¿Qué es un cronograma de proyecto y para qué sirve? | #18 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Una vez que el proyecto ha recibido la aprobación de las partes interesadas, es hora de preparar el cronograma. Antes de que el equipo del proyecto se reúna por primera vez, el Project Manager prepara la estructura del proyecto.

Cronograma del proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Cómo crear un cronograma de proyecto?
3. ¿En qué se diferencia el cronograma del proyecto del plan del proyecto?
4. Ejemplo de cronograma de un proyecto
5. Resumen

Introducción

Un cronograma de proyecto es un documento general que le permite tener una visión general de las tareas individuales destinadas a la ejecución en curso. Estos están contenidos en un backlog detallado o presentados en un tablero kanban. El cronograma incluye hitos, tareas y eventos clave, así como una perspectiva de dónde se encuentra el proyecto en el camino hacia el logro de la meta.

La mayoría de las veces, un cronograma es una visualización de cómo los objetivos del proyecto dependen unos de otros y en qué orden proceder. El cronograma del proyecto también muestra el cronograma con fechas establecidas

¿Cómo crear un cronograma de proyecto?

Al crear un cronograma, es mejor adoptar un enfoque de abajo hacia arriba. Divida el proyecto general en bloques o áreas de problemas principales. Estas pueden ser áreas tan generales como la creación de equipos, el diseño de UX, el trabajo de programación o el marketing. El cronograma del proyecto es más fácil de preparar usando un software dedicado. Hará posible:

• Fácil adición y agrupación de eventos , así como realizar cambios; por ejemplo, puede ser que dividamos tareas separadas como diseño UX en grupos separados de diseño visual y preparación de texto. Con el software, podemos hacer esto con unos pocos clics, en lugar de reorganizar un archivo de texto o una hoja de cálculo,
• visualización de la duración de cada tarea , para que podamos programar tareas fácilmente teniendo en cuenta la disponibilidad de personas y recursos necesarios para completarlas,
• Indicar interdependencias entre tareas : configurar advertencias sobre dependencias es una característica muy útil disponible en algunos programas, gracias a ella estamos seguros de que nadie se encargará de terminar el trabajo en un edificio donde aún no se ha instalado.

Esto hará que el cronograma sea legible para todos los interesados. actualizarlo y complementarlo.

La programación suele estar representada por las siguientes vistas:

• un calendario escalable , con tareas marcadas para completar; Usando el calendario, es más fácil que en otras vistas entrar en la planificación, como asignar trabajo a personas específicas y programar reuniones,

• un diagrama de Gantt o una visualización similar de tareas en una línea de tiempo : una vista general que muestra la duración total del proyecto es su cronograma, mientras que una versión ampliada se usa para crear y detallar el plan del proyecto,
• mapas de épicas, también conocidas como tareas agregadas , es decir, una visualización que muestra, entre otras cosas, qué porcentaje de tareas están relacionadas con un área específica de ejecución del proyecto, por ejemplo, la épica de "prueba" puede incluir tareas relacionadas con pruebas internas de un prototipo de software, así como pruebas finales en el sitio del cliente.

¿En qué se diferencia el cronograma del proyecto del plan del proyecto?

Un cronograma difiere de un plan de proyecto principalmente en su propósito y nivel de detalle. Un cronograma es el esqueleto de un proyecto que representa principalmente sus áreas e hitos clave. Su propósito es esbozar una imagen clara y simplificada de todo el proyecto. Sin embargo, se crea un plan de proyecto para diseccionar la implementación de cada tarea, hasta el más mínimo detalle que vale la pena anotar.

El cronograma responde a la pregunta de qué estamos implementando. Allí encontraremos pautas generales para la duración de las distintas etapas del proyecto y la señalización de los momentos clave. El plan del proyecto, por otro lado, sirve para describir cómo ejecutar cada tarea.

A partir de un buen cronograma, es fácil leer el camino que conduce a la realización de la meta del proyecto, ya que solo muestra hitos que presentan los momentos más generales e importantes de la implementación. Sin embargo, gracias al software de gestión de proyectos, la línea entre el cronograma y el plan del proyecto se ha vuelto bastante fluida. Esto se debe a que la multitud de formas de visualizar datos hace posible cambiar sin problemas entre vistas detalladas de tareas individuales y la imagen más general del cronograma de todo el proyecto.

Ejemplo de cronograma de un proyecto

Imaginemos que queremos implementar un proyecto para presentar un juego de aventuras que se desarrolla en realidad virtual en una feria internacional.

