Cómo administrar mejor sus proyectos con tableros Kanban

Desarrollado por Toyota en la década de 1940 como un sistema de programación para ejecutar la fabricación justo a tiempo, los tableros Kanban ahora se han convertido en una herramienta indispensable en casi todas las industrias, particularmente en el desarrollo de software.

Ya sea para planificar sus próximas vacaciones o crear su próxima aplicación, los tableros Kanban pueden ayudar a que sus proyectos avancen y logren sus objetivos de manera efectiva. Aquí hay una guía completa sobre cómo usar los tableros Kanban para administrar mejor sus proyectos.

¿Qué es Kanban?

Kanban es una metodología común de gestión de proyectos ágiles que se desarrolla para hacer que los procesos sean más eficientes. Es un método de control de procesos que fue utilizado originalmente por empresas en la industria de la producción para administrar mejor su stock y permitir una producción justo a tiempo.

Se utiliza un tablero visual para organizar todo el proceso Kanban y encapsular el proyecto o el flujo de trabajo. Mientras que el tablero se divide para representar las diferentes etapas o pasos del proceso, las tarjetas se utilizan para anotar las tareas. Estas tarjetas se moverán a través de las etapas del proceso en la pizarra a medida que se completa cada proyecto.

Las etapas de trabajo del tablero Kanban progresarán de izquierda a derecha, comenzando con el trabajo pendiente y terminando con las tareas completadas. Si bien se agregarán nuevas tareas al final de la columna de tareas pendientes, las que se encuentran en la parte superior deben trabajarse y moverse primero.

El tablero Kanban ayuda a los gerentes de proyectos a administrar las ineficiencias de un proyecto ayudándolos a asegurarse de que haya un límite para la cantidad de tareas etiquetadas en la columna en progreso. La aplicación de estos límites, a su vez, ayuda a garantizar que el equipo esté trabajando con la máxima eficiencia y no realice múltiples tareas de una manera que pueda paralizar su productividad.

Los tableros Kanban ayudan a los equipos de proyectos;

• Identificar los diferentes procesos que deben completarse para lograr el objetivo final.
• Ver los cuellos de botella en los procesos y encontrar formas de resolverlos desde el principio
• Mantenga la transparencia y alinee los equipos con los objetivos de la organización
• Realice un seguimiento del progreso del trabajo entre los diferentes departamentos
• Optimice las reuniones de equipo y las comunicaciones con los tableros Kanban que muestran claramente los estados de las tareas, las fechas de vencimiento y los propietarios.

Características de Kanban

Las características principales que ayudan a distinguir Kanban de otras metodologías de gestión de proyectos son las siguientes:

• No hay roles predefinidos en un equipo; más bien, se alienta a los miembros del equipo a ayudar cada vez que otro miembro del equipo se está quedando atrás en sus tareas.
• El producto se entrega según sea necesario y no hay un período de tiempo establecido en cuanto a cuándo se debe completar una característica. Si bien hay fechas de vencimiento presentes, están determinadas por las necesidades reales en lugar de los plazos establecidos.
• Los miembros del equipo solo comenzarían a trabajar en una nueva función cuando hayan completado y entregado la anterior.
• Dado que la mayoría de los cambios se realizan a mitad de camino en Kanban, permite una mejora continua antes de que se cierre el proyecto.

Una de las razones por las que Kanban se ha vuelto popular entre los equipos de todo el mundo es que es muy visual. Si bien la mayoría de los enfoques ágiles de gestión de proyectos tienen tableros visuales incluidos en su práctica, Kanban pone las técnicas visuales en el centro de todo en su organización. Los tableros Kanban crean una representación visual y colorida del progreso que usted y su equipo han logrado en el proyecto.

Cómo crear un tablero Kanban efectivo

Seleccione su herramienta para crear el tablero

Puedes usar un tablero físico o crear uno en una plataforma digital. Si bien un tablero físico puede ser adecuado para un equipo ubicado en el mismo lugar, un tablero digital puede ser más beneficioso para un equipo remoto.

