¿Qué son las cartas comerciales: tipos, consejos y formato?

Las cartas comerciales son importantes para la comunicación profesional y desempeñan un papel fundamental en el panorama corporativo. Estos documentos formales sirven como un medio estructurado para transmitir información, solicitudes o propuestas entre individuos, organizaciones u otras partes interesadas.

Las cartas comerciales encarnan un estándar de claridad, profesionalismo y etiqueta, lo que las convierte en una herramienta fundamental para una comunicación eficaz en el entorno empresarial. En este artículo, aprenderá más sobre la redacción de cartas comerciales, sus tipos y cómo crear cartas para la comunicación profesional.

¿Qué son las cartas comerciales y por qué son importantes?

Una carta comercial es un tipo de carta formal utilizada por las empresas para la correspondencia profesional con sus clientes, empleados, partes interesadas o cualquier otro individuo. La carta comercial se puede utilizar para múltiples propósitos, como promocionar su producto, enviar invitaciones a eventos, invitaciones a colaboraciones de empresas, notas de acción de gracias, etc.

La importancia de las cartas comerciales radica en que son un método formal para compartir información a través del cual se mantienen relaciones profesionales con clientes y organizaciones. Además, se comparte en forma escrita que puede utilizarse como referencia futura para la información compartida profesionalmente.

Tipos de cartas en la comunicación empresarial

Hay diferentes tipos de cartas comerciales disponibles que puede utilizar para comunicarse profesionalmente. Algunas de las más populares incluyen memorandos de oficina, cartas de bienvenida, cartas de solicitud, cartas de anuncio, cartas de despido, etc. Aquí hay algunas otras cartas comerciales importantes enumeradas en detalle:

• Cartas de presentación: Es una carta comercial que envía el candidato junto con el currículum al solicitar un puesto de trabajo. Ayuda a los candidatos con su experiencia profesional, calificaciones y a comunicar por qué están interesados ​​en el trabajo solicitado.
• Cartas de recomendación: otro profesional proporciona una carta de recomendación a una persona verificando su ética laboral, calificaciones y experiencia.
• Invitaciones comerciales: estas cartas son una forma formal de comunicarse con un individuo o una empresa para invitarlos a un evento. La carta debe escribirse de manera que genere entusiasmo y anticipación entre los invitados.
• Carta de queja: este tipo de carta comercial se utiliza para plantear inquietudes y quejas relacionadas con un producto o servicio. Se utiliza para abordar el problema y buscar una solución.
• Cartas de pedido: La carta de pedido es una carta oficial que aprueba la compra y venta de bienes y servicios y proporciona sus especificaciones. Estos son documentos legales que registran la transacción entre las partes involucradas.
• Carta de renuncia: este tipo de carta es utilizada por los empleados para informar a su empleador sobre su renuncia y el motivo de la misma. La carta de renuncia incluye declaración de renuncia, motivo de la renuncia, último día hábil y nota de agradecimiento.
• Cartas de oferta: se proporciona una carta de oferta a un candidato una vez que ha sido seleccionado para el puesto vacante. La carta especifica el paquete salarial, la designación, el departamento asignado y todos los beneficios que obtendrá en caso de que se una a la empresa.
• Cartas de ventas: una carta de ventas en la comunicación empresarial se utiliza para presentar un producto o servicio a sus clientes. Los equipos de ventas suelen utilizar estas cartas para contactar a compradores potenciales o promocionar productos entre la clientela existente.

Formato de carta comercial y cómo escribir una

Usar un formato preciso es esencial para la apariencia y legibilidad de una carta comercial. Si planea escribir una carta de comunicación comercial, estos formatos de cartas de comunicación comercial lo ayudarán a crear un documento eficaz:

• Apertura: La apertura de la carta incluirá su dirección de correo, fecha completa, nombre del destinatario, empresa y dirección. Omita una línea entre su dirección, la información del destinatario y la fecha. Debe agregar su dirección si está utilizando un membrete que la tenga.
• Saludo: Diríjase a su destinatario a través de "Estimado, junto con su título y su nombre fallecido" Estimado Sr. Granger ". En caso de que no sepas su género, menciona su nombre completo como "Estimado Taylor Dean". Asegúrese de agregar dos puntos cuando finalice el saludo.
• Cuerpo: comience su primer párrafo mencionándose a usted mismo y la intención de su carta. Los siguientes párrafos deben resaltar los detalles del punto principal. El último párrafo debe reafirmar el propósito de la carta y debe proporcionar un llamado a la acción necesaria.
• Cierre: su carta debe concluir con cierres formales como "Atentamente" o "Atentamente". Si se trata de una carta informal, puedes utilizar cierres como “Cordialmente” o “Saludos cordiales”. Asegúrate de agregar una coma al final.
• Firma: Después de cerrar, omita cuatro líneas y agregue su nombre. A continuación, omita una línea más y agregue el puesto de trabajo y el nombre de la organización. En caso de que envíe una copia impresa, firme su nombre en el espacio con tinta azul o negra.
• Anexos: debajo de esto, debe adjuntar documentos y enumerarlos aquí correctamente.

Consejos para escribir cartas comerciales

Al escribir una carta de comunicación comercial, asegúrese de verificar que toda la información sea correcta antes de enviarla. Además, intenta ser preciso y completar tu carta en una sola página. Aquí hay algunos consejos más que puede seguir para escribir una carta comercial eficaz:

• Mantenga la carta breve y sencilla y evite el uso de jergas técnicas.
• Utilice el tono correcto según el tipo de letra, como formal, informal, asertivo o humorístico.
• Revisa las letras un par de veces para detectar errores ortográficos y gramaticales.
• Planifique cuidadosamente su carta anotando todos los puntos importantes que se cubrirán en ella.
• Revisa el contenido de la carta y elimina palabras y frases innecesarias.
• Evite utilizar lenguaje discriminatorio relacionado con cualquier género, raza o religión.

Plantillas de cartas comerciales

Estas son algunas de las plantillas de cartas comerciales más comunes que puede utilizar para crear cartas de comunicación comercial de aspecto profesional.

1. Plantilla de carta de ventas

Una carta de ventas se utiliza para convencer al lector de que realice una acción específica, por ejemplo, comprar un producto o servicio. Una carta de ventas bien redactada puede ser una gran herramienta para que las empresas aumenten las ventas y gestionen las relaciones comerciales.

2. Plantilla de carta de oferta

Una carta de oferta es como un documento formal que consta de las condiciones de empleo. Sirve como un acuerdo entre el empleado y los empleadores con detalles como salario, beneficios y otros detalles del trabajo.

3. Modelo de carta de recomendación

La carta de recomendación es un documento escrito por alguien que puede dar testimonio de las habilidades, calificaciones y características de un individuo. Esta carta se utiliza principalmente para apoyar becas, empleos y programas académicos.

4. Carta de despido

La carta de despido o carta de rescisión o aviso de despido es un documento que aborda el fin del empleo o cualquier otra asociación comercial entre dos partes. Por ejemplo, un empleador puede entregar una carta de despido a su empleado indicando que ha sido despedido del trabajo.

5. Plantilla de carta de queja

La carta de queja es una comunicación escrita que plantea cualquier inquietud sobre los productos o servicios o cualquier otra queja. El propósito de esta carta es buscar una resolución para cualquier problema.

6. Carta de presentación

La carta de presentación o CV es una carta de una página (250-350 palabras) que adjunta a su currículum mientras solicita un trabajo. Este documento persuasivo explica por qué usted es un buen candidato para ese puesto o trabajo.

7. Plantilla de carta de agradecimiento

Como sugiere el nombre, una carta de agradecimiento es un documento formal que expresa su agradecimiento por la ayuda o las acciones de alguien. Puedes enviar una carta de agradecimiento después de cualquier entrevista, reunión o después de recibir algún regalo o cualquier otro acto de bondad.

8. Invitaciones comerciales

Las invitaciones comerciales o la carta de invitación comercial son una forma formal de invitar a personas, grupos, empresas o cualquier individuo a asistir a una reunión o evento.

El mejor software para escribir cartas de comunicación empresarial

Existen diferentes tipos de software que proporcionan múltiples herramientas y plantillas para escribir cartas comerciales de apariencia profesional. Las plantillas proporcionadas por estas herramientas facilitan la creación rápida de cartas comerciales. Éstos son algunos de los recomendados:

• Microsoft Word
• Documentos de Google
• Escritor de LibreOffice
• Páginas de Apple
• Escritor de OpenOffice

Conclusión

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