¿Qué es un libro blanco?

A diferencia de los canales de marketing tradicionales, la redacción de documentos técnicos va más allá de las técnicas persuasivas. Estas herramientas de marketing, que se originaron como informes oficiales del gobierno y redacción técnica, hace tiempo que abandonaron la oficina oval y se convirtieron en investigaciones basadas en soluciones para promover un producto o servicio.

Los documentos técnicos son anuncios basados ​​en hechos bien investigados sobre un tema específico. A menudo se consideran contenido cerrado porque a menudo requieren que los lectores se registren o completen un formulario para acceder a ellos. Son una parte esencial de una estrategia integral de contenido.

Los documentos técnicos pueden implicar una inmersión profunda en el secreto de una empresa, una tesis sobre los principios básicos del negocio o una evaluación de una industria determinada.

Entonces, ¿cómo se elabora una estrategia de mensajes de marketing autorizada y persuasiva? Lo tenemos cubierto en esta publicación de blog.

¿Qué es un whitepaper y cuál es su propósito?

Cuando se usa en entornos comerciales, un documento técnico es un documento informativo compartido por una organización con fines de ventas y marketing. A menudo se utilizan en contextos de empresa a empresa (marketing de contenido B2B).

Si bien un documento técnico está orientado a fines de marketing, su objetivo principal es informar a un cliente potencial o público objetivo sobre algo que una organización quiere ofrecerles, que puede incluir: ¹

• productos
• Procesos
• Mejores prácticas
• Caso de estudio
• Contenido de liderazgo intelectual
• Servicios
• Propuesta de solución a un problema.
• Resultados de la investigacion

Los libros blancos también se usan comúnmente para compartir hallazgos después de que una organización haya realizado una investigación original en su industria. Esencialmente, un documento técnico presenta una oportunidad para que su organización comparta y muestre su experiencia mientras establece un sentido de credibilidad con sus lectores.

Un libro blanco completo es capaz de equilibrar un lenguaje sutilmente persuasivo (cuando corresponda) con evidencia fáctica de fuentes confiables. Al hacerlo, establecen a la organización como una fuente autorizada.

Tipos de libros blancos

Tiene muchas opciones cuando se trata de decidir cómo desea organizar un documento técnico. Lo que sea más ideal para ti dependerá de la información sobre la que estés escribiendo y cuál sea tu objetivo.

Los siguientes marcos se usan comúnmente para escribir documentos técnicos para empresas y organizaciones sin fines de lucro:

• Documentos técnicos o de antecedentes : se puede decir que los documentos de antecedentes son el tipo de documento técnico más tradicional. El objetivo principal es explicar un concepto o una tecnología nuevos o desconocidos a un público en particular, a menudo uno que tiene conocimientos técnicos en el campo de la industria. El documento puede ir más allá y describir los beneficios de usar dicho concepto o tecnología. ²
• Listas numeradas: los documentos técnicos de listas numeradas son atractivos porque pueden desglosar conceptos y procesos en pasos más fáciles de digerir.
• Problemas y soluciones : un documento técnico de problema/solución disecciona un problema al que se enfrenta el público objetivo, luego utiliza elementos persuasivos respaldados por investigaciones fácticas para presentarles soluciones, idealmente las que la organización puede proporcionar.

Cómo preparar un libro blanco

Mientras se prepara para escribir su documento técnico, la lectura de otros documentos técnicos publicados dentro de su industria lo ayudará a tener una idea de lo que buscan los consumidores y cómo puede crear contenido promocional efectivo y de calidad.

Los documentos técnicos a menudo usan un tono académico o autoritario que aún se alinea con la voz de su marca. Por ejemplo, una empresa que vende equipos para actividades al aire libre con campañas de marketing basadas en historias necesitaría equilibrar su voz narrativa con un tono experto para formular un documento técnico exitoso y persuasivo que atraiga e informe a su base de clientes.

Para crear un documento técnico convincente, preste atención a lo siguiente:

• Investigue extensamente : esencialmente, los libros blancos son informes de investigación, con un toque persuasivo. Para mantener un tono autoritario, es fundamental utilizar fuentes confiables y citarlas en todo momento. Cuando busque pruebas fácticas para citar, intente ir más allá de lo que el cliente encontraría por sí solo con una búsqueda rápida en Internet. En su lugar, priorice las fuentes primarias que brindan conocimiento de primera mano sobre el tema del que está hablando. Si las fuentes en su documento técnico tienen hipervínculos, asegúrese de incluir una lista de ellas al final de su documento para los lectores que puedan imprimir su informe o leerlo sin conexión. ³
• Sea visual : utilice ayudas visuales, como gráficos o cuadros (cuando corresponda) para que el documento sea más atractivo visualmente y más digerible para la audiencia. Los gráficos pueden mejorar la legibilidad de su documento técnico y profundizar la comprensión del lector sobre temas complejos. ⁴
• Prepárese para el largo plazo : si bien la naturaleza de la información que está compartiendo determinará la longitud de su documento técnico, la mayoría de los documentos técnicos tienen entre cinco y seis páginas, o alrededor de 2500 palabras. ⁵

Cómo escribir un documento técnico

Una vez que esté listo para sumergirse en el contenido, hay ocho pasos que querrá seguir. Piense en ellos como el camino de baldosas amarillas de los documentos técnicos.