Algunas de las herramientas en línea que puede considerar son,

Creamente

Creately es un espacio de trabajo visual para la colaboración. Está equipado con un lienzo infinito y poderosas capacidades de diagramación. Facilita la colaboración en tiempo real a través de la edición sincrónica, el seguimiento del mouse en vivo, las vistas previas de cambios sincronizados, los hilos de discusión de comentarios y las videoconferencias en la aplicación. Puede servir como una pizarra en línea donde puede crear y administrar su tablero Kanban. Con él puedes centralizar todos los documentos relacionados con un proyecto para facilitar el acceso y la colaboración; Tablero Kanban intuitivo, vincule tarjetas a archivos, incruste fácilmente sus tableros Kanban en las páginas de Confluence con los cambios reflejados en tiempo real y más.

Trello

Trello es una aplicación de gestión de proyectos Kanban basada en la web. Ofrece tableros, listas y funcionalidades de tarjetas que se adaptan perfectamente al sistema Kanban. Puede adjuntar archivos a tarjetas, dividir tareas en subtareas con listas de verificación, asignar tareas a miembros y mantenerlos informados, y colaborar en tiempo real con su equipo mientras trabaja en su proyecto.

Favro

Favro es una plataforma ágil de planificación y colaboración basada en la nube, utilizada por los equipos para organizarse en torno a qué hacer y cómo hacerlo. Si bien la herramienta ofrece muchas formas de visualizar sus flujos de trabajo, una de ellas es la vista Kanban, donde puede visualizar el trabajo con tarjetas que fluyen de izquierda a derecha en un tablero. Puede asignar miembros, agregar listas de verificación y seguir fácilmente el progreso del proyecto.

ásana

Asana es otro software de gestión de proyectos popular que puede usar para crear y administrar tableros Kanban en línea. Con él, puede administrar solicitudes de trabajo, organizar flujos de trabajo y planificar hojas de ruta de productos.

Otras herramientas para crear tableros Kanban en línea incluyen Basecamp, Jira y Airtable.

Crea tu tablero Kanban

El tablero Kanban está dividido verticalmente en columnas que representan diferentes etapas del proceso. Una vez creado el tablero, especifique estas diferentes etapas del proceso;

• Tareas pendientes: contiene la acumulación de tareas en las que se trabajará
• En curso: consta de las tareas en las que se está trabajando actualmente.
• Listo: las tareas que se completan se mueven a esta columna

Si bien estos son los estados más básicos que se pueden agregar a su tablero Kanban, según la naturaleza del proyecto y su equipo y cómo funciona, puede incluir columnas adicionales como 'en revisión', 'cancelado' o ' rechazado'.

Las tareas en la columna de tareas pendientes están organizadas por prioridad de arriba a abajo. Cuando se abre un espacio en la columna en curso, se puede mover la tarea pendiente de mayor prioridad. Por lo tanto, su Kanban proporciona una visión general clara de las tareas del proyecto y su progreso, lo que le permite identificar fácilmente los cuellos de botella.

Establecer un límite claro para el WIP

El límite de trabajo en curso es un componente importante del sistema Kanban. El término se explica por sí mismo; se refiere al límite en la cantidad de tareas que pueden estar en la columna en progreso del tablero Kanban en un momento dado. Cuando se alcanza el límite WIP, no se debe agregar ninguna tarea nueva. Esto ayuda a garantizar que los equipos trabajen a su máximo potencial sin realizar múltiples tareas.

Si bien el número exacto variará según la cantidad de miembros de su equipo, su eficiencia o el tamaño de su proyecto, considere la capacidad de trabajo actual de su equipo antes de decidir un buen límite WIP. El objetivo de un límite WIP es garantizar que todos tengan suficiente trabajo por hacer, pero que no realicen múltiples tareas o se queden sin hacer nada mientras se revisa su trabajo. Sin embargo, una vez que se establece el límite, observe el proceso de trabajo y ajuste el límite WIP según sea necesario.

Agregar tarjetas

Con el tablero configurado, lo siguiente es agregar las cartas. Una tarjeta puede incluir información como;

• Una breve descripción del artículo.
• Estado
• Dueño
• Fechas de vencimiento

Coloque tarjetas en la pizarra según su prioridad y cronograma para tareas o proyectos relevantes; con los elementos más críticos en la parte superior de la columna y el resto fluye según su orden de importancia.

