¿Qué es un registro de interesados? | #40 Primeros pasos con la gestión de proyectos

El diseño e implementación del proyecto es un proceso complejo que requiere que el Gerente del Proyecto maneje muchos aspectos del proyecto. Una de estas preocupaciones es la identificación y gestión de stakeholders, es decir, personas que trabajan en el éxito del proyecto así como otras que pueden verse afectadas por él. Esta lista es el registro de partes interesadas y hoy la definiremos y mostraremos algunos consejos útiles para redactar una buena.

¿Qué es un registro de interesados? - Tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Por qué crear un registro de interesados?
3. ¿A quién incluir en el registro de partes interesadas?
4. ¿Cómo preparar un registro de interesados?
5. Resumen

Introducción

Hoy en día, cada vez más proyectos se están implementando en un entorno internacional. Esto hace que no solo aumente el número de stakeholders, sino que también se diversifique su grupo. Por lo tanto, para que un proyecto tenga éxito, el Project Manager debe identificar las necesidades de los interesados ​​individuales y grupales, y aprender a gestionarlas de acuerdo con sus requisitos.

¿Por qué crear un registro de interesados?

El registro de partes interesadas tiene varios propósitos importantes. En primer lugar, le permite identificar a todas las partes interesadas del proyecto que pueden influir en el curso y los resultados del proyecto. En segundo lugar, le permite determinar el grado de participación e influencia de cada parte interesada en el proyecto. En tercer lugar, sus datos pueden ayudarlo a desarrollar una estrategia de gestión de partes interesadas que aborde de manera efectiva sus necesidades e intereses.

¿A quién incluir en el registro de partes interesadas?

El registro de partes interesadas debe incluir información sobre cualquier persona, grupo u organización que pueda afectar el proyecto de alguna manera. Éstas incluyen:

• miembros del equipo del proyecto,
• Gestión de la organización,
• La comunidad local, si el proyecto se implementa o afecta el espacio público,
• inversores,
• Clientes,
• Proveedores,
• Compañeros de negocio,
• Representantes del gobierno local, si es necesario involucrarlos u obtener permisos para actividades,
• Representantes de ONGs que puedan utilizar los resultados desarrollados en el proyecto en beneficio de la comunidad,
• Los empleados no relacionados pueden verse afectados por el proyecto debido, por ejemplo, a la reorganización del lugar de trabajo.

¿Cómo preparar un registro de interesados?

El Project Manager debe, ante todo, identificar a las partes interesadas del proyecto y recopilar datos centrándose principalmente en ellos:

• necesidades,
• Expectativas,
• negocio,
• nivel de compromiso con el proyecto, y
• impacto en el proyecto.

El Project Manager debe entonces evaluar y clasificar a los interesados ​​teniendo en cuenta su papel en el proyecto. Por ejemplo, el equipo del proyecto será más importante que los empleados que no están directamente involucrados en las tareas. También vale la pena señalar los riesgos y oportunidades potenciales que acompañan su participación en el proyecto.

Después de recopilar y evaluar los datos, el Project Manager pasa a un paso crítico: diseñar un documento de registro de partes interesadas. Debe contener información actualizada sobre cada parte interesada individual o grupal. Necesita una actualización constante de forma continua a medida que avanza el proyecto y cambia la situación.

El paso final es desarrollar una estrategia de gestión de las partes interesadas. El Project Manager debe determinar lo siguiente:

• ¿Cómo y con qué frecuencia se comunicará con las partes interesadas?
• ¿Qué acciones tomará para satisfacer sus necesidades?
• ¿Cómo minimizará los riesgos y aprovechará las oportunidades?

Resumen

El registro de interesados ​​es una herramienta indispensable para la gestión de proyectos. Permite al Project Manager reconocer a los stakeholders del proyecto, evaluar su influencia e importancia y, al mismo tiempo, satisfacer sus necesidades y expectativas. La preparación del registro de partes interesadas debe seguir siendo una prioridad clave durante los primeros pasos del proyecto siguiendo el acta de constitución del proyecto para evitar problemas en etapas posteriores del proyecto.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

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4. Métodos de gestión de proyectos
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