Para crear un cronograma, debemos marcar fechas clave : el inicio del proyecto, la fecha límite para las solicitudes de expositores a la feria, así como la fecha de la feria y el final del proyecto. El siguiente paso es definir objetivos e ingresarlos en el programa seleccionado como tareas de resumen, épicas o posiblemente etiquetas. En nuestro ejemplo, estos incluirán:

• Preparación del juego : la epopeya incluirá tareas como la preparación de una versión de prueba estable del juego que pueda ponerse a disposición del público, pruebas, instalación en el hardware que estará disponible en la feria.
• Preparación de stand : preparación de equipos, materiales promocionales, concursos para visitantes, compra y aseguramiento de equipos
• Planificación del viaje : reservar el hotel, comprar entradas para eventos, proporcionar transporte
• Análisis del éxito de la presentación al regresar : si el juego logró atraer la cantidad supuesta de clientes, si logró establecer contactos comerciales y asociaciones, y si se ajustó al presupuesto asignado para la promoción.

Cada una de las epopeyas puede tener un supervisor , designado para asumir la responsabilidad de toda su implementación. En muchos proyectos, sin embargo, esta persona es el Project Manager, mientras que los miembros del equipo se responsabilizan solo de las tareas individuales.

El siguiente paso se refiere a marcar hitos. La finalización de cada hito probablemente consistirá en tareas pertenecientes a múltiples epopeyas. Si el primer hito es la aceptación de la presentación para la feria por parte de los organizadores del evento, incluirá tareas pertenecientes a los grupos de “networking”, “preparación de juegos” y “preparación de presentaciones”, entre otros.

El cronograma para cada proyecto se desarrolla individualmente. Aunque puede ayudarse a sí mismo con una plantilla preparada, es probable que aún requiera modificaciones significativas. La mayor mejora será el uso de su horario creado anteriormente en un proyecto similar.

Resumen

Un cronograma bien preparado al inicio del proyecto facilita mucho el trabajo. Sirve no solo al Project Manager, que gracias a él conoce la estrategia de actuación, sino también al equipo del proyecto, que puede ver fácilmente en qué fase se encuentra el trabajo que se está realizando y a qué se dirige. El cronograma también es una herramienta valiosa que respalda la transparencia de la implementación porque permite a las partes interesadas ver la estructura del proyecto y comparar de forma independiente el estado de la implementación con los objetivos establecidos del proyecto.

Si le gusta nuestro contenido, únase a nuestra comunidad de abejas ocupadas en Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

Ver todas las publicaciones

Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
12. Descripción general del software de gestión de proyectos
13. ciclo de vida del proyecto
14. ¿Para qué sirve la visión del proyecto?
15. objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
16. Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
17. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
18. ¿Qué es un cronograma de proyecto y para qué sirve?
19. ¿Cómo utilizar hitos en un proyecto?
20. Ejecución del proyecto
21. ¿Cómo preparar un plan de contingencia de proyecto exitoso?
22. Importancia del cierre del proyecto
23. Fracaso del proyecto. 5 razones por las que los proyectos fracasan
24. 4P de la gestión: proyecto, producto, programa y portafolio
25. Tareas y responsabilidades más importantes del Project Manager
26. Habilidades más útiles del gerente de proyecto
27. ¿Cómo convertirse en un gerente de proyecto?
28. 5 libros que todo director de proyectos debería leer
29. ¿Cómo configurar un equipo de proyecto?
30. Estructura de desglose del trabajo: ¿cómo delegar el trabajo en un proyecto?
31. ¿Cómo liderar un equipo durante el trabajo híbrido?
32. Desafíos que enfrentan los gerentes de proyecto cuando trabajan con un equipo
33. Tipos de reuniones de proyecto
34. Seguimiento de proyectos. ¿Qué parámetros vigilar?
35. Cómo escribir un convincente
36. ¿Cómo definir el alcance de un proyecto y evitar la fluencia del alcance?
37. Estudio de factibilidad: ¿podemos implementar este proyecto?
38. Análisis de riesgos en proyectos y herramientas para facilitarlo
39. ¿Cómo crear una carta de proyecto?
40. ¿Qué es un registro de interesados?
41. Diagrama de Gantt en la planificación de la gestión de proyectos
42. ¿Cómo crear un presupuesto de proyecto?
43. Gestión del tiempo en el proyecto.
44. ¿Cómo crear un registro de riesgos del proyecto?
45. Estrategias de gestión de riesgos del proyecto
46. comercialización de proyectos
47. Fuentes y áreas de cambio en el proyecto
48. Modelos de cambio de gestión de proyectos
49. ¿Qué hay después de Agile? Métodos en la gestión de proyectos.