Una tarjeta solo debe representar un solo elemento. Si el alcance de la tarjeta parece demasiado amplio, divídalo en varias tarjetas.

Establecer expectativas

Especifique quién tiene la autoridad para agregar, reorganizar, quitar o mover tarjetas Kanban. Limite el número de personas que pueden para evitar crear confusión. Si bien puede asignar a una sola persona los derechos de edición, si otros desean realizar un cambio, pueden comunicárselo a él o ella.

También es importante aclarar los objetivos y el propósito del tablero Kanban. Para que su equipo confíe en él, primero debe reconocer su valor.

Recopilar comentarios

A medida que las organizaciones crecen, los productos cambian y los equipos se expanden, es posible que los procesos deban adaptarse.

Reflexione sobre el proceso Kanban de vez en cuando. Recopile comentarios y sugerencias de las partes interesadas y realice ajustes en su tablero Kanban para satisfacer mejor las necesidades de su equipo y organización.

Mejores prácticas para el uso de tableros Kanban

Kanban se aplica mejor a proyectos con una gama más amplia de prioridades que pueden cambiar con frecuencia con el tiempo. Las siguientes son algunas de las mejores prácticas que puede usar para ejecutar sus proyectos de manera más eficiente con Kanban.

Comienza con lo que sabes

Al configurar el proceso Kanban en su organización, comience con lo que ya sabe. Si bien Kanban se puede combinar con otros métodos de gestión de proyectos, tome su flujo de trabajo existente e intente adaptarlo al concepto de usar un tablero Kanban. También puede continuar usando los procesos y títulos actuales.

Esto ayudará a mejorar aún más el flujo de trabajo al proporcionar al equipo una representación visual clara de lo que están trabajando.

simplificar las cosas

Absténgase de agregar demasiadas columnas al tablero Kanban, haciéndolo demasiado complejo y, en última instancia, generando confusión. Por lo tanto, mantenga el número de columnas al mínimo para que se vea más atractivo.

Al mismo tiempo, evite agregar tareas que aún no se hayan discutido completamente con el equipo, al tablero. No hacerlo solo creará más confusión entre los miembros del equipo y disminuirá su enfoque y productividad.

Sin embargo, un tablero Kanban que es demasiado simple también puede generar confusión, ya que un tablero demasiado simple, que carece de suficiente información, puede dar lugar a malas interpretaciones.

Trabaje primero en las cosas más importantes

Durante un proyecto Kanban, las cosas se llevan a cabo justo a tiempo. Mientras se asegura de que el equipo tenga suficiente trabajo, no debe planificar demasiado trabajo por adelantado. Esto permite que las partes interesadas y el propietario del producto tomen decisiones de priorización casi de inmediato y dejen espacio para que el equipo se adapte a las necesidades cambiantes.

Al priorizar trabajar primero en las tareas más importantes y realizar solo lo necesario, el equipo puede eliminar el desperdicio de manera efectiva. Por ejemplo, si los usuarios no están realmente entusiasmados con una función de producto en particular en la que se supone que debe trabajar el equipo, puede priorizar una función diferente que tenga más demanda por parte del cliente.

Involucrar al equipo

Involucre a miembros de todos los equipos/departamentos al definir el flujo de trabajo y las actividades correspondientes al configurar el tablero Kanban. Por ejemplo, al definir las columnas del tablero Kanban, además de las obvias, puede haber diferenciadores con los que otros departamentos estén familiarizados o subcolumnas que representen etapas internas de un proceso particular en sus flujos de trabajo departamentales.

Esto le permitirá crear un tablero Kanban que sea significativo para todas las partes interesadas.

¿Listo para crear su propio tablero Kanban?

Los tableros Kanban aprovechan el poder de la gestión visual de proyectos para maximizar su eficiencia, reducir los cuellos de botella y ofrecer productos de alta calidad de forma continua. Es un método que es fácil de implementar y combinar con casi todos los demás métodos de gestión de proyectos a los que su organización podría estar acostumbrada. Puede implementarlo fácilmente para administrar sus procesos con cambios mínimos en las actividades operativas existentes del equipo.

Esperamos que esta guía le haya ayudado a aprender qué es un tablero kanban y crear uno para su organización de manera efectiva. Comparta su experiencia en los comentarios a continuación.