Paso 1: Identifique el propósito y la audiencia

Esencialmente, el propósito de un documento técnico es influir en la toma de decisiones de los posibles clientes. Para hacerlo de manera efectiva, deberá identificar a su audiencia y cómo atraer mejor sus deseos y necesidades.

Para determinar su alcance, hágase preguntas como:

• ¿Cuál es la información que necesita ser comunicada?
• ¿Qué problema resuelve este producto o servicio?
• ¿Cuáles fueron los principales hallazgos en encuestas/estudios recientes?
• ¿Para quién se escribe esto? ¿Cuáles son sus principales preocupaciones y desafíos? ¿Qué les atrae?

Perfeccionar estos detalles le permite a su empresa hablar directamente con aquellos que probablemente estén interesados ​​y se beneficien de su producto, servicio o solución.

Paso 2: Realice su investigación

Una vez que haya respondido sus "por qué" y "quién", es hora de profundizar en el proceso de investigación y recopilar su "qué", también conocido como el material que respaldará sus argumentos clave.

Identifique sus fuentes clave, idealmente las primarias, que respaldan, amplían o brindan información de fondo vital relacionada con el tema de su documento técnico. Esto podría incluir:

• Estudios de caso
• Estadísticas
• Artículos académicos

Una vez que sienta que tiene suficiente información en sus manos, también puede recopilar y crear cualquier ayuda visual relevante, como cuadros, gráficos o fotos para complementar su investigación.

Paso 3: Elija su marco y redacte su esquema

Una vez que conozca su propósito, audiencia y material visual, puede elegir la estructura del documento técnico que mejor se adapte a la organización de su información.

Por lo general, querrá incluir lo siguiente en el esquema:

• Introducción : en la primera sección, proporcionará una descripción general, o un resumen, del tema y lo que pretende explorar.
• Antecedentes : los antecedentes brindarán contexto para el tema del que está hablando, identificarán un problema en particular (si corresponde) y proporcionarán evidencia para respaldar sus hallazgos o afirmaciones.
• Solución : utilizando una investigación bien realizada, proporcionará una solución al problema que se presentó.
• Persuasión : para las organizaciones comerciales, un anuncio que se alinee con su investigación seguirá la propuesta de solución para informar al lector sobre un producto, servicio o propuesta de valor específicos.
• Conclusión : proporcione un último resumen de la información discutida para mejorar la comprensión de su audiencia.
• Fuentes : al final de su documento técnico, citará sus fuentes.

Paso 4: Elabora tu introducción y conclusión

Muchas listas de instrucciones colocarán la escritura de su introducción más arriba en esta lista, pero escúchenos: pueden ocurrir numerosos cambios durante el proceso de escritura, y las introducciones suelen ser más efectivas, concisas e informativas cuando se construyen alrededor de la información que está presente en su documento técnico.

Una vez que sepa adónde lleva el camino de su documento técnico, puede resumir su investigación, propuestas de valor y detalles del producto en una llamada a la acción final. Esto debe lograr el equilibrio perfecto entre la persuasión y la información para mantener la integridad de su documento: un respaldo llamativo puede deslegitimar la credibilidad de su documento técnico.

Paso 5: elige un título llamativo

Una vez que conozca todo el contenido de su documento técnico, es hora de elegir un título que atraiga a los lectores y les ayude a comprender lo que deben esperar al leerlo. También puede abordar el problema que se está discutiendo en el documento.

Considere la voz de su marca y los momentos clave que definen su informe técnico mientras busca inspiración para el título. A menudo, los títulos más largos son más efectivos para captar la atención de la audiencia.

Paso 6: Revisar, revisar y repetir

Tan técnico como podría ser, escribir un documento técnico también es un proceso fluido y creativo. Una vez que haya terminado su primer borrador completo, es beneficioso leer el documento técnico para asegurarse de que cumpla con el propósito previsto y se alinee con la voz de su marca.

Mientras revisa, preste especial atención a:

• Estructura
• Estilo y formato
• Organización y flujo
• Legibilidad
• Fuentes y ayudas visuales

Con cada nueva lectura, es posible que te encuentres saltando de un lado a otro entre los pasos anteriores, y eso está bien, es parte del proceso. Una vez que haya terminado de pulir su proyecto, puede pasarlo a otras partes interesadas para obtener un sello final de aprobación, o tal vez solo algunos ajustes más.

Las partes interesadas pueden brindar información sobre ciertos aspectos de su mensaje y asegurarse de que se alinee con los valores de la empresa y el conocimiento experto.

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Fuentes:

1. Laboratorio de escritura en línea de Purdue. White Paper: Organización y otros consejos . https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/white_papers/organization_and_other_tips.html
2. Universidad Stanford. Definiciones de White papers, Briefing Books, Memos . http://law.stanford.edu/wp-content/uploads/2015/04/Definitions-of-White-Papers-Briefing-Books-Memos-2.pdf
3. Universidad de Massachusetts Lowell. Guía de estilo de papel blanco . https://libguides.uml.edu/whitepaper_style
4. Investopedia. ¿Qué es un libro blanco? https://www.investopedia.com/terms/w/whitepaper.asp
5. Zapier. ¿Qué es un libro blanco? Y cómo escribir uno. https://zapier.com/blog/what-is-a-whitepaper/#definition
6. Instituto de Finanzas Corporativas. Papel blanco. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/white-paper/
7. Clase maestra. Guía del libro blanco: cómo escribir un libro blanco. https://www.masterclass.com/articles/white-paper-guide#how-to-write-a-white-paper