID-19 en las empresas se prolongue hasta al menos finales de 2021, la necesidad de una planificación estratégica se ha vuelto más importante que nunca.

Sin embargo, con la mayoría del equipo, si no todos, trabajando desde casa, las empresas han tenido que recurrir a la planificación estratégica virtual.

Sin la conveniencia de que todos estén en la misma sala para coordinar sus esfuerzos, ¿se puede realizar la planificación estratégica en línea de manera eficaz? En esta publicación, compartimos algunos consejos efectivos para realizar sesiones de planificación estratégica de forma remota, con la esperanza de que lo ayuden a llevar a cabo sus reuniones con éxito.

Planificación Estratégica Virtual

La planificación estratégica es el proceso mediante el cual las organizaciones determinan su visión para el futuro y desarrollan estrategias para llegar allí con éxito. Implica:

• Realización de un análisis situacional para evaluar el entorno actual.
• Establecer la visión de lo que la organización quiere llegar a ser.
• Desarrollar los planes de acción y estrategias para llegar allí.

Nuestra completa guía de planificación estratégica cubre el proceso paso a paso y proporciona técnicas útiles que puede utilizar para simplificar el flujo de trabajo.

Si bien llevar a cabo una sesión de planificación estratégica en persona es bastante difícil, hacer una en línea donde los participantes tienen la opción de apagar sus cámaras y micrófonos y continuar con cualquier otra tarea es aún más desafiante.

Veamos cómo puede realizar una reunión virtual de planificación estratégica en la que los participantes estén realmente comprometidos y sean productivos.

Planificación de la sesión

Una sesión de planificación estratégica requiere la presencia de los ejecutivos de la empresa, quienes muchas veces ya tienen muchas otras responsabilidades en el día a día. Pero su atención constante es esencial para llevar a cabo una sesión productiva de planificación estratégica. Por lo tanto, al programar su sesión, asegúrese de que los participantes no tengan otras obligaciones que deban atender en el día o días seleccionados.

• Asegúrese de que todos los documentos, informes y acceso a las herramientas que se utilizarán durante la sesión ya se hayan compartido con los participantes antes de la reunión.
• Anime a los participantes a unirse desde un espacio libre de distracciones en su hogar
• Tener una agenda que describa las actividades de la reunión; cronometra cada uno de ellos y apégate a los límites de tiempo tanto como puedas

Ayude al equipo a adoptar una mentalidad de pensamiento estratégico antes de la reunión

• Crear un espacio neutral sin jerarquías de informes donde las contribuciones de todos sean igualmente reconocidas
• Anime a los participantes a compartir sus opiniones y sugerencias abiertamente y permítales hacerlo sin interrupciones ni objeciones.

Aumente la participación a través de herramientas de videoconferencia

La videoconferencia es el siguiente mejor medio para la comunicación en persona en un entorno remoto. Tener las cámaras encendidas es una excelente manera de asegurarse de que todos presten atención y permanezcan involucrados.

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype y Slack son algunas de las plataformas de reuniones y videoconferencias más utilizadas por los equipos remotos, y también puede usarlas aquí para realizar sus sesiones de planificación.

Use un espacio de trabajo visual para estimular el pensamiento creativo

Una pizarra es una herramienta esencial en una sesión de planificación estratégica en la oficina. Es donde las ideas compartidas se registran, clasifican y priorizan. Ayuda a estimular y realizar un seguimiento de las conversaciones y agilizar la sesión de planificación por completo.

Afortunadamente, puede usar un lienzo en línea como Creately para emular esta experiencia en la pizarra de su oficina, incluso durante una sesión virtual de planificación estratégica.

Creately ofrece un lienzo infinito con acceso a bibliotecas de formas de más de 50 tipos de diagramas y gráficos, junto con capacidades de colaboración en tiempo real que incluyen videoconferencias en la aplicación, edición sincrónica, hilos de discusión de comentarios, vistas previas de cambios en tiempo real y seguimiento del mouse. Con él, usted y su equipo pueden

• Comparta información en el mismo lienzo, mientras habla entre sí mientras lo hace con el chat de video en la aplicación
• Colabore en la lluvia de ideas en torno a ideas, analícelas y priorícelas utilizando herramientas simples como mapas mentales y diagramas de afinidad.
• Planificar el trabajo a realizar junto con la asignación de las partes responsables y realizar un seguimiento del progreso realizado.
• Usar un lienzo (o una carpeta con todos los lienzos de planificación estratégica relevantes) para planificar y organizar todo lo discutido durante las sesiones de planificación
• Comparta los lienzos con partes interesadas externas y recopile sus comentarios en hilos de discusión de comentarios que puede resolver a medida que los revisa.
• Exporte los gráficos y diagramas de datos (como PNG, SVG, PDF o JPEG) en los que ha trabajado durante las sesiones para que pueda imprimirlos, compartirlos, incrustarlos o publicarlos.

