La guía fácil para crear una carta de proyecto exitosa

Uno de los primeros pasos en las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos es desarrollar el acta de constitución del proyecto. Ayuda a informar a todos en el equipo de qué están a cargo y qué se debe hacer.

Definamos el acta de constitución del proyecto y discutamos cómo crear una. Hemos agregado algunas plantillas de estatutos de proyectos útiles que lo ayudarán a poner en marcha su proyecto. Personalícelos a su gusto y expórtelos como imágenes o SVG para agregarlos a presentaciones o documentos.

¿Qué es una carta de proyecto?

El acta de constitución del proyecto es un documento que establece la visión del proyecto, el alcance, los objetivos, el equipo del proyecto y sus responsabilidades, las partes interesadas clave y cómo se llevará a cabo o el plan de implementación. También se conoce como la declaración del proyecto y el informe de definición del proyecto.

Ayuda a definir el nivel de autoridad del director del proyecto y la dirección del proyecto.

una carta de proyecto

• Describe el propósito y los resultados del proyecto.
• Autoriza legalmente el inicio de un proyecto
• Ayuda a realizar un seguimiento de los plazos del proyecto
• Ayuda a identificar limitaciones y riesgos y a definir medidas preventivas
• Describe una descripción general del presupuesto.
• Ayuda a alinear los objetivos del proyecto con los intereses de las partes interesadas

Carta del proyecto vs Plan del proyecto

El acta de constitución del proyecto es un documento de iniciación de alto nivel que consta de solo unas pocas páginas. Enumera los objetivos del proyecto, el alcance, la visión, el equipo y sus responsabilidades y partes interesadas.

Un plan de proyecto, por otro lado, es un documento detallado que describe cómo lograr los objetivos del proyecto. Aclara los entregables del proyecto, el plan de acción, los recursos necesarios y los hitos.

Cómo desarrollar una carta de proyecto

Aquí veremos cómo crear un acta de constitución del proyecto mientras identificamos sus elementos clave.

1. Identificar la Visión del Proyecto

La visión del proyecto se expresa a través de su objetivo final y su propósito. Se puede dividir en,

Alcance: Explique los límites del proyecto en términos de objetivos del proyecto, entregables, costos, plazos y el trabajo a realizar. Es importante definir el alcance del proyecto al principio del ciclo de vida del proyecto, ya que afectará el costo y el cronograma del proyecto.

Objetivos: Al establecer objetivos, asegúrese de que cumplan con los criterios SMART, es decir, que sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos. Tomando en consideración las metas generales de la organización, establezca alrededor de 5 objetivos que deben cumplirse al final del proyecto.

Entregables: enumere los entregables que se producirán al final de cada logro exitoso de un objetivo.

2. Identificar los Stakeholders y los Clientes

Las partes interesadas son las personas que tienen una participación o interés clave en la finalización exitosa del proyecto. Pueden estar dentro o fuera de la empresa e incluir a quienes financian su proyecto, así como a los miembros del equipo y los clientes.

Puede usar un mapa de partes interesadas como el que se muestra a continuación para categorizar a las partes interesadas y hacer que la información que tiene a mano sea más presentable y fácil de entender.

3. Crea un Organigrama

Ahora que ha identificado el equipo del proyecto, aclare sus responsabilidades.

Use un organigrama para enumerar sus nombres, roles y responsabilidades. Al mismo tiempo, puede resaltar las relaciones de informes entre los miembros con la ayuda de líneas de conexión.

4. Definir los hitos del proyecto

Los hitos representan eventos importantes dentro del ciclo de vida del proyecto e incluyen las fechas de inicio y finalización del proyecto, la finalización exitosa de los entregables clave, etc.

5. Crear un plan de recursos

Enumere todos los recursos que necesita para el proyecto; equipos, máquinas, personas, materiales, etc. Esto te puede ayudar a la hora de asignar tu presupuesto.

6. Establecer el presupuesto para el proyecto

Enumere los gastos que tendrá que asumir su organización para llevar a cabo el plan. Como estos gastos pueden cambiar durante el proyecto, puede hacer estimaciones aproximadas. Asimismo, anote la persona que será responsable de autorizar la aprobación del gasto.

7. Enumere las dependencias, restricciones y riesgos

Dependencias: identifique y enumere las dependencias del proyecto o las actividades que tendrán un impacto en el inicio o la finalización de otra tarea.

Restricciones: Averigüe los factores que obstaculizarían la progresión de los resultados del proyecto. Por ejemplo, la falta de recursos o de tiempo.

Riesgos: Los riesgos pueden ocurrir durante cualquier etapa del ciclo de vida del proyecto. Es importante que los identifiques de antemano y hayas tomado precauciones. Aquí hay algunas excelentes técnicas de gestión de riesgos que serían útiles aquí.

8. Diseñe el plan de implementación

Aquí es donde elaborará un plan de acción, destacando las fechas o hitos clave.

Visualice la carta de su proyecto

Por lo general, una carta de proyecto se extiende por 5-6 páginas. Esta es una de las principales razones por las que se pasan por alto en el proceso de gestión de proyectos. Una forma más fácil de escribir un acta de constitución del proyecto que todos puedan leer y comprender rápidamente, con un esfuerzo mínimo, es a través de la visualización.

Los estatutos del proyecto que incorporan elementos gráficos como los siguientes lo ayudan a reunir todos los elementos del estatuto del proyecto en una sola página. Son fáciles de leer y visualmente agradables.

Los siguientes son algunos ejemplos de cómo puede visualizar los estatutos de su proyecto. Puede editarlos en línea para agregar o quitar elementos y personalizarlos según las necesidades de su proyecto. Descárguelos como SVG o como imágenes para agregarlos a presentaciones, sitios web, wikis de empresas, documentos, etc.

Plantilla 1

Plantilla 2

Plantilla 3

¿Cuáles son sus pensamientos sobre la guía?

A lo largo del ciclo de vida del proyecto, el acta de constitución del proyecto desempeña un papel esencial para mantener las cosas en marcha. En esta guía, hemos cubierto qué es un acta de constitución del proyecto, cómo crear una junto con algunas plantillas editables de acta de constitución del proyecto.

¿Alguna de las mejores prácticas que sigue al crear un acta de constitución del proyecto? Compártalos con nuestros lectores en la sección de comentarios a continuación.