También proporciona múltiples plantillas basadas en escenarios, incluidas varias para la planificación estratégica;

Análisis FODA

Durante su análisis situacional, puede usar un análisis FODA para examinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

Plan de ACCION

Planifique y organice los pasos o tareas que necesita completar para lograr los objetivos estratégicos que ha establecido con esta plantilla de plan de acción.

Diagrama de afinidad

Se puede usar un diagrama de afinidad para organizar los datos recopilados de sus sesiones de lluvia de ideas, debates, análisis e investigaciones durante la planificación estratégica.

Lienzo de Planificación Estratégica

Agilice su proceso de planificación estratégica virtual y la comunicación a su alrededor al reunir todos los aspectos de la planificación en un solo lienzo. La siguiente plantilla consta de un análisis DAFO, un flujo de proceso, un mapa estratégico, un plan de acción y un cronograma, todo en un solo lienzo para facilitar el acceso y la administración. Amplíe el área específica mientras trabaja en ella con el equipo.

Plantilla OGSM

OGSM significa Objetivos, Metas, Estrategias y Medidas y es un modelo de planificación estratégica que se utiliza para convertir la visión de una empresa en una estrategia comercial y de marketing procesable. Obtenga más información sobre cómo usarlo con nuestro recurso aquí.

OKR

Puede usar esta plantilla de objetivos y resultados clave para colaborar en el establecimiento y la gestión de sus metas con su equipo durante la planificación estratégica.

Haga una serie de sesiones de planificación más cortas

En lugar de una sesión de planificación de todo el día que solo puede agotar a los participantes, planifique varias sesiones más cortas en un lapso de 3 a 5 semanas.

Para sesiones de planificación más largas, tome descansos frecuentes y prolongados de 20 a 30 minutos para permitir que los participantes manejen su entorno doméstico local y atiendan cualquier problema que pueda surgir (es decir, alimentar a sus mascotas) y también refrescarse ocasionalmente.

Haga que los participantes hagan la tarea antes de la reunión.

Haga que los participantes revisen y analicen los informes y documentos pertinentes y escriban sus preguntas, observaciones y recomendaciones antes de cada sesión. Esto ayudará a dedicar tiempo de manera más productiva a la planificación real, la toma de decisiones y la resolución de problemas durante el tiempo de la reunión.

Mantenga todos los documentos organizados y fácilmente accesibles

Numerosos informes, presentaciones, documentos, hojas de cálculo y activos de marketing se intercambian y se consultan durante la planificación estratégica. Y la mayoría de las veces, estos se encuentran dispersos en varias plataformas y dispositivos.

Especialmente cuando se trabaja de forma remota, donde solicitar un informe de datos simple puede convertirse en un chat de Slack prolongado o incluso en otra videollamada temida, es importante mantener una ubicación central para almacenar y administrar todos los archivos y documentos relevantes, para que todos sepan dónde encontrar lo que necesitan. quieren sin tener que pedir a otro.

Utilice un sistema de gestión de archivos y documentos como Google Drive o OneDrive para simplificar la colaboración en documentos compartidos.

¿Cuál es su opinión sobre la planificación estratégica virtual?

Un plan estratégico sólido es crucial para que cualquier negocio crezca y prospere en el mercado en constante cambio en el que compiten. Con el nuevo conjunto de desafíos que presenta COVID-19, se vuelve aún más importante continuar con la estrategia para el futuro.

A partir de ahora, aún no está claro cuándo podremos realizar sesiones de planificación física en el futuro. Sin embargo, aunque se hace en línea, separados por pantallas, lo que incluso puede plantear un conjunto diferente de dificultades, la planificación estratégica virtual es la única forma práctica para que los equipos remotos hagan esto en este momento. Con los puntos anteriores, esperamos que logres agilizar el proceso de planeación estratégica virtual con éxito.

¿Tienes más consejos sobre la planificación estratégica virtual? Háganos saber en la sección de comentarios.